A- HƯỚNG DẪN CHUNG
I – PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
1. Văn bản này hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành đối với văn bản, tài liệu có giá trị của Đảng [bao gồm tài liệu giấy, phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, micrôphim…] hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp; được áp dụng đối với các cơ quan, tổ chức đảng từ Trung ương đến cơ sở [sau đây từ“cơ quan, tổ chức đảng”đượcgọi chung là“cơ quan đảng”].Bạn đang xem : Mẫu mục lục văn bản
2. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử của Đảng không thuộc khoanh vùng phạm vi Hướng dẫn này .II – GIẢI THÍCH TỪ NGỮTrong Hướng dẫn này, những từ ngữ dưới đây được hiểu thống nhất như sau :1. “ Hồ sơ ‘ ‘ là một tập văn bản, tài liệu có tương quan với nhau về một yếu tố, một vấn đề, một đối tượng người dùng đơn cử hoặc có một [ hoặc một số ít ] đặc thù chung như tên loại văn bản, cơ quan phát hành văn bản, thời hạn hoặc những đặc thù khác, hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm thuộc khoanh vùng phạm vi tính năng, trách nhiệm của một cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng hoặc của một cá thể .2. “ Lập hồ sơ ‘ ‘ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm thành hồ sơ theo những nguyên tắc, trình tự và chiêu thức nhất định .3. “ Danh mục hồ sơ ‘ ‘ là bảng kê có mạng lưới hệ thống những hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư hoặc trong một nhiệm kỳ hoạt động giải trí của một cấp uỷ, cơ quan đảng kèm theo ký hiệu và số hồ sơ, thời hạn dữ gìn và bảo vệ của từng hồ sơ và được thiết kế xây dựng theo những nguyên tắc, trình tự và giải pháp nhất định .4. “ Đơn vị dữ gìn và bảo vệ ‘ ‘ là đơn vị chức năng tàng trữ dùng để thống kê và tra tìm tài liệu trong tàng trữ. Một hồ sơ nếu có ít văn bản, tài liệu thì hồ sơ ấy là một đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu được chia thành nhiều tập thì mỗi tập trong hồ sơ ấy là một đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ .5. ‘ ‘ Tiêu đề hồ sơ ‘ ‘ là phần tóm tắt ngắn gọn, đúng chuẩn ra mắt thành phần và nội dung tài liệu của hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đủ, đúng những yếu tố, tên loại, tác giả, nội dung, khu vực và thời hạn tài liệu có trong hồ sơ .6. “ Mục lục văn bản, tài liệu ‘ ‘ là bản kê có mạng lưới hệ thống những văn bản, tài liệu và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ .7. ‘ ‘ Chứng từ kết thúc ‘ ‘ là bản ghi số lượng những trang, đặc thù và thực trạng vật lý của những văn bản, tài liệu có trong hồ sơ hoặc trong đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ .8. “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ‘ ‘ là bản kê có mạng lưới hệ thống tên những hồ sơ [ đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ] và những thông tin hướng dẫn thiết yếu khác của một khối hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị chức năng, cá thể nộp lưu vào tàng trữ hiện hành của cơ quan .9. “ Lưu trữ hiện hành của cơ quan đảng ‘ ‘ là hình thức tàng trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan đảng trong thời hạn hiện hành theo lao lý của Trung ương và giao nộp vào tàng trữ cấp uỷ cùng cấp khi hết hiệu lực hiện hành hiện hành .III – YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ VÀ LẬP HỒ SƠ1. Hồ sơ lập ra phải phản ánh rất đầy đủ, đúng tính năng, trách nhiệm của cơ quan đảng hoặc của những đơn vị chức năng trong cơ quan đó được pháp luật tại Điều lệ Đảng và những lao lý khác của Trung ương Đảng .2. Văn bản, tài liệu tích lũy đưa vào hồ sơ phải tương quan ngặt nghèo với nhau và phản ánh đủ, đúng trình tự diễn biến của yếu tố, vấn đề hoặc trình tự xử lý việc làm .3. Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính và có thời hạn dữ gìn và bảo vệ tương đối đồng đều .
B- LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH
I. MỞ HỒ SƠ
1. Mở hồ sơ hiện hành theo danh mục hồ sơ
1.1. Sử dụng hạng mục hồ sơ để mở hồ sơKhi cơ quan [ đơn vị chức năng ] đã thiết kế xây dựng được bản hạng mục hồ sơ, cán bộ văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm nhân sao hạng mục hồ sơ gửi những đơn vị chức năng trong cơ quan để cán bộ, nhân viên, nhân viên cấp dưới dựa vào hạng mục hồ sơ [ theo tiêu đề hồ sơ dự kiến trong hạng mục hồ sơ ] làm địa thế căn cứ xác lập những hồ sơ, nhóm hồ sơ nào mà cá thể phải lập .- Vào đầu năm hoặc đầu nhiệm kỳ, văn thư cơ quan [ đơn vị chức năng ] địa thế căn cứ hạng mục hồ sơ để chuẩn bị sẵn sàng bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị chức năng hoặc cán bộ, nhân viên, nhân viên cấp dưới có nghĩa vụ và trách nhiệm lập .- Cán bộ, nhân viên, nhân viên cấp dưới dựa vào hạng mục hồ sơ, bìa hồ sơ đã có để mở hồ sơ [ hình thành hồ sơ ] .1.2. Lưu ý khi sử dụng hạng mục hồ sơ để mở hồ sơDanh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ dự kiến sẽ lập nên khó hoàn toàn có thể đúng mực tuyệt đối. Vì vậy, những hồ sơ không dự kiến mở nhưng có lập thì bổ trợ hồ sơ đó vào hạng mục hồ sơ, ngược lại, những hồ sơ dự kiến mở nhưng thực tiễn không lập thì phải ghi vào cột ghi chú của hạng mục hồ sơ : ‘ ‘ Không hình thành hồ sơ ‘ ‘ .[ Mẫu hạng mục hồ sơ xem Phụ lục số 1 ] .
2. Mở hồ sơ hiện hành khi chưa có danh mục hồ sơ
Khi chưa có hạng mục hồ sơ, cán bộ, nhân viên, nhân viên cấp dưới phải mở hồ sơ hiện hành trên cơ sở nắm vững nội dung tài liệu và vận dụng những đặc trưng hầu hết để hình thành những hồ sơ đơn cử. Cách vận dụng những đặc trưng của văn bản để mở hồ sơ như sau :- Đặc trưng yếu tố : Văn bản, tài liệu có tên gọi khác nhau của nhiều cơ quan, tổ chức triển khai khác nhau nhưng nội dung của những văn bản, tài liệu ấy phản ánh về một yếu tố, vấn đề, vấn đề trong một khoảng chừng thời hạn nhất định hoàn toàn có thể lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đại hội, hội nghị, hồ sơ chuyên đề, yếu tố, vấn đề .Ví dụ : Hồ sơ về việc sơ kết ba năm [ 2003 – 2005 ] triển khai Nghị quyết Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương Đảng [ khoá IX ‘ ‘ về phát huy sức mạnh đại đoàn kết toàn dân tộc bản địa vì dân giàu, nước mạnh, xã hội công minh, dân chủ, văn minh ‘ ‘ .- Đặc trưng tên gọi [ tên loạivăn bản ] : Là tên gọi của thể loại văn bản như : nghị quyết, thông tư, thông tri … Những văn bản có cùngtên gọicủa cùng mộttác giảtrong khoảngthời giannhất định [ quý, nửa năm, cả năm, một nhiệm kỳ ] hoàn toàn có thể lập một hồ sơ. Đặc trưng này thườngđượcvận dụng để lập hồ sơ những tập lưu văn bản ban hànhcủa cơ quan đảng .Ví dụ : Báo cáotháng của Ban Tổ chức Trung ương, năm 2004 .- Đặc trưng tác giả : Tác giả là cơ quan phát hành văn bản. Các văn bản có tên gọi khác nhau, nội dung khác nhau của cùng một tác giả, hoàn toàn có thể lập một hồ sơ. Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ so với văn bản, tài liệu của những cơ quan khác gửi đến .Ví dụ : nghị quyết, thông tư, báo cáo giải trình, công văn … củaĐảng ủy Khối những cơ quan Trung ương, năm 2008 .