Trước khi tìm hiểu chức năng của Quản trị văn phòng, hãy cùng bài viết tìm hiểu khái niệm nhà Quản trị văn phòng.
Quản trị hành chính văn phòng được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính văn phòng trong doanh nghiệp nhằm bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong việc ra quyết định điều hành doanh nghiệp. Vậy nhà Quản trị văn phòng là ai?
Nhà quản trị là những người có quyền ra lệnh và điều hành công việc của những người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả của họ. Nhà quản trị phải gắn bó chặt chẽ quyền và trách nhiệm.
Nhà Quản trị văn phòng có vị trí quan trọng tại những công ty, doanh nghiệp
Có nhiều loại nhà quản trị trong doanh nghiệp là: nhà quản trị tổng quát và nhà quản trị chức năng.
Những nhà quản trị hành chính văn phòng cần có những kỹ năng sau:
- Kỹ năng tư duy: khả năng nhận thức vấn đề, tư duy về hành chính
- Kỹ năng nhân sự: nghệ thuật lãnh đạo và kỹ năng giải quyết mâu thuẫn
- Kỹ năng truyền thông như phát biểu, truyền đạt và thuyết phục..
- Kỹ năng chuyên môn về nghiệp vụ hành chính văn phòng và những nghiệp vụ liên quan…
2. Chức năng của Quản trị văn phòng là gì?
Hiện nay, công ty, doanh nghiệp, tổ chức nào cũng cần sở hữu một nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, năng động và biết cảm thông. Có thể không cần trang bị quá nhiều năng lực chuyên môn nhưng một quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ năng để có thể đáp ứng tốt yêu cầu công việc.
Nhà Quản trị văn phòng có những chức năng sau:
- Chức năng tham mưu tổng hợp
Đây được đánh giá là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Để làm được điều này đòi hỏi quản lý phải nắm bắt được nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Những điều này vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý.
Tham mưu là chức năng quan trọng của Quản trị văn phòng
Chính vì thế, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý.
Thực tế, tại những cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.
Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị
- Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng cũng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó.
Trong quá trình hoạt động, cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.
Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Có thể nói, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây.
3. Nhà Quản trị văn phòng cần có những kỹ năng gì?
Để đáp ứng tốt yêu cầu công việc,bên cạnh kiến thức chuyên môn, nhà Quản trị văn phòng cần có những kỹ năng sau:
Kỹ năng quản lý văn bản đi – đến; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo đúng quy định của các cơ quan quản lý Nhà nước;
Chuẩn hóa thao tác soạn thảo các loại văn bản, thư từ giao dịch thương mại thông dụng hình thành trong quá trình tổ chức hoạt động của các cơ quan, tổ chức trên máy vi tính theo đúng kỹ thuật trình bày, phương pháp và thẩm quyền ban hành…
Quản trị văn phòng cần có những kỹ năng cần thiết để đáp ứng tốt yêu cầu công việc
Kỹ năng tổ chức thành thạo các hoạt động của văn phòng, bao gồm: xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình – kê hoạch công tác; tổ chức hội họp trong văn phòng; tổ chức các hoạt động khánh tiết của cơ quan; đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý; tuyển dụng, quản lý, đánh giá và phát triển đội ngũ nhân sự trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức;
Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng thông dụng theo hướng dẫn của nhà sản xuất, có kỹ năng phân loại tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đồng thời biết thu thập kiến thức, nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu công việc.
Giao tiếp tốt, linh hoạt trong công việc, làm việc hiệu quả khi độc lập tác nghiệp hay khi hợp tác làm việc theo nhóm, hội nhập được trong môi trường quốc tế.
Lập kế hoạch làm việc khoa học và chuyên nghiệp.
Trên đây là một số chức năng của Quản trị văn phòng. Bài viết hi vọng đã đem đến những chia sẻ hữu ích cho bạn đọc.
//credit-n.ru/zakony/up-o-gk/o-gk-1.html
Việc làm Hành chính - Văn phòng
Văn phòng, công sở,... là những khái niệm mà chúng ta vẫn thường nghe hằng ngày. Nhưng đã bao giờ bạn tự hỏi, hay có ai đó đã hỏi bạn rằng: Quản trị văn phòng là gì hay chưa?
