Tổ chức bộ máy kế toán là công việc mà các bạn sẽ thực hiện nếu bạn làm những công ty lớn. Vì những công ty lớn thì mới cần nhiều kế toán và làm một bộ phận kế toán luôn để tiếp kiệm chi phí chứ các công ty nhỏ thường họ sẽ thuê 1 đến 2 nhân viên kế toán hoặc là sẽ thuê dịch vụ kế toán ở công ty thứ 3 làm kế toán cho mình. Hãy tham khảo bài viết này của tư vấn Blue về Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán nhé.
Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán Các mô hình tổ chức bộ máy kế toán thường gặp trong công ty
Có nhiều mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho công ty nhưng không phải mô hình nào cũng sử dụng được và phù hợp với tất cả các công ty. Để tiện cho quá trình kiểm tra cũng như kiểm soát bộ phận kế toán, chủ doanh nghiệp thường chọn ra cho mình một mô hình thích hợp cho công ty. Cùng xem qua các mô hình này nhé!
a/ Mô hình bộ máy kế toán tập trung
Mô hình tập trung này là mô hình mà toàn bộ công tác kế toán đều tập trung tại phòng kế toán. Có nghĩa là dù công ty có nhiều bộ phận nhưng mọi công việc đều qua phòng kế toán cả chứ các phòng ban khác không có bộ phận kế toán riêng. Lúc này, bộ phận kế toán sẽ làm hết các công việc kế toán khác trong tất cả các phòng ban.
Các phòng ban khi có phát sinh với phòng kế toán sẽ cho nhân viên trực tiếp hướng dẫn hay kiểm tra lại các công tác kế toán, các giấy tờ sổ sách ghi chép hay các nghiệp vụ phát sinh phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của từng bộ phận. Từ đó lập các báo cáo về nghiệp vụ phát sinh cũng như chuyển giao chứng từ phù hợp về phòng kế toán để phòng này xử lí.
Đây là mô hình khá phổ biến và được áp dụng nhiều trong các công ty. Nó có ưu điểm là dù bộ phận này ít nhân viên nhưng tốc độ xử lí thông tin cũng như việc quản lí dể hơn rất nhiều, cũng dể áp dụng các công nghệ, phần mềm trong quá trình thực hiện kế toán.
b/ Mô hình bộ máy kế toán phân tán
Mô hình bộ máy kế toán phân tán này khác hoàn toàn so với mô hình tập trung. Lúc này, công việc kế toán không những được làm ở phòng kế toán nữa mà được tiến hành ở những bộ phận khách nhau. Các kế toán viên ở bộ phận đó xử lí những thông tin tại nơi mình làm việc và từ đó lập các báo cáo về những công việc ké toán, những việc kiểm tra hay xử lí chứng từ kế toán chi tiết cũng như tổng hợp lại và lập các báo cáo kế toán theo yêu cầu của kế toán trưởng.
Sau đó các thông tin kế toán từ bộ phận được gửi về phòng kế toán. Tại đây, phòng kế toán tập trung lại và từ đó tổng hợp số liệu kế toán, kiểm tra rồi từ đó lập các báo cáo theo quy định của nhà nước. Mô hình này phù hợp với những công ty lớn.
c/ Mô hình bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Mô hình bộ máy vừa tập trung vừa phân tán là mô hình bộ máy kết hợp 2 hình thức tổ chức trên. Đây là mô hình gồm phòng kế toán tập trung và lấy phòng kế toán này làm trung tâm, các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán khác sẽ là những bộ phận kế toán cho phòng kế toán.
Ở đây phòng kế toán là trung tâm nên sẽ xử lý các vấn đề về kế toán liên quan đến toàn đơn vị còn các bộ phận kế toán thì tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác gửi đến.Sau đó lập báo cáo chúng toàn đơn vị và từ đó có những hướng dẫn hay kiểm tra kế toán toàn đơn vị. Cùng với đó, các nhân viên này cũng có nhiệm vụ thu thập chứng từ, kiểm tra và xử lý hồ sơ sau đó gửi về phòng kế toán trung tâm.
Hình thức tổ chức bộ máy này thường chỉ phù hợp với công ty có quy mô lớn kiểu tập đoàn. Ngoài phòng kế toán trung tâm ra thì các bộ phận nhỏ có sự phân cấp quản lý khác nhau thực hiện theo phân công từ phòng trung tâm.
