Chữ ký gmail là phần hiển thị cuối cùng của một email. Chữ ký gmail thể hiện sự chuyên nghiệp của người sử dụng gmail. Bạn thường xuyên nhìn thấy những email có phần chữ ký cuối cùng rất đặc biệt, trang trọng. Vậy để làm sao có thể tạo một chữ ký gmail cho riêng mình? Trong bài viết hôm nay, compamarketing sẽ hướng dẫn chi tiết Cách tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp [2022]. Cùng theo dõi để tham khảo nhé!
1. Chữ ký trong Gmail là gì? Vai trò của chữ ký trong Gmail
Chữ ký trong Gmail hoạt động giống như một danh thiếp hiển thị đầy đủ thông tin liên hệ, địa chỉ, trang web, v.v. hoặc câu trích dẫn yêu thích của bạn, tự động được thêm vào cuối thư Gmail như một footer.
Ngoài việc gây ấn tượng với người nhận, chữ ký Gmail còn giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn, thể hiện phong cách nghiêm túc và cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân / công ty của mình đến người nhận.
Việc tạo chữ ký Gmail có tác dụng:
- Chữ ký trên gmail có thể ví như một tấm danh thiếp bản mềm khi gửi tới người nhận.
- Thông qua chữ ký ở cuối email giúp cung cấp thông tin rõ ràng và chính xác cho người nhận về các thông tin cơ bản của người gửi.
- Chữ ký Gmail cũng được coi như một quảng cáo cung cấp cho người nhận thông tin về sản phẩm, dịch vụ của bạn chỉ bằng một đường dẫn.
2. Những thông tin không thể bỏ qua về chữ ký gmail
Chữ ký Email – Chữ ký gmail là một phần thông tin về người gửi, xuất hiện ở cuối mỗi gmail. Hai nhiệm vụ chính của chữ ký gmail là truyền tải thông tin và tạo ấn tượng tốt cho người nhận. Do đó, chữ ký gmail phải bao gồm đầy đủ thông tin về người gửi nhưng vẫn phải ngắn gọn và súc tích, bao gồm:
- Thông tin cá nhân của người gửi như họ tên, nghề nghiệp, chức vụ, đơn vị công tác…
- Các thông tin liên lạc như số điện thoại, mạng xã hội, blog hoặc trang web cá nhân, tổ chức…
- Có thể chèn thêm hình ảnh của bản thân, hình ảnh chữ ký cá nhân hoặc một câu slogan mà bản thân tâm đắc…
Mọi cá nhân, doanh nghiệp vừa, nhỏ và lớn đều có thể sử dụng chữ ký trong gmail. Người dùng chỉ cần tạo chữ ký gmail một lần và chọn chế độ tự động. Như vậy, tất cả các email sau sẽ được thêm chữ ký vào cuối thư, nhằm thu hút sự chú ý của người nhận hơn.
3. Cách tạo chữ ký trong gmail thủ công chuyên nghiệp
Sau khi đăng nhập vào Gmail, bạn chỉ cần làm theo một vài bước đơn giản. Đi tới cài đặt trong Gmail, sau đó điều hướng đến phần chữ ký. Lúc này bạn sẽ thấy một ô để có thể tạo chữ ký cho Gmail hoặc chỉnh sửa theo yêu cầu. Chi tiết các bước tạo chữ ký cho Gmail như sau:
Bước 1: Mở cài đặt trong Gmail
Nhấp vào cài đặt trong Gmail
Khi bạn đã đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình, hãy tìm biểu tượng cài đặt [biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của cửa sổ Gmail. Sau khi nhấp vào biểu tượng này, hãy chọn cài đặt.]
Bước 2: Sử dụng chữ ký
Trong nhóm Cài đặt chung, chúng ta kéo nội dung xuống phần Chữ ký và tích vào phần sử dụng chữ ký.
