Mẫu quy trình kỹ thuật tòa nhà chung cư

Để có một dịch vụ bảo trì toàn diện, trọn gói tối ưu cho khách hàng, INTECH Service không ngừng xây dựng những quy trình bảo trì tòa nhà hoàn thiện để có thể mang lại một tòa nhà an toàn và đảm bảo môi trường sống tốt nhất cho mọi người sinh hoạt, vừa làm tăng thương hiệu cho dịch vụ của chúng tôi. Hãy cùng INTECH Service của chúng tôi tìm hiểu các biểu mẫu tiêu chuẩn và quy trình bảo trì tòa nhà qua bài viết sau nhé.

1: Quy trình bảo trì tòa nhà

Quy trình bảo trì tòa nhà diễn ra gồm 5 bước chính bao gồm:

Bước 1: Rà soát thiết bị máy móc.

Lên danh sách toàn bộ các thiết bị máy móc, trong đó gồm cả những trang thiết bị đang sử dụng và những hạng mục cần được bảo trì, xem xét trực tiếp và sắp xếp các loại máy cùng số lượng, máy cần thay mới.

Xem thêm: Các hạng mục bảo trì INTECH Service

Bước 2: Khảo sát hiện trạng tòa nhà.

Trước khi tiến hành bảo trì các thiết bị trong nhà, kỹ thuật sẽ khảo sát hiện trạng của tòa nhà bào gồm công năng và tính năng của các thiết bị chuyên dùng, từ đó xác định tần suất bảo dưỡng, bảo trì từng dòng máy móc thiết bị cho phù hợp

Điều này giúp đơn vị thực hiện bảo trì thuận tiện trong công tác ghi lại biên bản quy trình bảo trì tòa nhà và các biểu mẫu. Sau đó, những lần bảo trì sau sẽ thuận tiện và có thể đối chiếu lại thông tin mẫu. Bên cạnh đó cũng theo dõi được thực trạng và công tác bảo hành sau khi bảo trì tòa nhà.

Bước 3: Lên kế hoạch bảo trì tòa nhà.

Sau khi kỹ thuật khảo sát hiện trạng tòa nhà, căn cứ vào tình trạng tòa nhà và các hạng mục cần bảo trì, đội bảo trì sẽ lên kế hoạch và tần suất cần bảo trì của các hạng mục đó và xin xét duyệt.

Ngay sau đó, kỹ thuật cũng có thể đề xuất các thiết bị, vật tư cần thiết cho việc bảo trì. Và tiến hành mua hàng theo kế hoạch đã được chủ đầu tư phê duyệt, đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch và tiến độ đã cam kết. Đảm bảo đúng quy trình bảo trì tòa nhà và các biểu mẫu đáp ứng quy định.

Bước 4: Thực hiện bảo trì tòa nhà.

Sau khi được thống nhất và phê duyệt các bước, kỹ thuật sẽ tiến hành các hoạt động bảo trì tòa nhà, đảm bảo thực hiện đầy đủ và đúng tiến độ những hạng mục cho tòa nhà
Nhân viên bảo trì phải trực tiếp theo dõi, giám sát quá trình bảo trì, sau khi bảo trì xong phải lập biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng.

Xem thêm: Dịch vụ bảo trì nhà xưởng trọn gói chuyên nghiệp

Bước 5: Cập nhật hồ sơ, biểu mẫu.

Khi sửa chữa bảo trì xong, nhân viên kỹ thuật chịu trách nhiệm thu thập và quản lý hồ sơ bảo trì. Ký nghiệm thu biên bản bảo trì bảo dưỡng nhằm tránh gây ảnh hưởng tới các quá trình vận hành khác của tòa nhà. Lưu các biên bản quy trình bảo trì tòa và các biểu mẫu có liên quan.

2: Các biểu mẫu tiêu chuẩn.

Các đơn vị quản lý vận hành thực hiện tiếp nhận bảo trì tòa nhà cần đảm bảo theo quy trình và biểu mẫu tiêu chuẩn. Các biểu mẫu đưa ra nhằm lên quy trình bảo trì tòa nhà được tối ưu và quản lý thời gian, các hạng mục bảo trì được tốt nhất.

Một số tài liệu, biểu mẫu quy trình cần có khi bảo trì tòa nhà:

– Danh sách máy móc thiết bị; phiếu lý lịch máy – Kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng – Biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng – Danh mục hệ thống cơ điện lạnh – Danh mục hệ thống nội thất – Danh mục hệ thống vật liệu – Danh mục hệ thống thân nhà – Danh mục hệ thống móng nhà – Danh mục hệ thống bên ngoài tòa nhà – Quy trình bảo dưỡng sử dụng máy điều hoà – Quy trình bảo hành tòa nhà gồm kế hoạch bảo hành tòa nhà – Quy trình bảo trì công trình xây dựng – Quy trình bảo hành công trình xây dựng – Quy trình bảo dưỡng sử dụng thang máy

– Quy trình sửa chữa gồm: thông báo sửa chữa; phiếu yêu cầu sửa chữa; phương án sửa chữa; phiếu nghiệm thu sửa chữa; sổ theo dõi sửa chữa.

