Bài viết dưới đây sẽ cung cấp tới bạn đọc tất cả thông tin về khái niệm, nội dung, thời điểm lập và mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định hiện hành của năm 2023. Việc viết sai thông tin hóa đơn là tình huống thường xuyên gặp phải đối với người làm kế toán. Tuy nhiên, chúng ta hoàn toàn có thể khắc phục hậu quả của những sai sót đó thông qua biên bản điều chỉnh hóa đơn.
1. Khái niệm biên bản điều chỉnh hóa đơn
Khi hóa đơn phát sinh những sai sót về các thông tin như ngày viết, số tiền hàng hóa/dịch vụ, địa chỉ hoặc nội dung thì biên bản điều chỉnh hóa đơn sẽ được lập cùng với hóa đơn điều chỉnh.
2. Trường hợp nào doanh nghiệp phải làm biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Căn cứ theo nội dung tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC thì những trường hợp sau sẽ phải làm biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và sử dụng hóa đơn điện tử điều chỉnh khi phát hiện ra sai sót trong hóa đơn đã xuất:
2.1. Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đã được lập và gửi cho người mua và cả 2 bên [người mua và người bán đều chưa kê khai thuế] sẽ được xử lý như sau:
- Khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và bên mua thì thực hiện hủy hóa đơn điện tử. Thời điểm có hiệu lực của việc hủy theo đúng thỏa thuận của cả 2 bên và phải được lưu trữ đúng theo thời gian pháp luật quy định.
- Bên người bán thực hiện việc lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định để gửi lại cho bên mua. Nội dung trên hóa đơn mới bắt buộc phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số … ký hiệu …, gửi ngày … tháng … năm …
2.2. Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót, người mua và người bán đã thực hiện kê khai thuế thì sẽ có các trường hợp sau:
- Nếu thông tin sai sót trên hóa đơn về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán chỉ cần xử lý như sau: Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và cơ quan thuế, không cần phải lập lại hóa đơn điều chỉnh.
- Nếu thông tin sai sót trên hóa đơn về Mã số thuế/ Số tiền ghi trên hóa đơn/ Sai sót về thuế/ Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì hướng xử lý như sau:
+ Cả 2 bên [người mua và người bán] cần thỏa thuận và thống nhất với nhau bằng văn bản về việc lựa chọn xuất hóa đơn điều chỉnh.
+ Lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Tuy không phải là yêu cầu bắt buộc nhưng cả 2 bên đều nên lập và lưu giữ để đảm bảo trình tự thủ tục, tránh gặp rắc rối [nếu có] về sau.
+ Gửi thông báo tới cơ quan thuế về thông tin hóa đơn bị sai sót.
+ Gửi lại hóa đơn điều chỉnh mới cho cơ quan thuế và người mua
3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…….o0o…….
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ
Số:…./2022/BBĐC-….
- Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Căn cứ theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của luật quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Hôm nay, ngày tháng năm , Chúng tôi gồm:
Thông tinBÊN A [BÊN BÁN]BÊN B [BÊN MUA]Tên doanh nghiệpMã số thuếĐịa chỉ trụ sởĐại diệnChức vụ
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử GTGT số: ……, có ký hiệu: …… ngày ……….. đã kê khai vào quý …… và lập hóa đơn điều chỉnh số: ……, có ký hiệu: ……. ngày …………, cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: ……… ………… ………………. ……………..
NỘI DUNG TRƯỚC ĐIỀU CHỈNH:
……… ………… ………………. …………………….. ………… ………………. ……………..
……… ………… ………………. …………………….. ………… ………………. ……………..
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI NHƯ SAU:
……… ………… ………………. …………………….. ………… ………………. ……………..
……… ………… ………………. …………………….. ………… ………………. ……………..
Chúng tôi cam kết và hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc điều chỉnh hóa đơn này.
Biên bản này được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý như nhau. Bên A và Bên B đã đọc, hiểu rõ và hoàn toàn thống nhất từng nội dung trên Biên bản điều chỉnh hóa đơn này và không có ý kiến gì thêm.
BÊN A [BÊN BÁN] BÊN B [BÊN MUA]
Họ tên: ……………. Họ tên: …………….
Chức vụ: ………….. Chức vụ: …………..