Bước 3: Tuỳ chọn thiết kế chữ ký
Xuống khung trắng bên dưới sẽ có các tùy chọn thiết kế chữ trên Gmai. Với mỗi biểu tượng sẽ có những công dụng khác nhau.
Chẳng hạn như:
- Font chữ: chọn kiểu font chữ khác nhau cho chữ ký.
- Cỡ chữ: có kiểu nhỏ, thường, lớn và rất lớn.
- Định dạng: có ba định dạng cơ bản được sử dụng in đậm [B], in nghiêng [I] và gạch chân [U].
- Màu chữ: thay đổi màu ký tự trong chữ ký.
- Liên kết: dùng để chèn các link vào chữ ký
- Chèn ảnh: dùng để thêm ảnh vào chữ ký.
- Căn dòng căn trái, căn giữa hoặc căn phải cho chữ ký
- Danh sách: tạo các danh sách bullet hoặc đánh số trong chữ ký.
- Tăng, thụt lề: điều chỉnh lề cho các dòng chữ ký.
- Trích dẫn: tạo dòng trích dẫn cho chữ ký.
- Xóa định dạng: hình chữ T gạch chéo để xóa định dạng vừa đặt cho các ký tự trong chữ ký.
Bước 4: Nội dung chữ ký
Người dùng nhập nội dung chữ ký muốn hiển thị trong nội dung email. Thường chữ ký sẽ bao gồm:
- Số điện thoại,
- Địa chỉ email liên lạc khác nếu có,
- Địa chỉ trang web, Facebook, Twitter nếu có.
Nếu bạn chèn link website để liên hệ thì nên chèn qua ảnh rồi đính kèm link để chữ ký gọn gàng hơn. Nó vừa tạo nên sự chuyên nghiệp vừa mang tính thẩm mỹ cao.
Nhấn vào biểu tượng hình ảnh để chèn các biểu tượng icon cho danh bạ như Facebook, Gmail, v.v.
Bước 5: Chèn URL hình ảnh
Hiển thị khung để chèn URL hình ảnh. Gmail tự động phát hiện hình ảnh thông qua URL hình ảnh. Hiển thị hình ảnh qua URL, nhấn nút Chọn bên dưới.
Khi hình ảnh được hiển thị trong giao diện của phần chữ ký. Chúng tôi có thể thay đổi kích thước. Nếu ảnh có kích thước lớn, bạn nên giảm xuống kích thước nhỏ để vừa với khung nội dung.
Bước 6: Thêm liên hệ hình ảnh
Để chèn link liên hệ vào ảnh, chúng ta bôi đen ảnh rồi nhấn vào biểu tượng liên kết.
Sau đó, hình ảnh được gắn tạm thời vào URL của /, nhấp vào Thay đổi để chỉnh sửa lại liên kết.
Trong hộp Chỉnh sửa liên kết, hãy nhập URL của trang web. Vì vậy, khi người nhận email nhấp vào hình ảnh, họ sẽ ngay lập tức được chuyển đến trang web. Nếu bạn sử dụng địa chỉ email được gán cho biểu tượng email, hãy chọn Địa chỉ email> Nhấn OK để lưu. Chúng ta tiếp tục thực hiện các thao tác tương tự với các liên kết được chèn vào các ảnh còn lại.
Tiếp theo, bạn tiến hành chỉnh sửa thêm nội dung chữ ký để tạo ra một chữ ký chuyên nghiệp hơn.
Bước 7: Lưu thay đổi
Cuối cùng bạn nhấn chọn vào nút Lưu thay đổi bên dưới để lưu lại chữ ký cho Gmail.
Kết quả khi bạn gửi, email luôn hiển thị nội dung chữ ký đã soạn. Nội dung chữ ký có thể được xóa hoặc chỉnh sửa ngay trong email đang soạn thảo.
