Là người dùng bảng tính, bạn có thể thường thấy mình đang sàng lọc các hàng dữ liệu để tìm một từ khóa cụ thể. Trên các bảng tính nhỏ hơn, thực hiện việc này theo cách thủ công thật dễ dàng. Tuy nhiên, với các bảng tính lớn, điều này gần như là không thể.
Rất may, Google Trang tính có một số chức năng tích hợp cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính của mình
4 cách để tìm kiếm trong Google Trang tính
Có nhiều cách để bạn có thể tìm kiếm văn bản trong bảng tính của mình. Chúng tôi sẽ thảo luận một số trong số họ rộng rãi ở đây. Google Trang tính cho phép bạn sử dụng các công thức và một số hàm tích hợp để tìm kiếm văn bản trong bảng tính của mình. Dưới đây là một số phương pháp bạn có thể sử dụng để tìm kiếm văn bản trong bảng tính của mình
Các cách tìm kiếm trong Google Trang tính mà chúng tôi sẽ đề cập trong hướng dẫn này là
- Công cụ tìm và thay thế
- Chức năng TÌM
- Chức năng TÌM KIẾM
- Hàm MATCH
Mỗi loại hoạt động hơi khác nhau, vì vậy, việc kiểm tra tất cả chúng sẽ giúp bạn tìm ra cách hoàn hảo để tìm kiếm trên Google Trang tính tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của bạn. Cho dù bạn mới bắt đầu sử dụng bảng tính hay là một doanh nhân có kinh nghiệm, học cách tìm kiếm là một kỹ năng rất quan trọng đối với Google Trang tính
1. Công cụ Tìm và Thay thế
Tính năng này được tích hợp trong Google Trang tính và xem qua bảng tính để tìm từ khóa bạn cung cấp. Nó cung cấp một số lợi thế so với việc sử dụng các công thức để đạt được cùng một mục đích, trong đó nổi bật nhất là khớp trường hợp. Nó cũng là một trong những công cụ cơ bản tốt nhất trong Google Sheets
Cách truy cập tính năng Tìm và Thay thế trong Google Trang tính
- Nhấp vào Chỉnh sửa ở thanh trên cùng của màn hình Google Trang tính chính của bạn
- Nhấp vào Tìm và thay thế trong menu thả xuống hiển thị. Thao tác này sẽ mở một cửa sổ mới ở giữa màn hình
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + H trên Windows để làm điều tương tự. Trên macOS, phím tắt là Cmd + Shift + H
Trong ví dụ trên, chúng ta có thể tìm thấy các ô có chứa từ "Pencil". Trong cửa sổ Tìm và Thay thế, bạn sẽ thấy hai hộp văn bản. Tìm và thay thế bằng. Trong hộp Tìm văn bản, nhập từ khóa của bạn. Nếu bạn có nhiều trang tính, hãy chọn Tất cả trang tính trong tùy chọn Tìm kiếm
Cuối cùng, bấm vào nút Tìm. Thao tác này sẽ đưa bạn đến phiên bản đầu tiên của văn bản trong bảng tính. Bạn có thể nhấn nút liên tục để duyệt qua bảng tính để tìm từ khóa
Ngoài ra, nếu bạn không định thay thế bất kỳ dữ liệu nào và bạn không cần bất kỳ tính năng tìm kiếm nâng cao nào, thì hãy sử dụng tính năng Tìm để thay thế. Bạn có thể truy cập điều này bằng cách sử dụng phím tắt Ctrl + F trong Windows. Đối với người dùng macOS, phím tắt là Cmd + F
2. Hàm TÌM
Bạn có thể sử dụng công thức này để tìm vị trí mà chuỗi được phát hiện đầu tiên trong văn bản. Công thức này phân biệt chữ hoa chữ thường, vì vậy hãy đảm bảo văn bản bạn nhập công thức có chữ hoa chữ thường. Đây là cú pháp của công thức
=FIND[search-for, search-text, start-at]
Công thức sử dụng ba đối số. đó là
- tìm kiếm. đây là văn bản bạn đang tìm kiếm trong tham số văn bản tìm kiếm
- văn bản tìm kiếm. điều này xác định ô hoặc phạm vi ô mà hàm sẽ tìm kiếm để tìm văn bản trong tham số tìm kiếm
- bắt đầu. đây là một tham số tùy chọn để xác định ký tự trong văn bản tìm kiếm. Điều này xác định nơi tìm kiếm sẽ được bắt đầu từ
Trong ví dụ này, chúng ta có một câu trong ô A2. Chúng tôi muốn tìm từ cáo ở đó. Dưới đây là các bước để làm như vậy