- Đặc trưng cơ quan thanh toán giao dịch : Văn bản, tài liệu của cơ quan này thanh toán giao dịch với cơ quan khác trong khoảng chừng thời hạn nhất định về một yếu tố đơn cử hoàn toàn có thể lập một hồ sơ .Ví dụ : Văn bản, tài liệu trao đổigiữa Văn phòng Trung ương Đảng với Văn phòng Thành uỷ Đà Nẵngvềviệc mở lớp tu dưỡng nhiệm vụ văn phòng cấp uỷ, tháng 5-2008 .- Đặc trưng địa dư : Địa dư là khoanh vùng phạm vi của những đơn vị chức năng hành chính như tỉnh, thành phố, huyện, Q., xã, phường … hoặc khoanh vùng phạm vi chỉ chung cho những vùng, miền, khu vực … Những văn bản, tài liệu có tên loại giống nhau, được những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng số lượng giới hạn bởi một khoanh vùng phạm vi địa dư, sản sinh trong một khoảng chừng thời hạn nhất định, hoàn toàn có thể lập một hồ sơ .Ví dụ : Báo cáo của Ban Dân vận Tỉnh uỷ về tình hình triển khai Quy chế dân chủ ở cơ sởở những huyện miền núitỉnh Thanh Hoá năm 2006 .- Đặc trưng thời hạn : Là thời hạn số lượng giới hạn năm, tháng của yếu tố, sự kiện, vấn đề mà nội dung văn bản đề cập đến hoặc thời hạn phát hành văn bản .Đặc trưng thời hạn luôn được vận dụng phối hợp với những đặc trưng hầu hết khác để lập hồ sơ .Ví dụ 1 : Báo cáo sơ kết công tácsáu tháng đầu năm 2008 của những ban, đảng uỷ thường trực Thành uỷ TP. Hà Nội .Ví dụ 2 : Chỉ thị, nghị quyết của Tỉnh uỷ Nghệ Annăm 2005 .II – THU THẬP, CẬP NHẬT VĂN BẢN, TÀI LIỆU ĐƯA VÀO HỒ SƠ VÀ SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ
1. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ
– Trong quy trình theo dõi xử lý việc làm, cán bộ, nhân viên, nhân viên cấp dưới tích lũy, update đủ, đúng văn bản, tài liệu tương quan [ kể cả văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm ] đưa vào hồ sơ tương ứng như tiêu đề dự kiến ghi trên bìa hồ sơ .- Thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động giải trí của cơ quan diễn ra bên ngoài trụ sở cơ quan để đưa vào hồ sơ [ ví dụ : những bài phát biểu, tham luận, những băng đĩa ghi âm, ghi hình … của chỉ huy, cán bộ cơ quan tại những forum đại hội, hội nghi, bội thảo, lễ khai công … được thực thi tại những cơ quan, tổ chức triển khai, địa phương khác ] .- Khi tích lũy, update văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải kiểm tra để đưa ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác, hoặc những tài liệu, văn bản hết giá trị .
2. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
2.1. Phần chia hồ sơ thành những tập [ đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ]Nếu khối lượng văn bản, tài liệu trong một hồ sơ khá lớn [ quá 200 trang ] thì chứa hồ sơ đó thành nhiều tập, mỗi tập làmột đơnvị dữ gìn và bảo vệ. Phải địa thế căn cứ vào tác giả, nội dung, giá trị tài liệu, yếu tố, thời hạn, số lượng trang tài liệu … của hồ sơ để phân loại hài hòa và hợp lý những tập [ đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ] trong hồ sơ đó. Mỗi tập [ đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ] trong hồ sơ đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập .Căn cứ nội dung khối lượng tài liệu, hồ sơ đó hoàn toàn có thể phân loại tài liệu của hồ sơ trên thành những tập [ đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ] như sau :Tập 1. Chỉ thị, kế hoạch, thông tin, hướng dẫn, báo cáo giải trình … của Bộ Chính trị, Thành uỷ TP. Hà Nội và những ban của Thành uỷ. Năm 2006 – 2008 .Tập2. Quyết định, kế hoạch, thông tin, hướng dẫn, báo cáo giải trình … của Quận uỷ Hoàn Kiếm, những ban của Quận uỷ. Năm 2006 – 2008 .Tập3. Quyết đinh, kế hoạch, thông tin, hướng dẫn, báo cáo giải trình … của những Đảng uỷ thường trực Quận uỷ Hoàn Kiếm. Năm 2006 – 2008 .Phía trên tiêu đề từng tập [ đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ] phải ghi đủ, đúng tiêu đề hồ sơ .Tập4. Quyết định, kế hoạch, thông tin, hướng dẫn, báo cáo giải trình … của những Đảng uỷ thường trực Quận uỷ Hoàn Kiếm. Năm 2006 – 2008 .2.2. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ[ Sau đây từ ghép “ hồ sơ hoặc đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ‘ ‘ được viết tắt : “ hồ sơ [ đvbq ] ” ] .Trong quy trình tích lũy, update đủ, đúng văn bản, tài liệu đến lúc kết thúc hồ sơ phải triển khai sắp xếp những văn bản, tài liệu ấy trong hồ sơ hoặc trong đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ [ nếu hồ sơ chia thành nhiều đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ] nhằm mục đích cố định và thắt chặt trật tự văn bản, tài liệu để bảo vệ mối liên hệ về nội dung của yếu tố, vấn đề … có trong hồ sơ [ đvbq ] theo sáu cách sau :2.2.1. Sắp xếp theo số văn bảnNếu trong hồ sơ [ đvbq ] chỉcó một loạivăn bảnnhư nghị quyết, thông tư … củacùng một tác giả phát hành thì sắp xếp theo thứ tự số văn bản ban hànhsố nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp những tập lưu văn bản đi của cơ quan phát hành .2.2.2. Sắp xếp theo ngày tháng phát hành văn bảnNếu trong hồ sơ [ đvbq ] chỉ có một loại văn bảnnhư thông tư, quyết định hành động … của một cơ quan khác gửi đếnthì văn bản nào có ngày tháng phát hành sớm xếp trên, văn bản nào có ngày tháng phát hành muộn xếp dưới. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp văn bản trong những hồ sơ [ đvbq ] được lập theo đặc trưng tác giả .2.2.3. Sắp xếp theo trình tự xử lý việc làmVăn bản, tài liệu nào có nội dungvề khởi đầuvấn đề, vấn đề cần xử lý đượcxếp tiên phong, tiếp đến văn bản, tài liệu nàogiải quyết trước xếp trên, xử lý sau xếp dướikết thúc hồ sơ là văn bản, tài liệu tổng kết hoặc kết thúc yếu tố, vấn đề. Cách này thường được vận dụng để sắp xếp văn bản tài liệu trong những hồ sơ [ đvbq ] được lập theo đặc trưng yếu tố .2.2.4. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản2.2.5. Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả văn bảnNếu trong một hồ sơ gồmvăn bản, tài liệu của nhiều cơ quan thì văn bản, tài liệu của cơ quan cấp trên xếp trên, văn bản tài liệu của cơ quan cấp dưới xếp dưới ; nếu văn bản, tài liệu của những cơ quan cùng cấp thì xếp theo thứ tự những cơ quan : đảng, chính quyền sở tại, tổ chức triển khai chính trị – xã hội, tổ chức triển khai xã hội – nghề nghiệp, tổ chức triển khai xã hội … ; trong từng cơ quan, văn bản tài liệu sắp xếp theo thứ tự ngày tháng phát hành .2.2.6. Sắp xếp tên theo vần vần âm tiếng ViệtNếu hồ sơ [ đvbq ] có văn bản, tài liệu cùng loại của nhiều cơ quan địa phương cùng cấp, hoặc của nhiều cá nhân thể những văn bản, tài liệu đó được sắp xếp thứ tự tên những cơ quan địa phương, hoặc tên cá thể theo vần vần âm tiếng Việt A, B, C. ..2.3. Một số điểm cần quan tâm khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ [ đvbq ]- Nếu trong hồ sơ [ đvbq ] có tài liệu phim, ảnh … thì cho vào phong bì để dữ gìn và bảo vệ riêng [ cần ghi rõ trong chứng từ kết thúc hồ sơ [ đvbq ] địa chỉ dữ gìn và bảo vệ và những ký hiệu tra tìm ] .