Page 1CÔNG TY ……………..QUY TRÌNHQUẢN LÝ TÒA NHÀBan hành lần …Năm 2020LỜI NÓI ĐẦUQuản lý tòa nhà chung cư là gì? Quản lý toà nhà chung cư là công việc bao gồm một hoặctoàn bộ hoạt động liên quan đến toà nhà nhằm đảm bảo cho mọi dân cư sinh sống trongchung cư có một môi trường sống lành mạnh, an ninh, an toàn. Một chung cư bao gồm rấtnhiều căn hộ, và số người sinh sống trong chung cư sẽ lên đến hàng trăm nghìn người,chính vì vậy việc quản lý toà nhà chung cư sẽ đòi hỏi một đơn vị quản lý chung cư chuyênnghiệp để có thể nhanh chóng đáp ứng mọi nhu cầu và khắc phục những lỗi kỹ thuật phátsinh để mang đến sự hài lòng cho toàn bộ cư dân sống trong chung cư.Quản lý tòa nhà văn phòng là gì? Quản lý toà nhà văn phòng [khách sạn, văn phòng chothuê làm việc, bệnh viện, trường học…] được hiểu là một hay toàn bộ các hoạt động liênquan đến quản lý toà nhà [giống như công việc quản lý chung cư], giúp cho mọi hoạt độngliên quan trong toà nhà văn phòng diễn ra một cách thuận lợi , an toàn và nhanh chóngnhất. Giúp cho mọi đối tượng khách hàng đang làm việc và sử dụng dịch vụ tại toà nhà cócảm giác thoải mái và dễ dàng khai thác hiệu quả nhất tại văn phòng mà họ đang làmviệc.Người đứng đầu trong Ban quản lý tòa nhà là Trưởng Ban quản lý tòa nhà, thường tổ chứcgọn nhẹ gồm 2 bộ phận: Bộ phần hành chính và Bộ phận kỹ thuật.Chúng tôi đã tham gia đào tạo nội bộ, theo dõi và đánh giá kết quả ở nhiều tổ chức quảnlý tòa nhà, và đã rút ra nhiều bài học kinh nghiệm, cũng như nhận dạng được những sựthiếu sót, yếu kém trong công tác quản lý tòa nhà. Từ đó chúng tôi luôn luôn nghiên cứucải tiến tư vấn những Quy trình cho phù hợp, nhằm duy trì việc nâng cao quản lý có hiệuquả và giảm rủi ro.Chúng tôi cũng nhận thấy nhiều tổ chức quản lý chưa thiết lập quy trình để quản lý, vàcũng có những tổ chức đã thiết lập nhưng nội dung mang tính chất tự phát từ kinh nghiệm,mang tính pháp lý giấy tờ, chưa thực sự dựa trên một Tiêu chuẩn nào. Quy trình chúng tôitư vấn được soạn thảo phù hợp với Hệ thống quản lý chất lượng ISO.Việc hoàn thành trách nhiệm quản lý tòa nhà phải hoàn thành hai nội dung:Hoàn thành các Mục tiêu mà công ty mình đưa raĐáp ứng các yêu cầu của các bên liên quanVì thế, anh chị phải dựa trên các văn bản pháp lý về yêu cầu của Nhà nước và Kháchhàng về quản lý tòa nhà, anh chị phải thiết lập các Yêu cầu của các bên liên quan, vàanh chị có trách nhiệm phải đáp ứng để phù hợp với luật pháp.Bộ Quy trình này bao gồm 23 quy trình và 10 Biểu mẫu soạn sẵn.Chúc các anh chị áp dụng thành công, mọi thắc mắc xin được phản hồi.Biên tậpLÊ HUỆKỹ sư Kiến tạo & Công chánhEmail: Hp: 0907545253Page 2DANH MỤCQUY TRÌNH QUẢN LÝ TÒA NHÀTTQUY TRÌNHMÃ QUY TRÌNHQUY TRÌNH HÀNH CHÍNH1Quy trình chăm sóc khách hàngQT 012Quy trình ứng phó khẫn cấp dập tắt lữaQT 023Quy trình thực hiện công tác bảo vệQT 034Quy trình trông giữ xeQT 045Quy trình phuơng án tập hợp khẫn cấpQT 056Quy trình quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu tòa nhàQT 06QUY TRÌNH BẢO TRÌ7Quy trình bảo trì hệ thống chữa cháyQT 078Quy trình bảo trì hệ thống báo cháy tự độngQT 089Quy trình diễn tập PCCCQT 0910Quy trình bảo trì thang máyQT 1011Quy trình xử lý sự cố thang máyQT 1112Quy trình bảo trì hệ thống cấp điện-điện chiếu sángQT 1213Quy trình bảo trì hệ thống tiếp địa chống sétQT 1314Quy trình bảo trì thiết bị điệnQT 1415Quy trình bảo trì máy phát điện dự phòngQT 1516Quy trình bảo trì hệ thống cấp nướcQT 1617Quy trình bảo trì hệ thống xử lý nước thảiQT 17181920212223Quy trình xử lý nước thảiQuy trình thu gom rác thảiQuy trình vệ sinh khu vực công cộngQuy trình chăm sóc cây xanhQuy trình quản lý vận hành hồ bơiQuy trình quản lý rủi ro trong quản lý tòa nhàQT 18QT 19QT 20QT 21QT 22QT 23Page 3SƠ ĐỒ TỔ CHỨC ĐIỂN HÌNHBAN QUẢN LÝ TÒA NHÀBANTỔNG GIÁM ĐỐCTRƯỞNG BANQLTNTHƯ KÝ &LỄ TÂNBỘ PHẬNKỸ THUẬTTỔPCCCBỘ PHẬNKẾ TOÁNTỔ CẤP &THOÁT NƯỚCBỘ PHẬNBẢO VỆTỔ ĐIỆNBỘ PHẬNVỆ SINHTỔTHANG MÁYBỘ PHẬNCÂY XANHĐính kèm Sơ đồ tổ chức này là Bảng phân công nhiệm vụQUY TRÌNH CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG – QT 01I.Page 5MỤC ĐÍCHQuy trình này được ban hành và áp dụng nhằm:- Tiếp nhận giải quyết các yêu cầu và khiếu nại của khách hàng.