Vì sao cần phải xây dụng ngân sách cá nhân

Nội dung bài viết

• Bạn đã hiểu rõ kế hoạch tài chính cá nhân là gì?

• Vì sao nên lập kế hoạch tài chính cá nhân càng sớm càng tốt?

• Chi tiết các bước lập kế hoạch tài chính cá nhân trọn đời

  • Bước 1: Đánh giá tình hình tài chính hiện tại của bản thân

  • Bước 2: Tìm cách cắt giảm chi tiêu cho các nhu cầu thiết yếu

  • Bước 3: Xác định những điều bạn cần và muốn trong tương lai

  • Bước 4: Lựa chọn những mục tiêu giúp bạn hiện thực hóa kế hoạch của mình

  • Bước 5: Đặt ra một ngân sách cho kế hoạch tài chính cá nhân

• Kế hoạch tài chính của bạn đã thật sự đúng?

• Một số lưu ý khi lập kế hoạch tài chính cá nhân

Ngân sách là gì? Vì sao phải lập kế hoạch ngân sách? Đó là những câu hỏi luôn có lượng tìm kiếm lớn trên Google. Để giúp các bạn giải đáp những thắc mắc này, BAC đã dành một bài viết để chia sẻ những vấn đề có liên quan.

Ngân sách là chủ đề được mọi doanh nghiệp đặc biệt quan tâm

1. Ngân sách là gì?

Ngân sách là một danh sách tất cả các khoản chi phí và doanh thu được tổng hợp bằng cách ước lượng, dự đoán, tính toán trước. Nói cách khác, ngân sách có thể được hiểu đơn giản là một kế hoạch chi tiêu, nhằm cung cấp góc nhìn tổng thể về hiệu quả hoạt động hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Ngân sách đóng vai trò quan trọng và việc lập kế hoạch là điều không thể thiếu, nếu bạn quan tâm chủ đề này hãy tham khảo ngay khóa học dưới đây:

Tham khảo: Khóa học lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp

2. Các loại ngân sách

Ngân sách cũng được chia làm nhiều loại khác nhau, bao gồm:

• Ngân sách tổng thể [master budget]: Là ngân sách có quy mô lớn nhất, mang lại cái nhìn tổng quát về toàn bộ tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm ngân sách của từng phòng ban.
• Ngân sách hoạt động [operating budget]: Là ngân sách dự báo và phân tích thu chi của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.
• Ngân sách dự báo dòng tiền [cash flow budget]: Là ngân sách thể hiện dòng chảy của tiền trong doanh nghiệp ở một khoảng thời gian nhất định.
• Ngân sách tài chính [financial budget]: Là ngân sách giữ vai trò chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý tài sản, dòng tiền, thu chi,….
• Ngân sách cố định [static budget]: Là ngân sách có số liệu cố định mặc cho các yếu tố khác như lợi nhuận, doanh số,… có thay đổi.

3. Vai trò của việc lập kế hoạch ngân sách

Công việc lập kế hoạch ngân sách có một vai trò cực kỳ quan trọng trong doanh nghiệp. Cụ thể:

• Giúp doanh nghiệp đi đúng hướng: Nhờ có một kế hoạch chi tiết, rõ ràng, doanh nghiệp sẽ biết chính xác những việc cần làm trong hiện tại và tương lai. Từ đó, những quyết định của doanh nghiệp không bị lệch khỏi mục tiêu đã đề ra.
• Sử dụng hiệu quả nguồn lực hiện có: Không chỉ là kế hoạch cho tương lai mà ngân sách còn thể hiện chính xác tình trạng của doanh nghiệp, mang lại cái nhìn tổng quát nhất về hiệu quả hoạt động của cả doanh nghiệp.
• Dự đoán tương lai: Kế hoạch đóng vai trò như một tấm bản đồ thời gian, để doanh nghiệp định hình những việc phải làm trong tương lai cũng như những mục tiêu phải đạt được.
• Thước đo hiệu quả: Ngoài việc quản trị các nguồn thu chi thì kế hoạch ngân sách cũng thường xuyên được dùng để làm thước đo cho hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp, giúp các nhà quản trị đánh giá kết quả thực tế so với kỳ vọng.

4. Quy trình lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp

Tùy vào công việc, dự án, cá nhân mà kế hoạch ngân sách sẽ có những sự điều chỉnh khác nhau. Đối với doanh nghiệp, thường có 2 loại ngân sách để tổng hợp:

4.1 Ngân sách hoạt động

Là ngân sách dùng cho các hoạt động của doanh nghiệp như marketing, thiết kế, phân phối sản phẩm, chăm sóc khách hàng,….