Thì đây là 3 mô hình mà một công ty thường sẽ chọn 1 trong 3 loại này để sao cho phù hợp với mô hình công ty.
Công việc của kế toán viên
Vậy một kế toán viên sẽ làm gì trong công ty? Phần này mình sẽ giới thiệu cho bạn những công việc mà một kế toán viên làm nhé!
Hàng ngày, một kế toán viên sẽ làm các công việc như ghi chép lại các thông tin về hoạt động tài chính của công ty. Sẽ có những công việc thường xuyên phải làm như là thu tiền bán hàng, xem hàng hóa xuất kho hay nhập kho như thế nào [nếu công ty bạn có kho bãi], chấm công, tính lương cho nhân viên, xác định lãi lổ vào cuối tháng.
Bình thường công việc của bạn trong giữa năm sẽ không nhiều. Nhưng đầu năm hay cuối năm, nhất là khoảng quý 1, thì thường công việc sẽ bận rộn do có thêm việc phải làm quyết toán thuế cũng như báo cáo tài chính. Còn phần còn lại thì bạn chỉ tốn thời gian cho sổ sách và một vài hoạt động làm việc với cơ quan thuế theo quý mà thôi.
Nói chung lại về công việc thì hàng ngày kế toán sẽ ghi sổ sách, làm việc với cơ quan thuế cũng như tổng hợp thông tin về tài chính của công ty gửi cho giám đốc công ty xem xét. Thì nói chung là thế còn nói riêng thì mình sẽ chia ra 3 phần: công việc của kế toán nội bộ, kế toán thuế và kế toán trưởng.
a/ Kế toán nội bộ
Kế toán nội bộ là công việc ghi chép lại sổ sách công ty, các hoạt động diễn ra hàng ngày. Kiểm ra, rà soát lại việc phát hành những chứng từ nội bộ, luân chuyển cho đúng trình tự. Chứng từ nào đã xong thì hạch toán lại sau đó lưu trữ lại thông tin kế toán. Cuối cùng là làm các báo cáo hàng tuần, hàng tháng cho công ty.
b/ Kế toán thuế
Một bộ máy kế toán công ty cũng rất cần một kế toán thuế
Công việc của kế toán thuế sẽ làm các vấn đề liên quan đến thuế. Nếu như công ty bạn mới thành lập thì kế toán thuế sẽ làm các công việc như lập và nộp tờ khai thuế ban đầu. Mỗi ngày thì kế toán thuế sẽ lập ra những hóa đơn và chứng từ đã phát sinh để hạch toán. Sau đó lập các báo cáo thuế hàng tháng, hàng quý tùy vào công ty. Phần lớn sẽ là lập cáo cáo các loại thuế như GTGT, TNDN, TNCN hay tình hình sử dụng hóa đơn của công ty.
Lúc mình viết bài này thì Chính phủ cũng mới ra công văn yêu cầu việc sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu công ty bạn đã làm hóa đơn điện tử rồi thì không cần thực hiện báo cáo sử dụng nữa nhé. Cuối năm kế toán thì kế toán thuế làm các báo cáo tài chính, báo cáo thuế để gửi cho cơ quan thuế chậm chất cuối quý 1 của năm sau. Công việc kế toán thuế về cơ bản là vậy.
c/ Kế toán trưởng
Kế toán trưởng là một người rất quan trọng trong bộ phận kế toán nói riêng và công ty nói chung, có quyền lực chỉ sau giám đốc công ty. Đây là người có thể trực tiếp tham mưu với giám đốc những công việc tài chính sắp tới của công ty, tình hình tài chính hiện tại cũng như là người chỉ đạo cho bộ phận kế toán làm những công việc được giao.
Thường ở các công ty lớn thì kế toán trưởng sẽ là người chỉ đạo, nhưng nếu là công ty nhỏ thì thường kế toán trưởng lại là người ôm việc nhiều nhất. Lý do vì sao thì sau này bạn làm kế toán trưởng hay công ty có kế toán trưởng là bạn sẽ hiểu nhé!
Thì như trên đã nói, kế toán trưởng là người trực tiếp giám sát quá trình lập ngân quỹ vốn cũng như theo dõi và báo cáo với giám đốc những vấn đề tài chính hiện tại và định hướng trong tương lai. Đây là người sẽ đánh giá xem liệu vốn công ty đổ vào dự án có mang lại thành công hay không hay những rũi ro tiềm ẩn trong các dự án có vốn tài chính lớn.