4. Tạo chữ ký Gmail trên website
4.1. Hubspot.com – Tạo chữ ký gmail chuyên nghiệp
Bước 1: Truy cập trang tạo chữ ký dưới đây của Hubspot
HUBSPOT
Bước 2: Trong Menu bên trái phần Created With HubSpot gạt sang Off để không cho phép chèn link tới HubSpot trong chữ ký
Các mẫu chữ ký được liệt kê dưới dạng sanh sách, nhấn vào để chọn. Mọi thay đổi sẽ diễn ra ngay lập tức trong cửa sổ bên phải
Bước 3: Chuyển sang tab có chữ A ở menu bên trái để chuyển sang phần nhập thông tin cho chữ ký. Mọi thay đổi sẽ diễn ra ngay lập tức trong cửa sổ bên phải
Cửa sổ nhập thông tin sẽ như sau:
Bước 4: Nhấn vào tab hình cây bút để chỉnh font chữ và màu sắc chữ ký
Bước 5: Tab cuối cùng là tab để thêm hình của bạn [Profile Picture] hoặc logo công ty [Company Logo]. Lưu ý HubSpot không cho upload trực tiếp hình ảnh lên. Vậy nên bạn cần phải sử dụng hình ảnh có sẵn trên internet hoặc tự upload hình ảnh lên đâu đó
Bước 6: Sau khi hoàn tất các bước nhấn vào Create Signature. Tiếp đó nhấn nút Copy Signature
Bước 7: Mở chỉnh sửa chữ ký trong Gmail theo đường link sau
CHỈNH SỬA CHỮ KÝ
Trong trình chỉnh sửa chữ ký, nhấp chuột phải và chọn Dán [hoặc Ctrl + V] để dán chữ ký bạn vừa tạo ở trên. Sau đó nhấn nút Lưu để lưu các thay đổi
4.2. HTLMSig
Truy cập vào HTLMSig:
HTLMSIG
Bước 1: Tại giao diện chính trên trang web chúng ta nhấn chọn vào Or Try a Free Signature để sử dụng miễn phí mà không đăng ký tài khoản. Tuy nhiên bạn nên tạo tài khoản để có thêm các điều chỉnh khác.
Bước 2: Cũng chuyển sang giao diện Your information. Để người dùng điền toàn bộ các thông tin liên hệ cần thiết. Giao diện thực hiện tương tự như với Hubspot bên trên.
Bước 3: Sau khi tạo xong nhấn Create Signature để bắt đầu khởi tạo chữ ký.
Cuối cùng cũng chèn nội dung chữ ký vào Gmail để sử dụng.
4.3. Newoldstamp – Tạo chữ ký gmail có logo
Truy cập vào website Newoldstamp
NEWOLDSTAMP
Bước 1: Trong giao diện của trang web chúng ta nhập các thông tin để tạo chữ ký.
Phần Fonts and Colors bên dưới chúng ta tiến hành thay đổi font chữ trong phần chữ ký. Photo or logo thì nhấn Choose a file để tải hình ảnh trang web lên.
Người dùng có thể thay đổi kích cỡ cho logo để phù hợp với khung chữ ký. Một số phần có biểu tượng khóa cần phải dùng bản nâng cấp trả phí.
Bước 2: Social icons để chèn thông tin về cách liên lạc với các trang mạng xã hội. Nếu có tài khoản thì người dùng sẽ có thêm nhiều biểu tượng khác khi nhấn vào Show more.
Bước 3: Nhìn sang cột Templates để lựa chọn các kiểu mẫu hiển thị cho chữ ký.
Bước 4: Sau khi chỉnh sửa xong nhấn vào nút Save and install trong phần Preview ở bên trên. Newoldstamp sẽ hiện giao diện xem trước cho chữ ký trên giao diện Gmail. Nếu người dùng ưng ý thì nhấn Copy and proceed.
Sau khi hoàn thành bạn dán vào phần cài đặt chữ ký trên Gmail để sử dụng nhé!
