Khai báo thông tin về báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn: Ngày báo cáo, Số báo cáo, Cơ quan thuế quản lý …
- Khai báo thông tin về biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn, đồng thời nhấn biểu tượng … để đính kèm biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn.
- Khai báo thông tin về hóa đơn bị mất, cháy, hỏng:
- Cách 1: Khai báo trực tiếp trên danh sách Bảng kê hóa đơn mất, cháy hỏng
- Cách 2: Chọn hóa đơn trên danh sách tìm kiếm:
- Nhấn Chọn hóa đơn.
- Thiết lập khoảng thời gian tìm kiếm hóa đơn, sau đó nhấn Lấy dữ liệu.
- Tích chọn hóa đơn bị mất, cháy, hỏng, sau đó nhấn Đồng ý.
- Thông tin hóa đơn vừa chọn sẽ được lấy lên mục Bảng kê hóa đơn, mất, cháy, hỏng.
- * Sau khi khai báo xong, nhấn Cất.
- Chọn chức năng In trên thanh công cụ để in báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn nộp cho cơ quan thuế.
Lưu ý:
1. Chi nhánh nào lập thông báo phát hành hóa đơn, thì sẽ được phép lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn của chi nhánh đó. 2. Nếu chi nhánh không lập thông báo phát hành hóa đơn mà sử dụng hóa đơn do tổng công ty thông báo phát hành, thì tổng công ty sẽ được phép lập báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn cho các chi nhánh. 3. Trong trường hợp hóa đơn đã được chọn trạng thái là Đã nộp cho cơ quan thuế thì phần mềm sẽ không cho phép xóa biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn này đi. Mất hóa đơn, thất lạc hóa đơn dường như là mối lo lắng chung của các doanh nghiệp. Chính vì vậy, sử dụng hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu nhất giúp các doanh nghiệp yên tâm, không lo mất mát, không không lo thất lạc.
Phương pháp in – xuất và giao nhận hóa đơn truyền thống Đây là phương pháp đầu tiên được áp dụng và cho đến nay, vẫn còn rất nhiều các doanh nghiệp sử dụng phương pháp này để giao hóa đơn đến khách hàng của mình. Với phương pháp giao nhận hóa đơn theo hình thức này, doanh nghiệp cũng như khách hàng có thể giao - nhận hóa đơn theo hai cách:
Phương thức gửi Hóa đơn giấy chứa nhiều hạn chế và rủi ro
Giao nhận trực tiếp: Với cách giao nhận này, hai bên sẽ tiến hành thỏa thuận trực tiếp các nội dung liên quan đến hóa đơn tại thời điểm mua – bán hàng và hóa đơn sẽ được xuất trực tiếp tại chỗ cho người mua.
Gửi gián tiếp qua hệ thống bưu điện, chuyển phát: Các giao nhận này thường được áp dụng với cách mua hàng gián tiếp. Các loại hóa đơn được xuất sẽ thông qua một bên thứ ba để giao tới tay người mua.
Bởi là phương pháp giao nhận tương đối cũ, không linh hoạt, do vậy, phương pháp giao nhận hóa đơn này cũng bộc lộ tương đối nhiều những hạn chế như: Thời gian chờ đợi lâu, thủ tục cấp lại, điều chỉnh thông tin rườm rà, dễ bị thất lạc, khó bảo quản,…
Các phương pháp giao nhận của hóa đơn điện tử Bên cạnh các hình thức hóa đơn cũ hiện nay vẫn đang được áp dụng, hiện nay, đã có rất nhiều các doanh nghiệp bắt tay vào triển khai các hình thức giao – nhận, in – xuất hóa đơn theo hình thức hiện đại – phương pháp hóa đơn điện tử với nhiều những đặc điểm và lợi ích vượt trội trong cách thức giao nhận như:
Hóa đơn điện tử đa dạng về phương thức gủi hóa đơn cho khách hàng
Gửi hóa đơn cho khách hàng qua hệ thống email tích hợp trên phần mềm Sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn một cách nhanh chóng vào email cho khách hàng. Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp sẽ nhập thêm địa chỉ email của khách hàng. Doanh nghiệp chỉ cần nhấn nút gửi mail là hóa đơn sẽ được gửi chính xác đến địa chỉ email mà khách hàng cung cấp. Khách hàng sẽ nhận được hóa đơn ngay lập tức và có thể tải hóa đơn về thiết bị của mình để lưu trữ. Có thể nói đây là một phương thức vận chuyển hết sức tối ưu không chỉ cho doanh nghiệp mà còn cho cả khách hàng của doanh nghiệp.