- Trong một hồ sơ [ đvbq ] mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ lưu một bản có thực trạng vật lý tốt nhất. Phải chọn bản chính để lưu, trường hợp không có bản chính thì chọn bản sao để lưu thay thế sửa chữa. Nếu có tư liệu [ sách, báo, tạp chí … ] đính kèm văn bản, tài liệu thì những tư liệu ấy cũng được sắp xếp vào hồ sơ [ đvbq ] .- Chương trình, kế hoạch, báo cáo giải trình công tác làm việc hằng năm xếp vào năm mà nội dung văn bản đó đề cập đến .- Chương trình, kế hoạch, công tác làm việc nhiều năm xếp vào năm đầu ; báo cáo giải trình tổng kết công tác làm việc nhiều năm xếp vào năm cuối ,Ví dụ 1 : Chương trình ứng dụng công nghệ thông tin 5 năm [ 2005 – 2010 ] của Văn phòng Trung ương Đảng được xếp vào năm 2005 .Xem thêm : # 9 Phần Mềm Xem Camera Trên Điện Thoại Android Và Iphone, Những Phần Mềm Xem Camera Trên Điện Thoại AndroidVí dụ 2 : Báo cáo tổng kết công tác làm việc của Tỉnh uỷ Tiền Giang ba năm [ 2002 – 2005 ] được xếp vào năm 2005 .III – KẾT THÚC VÀ BIÊN MỤC HỒ SƠ
1. Kết thúc hồ sơ
Khi việc làm xử lý xong hoặc hết năm văn thư [ nhiệm kỳ hoạt động giải trí ], hồ sơ được kết thúc. Người lập hồ sơ có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ [ đvbq ], để :- Bổ sung văn bản, tài liệu còn thiếu .- Loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa hoặc không có giá trị .- Xem xét lại trật tự sắp xếp trong hồ sơ [ đvbq ], nếu chưa hài hòa và hợp lý thì sắp xếp lại .Chỉnh sửa, hoàn hảo tiêu đề hồ sơ và thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ .
Nếu hết năm văn thư [nhiệm kỳ hoạt động], công việc chưa giải quyết xong, hồ sơ chưa kết thúc thì ghi vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ:”Chuyển năm [nhiệm kỳ]sau”.
2. Biên mục hồ sơ [đvbq]
Khi hồ sơ kết thúc, tài liệu được sắp xếp không thay đổi thì triển khai biên mục hồ sơ. Quy trình nhiệm vụ biên mục hồ sơ [ đvbq ] theo trình tự sau :2.1. Đánh số trangĐánh số trang là đánh số thứ tự liên tục từ số 1 bằng chữ số Ảrập nhằm mục đích cố định và thắt chặt thứ tự từng trang văn bản, tài liệu có trong hồ sơ [ đvbq ]. Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ được đánh 1 số ít. Số trang phải được đánh rõ bằng bút chì đen mềm ở góc phải trên cùng cách mép trên và mép phải trang 1 cm .Khi đánh số trang cần quan tâm :- Không đánh số vào những trang giấy trắng [ không có chữ ] .- Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim [ chỉ khâu ] ở giữa được xem là hai trang tài liệu và được đánh hai số .- Nếu có ảnh [ hoặc phim âm bản đi cùng ] thì đánh số mặt sau ảnh cho vào bì dữ gìn và bảo vệ chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì .- Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình … thì đánh số lên nhãn băng và cho vào bì hoặc hộp dữ gìn và bảo vệ chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì .Nếu có trang trình diễn nhiều ảnh, bài … cắt rời từ những sách, báo, tạp chí, tài liệu … khác và dán lại thành trang cũng được xem là trang tài liệu và phải đánh số .- Trường hợp đánh sót số trong [ trang liền kề không có số ] thì dùng số của trang trước và thêm a, b, c … vào sau số đó [ ví dụ : trang trước số 15 thì những trang bỏ sót sẽ là 15 a, 15 b, 15 c … ; trường hợp đánh trùng số trang [ trang liền kề trùng số với trang trước ] thì thêm a, b, c., , vào sau số đó [ ví dụ : 10 a, 10 b, 10 c .. ] .