5. Cách tạo chữ ký Gmail trên điện thoại
5.1. Điện thoại Android
Bước 1: Mở ứng dụng Gmail.
Bước 2: Ở trên cùng bên trái, hãy nhấn vào biểu tượng Menu [3 gạch ngang].
Bước 3: Kéo xuống phía dưới, sau đó nhấn vào Cài đặt.
Bước 4: Chọn Tài khoản Google bạn muốn thêm chữ ký.
Bước 5: Nhấn vào Chữ ký.
Bước 6: Nhập văn bản cho chữ ký của bạn. Nhấn vào OK.
5.2. Đối với iPhone và iPad
Bước 1: Mở ứng dụng Gmail và nhấn vào biểu tượng Menu [3 gạch ngang].
Bước 2: Cuộn xuống phía dưới, sau đó nhấn vào Cài đặt.
Bước 3: Nhấn vào tài khoản Gmail của bạn > Nhấn vào Cài đặt chữ ký.
Bước 4: Gạt nút tròn tại mục Bật phím tắt sang phải.
Bước 5: Thêm hoặc chỉnh sửa chữ ký trên thiết bị di động của bạn. Sau đó thoát ra là hoàn tất.
6. Hướng dẫn chia cột và thêm hình khi tạo chữ ký trong Gmail
Để có được một chữ ký gmail như ý muốn. Bạn không nên bỏ qua cách tạo chữ ký có logo trong gmail dưới đây:
Bước 1: Vẫn ở trong phần chữ ký, các bạn hãy click chuột trái vào vào biểu tượng khung hình hai ngọn núi màu trắng.
Bước 2: Một hộp thoại “Add an image” sẽ hiện ra, các bạn sẽ chọn “Upload“ sau đó là chọn “Select a file from your computer”
Bước 3: Tiếp đó chọn đường dẫn tới ảnh, logo mà các bạn muốn chèn và click chuột trái vào vào “Open”
Bước 4: Đợi một lúc để quá trình upload thành công
7. Hướng dẫn tùy chỉnh Gmail của bạn
7.1. Xóa chữ ký Gmail
Vào phần Cài đặt chung > Chọn Chữ ký > Chọn biểu tượng thùng rác > Chọn Xóa.
7.2. Thay đổi chữ ký để khi gửi mail cho nhiều người
Khi muốn gửi mail cho sếp, cho đối tác, đồng nghiệp bạn bè ta cũng có thể thay đổi chữ ký gmail cho phù hợp với ngữ cảnh.
Vào Cài đặt chung > Chọn Chữ ký > Chọn chữ ký đã tạo sẵn > Chọn vào Chữ ký mặc định > Nhấn Lưu thay đổi.
8. Một số lỗi thường gặp khi tạo chữ ký
Không thể định dạng chữ ký
- Cách khắc phục: Vào phần tùy chỉnh soạn thư, tắt chế độ văn bản thuần túy.
Không thể thêm hình ảnh.
- Cách khắc phục: Nếu bạn thêm hình ảnh từ Google Drive, hãy đảm bảo rằng bạn đã bật tính năng chia sẻ hình ảnh công khai.
Không hiển thị hết nội dung chữ ký
- Cách khắc phục: kích thước đăng nhập tối đa trong Gmail là 10.000 ký tự.
9. Mẫu chữ ký Gmail cá nhân chuyên nghiệp
Dưới đây là một số mẫu chữ ký Gmail cá nhân chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo để tạo chữ ký trong Gmail.
Tạo chữ ký gmail cá nhân
Tạo chữ ký gmail có logo
Trên đây là Cách tạo chữ ký Gmail chuyên nghiệp [2022] mà compamarketing vừa tổng hợp. Hy vọng đã mang đến bạn những thông tin hữu ích và giúp bạn tạo một chữ ký gmail đầy chuyên nghiệp, đặc sắc. Chúc các bạn thành công.
Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: Blog