Quản trị văn phòng theo thuật ngữ chuyên môn, là một tập hợp các hoạt động hàng ngày có liên quan đến lập kế hoạch tài chính, lưu trữ hồ sơ, tài chính, nhân sự, phân phối vật lý và hậu cần trong một công ty, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh nhất định nào đó. Một nhân viên thực hiện các hoạt động này thường được gọi là quản trị viên văn phòng hay quản lý văn phòng, họ đóng vai trò chính trong bất kỳ cơ sở hạ tầng tổ chức nào, bất kể quy mô lớn hay nhỏ.
Nhìn chung, thông qua khái niệm này, chúng ta cũng nhìn ra được tầm quan trọng của hoạt động quản trị văn phòng. Những cá nhân làm việc trong phạm vi lĩnh vực này sẽ có vai trò chính trong trong việc đảm bảo rằng tất cả các chức năng quản trị văn phòng được phối hợp để đạt được mức năng suất cao nhất cho công ty, doanh nghiệp, tổ chức.
Việc làm Nhân sựHơn 90% sinh viên ngành Quản trị văn phòng ra trường và đã thành công có việc làm đúng chuẩn. Tại Việt Nam, ngành học này dường như đã được phát triển từ lâu. Sự tăng trưởng mạnh mẽ con số các doanh nghiệp thành lập đã trở thành bàn đạp thúc đẩy triển vọng của ngành học này. Tiếp sau đây, chúng ta hãy đi sâu tìm hiểu ngành học Quản trị văn phòng nhé!
Là một ngành học hấp dẫn nhiều sinh viên, đặc biệt là các bạn nữ. Quản trị văn phòng hiện đang dẫn đầu chỉ số thành công tìm được việc làm sau khi ra trường. Sinh viên tham gia học tập trong phạm vi ngành học này, sẽ được cung cấp rất nhiều kiến thức về chuyên môn cũng như kỹ năng, nghiệp vụ đa dạng. Để khi ra trường, có thể đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau trong các doanh nghiệp.
Nếu học ngành này, bạn sẽ được đào tạo kiến thức nền tảng về công tác quản lý hành chính, văn thư, lưu trữ, quản lý văn phòng,... Đặc biệt là được tiếp cận những môn học hỗ trợ công việc Quản trị văn phòng thời đại kỷ nguyên số như Công nghệ thông tin, quản trị marketing và truyền thông,... Sau khi tốt nghiệp, hầu hết các sinh viên ngành này đều thành thạo sử dụng các phần mềm máy tính, có nhiều kỹ năng mềm phục vụ cho công việc như giao tiếp, sắp xếp, tổng hợp, phân tích,...
2.2. Ngành Quản trị văn phòng - Học ở đâu?
Tùy vào từng cơ sở đào tạo, mà ngành Quản trị văn phòng có thể được phân tách riêng ra từng chuyên ngành nhỏ hơn. Nhìn chung, bạn có thể nắm những chuyên ngành phụ như [sau đây gọi tắt Quản trị là QT]: QT văn phòng, QT hành chính công và QT Hành chính - Văn phòng. Nếu bạn đang đi tìm kiếm một chuyên ngành học thú vị, không hề nhàm chán, khi ra trường có rất nhiều cơ hội nghề nghiệp, mức lương ổn định, không lo thất nghiệp và công tác làm việc khá nhẹ nhàng,... thì có thể ngành Quản trị văn phòng rất thích hợp với bạn.
Vậy học ngành học này ở đâu? Tất nhiên, ngoài chọn ngành thì chọn trường cũng là một nỗi quan tâm không hề nhỏ đối với các bạn trẻ, đúng không nào? Tại nước ta, bạn có thể sẽ khó tìm ra nhiều cơ sở đào tạo mở chuyên ngành này. Tuy nhiên, một số trường Đại học top đầu vẫn đang phát triển ngành Quản trị văn phòng theo xu hướng hiện đại nhất. Bạn có thể tham khảo các trường như:
- Trường Đại học Sài gòn [SGD] - Tổ hợp môn D1.
- Trường Đại học Hoa Sen [DTH] - Tổ hợp môn D01/03/09 và A00/01.
- Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội [DCN] - Tổ hợp môn A00/01 và D01.
- Trường Đại học Đông Á [DAD] - Tổ hợp môn A16, C00/15, D01.
- Trường Đại học Kinh tế Kỹ thuật Bình Dương [DKB] - Tổ hợp môn A00/01, C03, D01.
- Trường Đại học Nội Vụ [DNV] - Tổ hợp môn C19/20.
- Trường Đại học Dân lập Phương Đông [DPD] - Tổ hợp môn A00/01, C00/01, D01/02/03/04.
- Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông [DTC] - Tổ hợp môn A00, C00/01 và D01.
