Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện được biết đến là “đại diện quyền lực” của một sự kiện. Bởi lẽ, chủ các doanh nghiệp chỉ ký quyết định chi tiền cho tổ chức sự kiện khi nhận được dự trù kinh phí hợp lí cho sự kiện. Vậy bảng dự trù kinh phí cần được xây dựng thế nào cho đúng và chuẩn? Đọc ngay bài viết này của VietPower để được hướng dẫn chi tiết về các lập bảng dự trù kinh phí cho sự kiện nhé!
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là gì?
Bảng dự trù kinh phí là liệt kê toàn bộ các hạng mục cần chi tiêu trong sự kiện, tính toán số lượng cần thiết và đưa ra mức giá dự trù cần chi để thực hiện mua/thuê các hạng mục đó. Bảng dự trù kinh phí thường được trình bày chi tiết, rõ ràng từng chi tiết nhỏ để tất cả mọi người nhìn vào đều có thể hiểu được, bao gồm các nội dung sau: STT, hạng mục cần chi, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Khi đã liệt kê hết các hạng mục và dự trù chi phí cho những hạng mục đó, người lập bảng dự trù sẽ tổng lại số tiền cần chi cho sự kiện.
Khi lập bảng dự trù kinh phí, người ta thường tạo bảng trên excel để tiết kiệm thời gian và chính xác hơn. Microsoft excel là một chương trình xử lý bảng tính được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng, thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel. Chính vì thế, khi sử dụng Excel để lập bảng dự trù kinh phí, chỉ cần sử dụng một vài thuật toán cơ bản của excel như tổng, hiệu để chi phí dự trù được tính toán chính xác nhất.
Tuy nhiên, dự trù kinh phí là một trong những khâu khó nhất, đòi hỏi sự hiểu biết và kỹ năng xử lí, deal giá của mỗi cá nhân. Nếu chưa có nhiều kinh nghiệm, lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp là tìm đến một đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp để tổ chức trọn gói sự kiện cho doanh nghiệp. Trong gói tổ chức sự kiện này, các đơn vị tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn lập bảng dự trù kinh phí sát nhất với chi phí thực tế.
Sự quan trọng của bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Thứ nhất, bảng dự trù kinh phí giúp cho việc phê duyệt kế hoạch tổ chức sự kiện và giải nhân nhanh hơn.
Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động lớn của doanh nghiệp và nhằm nhiều mục đích khác nhau. Lúc này, sự kiện được xem là bộ mặt của doanh nghiệp. Cũng chính vì thế, mọi hoạt động lớn liên quan đến sự kiện đều phải trình lên ban lãnh đạo và chờ phê duyệt.
Là lãnh đạo của doanh nghiệp, không ai muốn duyệt một bản kế hoạch tổ chức sự kiện nhưng lại không có dự trù kinh phí, hoặc dự trù kinh phí sơ sài, chưa phù hợp với nguồn ngân sách dự tính,… Nếu như lãnh đạo không duyệt, buộc đội ngũ chịu trách nhiệm quản lí sự kiện buộc phải nhận lại kế hoạch và điều chỉnh dự trù kinh phí sao cho chi tiết và phù hợp nhất. Việc làm đi làm lại kế hoạch sẽ ảnh hưởng không chỉ đến tiến độ sự kiện mà còn có thể kiến cho lãnh đạo “nghi ngờ” về năng lực của bạn.
Sau khi kế hoạch [bao gồm bảng dự trù kinh phí] đã được thông qua, bản kế hoạch này sẽ được chuyển đến kế toán để kế toán để ứng trước các khoản cần thiết để chuẩn bị cho sự kiện.
Thứ hai, bảng dự trù kinh phí giúp người quản lý nắm bắt và theo dõi hoạt động thu chi trong quá trình tổ chức sự kiện.
Thông thường, các công việc mua sắm, liên hệ thuê thiết bị cần thiết cho sự kiện sẽ được quản lí sự kiện phân công cho một bộ phận nhất định. Cũng chính vì thế mà bảng dự trù kinh phí sẽ trở nên cần thiết và quan trọng hơn bao giờ hết, giúp người quản lí quản lí nhân sự của mình tốt hơn.
Khi giao nhiệm vụ cho các bộ phận, quản lí sẽ là người trực tiếp theo dõi tiến độ công việc và kiểm tra chất lượng các sản phẩm. Nếu các bộ phận đó làm việc chưa hiệu quả, quản lí sẽ hối thúc, động viên để công việc được hoàn thành tốt nhất có thể. Bên cạnh đó, trong lúc chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho sự kiện theo bảng dự trù kinh phí, nếu có sự phát sinh chi phí hoặc có sự chênh lệch quá lớn so với dự trù mà không xin ý kiến chỉ đạo của quản lí, người đó có thể sẽ phải buộc tự chi trả khoản tiền phát sinh này.
Thứ ba, bảng dự trù kinh phí giúp hạn chế tình trạng lợi dụng, gian lận trong thu chi cho sự kiện.