4. Các lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
Mặc dù biên bản điều chỉnh hóa đơn cũng không phải là tài liệu quá quan trọng. Tuy nhiên khi thiết lập, doanh nghiệp cũng nên cần chú ý tới một số vấn đề sau:
– Về thời gian lập biên bản điều chỉnh hóa đơn phải cùng ngày với thời gian trên hóa đơn điều chỉnh.
– Về nội dung trên biên bản phải đảm bảo đầy đủ và rõ ràng các thông tin sau: Nội dung điều chỉnh, mẫu số, ký hiệu, ngày lập của hoá đơn sai và hoá đơn điều chỉnh.
– Biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử cần có chữ ký, ghi rõ họ tên của người đại diện 02 bên và đóng dấu doanh nghiệp.
– Đối với hóa đơn đã được kê khai thuế doanh nghiệp không được tự ý hủy trước khi lập hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh hóa đơn.
\>>> Tìm hiểu về: Quy trình hủy hóa đơn GTGT mới nhất theo quy định
5. Hướng dẫn lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử
Quy trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử gồm các bước như sau:
Bước 1: Sau khi mở giao diện danh sách hóa đơn trên hệ thống, click chọn vào biểu tượng dấu ba chấm trên cùng dòng chứa hóa đơn điện tử có sai sót. Sau đó chọn Điều chỉnh hoặc Điều chỉnh định danh.
Lưu ý:
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã xuất ghi sai số tiền trên hóa đơn sẽ lựa chọn tab Điều chỉnh
– Trường hợp hóa đơn điện tử ghi sai thông tin định danh như tên hàng hóa, đơn vị tính, Mã số thuế, … nhưng không ghi sai số tiền/thuế suất thì sẽ chọn tab Điều chỉnh định danh
TH1: Nếu nhấn chọn Điều chỉnh:
Bước 2: Màn hình làm việc sẽ chuyển sang giao diện mới sau khi nhấn chọn tab Điều chỉnh. Tại đây người dùng thực hiện việc điền các thông tin cho biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Bước 3: Sau khi điền số biên bản và ngày biên bản [nội dung này do người dùng quy định], nhấn chọn Tạo mới để thực hiện việc tạo Biên bản điều chỉnh hóa đơn. Người dùng tiến hành điền đầy đủ các thông tin để trống trong mẫu như: Lý do điều chỉnh, Nội dung trước điều chỉnh; Hai bên thống nhất điều chỉnh lại như sau. Sau đó, nhấn chọn Lưu biên bản.
Bước 4: Màn hình trở về giao diện ban đầu, người dùng thực hiện điền thông tin điều chỉnh vào mục hàng hóa và thành tiền, sau đó, chọn mức thuế suất cho phù hợp.
Người dùng cần chú ý tại màn hình giao diện sẽ hiển thị thông tin lưu ý như sau: Theo điểm e, khoản 1, điều 7 TT78/2021/TT-BTC: “Điều chỉnh tăng [ghi dấu dương], điều chỉnh giảm [ghi dấu âm] đúng với thực tế điều chỉnh”. Nhập dấu trừ trước giá trị cần điều chỉnh giảm.
Bước 5: Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần điều chỉnh, người dùng nhấn chọn Ký để xuất hóa đơn điều chỉnh và gửi lên cơ quan Thuế. Lưu ý: Khi gửi hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp không cần phải gửi kèm Thông báo Mẫu số 04/SS lên cơ quan Thuế.
TH2: Nếu nhấn chọn Điều chỉnh định danh
Bước 2: Màn hình làm việc sẽ xuất hiện giao diện Tạo hóa đơn điều chỉnh định danh sau khi nhấn chọn tab Điều chỉnh định danh. Người dùng chọn loại Hóa đơn mẫu, Mẫu hóa đơn gốc tương ứng sẽ tự động hiển thị, sau đó, chọn loại hóa đơn gốc là hóa đơn cần điều chỉnh định danh.
Bước 3, Bước 4, Bước 5: Thực hiện tương tự như Bước 3,4,5 của Trường hợp 1 – Nhấn chọn Điều chỉnh.
Trên đây là toàn bộ quy định và thông tin liên quan tới nội dung lập mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần chú ý. Hy vọng sẽ là nguồn thông tin bổ ích tới Quý bạn đọc. Kết nối với BRAVO qua các kênh thông tin khác để cập nhật nhanh nhất về những bài viết chia sẻ bổ ích này các bạn nhé.