- Nâng cao chất lượng dịch vụ thông qua việc tiếp thu và giải quyết khiếu nại của khách hàng kịpthời, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và uy tín của Công ty.II. PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG- Các Ban QLTN trực thuộc Công ty và các Nhà thầu phụ của Công ty.- Người phụ trách công tác quản lý, giám sát, vận hành toà nhà.- Các bên có liên quanIII. TÀI LIỆU LIÊN QUAN- Bộ TCVN ISO 9000.- Quy chế tổ chức điều hành Công ty Cổ phần Địa ốc Sài Gòn Thương Tín.-Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng: về việc ban hành Quy chế quản lý sửdụng nhà chung cư.- Các Quy định của nhà nước hiện hành về quản lý và vận hành nhà chung cư.IV. ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ-“Ban QLTN”: là Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động của tòa nhà-“TB QLTN”: là Trưởng ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm mọi hoạt động của tòa nhà.-“BP KT”: là bộ phận kỹ thuật thuộc Ban quản lý tòa nhà.-“TBP KT”: là Trưởng bộ phận kỹ thuật – phụ trách BP KT thuộc Ban quản lý tòa nhà.-“NV KT”: là nhân viên kỹ thuật ca, trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN.-“NT”: là nhà thầu thi công/bảo trì các hạng mục tại tòa nhà.-“KH”: là khách hàng, là cư dân [mua/thuê căn hộ], khách hàng thuê [diện tích thươngmại/văn phòng], người bên ngoài tòa nhà liên hệ công tác tại tòa nhà.-“BP CSKH”: là bộ phận chăm sóc khách hàng – thuộc Ban quản lý tòa nhà.-“NV CSKH”: là nhân viên chăm sóc khách hàng thuộc BP CSKH - Ban QLTN.QUY TRÌNH CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG – QT 01Page 6V. NỘI DUNG- Lưu đồBLưu đồDiễn giải công việcTrách nhiệmBiểu mẫuliên quanKhi có khách hàng khiếu nại, ngườitiếp nhận có trách nhiệm:-1Tiếp nhậnyêu cầu-2Kiểm tra,phản hồiTrả lời ngay cho khách hàng đốivới các sự việc đơn giản, đã cóquy định chủ trương của BanQLTN hoặc của Chủ đầu tư đã cóquy định trong hợp đồng với - NV CSKH.khách hàng.-Phiếu yêu cầucủa khách hàngNếu thuộc các trường hợp sửachữa hư hỏng về căn hộ, ngườitiếp nhận yêu cầu khách hàngđiền vào Đơn khiếu nại và chuyểnvề Bộ phận CSKH.Kiểm tra sự khiếu nại, đề xuất hướnggiải quyết, chuyển cho bộ phận có liên - NV CSKH.quan thực hiện.- Hàng ngày BP. DVKH chuyểnfile danh sách khách hàng khiếunại trong ngày cho BP. KT và cácbộ phận khác có liên quan tiếpnhận xử lý.- BP. KT tổng hợp phiếu phản hồi3- BP. KT.và đơn của KH sau đó lên lịch- NV CSKH.hẹn khách hàng xử lý các hạngmục hết hạn bảo hành.Xử lý phản hồi- BP. KT liên hệ với các nhà thầucung cấp vật tư tiến hành sửachữa đối với các hạng mục cònbảo hành.-4Kiểm trakết quảBP. KT kết hợp với nhà thầu sửachữa và kiểm tra kết quả sau khiđã giải quyết xong.- BP. KT.Theo dõi và thường xuyên gọi - NVđiện thoại, mail nhắc nhở các đơn CSKH.vị có liên quan sớm xử lý hoàn tấtsự cố.-Phiếuyêucầughiđãkết quả xử lýQUY TRÌNH CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG – QT 01BLưu đồDiễn giải công việc-Trách nhiệmKiểm tra kết quả xử lý.Ghi và ký vào Phiếu yêu cầu đã đượcgiải quyết.-5Kết thúc-Trả lời kết quả xử lý cho khách- BP. DVKHhàng;- TB. QLTNĐính kèm phiếu yêu cầu đã được- BP.KTxử lý.Tập hợp, lưu trữ tài liệu.VI. BIỂU MẪU ÁP DỤNG VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪNTT1Tên biểu mẫu/tài liệuPhiếu yêu cầuMã hiệuMẪU 01Page 7Biểu mẫuliên quanPage 8QUY TRÌNH ỨNG PHÓ KHẪN CẤP DẬP TẮT LỮA – QT 02I.MỤC ĐÍCHQuy trình này được ban hành và áp dụng nhằm:- Thiết lập quy trình ứng phó khẩn cấp dập tắt lửa nhằm có biện pháp ứng phó kịp thời sự cố có đám cháyxảy ra trong quá trình vận hành tòa nhà.- Nhằm đảm bảo an toàn cho khách hàng, nhân viên trong tòa nhà khi xảy ra sự cố khẩn cấp.- Làm cơ sở để bộ phận kỹ thuật tại toà nhà phối hợp tốt với các bên liên quan hoàn thành tốt công việc.II. PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG- Các Ban QLTN trực thuộc Công ty và các Nhà thầu phụ của Công ty.- Người phụ trách công tác quản lý, giám sát, vận hành toà nhà.- Toàn thể nhân dân trong tòa nhà.III. TÀI LIỆU LIÊN QUAN- Bộ TCVN ISO 9000.- Quy chế tổ chức điều hành Công ty .- Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng: về việc ban hành Quy chế quản lý sử dụngnhà chung cư.- Các Quy định của nhà nước hiện hành về quản lý và vận hành nhà chung cư.IV. ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ-“PCCC”: có nhiệm vụ cứu hỏa, chuyên dập tắt các đám cháy, các tai nạn liên quan đến lửa trêntoàn quốc., ngoài ra cảnh sát PCCC còn kiêm luôn nhiệm vụ cứu hộ khi cần thiết.- “Ban QLTN”: là Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động của tòa nhà- “TB QLTN”: là Trưởng Ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm mọi hoạt động của tòa nhà.- “BP KT”: là bộ phận kỹ thuật thuộc Ban quản lý tòa nhà.- “TBP KT”: là Trưởng bộ phận kỹ thuật - phụ trách BP KT thuộc Ban quản lý tòa nhà.- “NV KT”: là nhân viên kỹ thuật ca, trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN.- “NT”: là nhà thầu thi công/bảo trì các hạng mục tại tòa nhà.- “KH”: là cư dân [mua/thuê căn hộ]/, khách hàng thuê [diện tích thương mại/văn phòng], ngườibên ngoài tòa nhà liên hệ công tác tại tòa nhà.Page 9QUY TRÌNH ỨNG PHÓ KHẪN CẤP DẬP TẮT LỮA – QT 02V. NỘI DUNG- Lưu đồBLưu đồDiễn giải công việcTráchnhiệmBiểu mẫuliên quan- Bình tĩnh xử lý, xác định nhanh điểmcháy1Xuất hiện tínhiệu báo cháy- Báo động để mọi người biết, di tảnbằng thang thoát hiểm [tuyệt đốikhông dùng thang máy]- Ngắt điện khu vực xảy ra cháy.-Danh sách điệnthoại các cơ quanPCCC gần nhất.Tổ PCCC-Báo cho lực lượng PCCC theo sốđiện thoại 114, nói ngắn gọn nơi cháy,nguồn lữa gây ra cháy.-Danh sách nhânsự Tổ PCCC đượcphân công nhiệmvụ- Sử dụng các phương tiện chữa cháytại chỗ để dập tắt đám cháy.1. Lực lượng và phương tiện chữacháy tại chỗ: Số lượng người [Tổ PCCC &Tổ bảo vệ tòa nhà] Phương tiện2Tính toán nhanh lựclượng và phương tiệnchữa cháy Nhiệm vụ phân công các tổ Tổ trưởngcông tác.tổ PCCC2. Lực lượng phối hợp: Công an phường, bệnh viện3. Lực lượng Công an PCCCchuyên nghiệp3Huy động lực lượng vàphương tiện chữa cháy1. Lực lượng: Nhân viên kỹ thuật,bảo vệ, vệ sinh, nhân viên vănTổ trườngphòng.tổ PCCC2. Phương tiện: Bình bột, bình CO2và vòi nước chữa cháy.- Tổ thông tin liên lạc.4Bố trí lực lực lượng vàphương tiện chữa cháy- Tổ thoát nạn cứu hộ.- Tổ chữa cháy.Tổ PCCC- Tổ di chuyển tài sản.- Tổ bảo vệ.5Tổ chức diễn tập địnhkỳ-Xây dựng kế hoạch diễn tập-Tổ PCCC-Thực hiện kế hoạch diễn tập-TBQLTN-Đánh giá kết quả diễn tập-Toàn bộ-Báo cáo đánh giákết quả diễn tậpđịnh kỳ.Page 10QUY TRÌNH ỨNG PHÓ KHẪN CẤP DẬP TẮT LỮA – QT 02Lưu đồBDiễn giải công việcBiểu mẫuliên quanTráchnhiệmnhân viênVận dụng kiến thức về PCCC đã biếttiến hành dập lửa trong thời gian chờlượng PCCC chuyên nghiệp tới hỗ trợ.- Cắt cầu dao điện nơi xảy ra cháy.- Cô lập đám cháy, di dời tài sản rakhỏi đám cháy.Triển khai &6Kiểm tra KQ- Hướng dẫn mọi người thoát hiểmbằng đường nhanh nhất.-Tổ PCCC- Nếu thấy đám cháy có khả năng lan -TBQLTNrộng ngoài tầm kiểm soát lập tức gọi -Toàn bộđội PCCC chuyên nghiệp.nhân viên-Báo cáo nhanh sựcố xảy ra.- Tổ chức mở đường cho xe cứu hỏachữa cháy và tiếp nước.- Tổ chức cứu người, sơ cứu người bịnạn.- Tổ chức bảo vệ hiện trường.-Kiểm tra và báo cáo cáo kết quảKết thúc7Lập biên bản sự việc chi tiết, phục vụcông tác điều tra, xác minh làm rõ vụ -Tổ PCCCviệc, thực hiện việc xử lý sự cố theo -TBQLTNquy trình.- Biên bản kết quảxử lý sự cố .-Báo cáo kết quảgiải quyết sự cốVI. BIỂU MẪU ÁP DỤNG VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN:Tên biểu mẫuSTTMã hiệu1Biên bản kết quả xử lý sự cốMẪU 22Báo cáo sự cốMẪU 3Page 11QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC BẢO VỆ - QT 03I. MỤC ĐÍCHQuy trình này được ban hành và áp dụng nhằm:- Quản lý tốt công tác bảo vệ đảm bảo an ninh trật tự, tài sản và cho toàn bộ cư dân sinh sống tại tòa nhà.II. PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG- Các Ban QLTN trực thuộc Công ty và các Nhà thầu phụ của Công ty.- Người phụ trách công tác quản lý, giám sát, vận hành toà nhà.III. TÀI LIỆU LIÊN QUAN- Bộ TCVN ISO 9000.- Quy chế tổ chức điều hành Công ty .- Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng: về việc ban hành Quy chế quản lý sử dụngnhà chung cư.