• Bước 1: Ước lượng doanh thu

Bạn có thể dựa vào tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong quá khứ và hiện tại làm cơ sở, từ đó đưa ra con số mong đợi trong tương lai. Con số này không nên quá xa so với khả năng của doanh nghiệp vì có thể tạo ra áp lực lên đội ngũ nhân viên. Thay vào đó, một con số thực tế sẽ là động lực thúc đẩy hiệu quả làm việc của các phòng ban.

• Bước 2: Tính toán nguồn vốn

Từ doanh thu dự đoán ở trên, các nhà quản lý có thể lập ngân sách nguồn vốn. Nói cách khác, để đạt được doanh thu dự kiến như trên thì cần nguồn vốn bao nhiêu, bao gồm nhân công, nguyên vật liệu,….

• Bước 3: Các chi phí dự kiến

Chi phí phát sinh là điều không thể thiếu việc chuẩn bị từ trước sẽ giúp doanh nghiệp có được sự chuẩn bị tốt nhất trong mọi tình huống.

Khác với doanh thu được mong đợi, thu nhập dự kiến là con số dựa trên các dữ liệu hoạt động dự kiến.

• Bước 5: Dự đoán tình huống

Sự thay đổi của các tình huống sẽ tạo ra vô số những biến đổi mà bạn không thể lường trước được. Ví dụ, điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta tăng ngân sách quảng cáo hay việc cắt giảm nhân sự trong giai đoạn này sẽ tác động như thế nào đến doanh nghiệp,….

4.2 Ngân sách tài chính:

Gồm các báo cáo tài chính, dự báo và ngân sách vốn, ngân sách tiền. Trong đó, ngân sách tiền rất quan trọng vì nó thể hiện sự thiếu hụt và thặng dư trong từng giai đoạn. Các bước dưới đây sẽ giúp bạn xây dựng một ngân sách tiền:

Xác định các khoản doanh thu dự kiến, bao gồm doanh thu từ khách hàng và các nguồn khác trong từng giai đoạn.

• Bước 2: Trừ các khoản chi

Dựa theo tình hình hoạt động mà ước lượng những khoản tiền phải chi tiêu, thuế, lương nhân viên, cơ sở vật chất,….

Bạn phải tính toán để đảm bảo cân đối giữa thu và chi trong từng giai đoạn bằng cách cộng các khoản thu và trừ đi những khoản chi.

• Bước 4: Tính cân đối cuối kỳ

Khoản tiền cân đối đầu kỳ này là khoản tiền cân đối cuối kỳ trước, bằng cách cộng vào khoản dư hoặc thiếu mà bạn sẽ có cân đối vào cuối kỳ.

Từ cân đối cuối kỳ mà nhà quản trị sẽ đưa ra quyết định tiếp theo. Nếu cân đối là một số dương cho biết doanh nghiệp hiện đang đủ vốn, ngược lại, cân đối là một số âm cho thấy doanh nghiệp cần một kế hoạch cấp vốn cho những khoản thâm hụt.

Những bước trên đã được giản lược và sử dụng ngôn từ gần gũi để giúp các bạn hình dung một cách cụ thể về việc lập kế hoạch ngân sách doanh nghiệp. Mong rằng những kiến thức này sẽ hữu ích với các bạn, đừng quên đón xem những bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog.

Nhu cầu đào tạo doanh nghiệp

BAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển.

Lập ngân sách là nền tảng giúp ổn định tình hình tài chính. Sắp xếp chi tiêu theo thứ tự ưu tiên và ngừng lo lắng về tiền bạc.

Bạn có ngân sách không? Tại sao nên thiết lập ngân sách? Đây là 7 lý do khiến việc thiết lập ngân sách trở nên tuyệt vời và cần thiết.

→ Mẫu lập ngân sách và quản lý thu chi cho cá nhân, hộ gia đình

1. Ngân sách giúp bạn sắp xếp các hoạt động ưu tiên

Lập ngân sách theo nghĩa đen là một bài tập sắp xếp sự ưu tiên. Việc này không hạn chế việc chi tiêu. Và bạn hoàn toàn có thể tự điều chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh thực tế.