- Bấm vào ô mà bạn muốn nhập công thức
- Nhập phần đầu tiên của công thức, đó là =FIND[
- Bây giờ, nhập địa chỉ ô của văn bản mà bạn muốn tìm kiếm. Trong trường hợp này, đó là ô D2. Ngoài ra, bạn cũng có thể viết văn bản bên trong dấu ngoặc kép
- Viết địa chỉ ô chứa văn bản bạn muốn tìm kiếm. Trong trường hợp này, đó là ô A2
- Thêm một dấu ngoặc đóng
- Nhấn Enter để thực hiện công thức
Một điều cần lưu ý là công thức này phân biệt chữ hoa chữ thường. Vì vậy, nếu bạn viết “Fox” thay vì “fox” thì công thức sẽ không hoạt động. Nếu bạn đang tìm kiếm một hàm tương tự không phân biệt chữ hoa chữ thường, bạn có thể sử dụng công thức TÌM KIẾM
Ghi chú. Nếu bạn bối rối trước kết quả số trong ví dụ, hãy nhớ hàm FIND lưu ý vị trí của chuỗi, trong trường hợp của chúng ta là fox. Bạn sẽ nhận thấy rằng f trong fox là ký tự thứ 17 trong ô [bao gồm cả khoảng trắng] do đó kết quả của 17
3. Chức năng TÌM KIẾM
Công thức TÌM KIẾM gần giống với công thức TÌM KIẾM. Đây là cú pháp của công thức
=SEARCH[search-for, search-text, start-at]
Như bạn có thể thấy, công thức TÌM KIẾM sử dụng các tham số giống như công thức TÌM KIẾM. Chúng tôi sẽ sử dụng một trường hợp khác cho văn bản tìm kiếm để chứng minh công thức này. Dưới đây là các bước để sử dụng công thức TÌM KIẾM
- Bấm vào ô mà bạn muốn nhập công thức
- Nhập phần đầu tiên của công thức, đó là =SEARCH[
- Bây giờ, nhập địa chỉ ô của văn bản mà bạn muốn tìm kiếm. Trong trường hợp này, đó là ô D2
- Viết địa chỉ ô chứa văn bản bạn muốn tìm kiếm. Trong trường hợp này, đó là ô A2
- Thêm một dấu ngoặc đóng
- Nhấn Enter để thực hiện công thức
4. Hàm MATCH
Hàm MATCH xuất ra vị trí của một giá trị trong một phạm vi ô đã xác định khớp với một giá trị do người dùng chỉ định. Đây là cú pháp của công thức
=MATCH[key, range, type]
Công thức sử dụng ba tham số. đó là
- Chìa khóa. đây là giá trị mà bạn muốn tìm kiếm. Đây có thể là một số, chuỗi hoặc kết hợp cả hai
- phạm vi. đây là mảng 1 chiều để tìm kiếm giá trị bên trong. Lưu ý rằng việc sử dụng phạm vi 2 chiều sẽ trả về lỗi #N/A. Lỗi
- loại hình. đây là một tham số tùy chọn xác định phương pháp tìm kiếm phạm vi
Trong tham số loại, bạn có thể chọn nhập 1, 0 hoặc -1
- 1 là giá trị mặc định và giả định rằng phạm vi theo thứ tự tăng dần
- 0 được sử dụng khi phạm vi không theo thứ tự cụ thể
- -1 giả định rằng phạm vi theo thứ tự giảm dần
Dưới đây là các bước bạn cần làm theo để sử dụng công thức MATCH
- Bấm vào ô mà bạn muốn nhập công thức
- Nhập phần đầu tiên của công thức, đó là =MATCH[
- Bây giờ, nhập văn bản mà bạn muốn tìm kiếm. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ viết “Desk” bao gồm cả dấu ngoặc kép
- Thêm dấu phẩy
- Viết phạm vi ô chứa văn bản bạn muốn tìm kiếm. Trong trường hợp này, đó là phạm vi B2. B31
- Thêm một dấu phẩy khác để phân tách các tham số
- Vì dữ liệu không theo thứ tự cụ thể, tham số thứ ba được nhập là 0
- Thêm một dấu ngoặc đóng
- Nhấn Enter để thực hiện công thức
Kết quả là 1 vì phiên bản đầu tiên của "Bàn" nằm ở hàng đầu tiên của phạm vi
Tiếp tục tìm kiếm các cách để cải thiện kỹ năng bảng tính của bạn
Ngoài TÌM KIẾM và TÌM KIẾM, các chức năng này hoạt động khá khác nhau và được sử dụng tốt nhất trong các tình huống khác nhau. Tự làm quen với tất cả chúng để có kết quả tốt nhất trong bảng tính của bạn. Nắm vững càng nhiều chức năng của Google Trang tính càng tốt sẽ giúp bạn sử dụng phần mềm như một chuyên gia ngay lập tức