- Các Quy định của nhà nước hiện hành về quản lý và vận hành nhà chung cư.IV. ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ-“Ban QLTN”: là Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động của tòanhà- “TB QLTN”: là Trưởng ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm mọi hoạt động của tòa nhà.- “BP KT”: là bộ phận kỹ thuật thuộc Ban quản lý tòa nhà.- “TBP KT”: là Trưởng bộ phận kỹ thuật – phụ trách BP KT thuộc Ban quản lý tòa nhà.- “NV KT”: là nhân viên kỹ thuật ca, trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN.- “NT”: là nhà thầu thi công/bảo trì các hạng mục tại tòa nhà.- “KH”: là cư dân [mua/thuê căn hộ]/, khách hàng thuê [diện tích thương mại/văn phòng], ngườibên ngoài tòa nhà liên hệ công tác tại tòa nhà.- Đội “Bảo vệ”: là tổ chức do Ban QLTN thiết lập hoặc thuê thầu phụ có nhiệm vụ bảo vệ đảm bảoan ninh trật tự, tài sản và cho toàn bộ cư dân sinh sống tại tòa nhà.Page 12QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC BẢO VỆ - QT 03V. NỘI DUNG- Lưu đồB1234Lưu đồPhương án bảo vệPhê duyệtThực hiện công tác bvệGiám sát &Kiểm traDiễn giải- Nhà thầu cung cấp dịch vụ bảo vệ tiếnhành khảo sát và lên phương án.- Nhà thầu cung cấp phương án bảo vệ, - Đơn vịBan QLTN xem xét và phê duyệt bảo vệphương án trước khi triển khai tại tòanhà.Trưởng Ban QLTN kiểm tra và phê -TBQLTNduyệt phương án.Nội dung thực hiện bảo vệ :a. Đối với sự cố hỏa hoạn.b. Có người bị thương, tai nạn trong tòanhà.c. Mang tài sản bất hợp pháp ra ngoài.d. Nhân viên làm việc ngoài giờe. Động đất – Cách ứng phó động đất .f. Giông bão.g. Kẻ gian đột nhập vào toà nhà.h. Gây rối trật tự công cộng.i. Mất kính xe ô tô.j. Đe dọa đặt bom, mìn khủng bốk. Sự cố hỏng thang máy.l. Hai xe ô tô va quẹt nhau gây cản trởgiao thông nội bộ.m. Hai xe ô tô va chạm có người bịthương hoặc tử vong làm ùn tắc giaothông nội bộ.n. Xe khách và xe nội bộ đang chạytrong tòa nhà bị chết máy.o. Thiết bị hoặc các vật dụng, tài sảncủa tòa nhà bị hư hại do xe đụng.[Triển khai chi tiết theo Phụ lục của Quichế quản lý tòa nhà].Công tác giám sát bao gồm:a. Thực hiện giám sát.b. Xác nhận Phiếu bảo vệ hàng ngày.c. Xác định phương án giải quyết sựcố-nếu có.d. Theo dõi quá trình khắc phục,phòng ngừa.Biểu mẫuliên quanTráchnhiệm.- Phương án bảo vệ.- Phương án bảo vệđược phê duyệt.-TKBan-TBQLTN-Độitrưởngđội bảovệ-Độitrưởngđội bảovệ- Phiếu kiểm tra- Phiếu kiểm tra-Báo cáo sự cố-nếu-TK Ban có-TBQLTNPage 13QUY TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG TÁC BẢO VỆ - QT 03Lưu đồBKết thúc5Diễn giải- Báo cáo tuần.- Báo cáo tháng.- Lưu hồ sơ tài liệuBiểu mẫuliên quanTráchnhiệm-Độitrưởngđội bảovệ-TK Ban- Báo cáo tuần.- Báo cáo tháng.-TBQLTNVI. BIỂU MẪU ÁP DỤNG VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN:Tên biểu mẫuTTMã hiệu1Phiếu theo dõi công tác bảo vệ hàng ngày.MẪU 42Phiếu kiểm traMẪU 53Báo cáo công việc bảo vệ tuần & thángMẪU 6Page 14QUY TRÌNH GIỮ XE – QT 04I.MỤC ĐÍCHQuy trình này được ban hành và áp dụng nhằm:- Kiểm soát được trật tự và số lượng xe ra vào tòa nhà tránh để xảy ra trường hợp mất mát xe của cư dân vàxe của khách hàng đến liên hệ công việc.II. PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG- Các Ban QLTN trực thuộc Công ty và các Nhà thầu phụ của Công ty.- Người phụ trách công tác quản lý, giám sát, vận hành toà nhà.III. TÀI LIỆU LIÊN QUAN- Bộ TCVN ISO 9000.- Quy chế tổ chức điều hành Công ty .- Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng: về việc ban hành Quy chế quản lý sử dụngnhà chung cư.- Các Quy định của nhà nước hiện hành về quản lý và vận hành nhà chung cư.IV. ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ-“Ban QLTN”: là Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động của tòanhà- “TB QLTN”: là Trưởng ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm mọi hoạt động của tòa nhà.- “BP KT”: là bộ phận kỹ thuật thuộc Ban quản lý tòa nhà.- “TBP KT”: là Trưởng bộ phận kỹ thuật – phụ trách BP KT thuộc Ban quản lý tòa nhà.- “NV KT”: là nhân viên kỹ thuật ca, trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN.- “NT”: là nhà thầu thi công/bảo trì các hạng mục tại tòa nhà.