- Trường Đại học Trà Vinh [DVT] - Tổ hợp môn C00/04, D01/14.
Điểm chuẩn của ngành học này sẽ dao động từ 13 - 23 điểm trên cơ sở kết quả kỳ thi THPT quốc gia.
Việc làm Chăm sóc khách hàng3. Công việc Quản trị văn phòng là làm gì?
Như đã nói khi tìm hiểu khái niệm Quản trị văn phòng là gì? Những cá nhân làm việc trong lĩnh vực này còn gọi là Quản trị viên văn phòng. Vậy họ làm gì? Làm ở môi trường như thế nào và mức lương ra sao?
Quản trị viên phòng làm gì? Họ là một chuyên gia hành chính, người thực hiện nhiều nhiệm vụ văn thư để giúp các hoạt động của tổ chức triển khai có hiệu quả. Tùy thuộc vào vị trí cụ thể, nhiệm vụ chính của Quản trị viên văn phòng có thể bao gồm: hỗ trợ hành chính cho nhân viên, sắp xếp hồ sơ, sắp xếp việc đi lại cho giám đốc điều hành, thực hiện kế toán và xử lý bảng lương. Những trách nhiệm bổ sung có thể bao gồm:
- Giám sát các chức năng hành chính và giám sát các thành viên khác của bộ phận.
- Chào hỏi khách hàng, trả lời điện thoại và email của khách hàng, đối tác.
- Vận hành và bảo trì các thiết bị văn phòng như máy photocopy, máy in, máy tính,...
- Tiến hành nghiên cứu và tổng hợp báo cáo cho người giám sát và các bộ phận khác.
- Lên lịch các cuộc họp và sự kiện, tổ chức, chuẩn bị và triển khai các tài liệu cần thiết.
- Hỗ trợ nhân sự với việc tuyển dụng nhân viên mới,...
3.2. Môi trường làm việc của Quản trị văn phòng
Quản trị viên văn phòng thường làm việc toàn thời gian trong môi trường văn phòng của các công ty, doanh nghiệp. Mặc dù một số khác có thể làm việc kết hợp giữa ngồi văn phòng, gặp gỡ đối tác khách hàng hay đi công tác cùng lãnh đạo. Họ làm việc trong nhiều ngành công nghiệp như giáo dục, y tế, kinh doanh,... Quản trị viên văn phòng dành phần lớn thời gian trong ngày để ngồi tại bàn và sử dụng thiết bị của công ty. Chẳng hạn như: máy tính, điện thoại, máy in,...
3.3. Mức thu nhập trung bình của nghề Quản trị văn phòng
Mức lương của quản trị viên văn phòng khác nhau tùy thuộc vào mức độ kinh nghiệm của nhân viên, trách nhiệm công việc và vị trí địa lý. Tuy nhiên với sự đại trà của công việc này, thì sinh viên mới ra trường tại Việt Nam, bạn có thể nhận việc với mức lương từ 5,5 triệu đến 7 triệu. Còn đối với những cá nhân đã có kinh nghiệm hay trình độ cao, những vị trí trưởng phòng, quản lý,.. có thể có mức thu nhập trên 10 triệu/tháng.
Việc làm quản trị văn phòng
4. Làm thể nào để trở thành một Quản trị viên văn phòng?
Sau khi đã biết Quản trị văn phòng là gì, bạn có muốn trở thành một quản trị viên văn phòng hay không? Một quản trị viên văn phòng cần những kỹ năng gì và làm thế nào để bạn tham gia vào công việc này?
Dưới đây là một số kỹ năng cần thiết mà quản trị viên văn phòng cần thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả:
- Kỹ năng tổ chức: Quản trị viên văn phòng thường thực hiện các nhiệm vụ cho nhiều nhân viên hay bộ phận trong một công ty. Vì vậy, kỹ năng tổ chức là rất cần thiết cho các nhiệm vụ như duy trì lịch sự kiện, lịch họp của công ty và quản lý thời hạn cho các bộ phận khác nhau cùng một lúc.
- Kỹ năng giao tiếp: Quản trị viên văn phòng cần có kỹ năng giao tiếp tuyệt vời và kỹ năng lắng nghe tích cực để cộng tác với nhân viên, giải quyết các nhu cầu cụ thể của bộ phận cho các nhiệm vụ chung của công ty.
- Kỹ năng máy tính: Kiến thức về các ứng dụng và phần mềm máy tính là rất cần thiết, vì phần lớn thời gian của Quản trị viên văn phòng dành cho công việc đều trên máy tính. Nhiệm vụ điển hình bao gồm nhập dữ liệu, tạo báo cáo, trả lời email hay tiến hành các cuộc khảo sát trực tuyến khác.