Để tổ chức một sự kiện, các hạng mục cần chuẩn bị rất nhiều. Điều này đồng nghĩa với việc cần rất nhiều nhân sự cho hoạt động này. Mỗi người một tính cách, mỗi người một phong thái làm việc và có người tốt, có những người khôn lỏi, chuộc lợi trên tài sản chung.
Có nhiều sự kiện khi tổ chức không dự trù kinh phí, không có checklist các hạng mục cụ thể. Điều này dễ khiến kẻ xấu lợi dụng để chuộc lợi, chiếm đoạt tiền tổ chức sự kiện.
Giả sử anh A được giao nhiệm vụ thuê thiết bị âm thanh – ánh sáng cho sự kiện. Lúc này, anh A liên hệ một bên cho thuê rồi thông đồng với bên này, khai giá thuê cao hơn thực tế nhằm chiếm đoạt khoản tiền chênh lệch. Thế nhưng, vì chưa có dự trù kinh phí, chưa biết giá thị trường bao nhiêu nên quản lí cũng không nghi ngờ gì về khoản tiền này mà thực hiện giải ngân ngay gây thất thoát tiền cho doanh nghiệp.
Chính vì thế, dự trù kinh phí có thể được xem là vị cứu tinh cho những tình huống này, giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến lợi dụng, gian lận trong thu chi cho sự kiện.
Thứ tư, bảng dự trù kinh phí giúp cho việc chi tiêu cho sự kiện dễ dàng hơn.
Bảng dự trù kinh phí còn mang đến lợi ích cho cả những người trực tiếp làm công việc mua sắm/ thuê thiết bị cần thiết cho sự kiện. Bảng dự trù kinh phí liệt kê cụ thể những thứ cần chuẩn bị, với số lượng cụ thể và giá dự trù. Mọi thông tin cần thiết liên quan đến mua sắm đã được ghi đầy đủ tại bảng dự trù và người làm công việc chuẩn bị cho sự kiện chỉ cần nhìn vào và mua sắm đủ số lượng cần thiết như trong bảng.
Nếu có phát sinh thêm chi phí khác trong quá trình chi tiêu cho sự kiện, hãy báo lại quản lí để xin ý kiến chỉ đạo. Trong trường hợp chưa được thông qua, đừng nên tự ý mua sắm. Điều đó có thể khiến bạn phải tự chi trả cho hành động thiếu suy nghĩ đó.
Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Nghiên cứu proposal sự kiện
Proposal được hiểu là các đề xuất, nội dung nhằm trình bày về ý tưởng, hình ảnh, thiết kế hoặc phương thức tổ chức sự kiện dành cho một dự án, công trình đáp ứng mục tiêu đặt ra ban đầu. Tại proposal có đầy đủ thông tin liên quan đến sự kiện. Do đó, khi đọc kỹ proposal, bạn có thể hiểu được tổng thể một sự kiện: cách thức tổ chức, mục tiêu tổ chức, các thiết kế liên quan đến sự kiện, quy mô sự kiện,…
Nghiên cứu Proposal lúc này mang đến cái nhìn tổng quan nhất về sự kiện, từ đó, các hạng mục cần thiết cho sự kiện cũng được tính toán cẩn thận sao cho tiết kiệm mà vẫn phù hợp với sự kiện.
Lập checklist các hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện
Sau khi đã nghiên cứu Proposal và nắm được các thông tin liên quan đến sự kiện, công việc tiếp theo để xây dựng được bảng dự trù kinh phí cụ thể, chi tiết là lập checklist là danh sách mọi hạng mục cần chuẩn bị cho sự kiện, đảm bảo không bị thiếu sót bất cứ hạng mục nào. Checklist này sẽ đảm bảo cho bảng dự trù kinh phí sẽ đúng chuẩn và chi tiết nhất.
Checklist này sẽ là phần các hạng mục cần chi trong bảng dự trù kinh phí. Vì thế, hãy cố gắng liệt kê thật chi tiết và đầy đủ trong checklist này để chuẩn bị tốt nhất cho dự trù kinh phí. Việc liệt kê càng đầy đủ, càng chi tiết càng giúp cho dự trù kinh phí được chính xác nhất với thực tế.
Tham khảo giá của các bên liên quan
Với checklist cụ thể các hạng mục từ lớn đến nhỏ, công việc tiếp theo cần làm là check giá và dự trù giá cho tất cả hạng mục. Việc check giá các hạng mục từ các bên cung cấp dịch vụ vừa giúp bạn đưa ra mức giá dự trù sát nhất với thực tế, vừa giúp bạn lựa chọn bên cung cấp dịch vụ phù hợp với nhu cầu của sự kiện và phù hợp với nguồn ngân sách của sự kiện.
Do đó, hãy tham khảo giá của các bên cung cấp dịch vụ, đặt lên bàn cân để cân nhắc và lựa chọn bên có chất lượng dịch vụ tốt nhất với giá thành phải chăng nhất.
Tính toán chi phí phát sinh
Khi thiết lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, đừng quên tính toán cả chi phí phát sinh. Chi phí phát sinh là khoản phí dành để chi trả cho những khoản ngoài dự kiến hoặc để khắc phục các tình huống ngoài ý muốn.