- “KH”: là cư dân [mua/thuê căn hộ]/, khách hàng thuê [diện tích thương mại/văn phòng], ngườibên ngoài tòa nhà liên hệ công tác tại tòa nhà.Page 15QUY TRÌNH GIỮ XE – QT 04V. NỘI DUNG- Lưu đồB12Lưu đồDiễn giảiNhà thầu cung cấp dịch vụ giữ xe tiếnhành khảo sát và lên phương án giữ xe Nhà thầutrình Ban QLTN kiểm tra và phêduyệt.Phương án giữ xeTrưởng Ban QLTN kiểm tra và phêTB QLTN.duyệt phương án.Phê duyệtBiểu mẫuliên quanTráchnhiệm.Phương án giữ xe.Phương án giữ xeđược phê duyệt.- Nhà thầu tiến hành trang bị trang thiết3bị cần thiết phục vụ công tác giữ xe[theo yêu cầu của chủ đầu tư]: camera,Nhà thầu.thẻ từ, kẻ sơn, vạch ….Công tác chuẩn bị- Ngăn khu vực cho từng loại xe: xe 4bánh, xe hai bánh, xe đạp…Quy trình giữ xeĐối với bãi giữ xe gắn máy:1.4Triển khai phương ána.Khi xe vào.b.Khi xe ra.Đối với bãi giữ xe 04 bánh:2.a.Khi xe vào.b.Khi xe ra.Nhà thầu.-Nội qui giữ xeGiám sát kiểm tra hàng tuần và ký vàophiếu kiểm tra bao gồm:5Giám sát &Kiểm tra báo cáoa. Thực hiện giám sát, phát hiện - Nhàthầu.những vi phạm so với qui chế.b. Ghi vào phiếu kiểm tra.c. Xác định phương án giải quyết.d.Theo dõi quá trình khắc phục,phòng ngừa.- TK Ban.-Phiếu kiểm traPage 16QUY TRÌNH GIỮ XE – QT 04Lưu đồBDiễn giảiBiểu mẫuliên quanTráchnhiệm- ĐộiKết thúc6- Đội bảo vệ kiểm tra hàng tháng, kýtrưởng độiphiếu kiểm tra, báo cáo.-Thư ký lưu hồ sơ.bảo vệ.- Báo cáo tháng- TK Ban.- TB QLTNVI. BIỂU MẪU ÁP DỤNG VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN:Tên biểu mẫuTTMã hiệu1Phiếu kiểm traMẪU 52Báo cáo tháng.MẪU 6Page 17QUY TRÌNH PHƯƠNG ÁN TẬP HỢP KHẨN CẤP – QT 05I. MỤC ĐÍCHQuy trình này được ban hành và áp dụng nhằm:- Nhằm tập hợp khẩn cấp nhân sự xử lý sự cố trong quá trình quản lý vận hành tòa nhàI.PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG- Các Ban QLTN trực thuộc Công ty và các Nhà thầu phụ của Công ty.- Người phụ trách công tác quản lý, giám sát, vận hành toà nhà.- Toàn bộ nhân dân trong tòa nhà và các bên có liên quan.II. TÀI LIỆU LIÊN QUAN- Bộ TCVN ISO 9000.- Quy chế tổ chức điều hành Công ty.- Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng: về việc ban hành Quy chế quản lý sử dụngnhà chung cư.- Các Quy định của nhà nước hiện hành về quản lý và vận hành nhà chung cư.III. ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ-“Ban QLTN”: là Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động của tòanhà.- “TB QLTN”: là Trưởng ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm mọi hoạt động của tòa nhà.- “BP KT”: là bộ phận kỹ thuật thuộc Ban quản lý tòa nhà.- “TBP KT”: là Trưởng bộ phận kỹ thuật – phụ trách BP KT thuộc Ban quản lý tòa nhà.- “NV KT”: là nhân viên kỹ thuật ca, trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN.- “NT”: là nhà thầu thi công/bảo trì các hạng mục tại tòa nhà.- “KH”: là cư dân [mua/thuê căn hộ]/, khách hàng thuê [diện tích thương mại/văn phòng], ngườibên ngoài tòa nhà liên hệ công tác tại tòa nhà.Page 18QUY TRÌNH PHƯƠNG ÁN TẬP HỢP KHẨN CẤP – QT 05IV. NỘI DUNG- Lưu đồB1Lưu đồTiếp nhận thôngtin tập hợpDiễn giải công việcTráchnhiệmBiểu mẫuliên quanNgay khi nhận được tin báo nhân viênphải nhanh chóng đến địa điểm xảy ra sựcố .Thông báo cho toàn bộ lực lượng bảo -Trực banvệ, kỹ thuật, Ban QLTN và các cấp cóthẩm quyền biết sự việc.Xác định thông tin tập hợp khẩn cấpđể giải quyết sự cố:1.Nếu là đám cháy:- Căn cứ vào độ cao của ngọn lửa, diệntích đám cháy, nhiệt độ tỏa ra từ đámcháy.- Căn cứ tốc độ lây lan của ngọn lửa.- Căn cứ vào vật liệu, địa hình, địa vậttại nơi cháy và khu vực lân cận.- Tham mưu cho các cấp về công tácPCCC.2.Đe dọa đặt bom, mìn khủng bố:Xác định sự cố2Khi xảy ra các trường hợp này, Bp Kỹthuật phải hội ý với BQLTN, xác minhkỹ nội dung đe dọa [tính chất, thờiBQLTNđiểm, hành vi đe dọa,…], ai là ngườitrực tiếp nhận được điện thoại, thư vàđe dọa việc gì, đe dọa ai,...3.Gây rối trật tự công cộng:Gây rối thường xuất phát từ những mâuthuẫn cá nhân với cá nhân, giữa kháchvà nhân viên, giữa nhóm này và nhómkhác theo nhiều tình tiết, cấp độ4.Các sự cố khácKhi có bất kỳ sự việc, sự cố nào xảy rangoài phạm vi của lực lượng bảo vệcần thông báo ngay cho Ban GiámĐốc tòa nhà, Ban quản lý tòa nhà vàcác cơ quan chức năng liên quan đểgiải quyết kịp thời.