- Nếu trong hồ sơ [ đvbq ] có những tư liệu [ sách, báo, tạp chí … ] thì chỉ cần đánh 1 số ít chung cho tư liệu đó. [ không đánh số trang cho những trang trong tư liệu ] .2.2. Viết mục lục văn bản, tài liệuViết mục lục văn bản, tài liệu là ghi những thông tin về từng văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ ‘ ‘ Mục lục văn bản, tài liệu ‘ ‘ nhằm mục đích thống kê và cố định và thắt chặt thứ tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số. Cần viết đủ đúng mực những thành phần thiết yếu của văn bản, tài liệu vào mục lục. Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ [ đvbq ] ngay sau tờ bìa .Mục lục văn bản, tài liệu theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng .[ Mẫu mục lục văn bản, tài liệu xem Phụ lục số 2 ]2.3. Viết tờ chứng từ kết thúcViết chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý quan tâm cộng thêm những trang trùng số, trừ bớt những trang khuyết số, ghi đơn cử đặc thù [ viết tay, vật tư chế tác, tư liệu đính kèm … ] và thực trạng vật lý [ mốc, ố, mủn, nhàu nát … ] nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ và tờ “ Chứng từ kết thúc ‘ ‘. Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ. Tờ chứng từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ [ đvbq ] .Tờ chứng từ kết thúc theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng .[ Mẫu chứng từ kết thúc xem Phụ lục số 3 ] .2.4. Viết bìahồ sơViết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, đúng mực những thông tin : Tên phông ; tên đơn vị chức năng, tổ chức triển khai [ nếu có ] ; tiêu đề hồ sơ [ đvbq ] ; thời hạn mở màn và kết thúc ; số lượng tờ ; số phông, số mục lục, số hồ sơ [ viết tạm bằng bút chì ] và thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ [ đvbq ] .Lưu ý :- Chữ viết trên bìa hồ sơ [ đvbq ] phải rõ ràng, sạch sẽ và đẹp mắt, bằng mực tốt khó phai, đúng chính tả tiếng Việt, chỉ được viết tắt những từ đã được quy ước .- Tiêu đề hồ sơ [ đvbq ] cần viết ngắn gọn, rõ ràng bảo vệ thống nhất giữa thông tin tiêu đề với thông tin hồ sơ. Có thể địa thế căn cứ vào tiêu đề hồ sơ đã được dự kiến trong hạng mục hồ sơ để viết. Các yếu tố thông tin cơ bản trong tiêu đề hồ sơ gồm : tên loại, tác giả, nội dung, khu vực và thời hạn tài liệu có trong hồ sơ. Trật tự sắp xếp những yếu tố thông tin trên hoàn toàn có thể đổi khác, thêm bớt tuỳ thuộc vào những đặc trưng được vận dụng để lập hồ sơ .Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng .[ Mẫu bìa hồ sơ xem Phụ lục số 4 ] .Ngoài việc lậphồ sơ hiện hành [ hồ sơ việc làm ], cán bộ, nhân viên nhân viên cấp dưới nhiệm vụ trong những cơ quan đảng cần lậphồ sơ nguyên tắcđể làm địa thế căn cứ xử lý việc làm tiếp tục .Hồ sơ nguyên tắc gồm có bản sao có hiệu lực hiện hành pháp lý như bản chính những văn kiện, văn bản chỉ huy, thông tư, hướng dẫn … của những cơ quan đảng, nhà nước có thẩm quyền về một nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí nào đó .Ví dụ : Tập văn bản chỉ huy và hướng dẫn của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng về ‘ ‘ Thể loại, thẩm quyền phát hành và thể thức văn bản của Đảng ‘ ‘. Năm 1997 – 2004 .
C- GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH
I – THỜI HẠN GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU- Tài liệu hành chính : sau một năm, kể từ năm việc làm kết thúc .- Tài liệu điều tra và nghiên cứu khoa học : sau một năm kể từ năm khu công trình điều tra và nghiên cứu được nghiệm thu sát hoạch chính thức .- Tài liệu phim, ảnh, băng, đa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, micrôphim … : sau ba tháng kể từ khi việc làm kết thúc .- Tài liệu về kiến thiết xây dựng cơ bản [ gồm có cả phong cách thiết kế được phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền và tài liệu khác có tương quan đến khu công trình kiến thiết xây dựng ] : sau ba tháng kể từ khi khu công trình được quyết toán .Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì thời hạn tạm giữ lại không được quá hai năm .II – THỦ TỤC GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU
1. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp
– Tới hạn giao nộp, với sự giúp sức, hướng dẫn nhiệm vụ của cán bộ tàng trữ, từng cán bộ, nhân viên, nhân viên cấp dưới, cán bộ văn thư cơ quan thực thi kiểm tra lần cuối những hồ sơ việc làm đã lập [ kiểm tra sự thiếu – đủ tài liệu, cách sắp xếp, biên mục hồ sơ … ]. Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu tài liệu hoặc có khiếm khuyết về nhiệm vụ thì đơn vị chức năng, cá thể lập hồ sơ sưu tầm bổ trợ, chỉnh sửa hồ sơ .Những hồ sơ, tài liệu của những cơ quan, đơn vị chức năng nộp lưu phải được thống kê thành ‘ ‘ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ‘ ‘ [ ba bản ] để đính kèm ‘ ‘ Biên bản giao nhận tài liệu ” .“ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ‘ ‘ theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng .[ Mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu xem Phụ lục số 5 ]
2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu
Khi đảm nhiệm hồ sơ, tài liệu nộp lưu, hai bên giao nhận triển khai kiểm tra, so sánh trong thực tiễn hồ sơ, tài liệu hiện có với ‘ ‘ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ‘ ‘ và lập “ Biên bản giao nhận tài liệu ‘ ‘. Biên bản có đủ chữ ký, họ tên của cả hai bên giao nhận, của chỉ huy cơ quan và của đại diện thay mặt đơn vị chức năng giao nộp hồ sơ, tài liệu và được làm thành ba bản [ bên giao giữ một bản, bên nhận giữ hai bản ]. .[ Mẫu biên bản giao nhận tài liệu xem Phụ lục số 6 ] .Lưu ý : Các hồ sơ nguyên tắc, những văn bản, tài liệu, tư liệu gửi đến để biết, để tìm hiểu thêm không thuộc diện nộp lưu vào tàng trữ hiện hành .
D- TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH
1. Lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng
1.1 Trong khoanh vùng phạm vi cơ quan, có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy công tác làm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn của cơ quan. đơn vị chức năng nhiệm vụ của cơ quan đảng cấp trên .1.2. Chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về chất lượng hồ sơ đã lập, dữ gìn và bảo vệ và sử dụng hồ sơ, tài liệu trong thời hạn tàng trữ hiện hành tại cơ quan .1.3. Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra và tạo điều kiện kèm theo để chỉ huy cơ quan đảng cấp dưới thuộc mạng lưới hệ thống tổ chức triển khai của Đảng và cơ quan, đơn vị chức năng, cán bộ nhiệm vụ triển khai xong công tác làm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu .1.4. Phê duyệt bản hạng mục hồ sơ của cơ quan .
2. Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người được giao trách nhiệm
2.1. Tổ chức triển khai việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ hiện hành của cơ quan mình .2.2. Tham mưu cho chỉ huy cơ quan đảng trong việc chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn nhiệm vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu so với những cơ quan đảng cấp dưới .2.3. Chỉ đạo cán bộ văn thư kiến thiết xây dựng bản hạng mục hồ sơ của cơ quan .
3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng
Thủ trưởng những đơn vị chức năng [ vụ, cục, TT, phòng, ban, đội … ] chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước chỉ huy cơ quan về việc lập hồ sơ, dữ gìn và bảo vệ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của những cá thể và của đơn vị chức năng mình vào tàng trữ hiện hành .
4. Cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng
Mọi cán bộ, nhân viên, nhân viên cấp dưới trong cơ quan, tổ chức triển khai đảng những cấp thực thi chức trách, trách nhiệm được giao liên quan đến văn bản, tài liệu của Đảng có nghĩa vụ và trách nhiệm :4.1. Lập hồ sơMỗi cá thể phảilập hồ sơ hiện hành đối so với công việcđược cơ quan, đơn vị chức năng phân công theo dõi, xử lý .Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành, cần thiếtlập hồ sơ nguyên tắclàm cơ sở xử lý việc làm hằng ngày .4.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu- Theo từng đơn vị chức năng, những cá thể trong cơ quan đảng phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ hiện hành của cơ quan nơi mình công tác làm việc theo thời hạn pháp luật trong Hướng dẫn này .- Các cá thể, vì việc làm chưa xử lý xong, cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập bảng kê hồ sơ, tài liệu cần giữ gửi cho tàng trữ hiện hành và phải được sự đồng ý chấp thuận của thủ trưởng đơn vị chức năng. Riêng so với việc giữ lại hồ sơ tài liệu mật, phải được sự đảng của chỉ huy cơ quan .- Mọi cán bộ, nhân viên, nhân viên cấp dưới trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác làm việc đều phải chuyển giao lạihồ sơ, tài liệu cho đơn vị chức năng hoặc người tiếp sau. Hồ sơ, tài liệu chuyển giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận .
5. Lãnh đạo cấp uỷ, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức đảng
Lãnh đạo những cấp uỷ [ đảng uỷ cơ sở, đảng bộ bộ phận thường trực đảng uỷ cơ sở, những chi bộ ] và những đoàn thể chính trị – xã hội [ Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Phụ nữ, Cựu chiến binh … ] trong cơ quan, tổ chức triển khai đảng có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy việc lập hồ sơ, tài liệu của tổ chức triển khai mình và giao nộp vào tàng trữ hiện hành của cơ quan khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động giải trí theo Hướng dẫn này .
6. Văn thư cơ quan [phòng, bộ phận hoặc người được giao làm văn thứ], có trách nhiệm:
6.1. Chủ trì, phối hợp với tàng trữ hiện hành thiết kế xây dựng bản hạng mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai .6.2. Sao gửi hạng mục hồ sơ cho những đơn vị chức năng, cá thể trong cơ quan để cán bộ, nhân viên, nhân viên cấp dưới dựa vào hạng mục hồ sơ làm địa thế căn cứ lập hồ sơ .6.3. Vào đầu năm hoặc đầu nhiệm kỳ, địa thế căn cứ hạng mục hồ sơ để chuẩn bị sẵn sàng bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị chức năng hoặc cán bộ, nhân viên cấp dưới có nghĩa vụ và trách nhiệm lập hồ sơ .6.4. Lập và giao nộp hồ sơ thuộc nghĩa vụ và trách nhiệm .
7. Lưu trữ hiện hành
Đơn vị hoặc cá thể làm công tác làm việc tàng trữ hiện hành có nghĩa vụ và trách nhiệm :7.1. Đốivới việc lập hồ sơPhối hợp với những đơn vị chức năng, cá thể xác lập những hồ sơ tài liệu cần tích lũy, cần lập ; phối hợp với văn thư cơ quan triển khai xong dự thảo hạng mục hồ sơ hằng năm [ nhiệm kỳ ] của cơ quan [ hoặc của những đơn vị chức năng ] trình chỉ huy cơ quan phát hành dùng thống nhất .- Hướng dẫn những đơn vị chức năng, cá thể hằng năm [ nhiệm kỳ ] hình thành hồ sơ hiện hành [ mở hồ sơ ] và nhiệm vụ kiến thiết xây dựng, triển khai xong hồ sơ .7.2. Đối với việc giao nộp hồ sơ, tài liệu- Lập kế hoạch tích lũy hồ sơ, tài liệu định kỳ hằng năm và đột xuất .- Hướng dẫn những đơn vị chức năng, cá thể chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành bản ‘ ‘ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ‘ ‘ của đơn vị chức năng đó .- Chuẩn bị kho tàng và những phương tiện đi lại để tiếp đón hồ sơ, tài liệu đưa vào dữ gìn và bảo vệ .- Tổ chức đảm nhiệm hồ sơ, tài liệu nộp lưu và lập Biên bản giao nhận tài liệu ‘ ‘ .
E- TỐ CHỨC THỰC HIỆN
1. Hướng dẫn này thay thế các mục về ”Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ” trong các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của Văn phòng Trung ương Đảng và Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
Xem thêm: Thủ tục sang tên xe máy mới nhất 2022
2. Giao Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng tiến hành, kiểm tra, đôn đốc việc thực thi thống nhất Hướng dẫn này trong mạng lưới hệ thống những cơ quan, tổ chức triển khai đảng .3. Các văn phòng tỉnh uỷ, thành uỷ và văn phòng những cơ quan, tổ chức triển khai đảng thường trực Trung ương có nghĩa vụ và trách nhiệm giúp chỉ huy tổ chức triển khai thực thi thống nhất Hướng dẫn này trong khoanh vùng phạm vi cơ quan và chỉ huy, hướng dẫn, kiểm tra việc triển khai Hướng dẫn này đôi với những văn phòng cơ quan đảng cấp dưới .Trong quy trình thực thi nếu có vướng mắc cần trao đổi, ý kiến đề nghị phản ánh về Văn phòng Trung ương Đảng để kịp thời nghiên cứu và điều tra bổ trợ, sửa đổi .