Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì

Victor Hugo có một câu nói rất hay rằng Cuộc đời đã ngắn ngủi như vậy, mà chúng ta còn rút ngắn nó thêm khi bất cẩn lãng phí thời gian. Quả thực nếu bạn đang để thời gian trôi đi vô ích qua mỗi ngày, thì đó là sự lãng phí ngông cuồng nhất.

Chúng ta ai cũng có 24 giờ như nhau, nhưng giá trị thời gian của mỗi người lại khác nhau. Có người trong một giờ có thể ký kết được những bản hợp đồng hàng triệu đô la, có người làm công ăn lương mỗi giờ chỉ kiếm được 10 nghìn đồng mà thôi Còn bạn? Mỗi giờ của bạn trị giá bao nhiêu? Và có cách nào khiến thời gian của bạn trở nên đáng giá?

Bản chất của việc quản lý thời gian

Bản chất của việc quản lý thời gian chính là quản lý sự ưu tiên. Lượng thời gian mỗi ngày của mọi người đều như nhau, chúng ta không thể làm cho nó dài ra hay ngắn đi. Nói cách khác, quản lý thời gian chính là sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên một cách khoa học và phù hợp với định hướng của bản thân. Bên cạnh đó, cần ước lượng trước thời gian dành cho mỗi việc và tập trung hoàn thành trong khoảng thời gian đã định.

Hãy tưởng tượng, nếu chúng ta ưu tiên những việc không quan trọng, không cấp bách, thời gian mỗi ngày sẽ qua đi vô ích. Việc nhận diện được thế nào là nhiệm vụ quan trọng và cấp bách cần ưu tiên là vô cùng quan trọng trong quản lý thời gian.

Sự khác nhau giữa việc quan trọng và việc khẩn cấp

Nhiều người nhầm lẫn giữa việc quan trọng và việc khẩn cấp, dẫn tới phân bổ thời gian không phù hợp. Việc quan trọng là những nhiệm vụ cần làm và đang ảnh hưởng đến định hướng tương lai của bản thân. Định hướng đó có thể là sức khỏe, gia đình, sự nghiệp, tình yêu,

Mỗi ngày, chúng ta có vô số đầu việc cần làm. Nếu không biết cách phân loại thì rất dễ xảy ra trường hợp sa đà vào những nhiệm vụ vô nghĩa, mất thời gian. Vậy, làm sao để phân loại công việc và có thể đảm bảo hoàn thành những việc đúng với định hướng của mình.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Eisenhower là tên vị thống đời thứ 34 của nước Mỹ. Ông là người sáng tạo ra phương pháp này và đã sử dụng rất hiệu quả với lịch làm việc bận rộn của mình. Bạn có thể áp dụng nó để lên kế hoạch cho những việc làm hàng ngày, hàng tháng và cho các mục tiêu dài hạn theo đơn vị năm.

Về cơ bản thì ma trận Eisenhower gồm có 4 phần:

Phần 1: Việc quan trọng và khẩn cấp

Là những việc bạn phải làm ngay, thường có 2 loại được xếp vào nhóm này:

• Xảy ra không đoán trước được: Một cuộc họp bất ngờ, một công việc phát sinh.
• Do trì hoãn, không chuẩn bị để tới sát hạn chót mới làm: nhiệm vụ sếp bạn giao nhưng sát ngày mới bắt đầu làm,

Trường hợp những công việc thuộc loại hai, bạn có thể giảm thiểu bằng cách chuyển sang việc phần 2, tốt nhất đừng nên trì hoãn. Với những việc làm thuộc nhóm 1, bạn cần dành từ 15-20% quỹ thời gian để hoàn thành.

Phần 2: Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp [nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau]

Nhóm này là những việc quan trọng, bạn cần nhiều thời gian để hoàn thành để tích lũy được những giá trị mong muốn. Cần đầu tư 60 đến 65% quỹ thời gian của bạn cho những việc này.

Ví dụ: Tập thể dục, học một kỹ năng mới, Nếu bạn đang làm việc nhóm 2 nhưng có việc phải làm ngay xuất hiện, hãy hoàn thành việc việc đó. Sau khi bạn giải quyết xong các việc đó hãy chắc chắn bạn hoàn thành việc nhóm 2. Đừng để sang ngày hôm sau!

Phần 3: Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp [nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác]

Những việc này không giúp bạn tiến gần mục tiêu thêm được bước nào, nhưng chúng lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp xếp hay kiểm soát được.

Ví dụ: Sếp giao cho bạn một việc không thuộc trách nhiệm của bạn Hãy tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt và chỉ nên dành 10-15% trong quỹ thời gian của bạn.

Phần 4: Không quan trọng cũng không khẩn cấp [nhiệm vụ nên được loại bỏ]

Đây là những việc được xếp sau cùng và có thể bỏ qua nếu không cần thiết. Ví dụ: lướt Facebook, xem phim hay những hoạt động giải trí. Đương nhiên, chúng ta luôn cần nghỉ ngơi và các hoạt động giải trí đôi khi vô cùng hữu ích.

Nhưng bạn cần đảm bảo đã hoàn thành các công việc quan trọng trước, nếu không ngày hôm sau có thể bạn sẽ hối hận vì đã dành cả một ngày chỉ để thư giãn và giải trí.

Liệu phương pháp này có giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu

Một lưu ý: Sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì. Có hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:

1. Tôi đang làm việc vì cái gì?
2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Và sẽ quyết định được những việc gì cần phải làm và cần loại bỏ.

Thời gian là hữu hạn. Việc quản lý thời gian không giúp chúng ta có thêm nhiều giờ hơn trong ngày, mà nó giúp chúng ta ý thức được việc mình đang làm hiện tại có quan trọng hay không và biết cách sắp xếp để làm việc hiệu quả hơn. Biết quản lý thời gian có hiệu quả là một trong những bước đầu của những người thành công.