Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ filetype doc

1. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 1 Báo cáo thực tập Ngành Hành chính văn thư Văn phòng HĐND-UBND Huyện Sóc Sơn Hỗ Trợ Viết Báo Cáo Thực Tập Zalo : 0973.287.149
2. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 2 TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN I. Thông tin về tiểu sử bản thân 1. Họ và tên: Nguyễn Thị Hường 2. Ngàysinh: 15/08/1992 3. Quê quán: Xã Hiền Ninh, Huyện Sóc Sơn, Thành phố Hà Nội 4. Số điện thoại: 0989.001.770 II. Thông tin khác 1. Mã số sinh viên: 2. Sinh viên lớp: 10cđvt 3. Khóa học: 2010 - 2013 4. Nghành: Hành chính văn thư (ghép với lưu trữ học) 5. Khoa: Quản lý - Văn thư 6. Trường: Cao đẳng sư phạm Trung Ương
3. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 3 TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP 1. Tên cơ quan, đơn vị thực tập: Văn Phòng Hội Đồng nhân dân và Uỷ Ban nhân dân Huyện Sóc Sơn, Thành phố Hà Nội. 2. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thực tập: Chủ tịch: Nguyễn Văn Nguyệt Phó chủ tịch: Trần Văn Hữu Phó chủ tịch: Tạ Văn Đạo Phó chủ tịch: Ngô ĐạiNgọc Chánh văn phòng: Hồ Việt Hùng 3. Họ và tên cán bộ hướng dẫn: Phù Thị Quỳnh Ly 4. Địa chỉ cơ quan: Số 1, đường Núi Đôi, Sóc Sơn, Hà Nội 5. Địa chỉ liên hệ: Phòng văn thư Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, Hà Nội. 6. Điện thoại:04 8843530
4. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 4 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Giải thích 01 UBND Uỷ ban nhân dân 02 HĐND Hội đồng nhân dân 03 HĐND&UBND Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân 04 CT Chủ tịch 05 VTLT Văn thư lưu trữ 06 CVP Chánh văn phòng 07 PVP Phó văn phòng MỤC LỤC
5. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 5 PHẦN I: LỜI NÓI ĐẦU……………………………………………………………..5 PHẦN II: NỘI DUNG………………………………………………………………..6 CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN……………………………………………………..8 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN…………………..15 1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sóc Sơn………. 15 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND&UBND huyện Sóc Sơn...........15 1.2. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng HĐND và UBND Huyện…16 2. Tình hình công tác văn thư tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Sóc Sơn…….17 2.1. Hệ thống tổ chức văn thư của UBND huyện Sóc Sơn………………………...17 2.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến của UBND huyện Sóc Sơn…………………………………………………………………………….18 2.3. Tổ chức quản lý và sử dụng condấu………………………………………….28 CHƯƠNG III: NỘI DUNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN…………………………………………………....30 1. Các quy định của UBND Huyện về soạn thảo và ban hành văn bản…………….30 2. Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản………………………………………………………………...30 CHƯƠNG IV. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN…………………………………………………………………..35 1. Hệ thống quản lý công tác lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn…………………...35 2. Tình hình cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn………36 3. Tình hình công tác lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn…………………………...36 PHẦN III. NHẬN XÉT……………………………………………………………....37 PHẦN IV. KẾT LUẬN……………………………………………………………....39 PHẦN V. PHỤ LỤC…………………………………………………………………41
6. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 6 PHẦN I. LỜI NÓI ĐẦU Thực tập thực tế có vai trò rất quan trọng trong chương trình đào tạo các chuyên ngành của nhà trường nói chung, chuyên ngành Hành chính văn thư - lưu trữ nói riêng. Với mục đíchgắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn hàng năm khoa và nhà trường đều tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập thực tế. Qua đợt thực tập này, sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp, củng cố kiến thức đã học đồng thời nâng cao năng lực nghề nghiệp, ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Được sự đồng ý của lãnh đạo Uỷ ban nhân dân Huyện Sóc Sơn, theo sự phân công của khoa, tôi về thực tập tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân Huyện Sóc Sơn từ ngày 15/8/2012 đến ngày 11/11/2012. Mặc dù nội dung thực tập khá phức tạp, thời gian thực tập có hạn nhưng với sự quan tâm tạo điều kiện của đồng chí Chánh văn phòng, sự chỉ bảo hướng dẫn tận tình của các anh, chị công tác lâu năm trong phòng, sự giúp đỡ tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng với sự nỗ lực của bản thân tôi đã hoàn thành tốt các yêu cầu của nội dung thực tập. Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, công tác văn thư lưu trữ của Uỷ ban nhân dân Huyện Sóc Sơn, tôi đã hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ. Những thu hoạch trong thời gian thực tập được trình bày cụ thể trong báo cáo dưới đây. Báo cáo thực tập của tôi được xây dựng trên cơ sở những quy định, những kiến thức lý luận chung cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn. Qua bài báo cáo của mình, tôi cũng mạnh dạn đánh giá và đề xuất một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý văn bản của UBND huyện Sóc Sơn. Nhân đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cán bộ công nhân viên phòng văn thư, Văn phòng Uỷ ban nhân dân Huyện Sóc Sơn, các Thầy giáo, Cô giáo của Khoa Quản lý Văn thư, Trường Cao đẳng sư phạm Trung Ương đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo này.
7. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 7 PHẦN II. NỘI DUNG  Vài nét về đặc điểm của huyện Sóc Sơn 1. Về lịch sử Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở sáp nhập hai huyện Đa Phúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnh Vĩnh Phú và Phú Thọ ) cùng với thị trấn Xuân Hòa thuộc tỉnh theo Quyết định số 178/QĐ ngày 5 tháng 7 năm 1977 của Hội đồng Chính Phủ Việt Nam. Khi ấy huyện Sóc Sơn vẫn thuộc tỉnh Vĩnh Phú. Ngày 29/12/1978 huyện Sóc Sơn được chuyển về Hà Nội. 2. Về địa lý Huyện Sóc Sơn giáp Huyện Phổ Yên thuộc Tỉnh Thái Nguyên về phía bắc, Huyện Yên Phong thuộc Tỉnh Bắc Ninh về phía đông bắc, giáp Thị Xã Phúc Yên, Tỉnh Vĩnh Phúc về phía tây bắc, và phía nam, giáp các Huyện Mê Linh và Đông Anh của Hà Nội. 3. Về hành chính Huyện Sóc Sơn có Thị Trấn Sóc Sơn và 25 đơn vị hành chính cấp xã gồm:  Thanh Xuân  Minh Phú  Quang Tiến  Phú Minh  Phù Lỗ  Nam Sơn  Hồng Kỳ  Tân Hưng  Việt Long  Đức Hoà  Kim Lũ  Minh Trí  Hiền Ninh  Phú Cường  Mai Đình  Đông Xuân  Bắc Sơn  Trung Giã  Bắc Phú  Xuân Giang  Xuân Thu  Phù Linh
8. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 8  Tân Minh  Tân Dân  Tiên Dược CHƯƠNG I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN. 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn. 1.1. Chức năng của UBND huyện Sóc Sơn Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn là do Hội đồng nhân dân Huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm
9. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 9 thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở. 1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn 1.2.1. Trong lĩnh vực kinhtế Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp; Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn. 1.2.2. Trong lĩnh vực nông – lâm – ngưnghiệp, thủy lợi và đấtđai Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịchcơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánhbắt, nuôi trồngvà chếbiến thuỷ sản; Thực hiện giao đất, cho thuêđất, thu hồiđấtđốivớicá nhân và hộ gia đình, giảiquyếtcác tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn;
10. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 10 Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật. 1.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện; Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ ở các xã, thị trấn; Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh. 1.2.4. Trong lĩnh vực thương mại, dịchvụ và du lịch. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn. 1.2.5. Trong lĩnh vực xâydựng, giaothông vận tải Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt; Quản lý, khai thác, sửdụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
11. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 11 Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh. 1.2.6. Trong lĩnh vực văn hóa, thông tin, giáodục, y tế, xã hội và thể dục thể thao. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý; Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sáchdân số và kế hoạch hoá gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm; Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo. 1.2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương; Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;
12. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 12 Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngăn chặn việc sảnxuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương. 1.2.8.Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật; Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương; Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội. 1.2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo; Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân ở địa phương;
13. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 13 Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật. 1.2.10. Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp; Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của côngdân; Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn; Tổ chức, chỉđạothựchiệncôngtác thihành án theo quyđịnh củapháp luật; Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn. 1.2.11.Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định của pháp luật; Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp trên; Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân cấp trên; Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
14. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 14 Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định. 1.3. Cơ cấu tổ chức *Sơđồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn (Phụ lục 1) Căn cứ vào tình hình đặc điểm của địa phương, UBND huyện Sóc Sơn có cơ cấu tổ chức gồm: Chủ tịch UBND huyện - Ông Nguyễn Văn Nguyệt: Là người đứng đầu cơ quan khối UBND, có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ các hoạt động của UBND huyện. Phó chủ tịch (Văn xã) - Ông Trần Văn Hữu: Quản lý các hoạt động Văn hóa - xã hội trên toàn huyện và báo cáo chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện. Phó chủ tịch (Phụ trách đất đai, TTXD và GPMB) - Ông Tạ Văn Đạo: Theo dõi, giải quyết các công việc về đất đai, thanh tra xây dựng, giải phóng mặt bằng trên địa bàn huyện và chương trình xây dựng cơ bản trước Chủ tịch UBND huyện. Phó chủ tịch (Kinh tế) - Ông Ngô Đại Ngọc: Quản lý và giải quyết các vấn đề về kinh tế, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện. UBND huyện Sóc Sơn có các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp như sau: *Có 13 phòng, ban:  Văn phòng HĐND – UBND  Phòng Nội vụ  Phòng Tài chính – Kế hoạch  Phòng Kinh tế  Phòng Tài nguyên – Môi trường  Phòng Lao động, Thương binh và xã hội  Phòng Văn hóa & Thông tin  Phòng Quản lý đô thị  Phòng Tư pháp  Phòng Y tế  Thanh tra nhà nước
15. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 15  Phòng Giáo dục & Đào tạo  Thanh tra xây dựng *Cácđơn vị sự nghiệp thuộc huyện:  Hội Chữ thập đỏ  Đài phát thanh  Nhà văn hóa  Trung tâm dạy nghề  Xí nghiệp Môi trường đô thị  Trung tâm Dân số KHHGĐ  Ban Quản lý Dự án  Ban Bồi thường GPMB  Trung tâm Phát triển Qũy đất  Trung tâm Thể dục thể thao  Trung tâm Quản lý khu du lịch – Di tích Đền Sóc Sơn  Ban Quản lý Rừng phòng hộ đặc dụng  Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất huyện Sóc Sơn CHƯƠNG II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN 1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sóc Sơn. 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sóc Sơn. Văn phòng HĐND và UBND huyện Sóc Sơn là đơn vị trực thuộc UBND huyện Sóc Sơn, có chức năng giúp Thường trực HĐND và UBND huyện về công tác đối nội, đối ngoại; tổ chức các hoạt động chung của Thường trực HĐND, UBND huyện Sóc Sơn.
16. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 16 Tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành, các đơn vị, xã, phường, thị trấn làm báo cáo của HĐND và UBND Quận, Huyện. - Xây dựng lịch công tác và chương trình các kỳ họp của HĐND và UBND. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND và UBND Huyện. - Giúp HĐND, UBND Huyện đảm bảo quan hệ công tác giữa UBND với HĐND với Quận, Huyện uỷ và các đoàn thể quần chúng; tổ chức phục vụ các hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND Huyện. - Theo dõicông tác tuyển quân, thực hiện luật nghĩa vụ quân sự. - Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành chính quản trị của cơ quan HĐND và UBND. Hướng dẫn các phường, các đơn vị trực thuộc Quận, Huyện thực hiện công tác văn thư lưu trữ. -Tổ chức in ấn, sao chụp các văn bản do cơ quan ban hành và cơ quan khác ban hành nhanh chóng, chính xác. - Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo nhiệm vụ, quyền hạn được giao. - Quản lý các cơ sở vật chất của Văn phòng HĐND và UBND Huyện đảm bảo các điều kiện vật chất cho bộ máy của HĐND, UBND Huyện hoạt động - Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của HĐND, UBND Huyện. -Thực hiện công tác thi đua - khen thưởng trên địa bàn huyện. 1.2. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng. 1.2.1. Cơcấu tổ chức: UBND huyện Sóc Sơn là cơ quan hành chính của Nhà nước có thẩm quyền chung nên Văn phòng HĐND và UBND được tổ chức theo cơ cấu gồm: Cấp lãnh đạo:  Chánh văn phòng - Ông Hồ Việt Hùng  Các phó chánh văn phòng: - Bà Đỗ Thu Nga - Bà Trần Thị Thu Nhung - Ông Dương Văn Thay
17. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 17 Các bộ phận chuyên môn gồm: Bộ phận Tổng hợp; Bộ phận Văn thư – lưu trữ; Bộ phận tài vụ; Bộ phận Tạp vụ; Bộ phậnTiếp dân; Bộ phận Lái xe; Bộ phận Nhà ăn; Bộ phận Một cửa. *Sơđồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND Huyện Về lề 1.2.2. Lềlối làm việc: *Mối quan hệphối hợp giảiquyết công việc. Văn phòng HĐND-UBND huyện thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được UBND huyện quy định. Đối với những vấn đề vượt thẩm quyền và khả năng giải quyết của mình; Văn phòng UBND huyện phải xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch UBND huyện. Đồng thời, giữ mối quan hệ thường xuyên với các cơ quan tỉnh, các Phòng, Ban ngành huyện và địa phương theo Quy chế làm việc của UBND huyện và Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng. Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các bộ phận, các Chuyên viên Văn phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao, đồng thời thường xuyên giữ mối quan hệ, hợp tác, giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ. Chánh văn phòng PVP Đỗ Thu Nga PVP Trần T.Nhung PVP Dương V.Thay BP. Văn thư - LT BP. Tiếp dân Bộ phận Tổng Hợp Bộ phận Một cửa Bộ phận Tạp vụ Bộ phận Lái xe Bộ phận Nhà ăn Bộ phận Tài vụ
18. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 18 Khi giải quyết các vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của người khác, bộ phận khác, thì cần thiết phải tham khảo, trao đổi ý kiến với người đó, bộ phận đó để giải quyết công việc; người được hỏi ý kiến phải có nghĩa vụ trả lời và chịu trách nhiệm về ý kiến đó; trường hợp các bên có ý kiến giải quyết khác nhau, thì trình xin ý kiến giải quyết của Chánh Văn phòng. *Chế độ hội họp. Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, bộ phận, các Chuyên viên Văn phòng phải dự các cuộc họp giao ban định kỳ vào chiều thứ hai hàng tuần do Chánh Văn phòng chủ trì. Trường hợp vắng mặt phải xin phép và được sự chấp thuận của Chánh Văn phòng. Chiều thứ sáu hàng tuần, Chánh Văn phòng và cỏc Phó Chánh Văn phòng (nếu cần thiết) có trách nhiệm dự hợp báo với 3 thường trực hoặc dự làm lịch tuần tại Văn phũng Huyện ủy. Lãnh đạo Văn phòng, các bộ phận tổ chức thực hiện họp nội bộ hàng tháng để thông tin, giải quyết các công việc có liên quan. Trường hợp đột xuất cần triệu tập các thành viên dự họp do Chánh Văn phòng, các bộ phận quyết định theo quyền hạn của mình. Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng, các bộ phận phải tham gia các cuộc họp theo sự phân công của Chủ tịch, các phó Chủ tịch; các Chuyên viên Văn phòng phải dự các cuộc họp theo sự phân công của Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng. 2. Tình hình công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Sóc Sơn. 2.1. Hệ thống tổ chức văn thư của UBND huyện Sóc Sơn. Bộ phận văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển và bộ mặt của cơ quan vì đó là đầu mối của giao tiếp, là bộ phận đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan. Chính vì vậy, bất cứ một cơ quan nào dù quy mô lớn hay nhỏ cũng không thể không có bộ phận văn thư. Theo quy định của Nhà nước thì có 2 loại văn thư: văn thư tập trung và văn thư phân tán. Văn thư UBND Huyện được tổ chức theo mô hình Văn thủ tập trung. Tất cả văn bản đi đến của cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư để quản lý tập trung thống nhất. Cửa vào Tủ chuyển giao tài liệu đến các phòng ban
19. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 19 Phòng văn thư được bố trí cạnh phòng làm việc của PVP để thuận lợi cho công việc. Phòng văn thư được bố trí theo mô hình sau: 2.2. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến của Văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn. 2.2.1. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi. *Khái niệm: Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên nghành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản nội bộ)do cơ quan, tổ chức phát hành. *Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo nguyên tắc: tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo đúng quy trình của Nhà nước quy định. Quy trình quản lý,giải quyết văn bản đi: Bước 1:Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹthuật trình bày. Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo ngườiđược giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Máy photo Tủ lưu văn bản đi Bàn làm việc,để máy vi tính, máy scan văn bản Bàn làm việc, để máy fax và đóng dấu. Tủ đựngsổ đăngký văn bản đi Tủ để phong bì, tem và văn phòng phẩm
20. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 20 Bước 2:Ghi số và ngày, tháng vănbản: - Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật; Số của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh theo từng loại văn bản do cơ quan ban hành trong một năm và năm ban hành văn bản đó. Số được ghi bằng chữ số ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; năm ban hành phải ghi đầy đủ các số, VD: 2006, 2007; Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quanban hành văn bản. VD; Quyếtđịnh quy phạm pháp luật củaUBND các huyện: Số:....../2007/QĐ-UBND - Số, ký hiệu của văn bản hành chính Số của văn bản hành chính là số thứ tựđăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm. Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản. Số của văn bản được ghi bằngchữ số ả - rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ký hiệu của văn bản hành chính + Ký hiệu của Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm tên viết tắt tên loại văn bản và tên viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. VD: Chỉ thị củaUBND huyện, được kýhiệu như sau: Số:...../CT-UBND. + Ký hiệu của công văn bao gồm tên viết tắt tên cơ quan, tổ chức và tên viết tắt tên đơn vị soạn thảo, ví dụ: Công văn của UBND huyện, do bộ phận tổng hợp soạn thảo thì ký hiệu như sau: Số:........./UBND-TH Văn bảnmật điđược đánhsố và đăngký riêng. - Ghi ngày, tháng văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành, phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữsố Ả - rập;đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2phải ghi thêm số 0 ở trước. Bước 3:Nhânbản Văn bản điđược nhân bảntheo đúngsố lượng và thời gian quyđịnh. Đốivới văn bản mật việc in, sao, chụp tàiliệu phảithực hiện theo các quyđịnh sau: - Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn do lãnh đạo cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước quyđinh. - Lãnh đạo cơ quan quyếtđịnh việc in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước và ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp, tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như
21. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 21 tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phảikiểm tra lại và huỷ ngay bản dưthừa, những bản in, sao, chụp hỏng. - Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao chụp tàiliệu. - Không sử dụngmáy vi tính đãnối mạng Internet đánh máy, in, sao tài liệu mật. - Tài liệu bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong. Bước 4:Đóng dấuvănbản đi Sau khi sao văn bản xong, văn thư sẽ tiến hành đóng dấu. Tất cả văn bản của Uỷ ban nhân dânHuyện đều do văn thư cơ quan đóngdấu. Dấu của cơ quan được đóng ngay ngắn trùm lên 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về bên trái chữ ký. Bước 5: Đăng kývănbản đi: Văn bảnđi được đăngký vào sổ đăng ký văn bản: Số ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị người nhận Số lượng Ghi chú Lập sổ đăng ký văn bản đi: Căn cứ tổngsố và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm nhiều, Uỷ ban nhân dân quy định việc lập sổ đăng ký văn bản đi riêng cho mỗi loại văn bản. Bước 6:Làm thủ tục, chuyểnphátvà theo dõiviệc chuyểnphátvănbản đi: Sau khi Lãnh đạo đơn vị ký văn bản, người trực tiếp soạn thảo văn bản chuyển toàn bộ hồ sơ công việc cho văn thư. Văn thư kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức văn bản; nếu phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho người soạn thảo hoặc Lãnh đạo đơn vị xem xét, giải quyết. Văn thư sau khi kiểm tra hồ sơ trình ký và bản gốc của văn bản thì nhập các dữ liệu theo yêu cầu vào sổ theo dõi văn bản đi, đóng các dấu theo quy định. Văn thư không được cấp số văn bản trước. Trường hợp cần thiết cần xin số văn bản trước, người chủ trì xử lý văn bản phải báo cáo với Lãnh đạo đơn vị, được Lãnh đạo đơn vị đồng ý và cho ý kiến chỉ đạo văn thư thực hiện.
22. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 22 Phát hành văn bản đi; Văn bản của cơ quan ban hành phải chuyển tới bộ phận văn thư và phải được làm thủ tục phát hành ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Bộ phận văn thư chịu trách nhiệm phát hành các văn bản của cơ quan và các tổ chức của cơ quan đến địa chỉ nhận. Trường hợp văn bản có đóng dấu chỉ mức độ 'khẩn' hoặc theo yêu cầu gấp của người ký, Văn thư phải thực hiện ngay, có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc qua mạng máy tính để thông tin nhanh. Việc gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải thực hiện theo các quy định sau: - Vào sổ: Trước khi gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải vào sổ 'Tài liệu đi' để theo dõi. Sổ 'Tài liệu đi' phải ghi đầy đủ các mục: Số thứ tự (đồng thời là số tài liệu gửi đi), ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi chú. Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Tuyệt mật' thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý. Tài liệu gửi đi phải cho vào bì dán kín và chuyển đến văn thư để làm bì ngoài gửi đi. - Làm bì: Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi đi phải làm bì riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc. Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Mật' ngoài bì đóng dấu chữ C (con dấu chữ 'C' in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm) Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Tối mật' ngoài bì đóng dấu chữ B (con dấu chữ 'B' in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm) Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ 'Tuyệt mật' gửi bằng hai bì: + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu 'Tuyệt mật'. Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu 'Chỉ người có tên mới được bóc bì'. + Bì ngoài: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A (con dấu chữ 'A' in hoa nét đậm, nằm trong đường viền tròn, đường kính 1,5 cm) Đối với những văn bản đi có đóng dấu Tài liệu thu hồiiii văn thư phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại cần phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc. Chuyển phátvăn bản đi; Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nộibộ cơ quan, tổ chức. Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ
23. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 23 văn thư trực tiếp chuyển đếncác đơn vị, cá nhân), các cơ quan, tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sửdụng sổ đăngký văn bản điđể chuyểngiao văn bản. Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. - Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác Tất cả văn bản đido cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ. Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầungười nhận ký nhận vào sổ. - Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng ký vào sổ. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận. - Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thểđược chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sauđó phảigửi bảnchínhđốivới những văn bản có giá trị lưu trữ. - Chuyển phát vănbản mật: Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi vận chuyển phải được đựng trong bao bì chắc chắn bằng loại vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm phong theo quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các tài liệu, vật đó. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo quy định riêng của ngành bưu điện. Nơi gửi và nơi nhận phải tổ chức kiểm tra đối chiếu nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời; việc giao nhận phải được ghi đầy đủ vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận. Cán bộ đi công tác chỉ được mang những tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước có liên quan đến nhiệm vụ được giao; phải được lãnh đạo trực tiếp duyệt và đăng ký với bộ phận văn thư; phải có kế hoạch bảo vệ tài liệu, vật mang bí mật nhà nước trong thời gian mang đi công tác; khi hoàn thành nhiệm vụ phải cùng bộ phận văn thư kiểm tra và nộp lại cơ quan. Nội dung bí mật nhà nước nếu truyền đưa bằng phương tiện viễn thông và máy tính thì phải được mã hoá theo quy định của pháp luật về cơ yếu. Cán bộ văn thư có tráchnhiệm theo dõiviệc chuyển phátvăn bảnđi, cụ thể như sau: - Đối với những văn bản đi có đóng dấu Tài liệu thu hồi, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc; - Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v...) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo
24. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 24 văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đibưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết; - Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao tráchnhiệm xem xét, giải quyết. *Mẫu bìgửicông văn của Uỷbannhândân huyệnSócSơn (Phụlục 2) Bước 7:Lưu vănbản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (được gọilà bảngốc). Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản. Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư. Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định củapháp luật và quyđịnh cụthể củacơ quan, tổ chức. Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích. Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước sau khi xử lý xong phải được phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, cất vào tủ, hòm hoặc két sắt, không được tự động mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần thiết phải mang tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đi công tác, mang về nhà riêng thì phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị, phải đăng ký với bộ phận văn thư và có phương án bảo mật chặt chẽ. Mọi trường hợp khi phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị mất, tráo đổi, hư hỏng hoặc bí mật nhà nước bị lộ phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp giải quyết kịp thời. 2.2.2. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến: *Văn bản đến: là tất cả các công văn, giấy tờ đơn vị nhận được từ nơi khác gửi đến. Nhìn chung số lượng văn bản tới cơ quan tương đối nhiều nên khi văn bản tới vào tháng năm nào thì nhân viên văn thư nhập dữ liệu vào tháng năm đó. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến ở UBND huyện Sóc Sơn tuân theo trình tự, quy định rõ ràng. Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến:
25. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 25 Bước1:Tiếpnhận, đăng kývăn bảnđến: Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối vớibì vănbản có đóng dấu Hoả tốc hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm); trongtrường hợp cầnthiết, phảilập biên bản với người đưavăn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Bước 2: Phânloạisơ bộ, bóc bìvănbản đến: Sau khi tiếp nhận, các bì văn bảnđến được phânloại sơ bộ và xử lý như sau: - Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức vàcác bì văn bản gửi đíchdanh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăngký. - Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóngdấuchữký hiệu các độ mật (bì văn bảnmật). - Đối với văn bản mật: Văn thư không được bóc bì. Trường hợp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đến mà bì trong có dấu Chỉ người có tên mới được bóc bìììì thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến ngườicó tên trên bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi vắng thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Nếu thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước bị tráo đổi, mất, hư hỏng ... thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời. Khi bóc bìvănbản cầnlưu ý: - Những bì có đóngcác dấuđộ khẩncầnđược bóctrước đểgiải quyết kịp thời;
26. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 26 - Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quangửi và dấubưu điện; cần soátlại bì, tránh đểsótvăn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp pháthiện có saisót, cầnthôngbáo cho nơigửi biết để giải quyết; - Nếu văn bản đếncó kèm theo phiếu gửi thì phảiđốichiếu văn bản trong bì vớiphiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đínhkèm với văn bản đểlàm bằngchứng. Bước 3: Đóng dấuĐến, ghisố và ngàyđến: Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoáđơn, chứngtừ kế toán.vvv Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu Đến; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu Đếnnnn; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cầnthiết, có thể in ra và làm thủ tục đóngdấuĐến. Dấu đến: Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu Đếnmà được chuyểncho đơnvị hoặc cánhân có tráchnhiệm theo dõi, giải quyết. Dấu Đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phíadướingày, tháng, năm banhành văn bản. Bước 4:Đăng kývănbản đến: *Mẫu đăng ký văn bản đến Uỷ ban nhân dân huyện SócSơn (Phụ lục 3) Văn bảnđến được đăngký vào sổ đăngký văn bản: UBND HUYỆN SÓC SƠN ĐẾN Số: Ngày: Chuyển: Chuyển lưu trữ:
27. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 27 Ngày đến Số đến Tác giả văn bản Số ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tríchyếunội dung văn bản Ý kiến của lãnh đạo Đơn vị hoặc người nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Khi nhập văn bản vào sổ theo dõi văn thư cần nhập vào đúng mục ký hiệu của văn bản. Đốivới văn bản mang tínhbí mật Nhà nước thì văn thư phảivào mộtsổ theo dõiriêng. - Việc cập nhật văn bản đến bằng máy vi tính được thực hiện theo hướng dẫnsử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc do Trung tâm Tin học tỉnh cung cấp. - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ;khôngviết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Bước 5:Trình và chuyểngiao vănbảnđến: * Trình văn bảnđến: Sau khiđăng ký, văn bản đếnphải được kịp thời trình cho người đứngđầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cánhân tham gia và thời hạn giải quyếtcủa mỗiđơnvị, cá nhân (nếu cần). Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp là đơn thư thì được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường hợp tương ứng trongcơ sở dữliệu văn bảnđến. * Chuyển giaovăn bảnđến: Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm những yêu cầu sau: - Nhanh chóng: văn bảncần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trongngày, chậm nhất là trongngày làm việc tiếp theo;
28. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 28 - Đúng đốitượng: văn bản phảiđược chuyểncho đúngngười nhận; - Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu Thượng khẩn và Hoả tốc (kể cả Hoả tốc hẹn giờ) thì cầnghi rõ thời gian chuyển. Khi nhận được bảnchính của bản Fax hoặc văn bảnchuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu Đến, ghi số và ngày đến (số đến và ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đãnhận bảnFax, văn bảnchuyển qua mạng. Bước 6: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến * Giải quyết văn bản đến Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân (mẫu phiếu tham khảo Phụ lục IV kèm theo Công văn này). Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan. * Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết. Trách nhiệm theo dõi, đônđốc việc giải quyết văn bản đến: - Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;
29. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 29 - Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi. Việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dỏi việc giải quyết văn bản + Đối với văn bản đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định. 2.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. Quản lýdấu: Nhân viên văn thư giữ con dấu và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức. Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ saukhi đãcó chữký củangười có thẩm quyền. Sử dụng dấu: Người được giao giữ dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyền của người ký văn bản. Dấu trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng và trùm lên 1/3 chữ ký ở phía trái; Trường hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ. Khi đóng dấu các bản phụ lục kèm theo, văn thư đóng dấu vào góc bên trái của phụ lục và đè lên hàng chữ đầu trang 1/3 đường kính dấu (dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó. Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không bảo quản bản lưu ở văn thư (trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấy chứng nhận...) thì cán bộ văn thư phải lập Sổ theo dõi các văn bản không giữ bản lưu tại văn thư. Nghiêm cấm việc đóng dấu khống.
30. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 30 CHƯƠNG III. NỘI DUNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN 1. Các quy định của UBND huyện Sóc Sơn về soạnthảo và ban hành văn bản. Để thực hiện tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ dự trên những quy định Pháp luật của Nhà nước và đạt hiệu quả cao trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn
31. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 31 bản đi UBND đã có quy chế về công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn (Ban hành kèm theo Quyết định số: 33/2011/QĐ-UBND ngày 10 tháng 2 năm 2011 của UBND huyện Sóc Sơn). UBND Huyện thực hiện dự trên các quy định; Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật. Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2004. Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản. Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 2. Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạnthảo văn bản. 2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản. Chủ tịch ban hành các văn bản quy phạm Pháp luật do Văn phòng soạnthảo; các báo cáo;Chương trình; Kế hoạch; Quyết định của UBND; các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của UBND huyện; các văn bản về tổ chức bộ máy, cán bộ theo phân cấp và các văn bản khác thuộc phạm vi Chủ tịch phụ trách. Phó chủ tịch ký thay chủ tịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các văn bản theo lĩnh vực công tác được phân công. Chánh văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch các văn bản, công văn,thông báo, giấy mời họp,...khiChủ tịch có chỉ đạo; các giấy giới thiệu, giấy đi đường; sao y, sao lục các văn bản theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo huyện. Phó chánh văn phòng ký thay chánh văn phòng các văn bản thuộc lĩnh vực phân công. 2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 2.2.1. Quốchiệu Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phíatrên, bên phải.
32. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 32 Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _______________________ Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. 2.2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hànhvăn bản Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ: HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái. Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn. 2.2.3. Số, ký hiệu của văn bản Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
33. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 33 Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cáchchữ, ví dụ: Số:15/QĐ-UBND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân); 2.2.4. Địa danhvà ngày, tháng, năm banhànhvăn bản Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ: Văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn, Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành, được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước, cụ thể: Hà Nội, ngày09 tháng 11 năm 2012 2.2.5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản. Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán bộ _______
34. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 34 Tríchyếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/VTLTNN-NVĐP V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2012. 2.2.6. Nội dung văn bản Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản. Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm. 2.2.7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ: TM. ỦY BAN NHÂN DÂN Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ: KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng; Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ: TL. CHỦ TỊCH CHÁNH VĂN PHÒNG 2.2.8. Dấu của cơ quan, tổ chức Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
35. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 35 công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. 2.2.9. Nơi nhận Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu. Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm. 2.3. Quy trình soạnthảo và ban hành văn bản. *Sơđồ quytrình soạn thảo và ban hành văn bản (Phụ lục 3) Bước 1: Xác định tính chất, mục đíchcủa văn bản Bước 2: Thu thập thông tin và xử lý thông tin. Bước 3: Xác định tên loại văn bản. Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo. Bước 5: Duyệt bản thảo. Bước 6: Hoàn thành các thủ tục trước khi trình ký Bước 7: Hoàn thành các thủ tục cuối cùng để phát hành văn bản. CHƯƠNG IV. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN 1. Hệ thống quản lý công tác lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn. Văn phòng HĐND & UBND phối hợp với phòng Nội vụ: là đơn vị tham mưu cho UBND huyện quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bànhuyện.
36. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 36 Việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ của UBND huyện thể hiện trong việc áp dụng thực hiện triển khai các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ như: Luật Lưu trữ, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về việc Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ về việc Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn…; Các văn bản trên được các cấp lãnh đạo quan tâm và chỉ đạo bám sát việc thực hiện các nội dung công tác lưu trữ. UBND huyện ban hành bảng Quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND huyện theo Thông tư 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ; Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại Văn phòng HĐND-UBND sớm triển khai thực hiện; việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2011; quan tâm vệ sinh kho, vệ sinh tài liệu và xử lý mối mọt tại kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu của đơn vị theo định kỳ; Huyện cũng đã ban hành quy định về khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện. UBND huyện đã ban hành quy chế công tác VTLT và quy chế mẫu cho các xã, thị trấn xây dựng quy chế công tác VTLT. Việc áp dụng các văn bản trên đã tạo hành lang cơ sở cho việc thực hiện, tổ chức công tác lưu trữ tại UBND thực hiện hiệu quả, đi vào nề nếp. Tuy nhiên, công tác lưu trữ vẫn còn bộc lộ một số hạn chế như chưa ban hành đủ các văn bản hướng dẫn chỉ đạo, thực hiện công tác lưu trữ; thực hiện chế độ phụ cấp độc hại bằng hiện vật đối với cán bộ kiêm nhiệm công tác lưu trữ. Việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, nhất là công văn còn nhiều sai sót nhiều. Hồ sơ, tài liệu vẫn còn để rải rác tại các phòng chuyên môn chưa được chỉnh lý, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản còn hạn chế. 2. Tình hình cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn. Văn phòng UBND huyện đã bố trí được 02 cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư và lưu trữ, Phòng Nội vụ bố trí 01 lãnh đạo và 01 công chức kiêm phụ trách công
37. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 37 tác VTLT. Các phòng, ban chuyên môn và UBND các xã trên địa bàn huyện Sóc Sơn đều có bố trí cán bộ không chuyên trách làm công tác VTLT, trong đó có 09 cán bộ đã được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ. Hầu hết cán bộ lưu trữ đều có trình độ chuyên môn nên trong quá trình làm việc đạt hiệu quả cao. Trong thời gian tới để công tác lưu trữ trên địa bàn huyện Sóc Sơn tiếp tục đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả hơn, lãnh đạo UBND đã nêu ra một số nội dung trọng tâm về công tác văn thư, lưu trữ cần thực hiện như: Tiếp tục triển khai quán triệt các văn bản của nhà nước về công tác lưu trữ, nhất là Luật Lưu trữ mới ban hành; kịp thời ban hành các văn bản chỉ đạo thực hiện công tác lưu trữ; cần chỉ đạo các phòng chuyên môn và các xã trang bị kệ, tủ để đựng tài liệu lưu trữ nhằm hạn chế hư hại, thất thoát tài liệu; Tổ chức tập huấn về nghiệp vụ lưu trữ cho đội ngũ công chức làm công tác lưu trữ của huyện. 3. Tình hình công tác lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn. Ủy ban nhân dân Huyện đã quan tâm giành diện tích thỏa đáng trong trụ sở làm việc của mình để cải tạo, nâng cấp hoặc xây mới phòng, kho bảo quản tài liệu lưu trữ và các trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành. Thường xuyên kiểm tra định kỳ hồ sơ, tài liệu, vệ sinh kho, tài liệu, chế độ nhiệt độ phù hợp với từng loại tài liệu, thực hiện các biện pháp phòng chống cháy nổ, phòng chống ẩm, nấm mốc, côn trùng xâm hại tại các Phòng lưu trữ. Huyện đã chỉnh lý tài liệu của HĐND và UBND từ năm 2010 trở về trước và được bảo quản trong kho lưu trữ. Tuy nhiên, lưu trữ của huyện còn bộc lộ những tồn tại, hạn chế như một số tài liệu để rải rác nhiều nơi ở dạng rời lẻ, bó gói; Bố trí, sắp xếp kho lưu trữ cần khoa học hơn để lưu trữ hồ sơ, tài liệu của UBND nhằm phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, kịp thời; Còn nhiều tài liệu hết giá trị chưa được tiêu hủy gây tốn diện tích kho. PHẦN III. NHẬN XÉT 1. Nhân xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn.
38. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 38 1.1. Ưu điểm: Công tác Hành chính văn phòng là một hoạt động quan trọng luôn được lãnh đạo chú trọng. Bao gồm các nghiệp vụ và thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động công sở, công tác văn thư lưu trữ. Nhìn chung, trang thiết bị văn phòng trong những năm gần đây cũng được hiện đại hóa để đáp ứng yêu cầu của công việc, giúp hoàn thành nhanh chóng. Bên cạnh đó môi trường làm việc cũng được cải thiện, phòng làm việc được trang bị hện đại hơn. Cán bộ văn thư lưu trữ là những người có trình độ và kinh nghiệm trong công việc nên việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến được hoàn thành kịp thời đáp ứng công việc. Mặc dù cơ quan có khối lượng văn bản nhiều, nhưng công tác văn thư lưu trữ vẫn hoạt động có hiệu quả, mọi quy trình được thực hiện khá chặt chẽ, đảm bảo nhanh chóng, chính xác, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu và giúp cho bộ máy cơ quan thực hiện tốt nhiệm vụ. 1.2. Nhược điểm: Bên cạnh những mặt đạt được trong công tác Hành chính văn phòng thì còn có một số hạn chế: Việc chuẩn bị nôi dung cho các cuộc làm việc, giao ban chưa đáp ứng yêu cầu, thời gian còn chậm; việc ban hành văn bản chính thức còn chậm chưa đảm bảo thời gian quy định theo quy chế. Trang thiết bị còn hạn chế như việc đăng kí văn bản đi vẫn dùng phương pháp truyền thống mà chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc đăng kí. Phần lớn các phòng, ban, bộ phận, các cán bộ công nhân viên chưa lập hồ sơ công việc mình làm, hồ sơ tài liệu đang trong tình trạng bó gói, gây không ít khó khăn cho công tác bảo quản, khai thác sử dụng. 2. Một số đề xuất nhằm gópphần nâng cao công hành chính văn phòng tại UBND huyện Sóc Sơn.
39. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 39 Để đáp ứng công tác Hành chính văn phòng của UBND được hoàn thiện hơn tôi xin đưa ra một số đề xuất sau: Việc xây dựng công tác tháng cần được ấn định cụ thể ngày tổ chức các cuộc họp trong tháng nhằm giúp cơ quan và các xã, thị trấn thuận tiện trong việc bố trí lịch công tác của đơn vị mình, đồng thời giúp Văn phòng chủ động phát giấy mời và phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung. Mua sắm trang bị thêm máy tính,phần mềm để việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc đăng ký văn bản đi được nhanh chóng, có hiệu quả hơn. Có các chế độ nhằm khuyến khích về vật chất và tinh thần để tạo cho cán bộ, chuyên viên có động cơ làm việc, tạo tâm lý thỏa mái trong công việc và thực hiện các quy định của cơ quan. Tiếp tục đổi mới cơ chế hoạt động để nâng cao chất lượng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian làm việc. Đẩy mạnh tăng cường đối ngoại để tăng vai trò của các bộ phận đối với hoạt động của cơ quan. Trên đây là những đề xuất của cá nhân tôi, tôi hy vọng rằng những đề xuất nêu trên sẽ góp phần khắc phục những nhược điểm và phát huy hơn nữa những ưu điểm của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sóc Sơn. PHẦN IV. KẾT LUẬN
40. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 40 Để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì việc học tập trên ghế nhà trường là chưa đủ mà còn là học tập kinh nghiệm kiến thức qua trải nghiệm thực tế. Là một sinh viên chuẩn bị ra trường, tôi ý thức được rằng để trang bị kiến thức và sự hiểu biết của mình thì luôn phải cố gắng trau rồi, học hỏi kiến thức trong lý thuyết cũng như thực tế để sau này làm tốt công việc của mình. Qua thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Sóc Sơn, tôi đã trang bị thêm cho mình nhiều kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân. Đó không chỉ là nắm vững hơn các kỹ năng nghiệp vụ mà còn là kỹ năng sống, cách ứng xử nơi công sở. Trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu liên quan đến tổ chức và hoạt động của HĐND và UBND, Văn phòng HĐND và UBND huyện Sóc Sơn cùng với những kiến thức thực tế thu thập được trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND Huyện đã giúp tôi củng cố them kiến thức đã học trong hơn hai năm ngồi trên ghế giảng đường trường Cao đẳng sư phạm Trung Ương. Với sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của lãnh đạo Văn phòng, trực tiếp là cán bộ chuyên viên bộ phận văn thư, tôi có cơ hội áp dụng lý thuyết mà mình đã thu thập được trong các bộ phận chuyên môn như: Kỹ thuật soạn thảo văn bản; Nghiệp vụ văn thư; Nghiệp vụ lưu trữ; Quản trị văn phòng;…vào thực tế. Trong quá trình thực hành còn có nhiều hạn chế xong tôi đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế để làm hành trang sau khi ra trường. Mặc dù trong quá trình làm báo cáo, tôi được sự hướng dẫn tận tình của cán bộ trong cơ quan và các thầy cô giáo, nhưng do thời gian thực tập không dài, kinh nghiệm thực tế của bản thân còn nhiều hạn chế không tránh khỏi thiếu sót. Vì vậy, tôi kính mong nhận được sự quan tâm, nhận xét, đánh giá của cán bộ hướng dẫn cũng như các thầy cô giáo để báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn. Tôi xin trân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các lãnh đạo, các anh chị chuyên viên, cán bộ Văn phòng HĐND và UBND huyện Sóc Sơn, đặc biệt là chị Phù Thị Quỳnh Ly - cán bộ văn thư đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ tôi trong việc tiếp cận công việc, khảo sát thực tế, thu thập tài liệu viện dẫn, giải thích cho tôi những vấn đề liên quan đến công việc thực tế sau này. Và tôi đã hoàn thành tốt đợt thực tập tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Sóc Sơn.
41. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 41 Cuối cùng tôi xin gửi lời cảm ơn và chúc sức khỏe tới các thầy cô giáo trong khoa. Đặc biệt là cô Vũ Thị Bích, cô Hoàng Thị Nguyệt Nga - Giảng viên Khoa quản lý Văn thư đã hướng dẫn tôi trong việc xây dựng và hoàn thành báo cáo này. Tôi xin trân thành cảmơn! Sóc Sơn, ngày09 tháng 11 năm 2012 Sinh viên Nguyễn Thị Hường PHẦN V. PHỤ LỤC Phụ lục 1.
42. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 42 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn Phụ lục 2. Mẫu bì gửi công văn của UBND huyện Sóc Sơn. Hội Chữ thập đỏ Nhà Văn hóa P. Y tế Ban bồi thường GPMB Trung tâm Dân số Thanh tra nhà nước P. Quản lý đô thị P. LĐ – TB&XH Phòng TC-KH P. Tài nguyên & Môi trường P. Nội vụ P. Thanh tra Xây dựng Trung tâm TDTT P. Văn hóa & Thông tin P. GD&ĐT P. Tư pháp BQL di tích Đền Sóc P. Kinh tế PCT - Ngô Đại Ngọc phụ trách kinh tế PCT –Tạ văn Đạo phụ trách đất đai, TTXD, GPMB Văn phòng HĐND- UBND Ban quản lý rừng PHĐD Chủ tịch Nguyễn Văn Nguyệt PCT – Phụ trách Văn xã Trần Văn Hữu Hạt kiểm lâm
43. tập UBND huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 43 Phụ lục 3. Mẫu đăng kí văn bản đến của UBND huyện Sóc Sơn
44. tập UBND Huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 44 Phụ lục 4. Phòng văn thư UBND huyện Sóc Sơn
45. tập UBND Huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 45 Phụ lục 5. Tủ chuyển giao văn bản tới lãnh đạo, các phòng ban Tủ lưu văn bản đi
46. tập UBND Huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 46 Các trang thiết bị và văn phòng phẩm 1. Máy Fax 2. Máyscan 3. Máy photo 4. Máy in 4. Đục lỗ văn bản 5. Mộtsố đồ dùng văn phòng khác
47. tập UBND Huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 47 Phụ lục 6. Phòng lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn
48. tập UBND Huyện Sóc Sơn Sinh viên: Nguyễn Thị Hường 48 Hộp đựng tài liệu

Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ filetype doc

Bài Viết Liên Quan

Quảng Cáo

Có thể bạn quan tâm

Toplist được quan tâm

Quảng cáo

Xem Nhiều

Quảng cáo

Chúng tôi

Điều khoản

Trợ giúp

Mạng xã hội