Viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử là một trong các lỗi thường gặp nhất. Việc viết sai sẽ ảnh hưởng đến quá trình hạch toán của đơn vị, doanh nghiệp. Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể mà có các cách xử lý khác nhau đảm bảo đúng quy định của Pháp luật về hóa đơn chứng từ.
1. Căn cứ pháp lý quy định xử lý hóa đơn chứng từ khi có sai sót
Hiện nay, hóa đơn điện tử [HĐĐT] đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đơn vị. Để có thể thực hiện chuyển đổi số thành công và thống nhất việc lập và quản lý hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ. Căn cứ xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót hiện được thực hiện theo hướng dẫn tại:
- Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020
Trong quá trình lập hóa đơn điện tử có sai sót là điều không thể tránh khỏi. Các sai sót sẽ được xử lý theo quy định đảm bảo thống nhất.
2. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử
Căn cứ theo Điều 7, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử được xử lý như sau.
2.1. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định xử lý sai sót trên HĐĐT đã được cấp mã của Cơ quan thuế chưa gửi cho người mua hàng nếu phát hiện sai sót thì xử lý như sau:
- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã có sai sót.
- Người bán lập HĐĐT mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
- Cơ quan thuế thực hiện hủy HĐĐT đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
2.2. Xử lý viết sai tên hàng hóa trên hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua
Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý theo quy định tại Khoản 2, Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Cách 1:
- Người bán lập HĐĐT điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót tên hàng hóa, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- HĐĐT điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
Cách 2:
- Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót tên hàng hóa, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. HĐĐT mới thay thế HĐĐT đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”. Các sai sót trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn điện tử là điều không thể tránh khỏi đối với kế toán viên và doanh nghiệp. Trong những trường hợp như vậy, việc sử dụng biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là điều bắt buộc theo luật quy định. Bài viết này, AccNet sẽ cung cấp thông tin chi tiết nhất về các mẫu biên bản điều chỉnh cụ thể cũng như những thông tin liên quan đến vấn đề này nhé.
1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là gì?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn là một văn bản được lập khi quá trình lập hóa đơn xảy ra các sai sót và cần phải thực hiện công tác điều chỉnh những nội dung sai sót. Những trường hợp thường xảy ra sai sót như sai địa chỉ, số tiền, số lượng hàng hóa, ngày về, … Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được quy định tại Khoản 3 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC.
2. Biên bản điều chỉnh hóa đơn được sử dụng khi nào?
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được sử dụng khi có sai sót trong quá trình lập hóa đơn, doanh nghiệp cần tìm hiểu các trường hợp và cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai ngay sau khi phát hiện. Sau đây là những trường hợp cụ thể cần lập biên bản điều chỉnh:
- Bên bán thực hiện giao dịch mua bán với bên mua, hóa đơn điện tử có sai sót được lập, có kê khai thuế và đã gửi cho bên mua. Lúc này, bên bán cần thực hiện lập biên bản điều chỉnh có chữ ký của cả hai bên. Bên bán chịu trách nhiệm lập hóa đơn điều chỉnh sai sót và gửi cho bên mua.
- Hóa đơn được lập nhưng có sai sót về địa chỉ, tên,… nhưng đúng mã số thuế thì hai bên cần lập biên bản điều chỉnh.
3. Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử 2022 [Tải mẫu]
Tùy vào từng trường hợp sai sót cụ thể mà bên bán sử dụng mẫu biên bản chỉnh sửa hóa đơn khác nhau. Bên dưới là 3 mẫu biên bản thường gặp được sử dụng nhiều nhất.
\>>> Tham khảo: Thông tư 78 về hóa đơn điện tử
3.1 Mẫu biên bản điều chỉnh, chỉnh sửa hóa đơn thường
Mẫu biên bản được sử dụng cho đa số trường hợp xảy ra các sai sót như sai địa chỉ, số tiền, số lượng hàng hóa, ngày về, …
Tên Công ty ……………………………
Địa chỉ: ………………………………….
ĐT: ……………….. Fax: ……………….
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———-***———…………, ngày …… tháng …..năm ……
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN
Căn cứ theo hợp đồng số ……………………….….. ký ngày…..tháng…..năm…… giữa hai bên:
Bên A: [Sử dụng dịch vụ]……………………………………………………………….
Tên: ……………………………………………………………………………………………………………………….
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………………..
Đại diện: …………………………………………………………..Chức vụ:…………………………………………
Bên B: [Bên cung cấp dịch vụ]…………………………………………………………
Tên: ………………………………………………………………………………………………………………………..
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………………………….
Đại diện: …………………………………………………………..Chức vụ:…………………………………………..
Hai bên thống nhất điều chỉnh hóa đơn số ………………..……. do Công ty …………xuất với nội dung:
Tên hàng hóa: Hợp đồng …………………………………………………………………..
Thành tiển:……………………………………………………………………………………..
Cộng tiền hàng:……………………………………………………………….………………
Thuế suất GTGT:………………………% Tiền thuế GTGT:…………………………….
Tổng cộng tiền thanh toán:………………………………………………………….………
Số tiền viết bằng chữ:………………………………………..………………………..……
Được điều chỉnh với nội dung như sau:
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
Nội dung sau khi được điều chỉnh:
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
Lý do: Bên xuất hóa đơn đã ……………………………………………..…… ở mục …………………….….