-Hồ sơ và phimảnh về sự cốPage 19QUY TRÌNH PHƯƠNG ÁN TẬP HỢP KHẨN CẤP – QT 05BLưu đồDiễn giải công việcTráchnhiệmBiểu mẫuliên quanTuyệt đối không được manh động, tự ýgiải quyết một mình, tránh hậu quảkhác xảy ra.1.Nếu là đám cháy:- Cúp cầu dao chính ngăn ngừa các thiếtbị điện chập mạch gây cháy nổ dâychuyền.- Phát động báo cháy: ngoài đập kính,hô lớn còn có thể dùng nhiều biệnpháp khác như: đánh kẻng, thổi còihay làm bất cứ hành động gì để mọi ởngười gần đó chú ý di tản hoặc trợgiúp.- Ngay lập tức phải xem xét nếu thấyngười bị nạn phải cứu chữa kịp thời.- Gọi điện thoại cho Đội cảnh sát PCCC114 thông báo.- Mở nhanh các lối thoát hiểm để mọi3Xử lýSự cốngười thoát ra ngoài.- Chú ý hướng gió di tản mọi người choan toàn, không được di tản xuôi theochiều gió.- Dùng tất cả các phương tiện sẵn có đểchữa cháy.- Chuẩn bị nhanh chóng, thuận lợi lối đilại cho xe cứu hỏa, cứu thương.- Xác định nơi có thể ùn tắc do conngười như: cửa thoát hiểm, bãi xe, nơiđể đồ nhân viên, nơi có tài sản. Đểđiều động nhân viên giám sát, đảm bảoan toàn trật tự.- Di dời ngay lập tức các đồ vật dễ gâycháy, nổ xa khu vực nguy hiểm.- Di chuyển an toàn tài liệu, tài sản quantrọng và cử người coi giữ.- Chú ý không cho kẻ xấu lợi dụng như:đột nhập, tẩu tán, trộm cắp, cướp giật.-Biên bản họpphân tích sự cốNhân viên-Báo cáo sự cốkỹ thuậtxảy ra và cáchgiải quyết.Page 20QUY TRÌNH PHƯƠNG ÁN TẬP HỢP KHẨN CẤP – QT 05BLưu đồDiễn giải công việc- Tất cả các nhân viên bảo vệ phải đảmbảo an toàn vị trí phân công.- Nếu có bãi xe cần phải: đảm bảo antoàn tại đây, đóng cửa vô bãi xe,không cho mọi người lấy xe trừ khi cólệnh báo an toàn từ cấp có thẩmquyền.2.Đe dọa đặt bom, mìn khủng bố:- Tham mưu và lấy ý kiến của lãnh đạo,khách hàng, xem có nên trình báo chocông an biết hay không? Mặt khácphải thông báo cho Ban chỉ huy đội,phòng nghiệp vụ và đội cơ động giámsát của công ty bảo vệ biết để tiếnhành hỗ trợ, ổn định lại tâm lý, tìnhhình và siết chặt an ninh. Nếu sự việcnghiêm trọng và đã báo với các cơquan chức năng thì bảo vệ phải hỗ trợbáo cáo tình hình trong và ngoài mụctiêu một cách cụ thể để công an cóhướng giải quyết tốt nhất.3.Gây rối trật tự công cộng- Với bất kỳ trường hợp nào thì cũngphải có mặt kịp thời, can thiệp ngaykhi còn chưa căng thẳng bằng cáchgiải thích, khuyên can, hòa giải, cáchly. Nếu cần thiết có thể mời BQLTNđến giải thích cho êm thấm, không nênđể sự việc trở nên căng thẳng hay ẩuđả nhau rồi mới can thiệp. Trong tòanhà nếu cá nhân của công ty này cựcãi với cá nhân công ty kia thì có thểmời đại diện hai đơn vị cùng các cánhân có liên quan tổ chức họp và hòagiải. Tương tự như vậy, giữa bộ phậnnày với bộ phận khác thì mời lãnh đạocấp cao hơn của khách hàng đến giảiquyết.4.Các sự cố khác.- Nhân viên kỹ thuật, bộ phận bảo vệ vàcàc bộ phận có liên quan có mặt kịpTráchnhiệmBiểu mẫuliên quanPage 21QUY TRÌNH PHƯƠNG ÁN TẬP HỢP KHẨN CẤP – QT 05BLưu đồDiễn giải công việcTráchnhiệmBiểu mẫuliên quanthời nhằm xử lý sự cố tránh các trườnghợp đáng tiếc xảy ra.V. BIỂU MẪU ÁP DỤNG VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN:TT1Tên biểu mẫuBáo cáo sự cố xảy ra và cách giải quyếtMã hiệuMẪU 7QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU TÒA NHÀ – QT 06I.Page 22MỤC ĐÍCHQuy trình này được ban hành và áp dụng nhằm:-Thống nhất cơ chế, trình tự thực hiện hoạt động kiểm soát, quản lý, lưu trữ, thanh lý hồ sơ phátsinh trong quá trình tác nghiệp của quản lý tòa nhà.-Đảm bảo tính nguyên vẹn, bảo mật, an toàn trong quá trình lưu trữ, bàn giao hồ sơ giữa các đơnvị.-II.Đảm bảo khả năng truy cập thông tin hồ sơ lưu trữ nhanh chóng trong quá trình sử dụng.PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG-Các Ban QLTN trực thuộc Công ty và các Nhà thầu phụ của Công ty.-Người phụ trách công tác quản lý, giám sát, vận hành toà nhà.III.TÀI LIỆU LIÊN QUAN-Bộ TCVN ISO 9000.-Quy chế tổ chức điều hành của Công ty.-Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng: về việc ban hành Quy chế quản lý sử dụngnhà chung cư.-IV.-Các Quy định của nhà nước hiện hành về quản lý và vận hành nhà chung cư.ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ“Ban QLTN”: là Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động của tòanhà-“TB QLTN”: là Trưởng ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm mọi hoạt động của tòanhà.-“BP KT”: là bộ phận kỹ thuật thuộc Ban quản lý tòa nhà.-“TBP KT”: là Trưởng bộ phận kỹ thuật – phụ trách BP KT thuộc Ban quản lý tòa nhà.-“NV KT”: là nhân viên kỹ thuật ca, trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN.-“NT”: là nhà thầu thi công/bảo trì các hạng mục tại tòa nhà.-“KH”: là cư dân [mua/thuê căn hộ], khách hàng thuê [diện tích thương mại/văn phòng], ngườibên ngoài tòa nhà liên hệ công tác tại tòa nhà.-“Hồ sơ tài liệu”: là các loại giấy tờ, văn bản hoặc file dữ liệu liên quan đến tòa nhà và các chủhộ có liên quan. Hồ sơ tài liệu bao gồm Dự án đầu tư, thiết kế, hồ sơ thi công & nghiệm thu, hồsơ chủ quyền các căn hộ, hồ sơ quản lý bảo trì tòa nhà, hồ sơ giải quyết với các chủ hộ tòa nhàPage 23QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU QUẢN LÝ TÒA NHÀ – QT 06V.NỘI DUNG- Lưu đồBLưu đồDiễn giải công việc-1Xác định hồsơ, tài liệu cầnlưuTrách nhiệmBiểu mẫuliên quanXác định hồ sơ-tài liệu cần đượckiểm soát, quản lý, và lưu trữ theo-Danh mục hồ sơquy định của Công ty,và của pháptài liệu lưu trữluật.trên bản giấy-Xác định hồ sơ tài liệu bản giấy-Xác định hồ sơ tài liệu file mềm-Thực hiện lưu trữ bản giấy và file- Thư ký-Danh mục hồ sơtài liệu trên Filemềm.mềm theo yêu cầu của BXD.-Loại bỏ những phiên bản trùng lắp,không có giá trị lưu trữ.--Danh mục hồ sơtài liệu lưu trữCập nhật danh mục văn bản khi cótrên bản giấy-Cậpthay đổi.2Lưu HSTL- Thư kýnhật-Sắp xếp hồ sơ đúng quy trình.-Kiểm soát các thư mục lưu trữ filetài liệu trên Filemềm trên máy tình văn phòng Tòamềm – Cập nhật.-Danh mục hồ sơnhà.-Cung cấp hồ sơ tài liệu khi có yêucầu như: bản vẽ cho các hộ sửa nhà,3Sử dụnghồ sơ tài liệu-bản vẽ phục vụ bảo hành tòa nhà … - Thư ký-Biên bản giaovà các yêu cầu khác.nhận tài liệu- TBQLTNTiếp nhận hồ sơ tài liệu hoàn côngsau sửa chữa của các chủ hộ.-Thư ký thường xuyên theo dõi, cậpnhật tình trạng hồ sơ tài liệu.4Kiểm soátLưu trữKiểm tra phòng chống cháy, chống Ban QLTNẩm, chống mối mọt hàng tháng.-- Thư kýTBQLTN kiểm tra việc lưu trữ địnhkỳ hàng tháng.- Ban QLTN- Phiếu kiểm tralưu trữ định kỳhàng thángPage 24QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU QUẢN LÝ TÒA NHÀ – QT 06BIỂU MẪU ÁP DỤNG:VI.STTTên biểu mẫuMã hiệu1Danh mục hồ sơ tài liệu lưu trữ trên bản giấy hoặc file mềmMẪU 82Phiếu kiểm tra lưu trữ hồ sơ-tài liệu định kỳMẪU 9Page 25QUY TRÌNH BẢO TRÌ HỆ THỐNG CHỮA CHÁY – QT 07I.MỤC ĐÍCHQuy trình này được ban hành và áp dụng nhằm:Thiết lập quy trình bảo trì hệ thống chữa cháy tại toà nhà.Làm cơ sở để bộ phận kỹ thuật tại toà nhà hoàn thành tốt công việc bảo trì.II. PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG- Các Ban QLTN trực thuộc Công ty và các Nhà thầu phụ của Công ty.- Người phụ trách công tác quản lý, giám sát, vận hành toà nhà.- Các bên có liên quanIII. TÀI LIỆU LIÊN QUAN- Bộ TCVN ISO 9000.- Quy chế tổ chức điều hành Công ty.- Quyết định số 08/2008/QĐ-BXD của Bộ Xây dựng: về việc ban hành Quy chế quản lý sử dụngnhà chung cư.- Các Quy định của nhà nước hiện hành về quản lý và vận hành nhà chung cư.- Tài liệu Quốc tế liên quan.IV. ĐỊNH NGHĨA VÀ GIẢI THÍCH TỪ NGỮ-“Ban QLTN”: là Ban quản lý tòa nhà đại diện Chủ đầu tư tổ chức vận hành hoạt động của tòanhà- “TB QLTN”: là Trưởng ban quản lý tòa nhà, người chịu trách nhiệm mọi hoạt động của tòa nhà.- “BP KT”: là bộ phận kỹ thuật thuộc Ban quản lý tòa nhà.- “TBP KT”: là Trưởng bộ phận kỹ thuật – phụ trách BP KT thuộc Ban quản lý tòa nhà.- “NV KT”: là nhân viên kỹ thuật ca, trực thuộc BP Kỹ thuật - Ban QLTN.- “NT”: là nhà thầu thi công/bảo trì các hạng mục tại tòa nhà.- “KH”: là cư dân [mua/thuê căn hộ]/, khách hàng thuê [diện tích thương mại/văn phòng], ngườibên ngoài tòa nhà liên hệ công tác tại tòa nhà.- “PCCC”: có nhiệm vụ cứu hỏa, chuyên dập tắt các đám cháy, các tai nạn liên quan đến lửa trêntoàn quốc, ngoài ra cảnh sát PCCC còn kiêm luôn nhiệm vụ cứu hộ khi cần thiết.