Gửi thông tin hóa đơn qua hình thức tin nhắn SMS để khách hàng tra cứu Với phương thức gửi thông tin hóa đơn qua tin nhắn, doanh nghiệp khi lập hóa đơn sẽ nhập số điện thoại khách hàng đăng ký để nhận hóa đơn. Sau đó, khi hóa đơn đã có đầy đủ thông tin xác thực, doanh nghiệp sẽ nhấn nút gửi tin nhắn. Lúc này các thông tin về hóa đơn sẽ được gửi về số điện thoại của khách hàng cùng địa chỉ trang web tra cứu hóa đơn. Khách hàng lúc này chỉ cần truy cập vào trang web tra cứu hóa đơn và tải hóa đơn về thiết bị để lưu trữ.
Export ra file zip để gửi cho khách hàng qua hình thức gửi email thông thường hoặc copy vào USB Trường hợp doanh nghiệp không sử dụng hệ thống gửi email tích hợp trên phần mềm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể export hóa đơn ra file dạng nén và đính kèm vào email thường dùng để gửi cho khách hàng. Hoặc khách hàng muốn nhận file hóa đơn trực tiếp từ doanh nghiệp mà không muốn nhận mail thì doanh nghiệp có thể copy file hóa đơn đã export vào USB cho khách hàng, để khách hàng mang về lưu trữ trên máy tính của mình.
In hóa đơn ra giấy và gửi chuyển phát nhanh như phương thức truyền thống Với những khách hàng còn chưa quen với những phương thức vận chuyển hóa đơn mới và vẫn có mong muốn nhận hóa đơn bản giấy để lưu trữ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể in bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi trực tiếp cho khách hàng hoặc gửi qua phương thức chuyển phát nhanh truyền thống.
Có thể nói, sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không chỉ có thêm nhiều phương thức để gửi hóa đơn tới khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp mình tiết kiệm thêm rất nhiều chi phí như chi phí in ấn hóa đơn hay chi phí chuyển phát nhanh. Với những lợi ích thiết thực như vậy, hóa đơn điện tử xác thực trong tương lai sẽ là một xu thế tất yếu được các doanh nghiệp lựa chọn.
Lợi ích của phần mềm hóa đơn điện tử PTP - INVOICE
PTP-INVOICE là một trong những giải pháp hóa đơn điên tử và hóa đơn điện tử xác thực được chứng nhận bởi cơ quan thuế – tự hào là một trong những phần mềm hóa đơn chuyên nghiệp – bảo mật – tiện ích, mang đến cho doanh nghiệp dịch vụ hoàn hảo nhất.
Ngoài ra phần mềm PTP-I INVOICE còn tích hợp quy trình khép kín từ gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng đến các quy trình xác nhận với khách hàng nhận hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm. Các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các giải pháp quản lý có sẵn tại doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm CRM, phần mềm quản lý khác:
Mọi chi tiết về phần mềm PTP-INVOICE cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG & IN BƯU ĐIỆN Trụ sở chính : Số 564 đường Nguyễn Văn Cừ, Phường Gia Thụy, Quận Long Biên, TP Hà Nội Hotline : 024 3877 6556 – 0912 113 140 Chi nhánh miền Trung : 344 Trưng Nữ Vương, P. Bình Thuận, Q. Hải Châu, TP. Đà Nẵng. Liên hệ : 0236 3888 222 - 0905191678 Chi nhánh miền Nam F1/15, Ấp 6 - Xã Vĩnh Lộc A – Q. Bình Chánh – TP. Hồ Chí Minh Liên hệ : 028 38170153 - 0989458084
Hóa đơn điện tử có giá trị trong bao lâu?
Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử Căn cứ Nghị định 174/2016/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn được hiểu một loại chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt loại hóa đơn.
Khi nào cần mua hóa đơn điện tử?
Cụ thể tại Khoản 3, Điều 59, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: Doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022.
Mất hóa đơn liền 3 phải làm sao?
Như vậy, đối với việc mất hóa đơn đầu ra cả 3 liên là hóa đơn thì doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số BC21/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Làm sao để tra cứu hóa đơn điện tử?
Bước 1: Truy cập website: //hoadondientu.gdt.gov.vn/. Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “tìm kiếm”. Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.