Nếu mỗi tối cuối tuần, bạn đều tốn chi phí cho việc hẹn hò như đi ăn nhà hàng, xem phim, mua quà cho bạn gái.

Hãy liệt kê các chi phí này vào một ngân sách được đặt tên cụ thể và có giới hạn chi tiêu.

Bây giờ, bạn cần phân bổ số tiền mà bạn có [hoặc bạn sẽ mắc nợ] theo danh mục. Khi tất cả số tiền của bạn đã được phân bổ.

Và bạn muốn chi tiêu nhiều hơn trong một danh mục nào đó, bạn sẽ cần chi tiêu ít hơn trong các mục còn lại.

Với mức thu nhập ổn định. Hầu hết mọi người đều phải phân bổ chi tiêu cho danh mục ăn uống, đi lại, thuê – trả góp nhà ở, thể thao, người yêu và bạn bè, điện thoại, giáo dục.

Nếu không may, số tiền chi tiêu cho việc hẹn hò vượt quá 300.000đ trong tháng này, bạn cần giảm bớt số tiền ở các ngân sách khác để cân đối thu – chi.

Nếu số tiền chi tiêuvượt quá ngân sách, bạn cần giảm bớt số tiền ở các ngân sách khác để cân đối thu – chi.

Sử dụng ngân sách, bạn có thể xác định những danh mục ưu tiên và phân bổ số tiền cho nó trước. Để đảm bảo chi tiêu của bạn phù hợp với những gì mang tính cấp thiết, quan trọng.

2. Ngân sách giúp bạn ngừng chi tiêu quá mức

Một khi bạn đã xác định các ưu tiên của mình, bạn có thể tránh được việc chi tiêu quá mức. Hãy hình dung, khi bạn đang đứng trong một cửa hàng và xem xét mua một chiếc đồ quá hợp với bạn.

Hãy tham khảo lại ngân sách chi tiêu cá nhân. Xem tháng này bạn còn đủ tiền cho việc này  không?

Nếu không? Vậy thì có một ngân sách chi tiêu nào khác có mức độ ưu tiên thấp hơn so với nhu cầu hiện tại này không? Nếu có, hãy thay đổi ngân sách.

Nhưng nếu kết quả vẫn là không và các danh mục chi tiêu cá nhân khác có mức độ ưu tiên cao hơn ham muốn mua sắm hiện – Bạn đã tránh được một sai lầm chi tiêu.

Hãy xem báo cáo chi tiêu hàng tháng trên Money Lover để biết cách phân bổ ngân sách sát với tình hình thực tế nhất.

Bạn sẽ ngạc nhiên vì một số khoản tiền đã chi tiêu quá lớn so với những gì bạn nghĩ.

Ảnh minh họa – Thiết lập ngân sách giúp bạn kiểm soát chi tiêu

3. Ngân sách đặt bạn vào tầm kiểm soát

Khi một người bình thường nhìn vào sao kê ngân hàng hoặc bảng sao kê thẻ tín dụng vào cuối tháng, họ thường tự hỏi “tiền đã đi đâu?”

Để thoát khỏi tình trạng này, việc thiết lập ngân sách và kiểm soát chi tiêu hàng ngày là hoạt động cần thiết.

Sử dụng ngân sách giúp bạn kiểm soát tiền của mình. Nó đảm bảo bạn có đủ tiền để chi trả cho những việc quan trọng trong cuộc sống đã được dự định trước đó.

Bạn sẽ không phải thấp thỏm hay lo lắng về việc bạn còn đủ tiền để làm việc đó nữa không?

4. Ngân sách giúp bạn đạt được mục tiêu của mình

Khá nhiều các sự kiện, việc đột xuất trong ngắn hạn sẽ gây ảnh hưởng đến kế hoạch dài hạn ở tương lai. Hãy xem xét đến vấn đề nghỉ hưu.

Nghỉ hưu thoải mái là một ưu tiên quan trọng đối với hầu hết mọi người. Tuy nhiên, họ lại không có một kế hoạch cụ thể cho việc này được diễn ra theo đúng mong muốn.

Việc lập ngân sách giúp bạn đạt được các mục tiêu tài chính trong tương lai. Hàng tháng, khi phân bổ tiền vào các ngân sách.

Bạn có thể phân bổ một số tiền nhất định vào các quỹ tiết kiệm, dự phòng, nghỉ hưu, y tế, mua xe hơi, trả tiền vay thế chấp… để đảm bảo mọi thứ đã được sắp xếp ổn thỏa.

