“Invoice” là một thuật ngữ được nhắc đến rất nhiều trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Vậy invoice là gì? Invoice có mấy loại? Hãy cùng Mison Trans tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!
Invoice trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hay còn gọi là hóa đơn, là một chứng từ quan trọng trong hoạt động mua bán hàng hóa.
Trên hóa đơn sẽ bao gồm các thông tin như tên và địa chỉ của người xuất khẩu và người nhập khẩu, mô tả và số lượng hàng hoá, giá cả, thuế và các điều khoản vận chuyển và thanh toán.
Invoice được người bán tự lập theo mẫu riêng của mình, không phải theo mẫu của cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước.
Invoice có thể được yêu cầu bởi các cơ quan chính phủ và các bên liên quan khác nhau để xác nhận thông tin về giao dịch xuất khẩu và thực hiện các hoạt động quan trọng như khai báo hải quan, thanh toán và vận chuyển hàng hoá.
Vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu
Invoice có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp. Invoice trong xuất nhập khẩu đóng vai trò như sau:
- Chứng từ hợp đồng: Invoice là một phần của hợp đồng mua bán hàng hóa giữa người bán và người mua. Nó xác định các điều khoản và điều kiện giao dịch, bao gồm giá cả, số lượng và mô tả hàng hóa.
- Xác nhận mua hàng: Invoice chứng nhận rằng người mua đã đặt hàng và đồng ý thanh toán số tiền được ghi trên hóa đơn. Nó cung cấp bằng chứng cho việc mua hàng được thực hiện và các cam kết tài chính giữa các bên.
- Thanh toán và tài chính: Invoice là cơ sở cho việc thanh toán hàng hóa. Nó cung cấp thông tin về số tiền cần thanh toán, điều kiện thanh toán và phương thức thanh toán. Các bên sử dụng invoice để xác định việc chuyển tiền và đáp ứng các yêu cầu tài chính.
- Định giá và khai báo hải quan: Invoice cung cấp thông tin về giá trị hàng hóa để định giá cho mục đích thuế và hải quan. Nó được sử dụng để tính toán các khoản thuế, lệ phí và chi phí liên quan đến việc xuất nhập khẩu hàng hóa.
- Ghi chú: Invoice cung cấp thông tin chi tiết và mô tả về hàng hóa, bao gồm mô hình, số lượng và xác nhận về chất lượng và tình trạng của hàng hóa.Giúp đảm bảo sự chính xác và rõ ràng trong giao dịch và giải quyết các tranh chấp hoặc khiếu nại.
Phân loại Invoice trong xuất nhập khẩu
Invoice có thể được phân loại theo một số tiêu chí khác nhau. Tùy vào mục đích sử dụng mà invoice được chia thành các loại sau:
1. Commercial Invoice
Commercial Invoice là hóa đơn thương mại, được sử dụng để cung cấp thông tin chi tiết về giá trị, số lượng và tính chất của hàng hóa trong một giao dịch thương mại.
Đây được xem là một tài liệu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu và thường được yêu cầu phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu để thực hiện các thủ tục như vận chuyển, thanh toán và thông quan hải quan.
2. Proforma Invoice
Proforma Invoice hay còn gọi là hoá đơn chiếu lệ, là một phiên bản tạm thời của hóa đơn thương mại. Nó cung cấp thông tin về giá trị, số lượng và tính chất của hàng hóa hoặc dịch vụ được bán trong một giao dịch thương mại.
Tuy nhiên, khác với Commercial Invoice, Proforma Invoice không có giá trị pháp lý và không tạo nghĩa vụ thanh toán.
3. Tax Invoice
Tax Invoice hay hóa đơn thuế, là một loại hóa đơn được sử dụng để đăng ký và thuế giá trị gia tăng [VAT] và các khoản thuế khác đối với một giao dịch thương mại.
Tax Invoice phải tuân thủ các quy định của cơ quan thuế địa phương và phải chứa các thông tin bắt buộc như mã số thuế của người bán và người mua, số lượng và mô tả chi tiết của hàng hóa hoặc dịch vụ, giá cả, thuế phải trả và tổng giá trị giao dịch.
Nó được sử dụng để tính thuế và có giá trị pháp lý, yêu cầu người mua thanh toán.
4. Electronic Invoice
Electronic Invoice được gọi là hóa đơn điện tử. Là một loại hóa đơn được tạo và truyền qua hệ thống điện tử đi kèm với chữ ký số, thay vì in và gửi bằng giấy. Nó giúp đơn giản hóa quy trình gửi và xử lý hóa đơn, tiết kiệm thời gian và giảm khối lượng giấy tờ.
Quy trình sử dụng hóa đơn điện tử và các quy định liên quan có thể khác nhau trong từng quốc gia hoặc khu vực. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử thường được chấp nhận và có giá trị pháp lý tương tự như hóa đơn truyền thống.
Những lưu ý khi lập Invoice
Việc lập hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong giao dịch giữa người bán và người mua. Dưới đây là những lưu ý cần nhớ khi làm hóa đơn:
- Thông tin đầy đủ: Hóa đơn cần ghi rõ thông tin của người bán và người mua, bao gồm địa chỉ, số điện thoại, email, tên doanh nghiệp và người đại diện pháp lý.
- Mô tả hàng hóa: Cung cấp mô tả chính xác về hàng hóa, bao gồm số hóa đơn, ngày phát hành, mã hàng, và số lượng vận chuyển tương ứng với hàng hóa thực tế được mua.
- Giá trị hàng hóa: Hóa đơn cần ghi rõ giá trị thực của hàng hóa và tính toán chính xác tổng giá trị đơn hàng, đơn giá và mệnh giá tiền mà bên mua phải thanh toán cho bên bán.
- Quy định giao dịch: Đảm bảo rõ ràng về các điều kiện giao hàng, số chuyến, ngày xuất và nhận hàng, cảng xuất hàng và cảng nhận hàng. Các thỏa thuận cần được đồng ý giữa người bán và người mua.
Một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn
Khi lập hóa đơn thương mại, có một số lỗi thường gặp mà người lập hóa đơn cần tránh như:
- Không thể hiện điều kiện giao hàng trong incoterms, tên cảng xuất, cảng nhập trên hóa đơn.
- Gom nhiều loại hàng hóa khác nhau thành một loại, dẫn đến hàng hóa không thể thông quan được do sai quy định.
- Người bán chiết khấu cho người mua, tuy nhiên trên hóa đơn không ghi rõ về chiết khấu mà chỉ thể hiện giá trị tổng của hóa đơn.
Tóm lại, Invoice là một tài liệu quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu và thường được sử dụng trong quy trình hải quan và cấp chứng nhận xuất xứ C/O. Invoice được doanh nghiệp tự phát hành và chứa các thông tin chi tiết được đề cập trong L/C và hợp đồng.
Mison Trans hy vọng rằng bài viết trên đã mang lại cho bạn những thông tin hữu ích về invoice [hóa đơn] trong xuất nhập khẩu. Nếu bạn đang có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa hoặc làm thủ tục hải quan, vui lòng để lại thông tin hoặc liên hệ ngay với Mison Trans để được hỗ trợ và tư vấn ngay nhé!