Mặc dù bạn đã khảo sát giá các hạng mục theo checklist, tuy nhiên đi vào thực tế, vẫn không thể tránh khỏi sự chênh lệch [không nhiều] so với dự trù ban đầu. Bên cạnh đó, khi tổ chức sự kiện, có thể sẽ xảy ra các tình huống, sự cố ngoài ý muốn như: sự cố mất điện, lỗi âm thanh,…Khi đó, khoản chi phí phát sinh sẽ được dùng để chi trả cho việc khắc phục những vấn đề này.
Tính toán chi phí phát sinh phụ thuộc vào khoản chi phí chi ra cho toàn bộ sự kiện. Thông thường, khoản chi phí phát sinh sẽ chiếm khoảng 5 – 10% tổng chi phí sự kiện.
Hoàn thành bảng dự trù kinh phí
Bước cuối cùng của quá trình lập bảng dự trù kinh phí chính là hoàn thiện bảng dưới dạng file excel. Các hạng mục sẽ được liệt kê đầy đủ trong bảng dự trù kinh phí, kèm theo đó là mức giá dự trù dựa trên giá đã tham khảo từ phía nhà cung cấp.
Khi hoàn thành bảng dự trù kinh phí, phần đơn giá bạn sẽ phải nhập thủ công nhưng đến phần thành tiền thì bạn nên dùng các hàm cơ bản trong excel để tính toán cho chính xác nhất. Thuật toán này không khó, bạn chỉ cần biết excel cơ bản là có thể làm được.
Có thể thấy qua những nội dung mà VietPower chia sẻ trên đây, nếu bạn là người chưa có kinh nghiệm thì khó có thể đưa ra chi phí chi tiết, cụ thể và sát với thực tế. Vì vậy, để mọi người hiểu rõ hơn về quy trình lập dự trù kinh phí, VietPower sẽ gửi đến các bạn mẫu dự trù kinh phí sự kiện cơ bản dưới đây để bạn tham khảo.
| STT | Hạng mục | ĐVT | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền |
| I | Thuê địa điểm | ||||
| 1 | Trung tâm tiệc cưới – hội nghị Cung Xuân | ngày | 1 | ||
| II | Thuê nhân sự phục vụ sự kiện | Người | 16 | ||
| 1 | Điều hành, giám sát sự kiện | Người | 2 | ||
| 2 | Kỹ thuật âm thanh – ánh sáng | Người | 2 | ||
| 3 | Lễ tân sự kiện | Người | 4 | ||
| 4 | MC sự kiện | Người | 1 | ||
| 5 | Bảo vệ, an ninh sự kiện | Người | 2 | ||
| 6 | Nhân viên phục vụ | Người | 5 | ||
| III | Thuê nhóm nhảy, ca sĩ, vũ đoàn | Tiết mục | |||
| 1 | Nhóm nhảy ST.319 | Tiết mục | 2 | ||
| 2 | Ca sĩ Bích Phương | Tiết mục | 2 | ||
| 3 | Vũ đoàn Ngôi Sao | Tiết mục | 2 | ||
| IV | Thiết bị âm thanh | ||||
| 1 | Loa Line Array | Cái | 2 | ||
| 2 | Mixer Digital – máy trộn kỹ thuật số | Cái | 1 | ||
| …. | |||||
| V | |||||
| ….. | Chi phí phát sinh | ||||
| Tổng cộng |
VietPower – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
VietPower tự tin là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam. Với hơn 5 năm làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, VietPower đã có cơ hội làm việc với hàng trăm khách hàng lớn nhỏ trong và ngoài nước như: Vingroup, Canon, Vietcombank,… Trong khoảng thời gian đó, VietPower luôn thay đổi, luôn làm mới để bắt kịp các xu hướng mới về tổ chức sự kiện. Vì thế, khi làm việc với VietPower, bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng sự kiện.
- Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, sáng tạo, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện
- Hệ thống thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
- Đảm bảo đúng quy trình, giám sát sự kiện chặt chẽ.
- Khảo sát, thiết kế, thi công sự kiện trọn gói theo yêu cầu của khách hàng.
- Tư vấn, hỗ trợ khách hàng nhiệt tình 24/7.
VietPower cung cấp rất nhiều dịch vụ về tổ chức sự kiện như: tổ chức hội nghị, hội thảo; tổ chức team building, ngày hội gia đình, khai trương, khánh thành,…
Liên hệ VietPower ngay để được tư vấn, báo giá miễn phí và đặt lịch tổ chức sự kiện nhé.
Thông tin liên hệ:
Hotline: 0243 9054 999 hoặc 0867 128 688
Email:
Trụ sở chính: Tầng 3, Tòa nhà Sông Hồng – 2 Trần Hưng Đạo, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Chi nhánh Đà Nẵng: 87 Lê Thị Tính – An Khê – Thanh Khê – Đà Nẵng
Chi nhánh TP. HCM: tòa nhà Vincom Center – 72 Lê Thánh Tôn – P. Bến Nghé – Quận 1 – TP. HCM