- Kỹ năng nghiên cứu và phân tích: Quản trị viên văn phòng có thể được yêu cầu nghiên cứu phần mềm mới mà công ty đang xem xét sử dụng hay để phân tích dữ liệu cho nhân viên. Ví dụ: khi chuẩn bị một bài thuyết trình cho một cuộc họp, quản trị viên văn phòng có thể cần chứng minh sự tăng trưởng của công ty bằng cách so sánh số liệu thống kê năm hiện tại với các dữ liệu từ những năm trước.
- Chú ý đến chi tiết: Quản trị viên văn phòng có nhiệm vụ hoàn thành các bài tập đòi hỏi sự chú ý mạnh mẽ đến chi tiết, chẳng hạn như việc sắp xếp các chuyến đi công tác, nhập dữ liệu và đọc các tài liệu,...
- Tính linh hoạt: Loại công việc này có thể thay đổi hàng ngày. Quản trị viên văn phòng cần có khả năng thích ứng và sắp xếp lại ngày của họ để cung cấp hỗ trợ khi có nhu cầu. Ví dụ, họ có thể được yêu cầu hoãn làm việc thông thường để cung cấp hỗ trợ hành chính cho một bộ phận nhằm đáp ứng thời hạn.
4.2. Cách để trở thành một Quản trị viên văn phòng
Khi đã đọc đến đây, bạn rất mong chờ trong tương lai, công việc này sẽ thuộc về mình? Hãy áp dụng những bước sau để có được vị trí quản trị viên văn phòng nhé!
- Đáp ứng điều kiện giáo dục và những kỹ năng cần thiết
Ứng viên khi ứng tuyển việc làm hành chính văn phòng tại Hà Nội hay bất kỳ đâu với vị trí quản trị viên văn phòng trước tiên nên bổ sung những bằng cấp giáo dục, tốt nhất là bằng trung cấp, cao đẳng, đại học chuyên ngành Quản trị văn phòng. Trường hợp ngoại lệ, những ứng viên học các chuyên ngành có liên quan cũng có thể ứng tuyển. Bạn cũng nên tham gia học các lớp nâng cao về công nghệ thông tin, tin học văn phòng hay quản lý cơ sở dữ liệu. Các lớp học kỹ thuật hay chương trình chứng nhận có thể giúp ứng viên đạt được các kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng.
Nghiên cứu các vị trí quản trị viên văn phòng và cập nhật mẫu CV của mình cùng với thư xin việc của mình thường xuyên, để làm nổi bật các kỹ năng cần thiết và phù hợp nhất cho các mô tả công việc mà nhà tuyển dụng đã đưa ra. Bao gồm trình độ học vấn cao nhất của bạn và bất kỳ một kinh nghiệm làm việc nào liên quan.
- Chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn
Bạn có thể chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn bằng cách đưa ra các câu trả lời mẫu thể hiện các kỹ năng chính của bạn. Chẳng hạn như giao tiếp, cẩn thận và kỹ năng máy tính. Thực hành trả lời những câu hỏi phổ biến mà nhà tuyển dụng sẽ hỏi bạn.
Với sự ra đời của nhiều doanh nghiệp như hiện nay, có thể nói công việc cho ngành Quản trị văn phòng là không hề thiếu. Đa số mọi công ty đểu tìm kiếm những quản trị viên văn phòng - người sẽ chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ hành chính, làm việc chặt chẽ với các bộ phận có liên quan, xử lý các nhiệm vụ văn thư, điều phối lịch và tổ chức các cuộc họp,...
Sinh viên học ngành này, ra trường có thể làm ở nhiều vị trí công việc khác nhau trong lĩnh vực ngành nghề này, chẳng hạn như: nhân viên hành chính - văn phòng, nhân viên văn thư, thư ký, trở lý tổng hợp, lễ tân,... Ngoài ra còn có cơ hội tham gia các chức danh cán bộ phụ trách lưu trữ - văn thư của các đơn vị, cơ quan Nhà nước hay làm giảng viên giảng dạy tại các cơ sở đào tạo lớn nhỏ.
Giờ đây, bạn đã biết Quản trị văn phòng là gì cũng như Quản trị văn phòng ra làm gì và công việc cụ thể như thế nào. Cập nhật mọi tin tuyển dụng tại website Timviec365.vn để biết thêm chi tiết nhé!