Theo quy định tại điều 19, nghị định 123/2020/NĐ-CP, sau khi đã lập hóa đơn, gửi cho người bán, nếu phát hiện sai sót, người bán cần lập biên bản thay thế hóa đơn cũ, sau đó tiến hành thông báo với người mua và với Cơ quan Thuế. Nhằm giúp các đơn vị dễ dàng lập hóa đơn thay đổi/điều chỉnh. Bài viết dưới đây của VIN-HOADON sẽ cung cấp các thông tin chi tiết mới nhất.
Những trường hợp cần sử dụng mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử viết sai.
Theo quy định khoản 2, điều 19 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP:
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:
Trường hợp sai sót về Mã số thuế, số tiền ghi trên hoá đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng
- Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày … tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế] hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế].
- Người bán lập biên bản thay thế hoá đơn điện tử sai sót
Trừ trường hợp sau: Người bán và người mua có thoả thuận về lập văn bản thỏa thuận trước khi lập biên bản thay thế cho hoá đơn đã lập bị sai sót
Khi đó, người bán và người mua cần lập văn bản thoả thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hoá đơn điện tử thay thế cho hoá đơn sai sót.
Hoá đơn điện tử mới thay thế hoá đơn điện tử đã lập có sai sót cần có dòng chữ sau:
“Thay thế cho hoá đơn Mẫu số…ký hiệu…số…ngày…tháng…năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế cho hoá đơn điện tử đã lập có sai sót, sau đó:
Trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế người bán gửi cho người mua;
Trường hợp sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua.
Mẫu biên bản thay thế hoá đơn điện tử sai sót dùng chung
Mẫu biên bản thay thế hoá đơn điện tử sai sót không liên quan đến số tiền
Trường hợp sai mã số thuế; Sai tên hàng hóa dịch vụ; Sai đơn vị tính;Sai nội dung số tiền viết bằng chữ
Mẫu biên bản thay thế hoá đơn điện tử sai sót liên quan đến giá trị
Trường hợp sai số lượng; Sai đơn giá; Sai thành tiền; Sai thuế suất; Sai tiền thuế; Sai tổng thanh toán.
\>> Cách Xử Lý Những Vấn Đề Sai Sót Trong Hóa Đơn Điện Tử Năm 2022
\>> Download Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót.
Bài viết vừa rồi là toàn bộ các thông tin về Hướng dẫn lập biên bản thay thế hóa đơn điện tử. Hãy theo dõi VIN-HOADON để tìm hiểu và cập nhật thêm các kiến thức liên quan về hóa đơn điện tử nhé.
Các doanh nghiệp, đơn vị nếu có nhu cầu về lắp đặt hay những thắc mắc cần hỗ trợ, hãy liên hệ đến Tổng đài 1900 6134 hoặc đăng ký ngay:
Đa phần hóa đơn điện tử có sai sót sẽ được xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Tuy nhiên, nếu được lựa chọn thì kế toán nên lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế hóa đơn có sai sót?
Nên lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế hóa đơn có sai sót?
Đối với trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Để thuận tiện cho cả 02 bên, khi phát sinh hóa đơn có các sai sót kể trên, bên bán và bên mua nên thỏa thuận với nhau về cách xử lý.
Tuy nhiên, trường hợp sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế trong hóa đơn cùng kỳ kê khai và 02 bên chưa kê khai thuế thì nên ưu tiên lập hóa đơn thay thế.
Theo điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định xử lý hóa đơn có sai sót như sau:
[…]
- Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:
b1] Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
b2] Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dựng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế] hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua [đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế].
[…]
Thêm vào đó, điểm c, điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021 quy định:
[…]
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu;
[…]
- Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng [ghi dấu dương], điều chỉnh giảm [ghi dấu âm] đúng với thực tế điều chỉnh.
Theo đó, với các sai sót về số tiền, thuế suất, tiền thuế thì khi xuất hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp phải điều chỉnh tăng hoặc giảm [+/-] đúng với thực tế, việc này dễ xảy ra nhầm lẫn, sai sót.
Đồng thời, nếu hóa đơn điều chỉnh hóa đơn gốc có sai sót thì lại tiếp tục phải lập hóa đơn điều chỉnh và để hạn chế sai sót tiếp theo xảy ra, kế toán nên lập hóa đơn thay thế với các hóa đơn cùng kỳ 02 bên chưa kê khai.
Do đó, tránh mất thời gian, hạn chế sai sót phải lập hóa đơn điều chỉnh nhiều lần, kế toán thường xử lý theo cách: Chưa khai thuế thì xuất thay thế, đã khai thuế thì xuất điều chỉnh.
Hóa đơn đã điều chỉnh/thay thế có hủy được không?
Điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định, trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh/thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Đồng thời, tại Công văn số 1647/TCT-CS 2023 Tổng cục Thuế cũng hướng dẫn như sau:
Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai [gọi là hóa đơn F0], sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế [gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0] và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:
- Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 [lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1].
- Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 [lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1].
Như vậy, trường hợp đã thực hiện xuất hoá đơn điều chỉnh/thay thế hoá đơn điện tử có sai sót trước đó, nếu hoá đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục có sai sót thì không được huỷ hoá đơn điều chỉnh/thay thế mà phải thực hiện xuất hoá đơn điện tử điều chỉnh/thay thế cho hoá đơn điều chỉnh/thay thế có sai sót.
Tức là đã lựa chọn phương thức điều chỉnh thì phải tiếp tục điều chỉnh, đã thay thế thì phải tiếp tục thay thế đến khi nào đúng thì dừng. Không được hủy hóa đơn điều chỉnh/thay thế để lập hóa đơn mới cũng không được đang điều chỉnh chuyển sang lập hóa đơn thay thế.