Ảnh minh họa – Việc lập ngân sách giúp bạn đạt được các mục tiêu tài chính trong tương lai.

5. Ngân sách giúp bạn thoải mái chi tiêu

Bạn đã bao giờ tự hỏi bản thân rằng: “Liệu mình có thể đủ khả năng để thực hiện việc này hay không? Nếu có thì sau bao lâu nữa?”

Những người không có ngân sách luôn nghĩ như vậy. Những người đã phân bổ ngân sách từ đầu họ có thể biết chắc câu trả lời. Khi đến lúc đổi điện thoại mới, tất cả những gì họ cần làm là xác nhận số tiền còn lại trong ngân sách – sau đó đi mua sắm! Đó là sự giải phóng, bạn có thể chi tiêu mà không cần lo lắng về các hậu quả tài chính. Miễn là tiền nằm trong ngân sách!

Bạn cũng không cần thảo luận trước khi mua hàng. Danh mục đã được liệt kê trước với số tiền được chỉ định. Thay vì lo lắng việc lập ngân sách cho từng mục sẽ gây hạn chế trong hành vi chi tiêu. Thì ngược lại, ngân sách cho bạn sự tự do và an tâm mua sắm!!

6. Ngân sách cho phép bạn ngừng lo lắng

Khi bạn có một kế hoạch và đã dành một ngân sách đặt vào kế hoạch đó, rất nhiều lo lắng sẽ biến mất. Bạn không cần phải lo lắng về việc có đủ tiền để thành toán tiền nhà hàng tháng hay không?

Bởi vì bạn đang lập ngân sách và tiết kiệm cho nó. Bạn không cần phải lo lắng về việc các hóa đơn đến hạn – bởi vì bạn đã lên kế hoạch chi trả cho họ trước.

7. Ngân sách ngăn chặn những mâu thuẫn về tiền bạc

Với sự tự do và giải phóng cho người dùng khi thiết lập ngân sách, các vấn đề mâu thuẫn về tiền bạc trở thành chuyện của quá khứ.

Khi vợ/chồng bạn đã đồng ý về thứ tự ưu tiên chi tiêu, mục tiêu tài chính trong tương lai, sẽ có ít bất đồng hơn về tài chính. Hai bạn có một kế hoạch cụ thể, đã được thống nhất. Chẳng có lý do gì để mâu thuẫn xảy ra!

Tài chính luôn là nguyên nhân hàng đầu gây căng thẳng trong một mối quan hệ.

Một nghiên cứu năm 2015 kết luận rằng, có đến 57% các cặp vợ chồng ly hôn cho rằng, các vấn đề tài chính là yếu tố góp phần tạo nên kết cục bi thương đó.

Thiết lập ngân sách dễ hơn rất nhiều so với bạn nghĩ. Bạn có thể sử dụng ứng dụng quản lý chi tiêu – Money Lover và làm theo hướng dẫn như bên dưới để bắt đầu.

Hãy lấy ví dụ bạn có thu nhập là 10 triệu đồng mỗi tháng. Số tiền này được phân bổ như sau:

• Tiết kiệm = 2.000.000đ
• Trả tiền thuê nhà = 1.500.000đ
• Điện = 300.000đ
• Nước = 100.000đ
• Mạng = 100.000đ
• Tiền ăn uống = 2.000.000đ
• Bạn bè và người yêu = 1.000.000đ
• Đi lại = 300.000đ
• Điện thoại = 200.000đ
• Thể thao = 500.000đ
• Đồ dùng thiết yếu = 400.000đ
• Giáo dục = 600.000đ
• Quỹ khẩn cấp, phát sinh = 1.000.000đ

Bước 1: Chọn Ngân sách trong phần Lập kế hoạch

Bước 2: Thêm ngân sách mới cho từng mục. Lưu ý: Càng chia nhỏ, càng dễ quản lý.

Bước 3: Chọn tên cho ngân sách – Số tiền phân bổ – Thời gian thực hiện

Bước 4: Ghi lại tất cả các khoản chi tiêu trong tháng. Và kiểm tra ngân sách thường xuyên

Đây là một mẫu kế hoạch chung, bạn có thể có những mục tiêu khác nhau tuỳ thuộc tình hình thu nhập và lối sống của mình. Có thể bạn muốn tiết kiệm nhiều hơn hoặc phải chi tiêu nhiều hơn, hãy sử dụng thật sự linh hoạt!