Biên bản này được lập thành 2 bản tiếng Việt có giá trị pháp lý như sau. Mỗi bên giữ một bản để đối chiếu với hóa đơn số …………….. ngày ………………….…..
Bên A Bên B [Ký tên, đóng dấu] [Ký tên, đóng dấu]
\>>> Xem ngay:
- Định nghĩa và quy trình chu kỳ kế toán
- Tổng quan các công việc của kế toán bán hàng
- Kinh doanh hiệu quả với hệ thống kế toán bán hàng
3.2 Mẫu biên bản chỉnh sửa, điều chỉnh hóa đơn giá trị gia tăng
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ———————–
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Số: ………../BB-ĐCHĐ
– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 có hiệu lực từ ngày 01/06/2014;
– Căn cứ Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 có hiệu lực từ 01/09/2014;
– Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 có hiệu lực từ 01/01/2015;
Hôm nay, ngày ….. tháng …. năm ….. đại diện hai bên gồm có:
BÊN GIAO HÓA ĐƠN: …………………………………………………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………….
Điện thoại: …………………………………………………… MST: …………………………………..
Đại diện …………………………………………. Chức vụ: …………………………………………..
BÊN NHẬN HÓA ĐƠN: ………………………………………………………………………………..
Địa chỉ: …………………………………………………………………………………………………….
Điện thoại: …………………………………………. MST: …………………………………………….
Đại diện: …………………………………………………. Chức vụ: ………………………………….
Hai bên thống nhất lập biên bản chỉnh sửa, điều chỉnh hóa đơn số ………………… ký hiệu ……………… ngày …………….. và xuất hóa đơn điều chỉnh số ………………… ký hiệu ……………. ngày ……………………… [nếu có] [*].
Lý do điều chỉnh: ………………………………………………………………………………………….
Nội dung thông tin sai được điều chỉnh lại như sau:
Nội dung trước điều chỉnh Nội dung sau điều chỉnh
Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN HÓA ĐƠN Ký tên, đóng dấu [ghi rõ họ tên và chức vụ] ĐẠI DIỆN BÊN GIAO HÓA ĐƠN Ký tên, đóng dấu [ghi rõ họ tên và chức vụ]
Lưu ý:
[*]: Trường hợp nội dung hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
3.3 Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai sót
CÔNG TY ……………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ……………… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số………………. ……, ngày…..tháng…..năm….
BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN SAI SÓT
Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ tài chính
Căn cứ Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ tài chính
Hôm nay, ngày……. tháng……..năm………, tại văn phòng Công ty Dân Tài Chính, chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty…………………
Do ông: …………………….., chức vụ: Giám đốc, làm đại diện.
Địa chỉ: ……………………………….
Điện thoại: ……………………….; Email: …………………………
Mã số thuế: …………………………
Bên B: …………………………………………….
Do ông [bà]:………….. , chức vụ: ……, làm đại diện.
Địa chỉ: ………………..
Điện thoại: ……………; Email: …………………
Mã số thuế: ……………..
Hai bên thống nhất lập biên bản điều chỉnh hoá đơn GTGT số…………., ký hiệu…………ngày …………đã kê khai vào kỳ Quý………và lập hóa đơn điều chỉnh số ………, ký hiệu ………… ngày ……….., cụ thể như sau:
Lý do điều chỉnh: Do ghi sai đơn giá của mặt hàng: ……………………..
NỘI DUNG TRƯỚC KHI ĐIỀU CHỈNH:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 4 5 6=4×5 01 …………………… ………. ……. …………… …………….
HAI BÊN THỐNG NHẤT ĐIỀU CHỈNH LẠI ĐƠN GIÁ NHƯ SAU:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Biên bản được lập thành 02 [hai] bản, mỗi bên giữ 01 [một] bản, có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B [Ký, ghi rõ họ tên] [Ký, ghi rõ họ tên]
TẢI MẪU BIÊN BẢN
4. Một số lưu ý khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn
Lưu ý những trường hợp sau để thực hiện lập biên bản đúng theo luật:
- Ngày ghi trên biên bản và ngày trên hóa đơn điều chỉnh phải là cùng một ngày.
- Biên bản điều chỉnh phải thể hiện rõ nội dung hóa đơn số…ngày tháng, Ký hiệu… xuất hóa đơn điều chỉnh số… ngày… tháng… ký hiệu… Nội dung điều chỉnh.
5. Có cần đóng dấu treo trên biên bản điều chỉnh không?
Theo quy định, các phụ lục kèm theo văn bản chính sẽ được người ký văn bản thực hiện đóng dấu treo lên trang đầu bên trái và đóng đè lên phần tên Công ty, tổ chức. Tuy nhiên, biên bản điều chỉnh có hiệu lực pháp lý từ khi văn bản được lập có chữ ký của các bên đại diện và đóng dấu. Do đó, với biên bản điều chỉnh này thì người lập không cần đóng dấu treo.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn vô cùng quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện quá trình kế toán đúng pháp luật. Do đó, các kế toán viên cần hết sức lưu ý và tải đầy đủ các loại biên bản này để thực hiện khi có vấn đề sai sót xảy ra. Hy vọng thông tin bài viết giúp doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh hóa đơn sai sót nhanh chóng và đúng quy định. Bạn có bất kỳ thắc mắc nào đừng ngại liên hệ với AccNet ERP để được tư vấn và hỗ trợ.