Đây cũng là người hướng dẫn trực tiếp nhưng kế toán viên trong công ty, chỉ đạo kiểm kê cũng như đánh giá chính xác các tài sản, tiền mặt,.. để biết sử dụng có hợp lý hay chưa từ đó có hướng giải quyết cụ thể.
Mọi thắc mắc quý khách vui lòng liên hệ tư vấn Blue để được tư vấn miễn phí.
Tổ chức công tác kế toán nói chung và tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập nói riêng là một hoạt động đóng vai trò quyết định đến tính hiệu quả, chất lượng làm việc của bộ phận kế toán. Việc hiểu rõ về đặc điểm của bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập sẽ giúp các nhà quản lý thiết lập được một bộ phận kế toán khoa học, tiết kiệm và chặt chẽ. Bài viết nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản liên quan đến yêu cầu và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp công lập có thu, góp phần nhận diện rõ hơn về một số tổ chức bộ máy kế toán tại các đơn vị sự nghiệp công lập hiện nay.
Yêu cầu và nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập có thu
Kế toán hành chính sự nghiệp [HCSN] là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí; tình hình quản lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị.
Theo đó, kế toán HCSN thực hiện những nhiệm vụ sau: Thu nhận, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị; Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình thu, chi, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị, tình hình thu nộp ngân sách; Lập và nộp báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên theo quy định…
Tuy nhiên, để phát huy chức năng, vai trò quan trọng của kế toán trong công tác quản lý tài chính tại đơn vị, đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý nhằm cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu của các đối tượng quan tâm.
Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN một cách khoa học và hợp lý không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán mà còn là nhân tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí, bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị, thực hiện tốt vai trò của kế toán là công cụ quản lý tài chính trong đơn vị.
Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản: Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo chấp hành tốt các nguyên tắc, các chính sách, chế độ, thể lệ và các quy định của pháp luật hiện hành có liên quan; Phù hợp với yêu cầu, trình độ quản lý, mức độ trang bị các phương tiện thiết bị phục vụ công tác kế toán tại đơn vị; Phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và đặc điểm hoạt động của đơn vị; Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có; Đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ, yêu cầu của công tác kế toán và tiết kiệm được chi phí hạch toán…
Đặc biệt, với vai trò là một công cụ quản lý quan trọng, việc tổ chức công tác kế toán trong đơn vị phải thực hiện tốt các nhiệm vụ như: Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở tổ chức, để thực hiện được toàn bộ công việc kế toán ở tổ chức với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng công cụ kế toán cho từng bộ phận, từng người trong bộ máy kế toán; Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán hiện hành, tổ chức vận dụng hình thức kế toán hợp lý, các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin kế toán.
Đồng thời, cần xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong tổ chức về các công việc có liên quan đến công tác kế toán ở tổ chức; Tổ chức hướng dẫn mọi người trong tổ chức chấp hành chế độ quản lý kinh tế, tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng và tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ tổ chức…
Một số mô hình tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập có thu
Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công công việc cho những người làm công tác kế toán trong đơn vị sao cho bộ máy kế toán phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị. Cụ thể, phải phù hợp với quy mô hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị; Đảm bảo chỉ đạo và thực hiện toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán, thông tin kinh tế của đơn vị; Gọn nhẹ, hợp lý, chuyên môn hóa, đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ của kế toán đơn vị.
Do vậy, khi tổ chức bộ máy kế toán, nhà quản lý cần căn cứ tới những vấn đề: Căn cứ vào đặc điểm, yêu cầu cụ thể của đơn vị để vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán cho phù hợp; Căn cứ vào biên chế bộ máy kế toán hiện có để tổ chức, phân chia ra các bộ phận kế toán trong đơn vị một cách hợp lý…
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những khâu quan trọng trong việc tổ chức thu nhận, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin của đơn vị, quyết định đến chất lượng, hiệu quả của công tác kế toán, do đó việc lựa chọn các hình thức tổ chức công tác kế toán cũng có liên quan mật thiết đến việc thiết kế bộ máy kế toán ở đơn vị.
Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán khoa học, hợp lý sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc kế toán, tiết kiệm được chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị. Theo đó, tùy đặc điểm hoạt động của mỗi đơn vị để có thể chọn một trong ba hình thức tổ chức công tác kế toán sau: Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung; Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán; Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán.
Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung
Theo hình thức này, cả đơn vị sự nghiệp công lập chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kế toán của đơn vị. Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị.
Hình thức tổ chức công tác kế toán có những ưu điểm nổi trội như: Thuận tiện trong phân công, chuyên môn hóa công việc đối với cán bộ kế toán và trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý và cơ giới hóa công tác kế toán; Tổ chức bộ máy kế toán, tiết kiệm chi phí hạch toán; Việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng cũng như các nhà quản lý đối với hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của đơn vị; Kiểm tra, xử lý, cung cấp kịp thời thông tin kế toán.
Tuy nhiên, nếu địa bàn hoạt động của đơn vị rộng, phân tán, trình độ chuyên môn, trang bị sử dụng phương tiện, kỹ thuật ghi chép, xử lý, cung cấp thông tin chưa cao thì việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị đối với công tác kế toán cũng như hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí ở các đơn vị trực thuộc sẽ bị hạn chế.
Như vậy, mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung thường được áp dụng thích hợp với các đơn vị sự nghiệp độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán quyền lực quản lý. Đây cũng là những đơn vị sự nghiệp có hoạt động tập trung về mặt không gian và mặt bằng hoạt động, có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại.
Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán
Theo hình thức này, đơn vị thành lập phòng kế toán trung tâm, ở đơn vị trực thuộc đã được phân cấp quản lý tài chính, kinh tế nội bộ đều có tổ chức kế toán riêng.
Kế toán trung tâm thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp trên và công tác tài chính trong toàn đơn vị; Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở; Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị cơ sở trực thuộc gửi lên và cùng với các tài liệu, báo cáo kế toán về phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính của toàn đơn vị.
Kế toán đơn vị trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình. Tổ chức lập các báo cáo kế toán, định kỳ gửi về phòng kế toán trung tâm.
Ưu điểm của hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán là tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phân cấp quản lý kinh tế, tài chính, hạch toán kinh tế nội bộ; Công tác kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kinh tế ở các đơn vị, bộ phận trực thuộc được nhanh chóng, kịp thời.
Tuy nhiên, hình thức này chỉ phù hợp với đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập. Bởi nhược điểm cơ bản của hình thức này là việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo toàn đơn vị thường bị chậm; Tổ chức bộ máy kế toán cồng kềnh, phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán. Việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng không tập trung.
Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán
Theo hình thức này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị trực thuộc thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng.
Phòng kế toán trung tâm thực hiện các công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị trực thuộc; Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc; Thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán của cá đơn vị trực thuộc có tổ chức hạch toán kế toán riêng và lập báo cáo kế toán tổng hợp cho toàn đơn vị; Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính toàn đơn vị. Còn đơn vị kế toán phụ thuộc thì thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính phát sinh ở đơn vị mình và định kỳ lập báo cáo kế toán, gửi về phòng kế toán trung tâm.
Hình thức này phù hợp với các đơn vị lớn có nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung, vừa phân tán, mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính, trình độ quản lý khác nhau. Việc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập có thể thực hiện theo các mô hình khác nhau, phù hợp với loại hình tổ chức công tác kế toán mà đơn vị đã lựa chọn.
Nhìn chung, việc tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng và là yếu tố quyết định hoàn toàn tới chất lượng công tác kế toán của một đơn vị.
Nguyễn Đức Quý – Bệnh viện Nam Thăng Long [Bộ Giao thông Vận tải]
1. Bộ Tài chính [2006], Quyết định 19/2006/TT-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán HCSN;
2. Bộ trưởng Bộ Tài chính [2008], Hệ thống Mục lục ngân sách nhà nước ban hành theo Quyết định 33/2008/QĐ-BTC ngày 02/6/2008;
3. Chính phủ [2006], Nghị định 43/2006/NĐ-CP ban hành ngày 25/4/2006 về việc quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập;
4. Chính phủ [2012], Nghị định 85/2012/NĐ-CP ngày 15/10/2012 về cơ chế hoạt động, cơ chế tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp y tế công lập và giá dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh của các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh công lập.