Biên bản giao nhận hàng hóa cho khách hàng năm 2024
Trong hoạt động thương mại và kinh doanh, việc lập biên bản giao nhận hàng hóa là một phần không thể thiếu để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình giao nhận hàng hóa giữa các bên tham gia. Đồng thời, việc sử dụng các mẫu biên bản giao nhận đã được chuẩn hóa cũng giúp tăng cường hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và tránh được các tranh chấp sau này, việc lập mẫu biên bản giao nhận cần tuân thủ các quy định và điều lệ của pháp luật cũng như lưu ý đến các điểm quan trọng trong quá trình ghi chép. Trong bài viết này, hãy cùng FAST tìm hiểu về các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa thường được sử dụng và những điều cần lưu ý khi lập mẫu để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của văn bản. Show
1. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?Biên bản giao nhận hàng hóa là một văn bản chính thức ghi lại quá trình chuyển giao hàng hóa từ bên giao hàng sang bên nhận hàng. Đây là một phần quan trọng trong giao dịch thương mại, đặc biệt là trong lĩnh vực vận tải và logistics, giúp đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Biên bản này thường đi kèm với thông tin về hàng hóa như số lượng, chất lượng, tình trạng, giá trị và các điều khoản, điều kiện liên quan đến giao nhận hàng. Biên bản giao nhận hàng hóa được ký kết bởi cả bên giao và bên nhận hàng, hoặc nhân viên đại diện cho họ để xác nhận rằng việc giao nhận đã được thực hiện đúng như cam kết. Điều này giúp tạo ra một bằng chứng về quá trình giao nhận hàng hóa, từ đó giúp giải quyết các tranh chấp hoặc khiếu nại có thể phát sinh sau này. Vì vậy, biên bản giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tính công bằng và minh bạch trong giao dịch thương mại. Một số đặc điểm biên bản giao nhận hàng hóa bên mua và bên bán có thể kể đến như sau:
2. Mục đích của biên bản giao nhận hàng hóaMục đích của biên bản giao nhận hàng hóa là đảm bảo sự minh bạch, chính xác và công bằng trong quá trình giao nhận hàng hóa giữa bên mua và bên bán. Đây không chỉ là một tài liệu pháp lý, mà còn là công cụ quản lý quan trọng trong hoạt động thương mại. Dưới đây là một số mục đích chính của biên bản này: 2.1. Xác nhận quá trình giao nhậnBiên bản giao nhận hàng hóa là bằng chứng rõ ràng và chính xác về việc hàng hóa đã được giao nhận đúng số lượng và chất lượng như thỏa thuận. Nó ghi lại các thông tin cần thiết như mã hàng, chủng loại, số lượng, trọng lượng và điều kiện của hàng hóa, đồng thời kèm theo chữ ký của cả bên giao và bên nhận hàng hoặc người đại diện của họ. Việc này giúp xác nhận rằng cả hai bên đã thực hiện đúng quy trình giao nhận và có thể là căn cứ cho các thủ tục hành chính và kế toán sau này. 2.2. Điều chỉnh các tranh chấp và khiếu nạiTrong trường hợp có tranh chấp hoặc khiếu nại về quá trình giao nhận hàng hóa, biên bản này sẽ phục vụ như một công cụ quan trọng để giải quyết vấn đề. Bằng cách ghi lại chi tiết về quá trình giao nhận, nó cung cấp thông tin đáng tin cậy để giải quyết các mâu thuẫn giữa hai bên một cách công bằng và minh bạch. 2.3. Bảo vệ quyền lợi của hai bênBiên bản giao nhận hàng hóa cũng có vai trò bảo vệ quyền lợi của cả bên mua và bên bán. Nó ghi lại điều kiện giao nhận hàng hóa, bao gồm cả thông tin về trạng thái của hàng hóa và bất kỳ sự tổn thất nào trong quá trình vận chuyển. Điều này giúp xác định trách nhiệm và cam kết của mỗi bên đối với hàng hóa trong quá trình vận chuyển và khiến cho việc giải quyết tranh chấp trở nên dễ dàng hơn. 2.4. Cơ sở cho thanh toán và quản lý tài chínhBiên bản giao nhận hàng hóa cung cấp thông tin chính xác và chi tiết về quá trình giao nhận hàng hóa, từ đó làm căn cứ cho việc thanh toán giữa hai bên. Nó giúp đảm bảo rằng thanh toán chỉ được thực hiện khi hàng hóa đã được nhận đúng và đủ theo thỏa thuận. Đồng thời, thông tin trong biên bản cũng hỗ trợ trong việc quản lý tài chính, giúp hai bên kiểm soát và điều chỉnh chi phí liên quan đến hàng hóa, cũng là cơ sở thuận lợi cho việc làm thủ tục thanh toán, báo cáo thuế hoặc xin cấp hóa đơn. 2.5. Quản lý hàng hóa và logisticsBiên bản giao nhận hàng hóa thường được đi kèm với các tài liệu khác như phiếu xuất kho (tại bên giao hàng) hoặc phiếu nhập kho (tại bên nhận hàng). Những tài liệu này cung cấp thông tin chi tiết về quá trình giao nhận hàng hóa, giúp quản lý và kiểm soát hàng hóa trong quá trình vận chuyển và lưu trữ. Tóm lại, biên bản giao nhận hàng hóa không chỉ là một tài liệu pháp lý mà còn là công cụ quản lý quan trọng trong hoạt động thương mại, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình giao nhận hàng hóa, bảo vệ quyền lợi của hai bên và hỗ trợ trong việc giải quyết tranh chấp và quản lý tài chính. 3. Những thông tin quan trọng của biên bản giao nhận hàng hóa3.1 Nội dungHiện nay, dù chưa có quy định cụ thể của pháp luật về việc xây dựng biên bản giao nhận hàng hóa, nhưng để hạn chế xảy ra tranh chấp và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình giao nhận hàng hóa, nội dung của biên bản này cần đáp ứng các yếu tố quan trọng sau:
Bên cạnh những yếu tố trên, có thể bổ sung thêm các thông tin khác như điều kiện vận chuyển, điều khoản bảo hành hoặc bất kỳ yêu cầu, cam kết đặc biệt nào mà các bên muốn thêm vào biên bản. 3.2 Cách thức trình bàyBiên bản giao nhận hàng hóa thường được trình bày như sau:
4. Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa thông dụng hiện nayDưới đây FAST sẽ cung cấp cho bạn các mẫu biên bản giao nhận hàng hoá thông dụng nhất hiện nay: 4.1 Mẫu biên bản giao hàng hóa mới nhất 2024Hiện tại chưa có một quy định cụ thể nào về biên bản bàn giao hàng hóa, nhưng để thuận tiện thì bạn có thể lập một biên bản phù hợp với nhu cầu sử dụng của mình. CÔNG TY…………. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: …….. ……., ngày….tháng…..năm ……. BIÊN BẢN BÀN GIAO HÀNG HÓA Căn cứ Hợp đồng mua bán giữa …………………………………………… Căn cứ Đơn đặt hàng ngày…………….của Công ty ……………. Hôm nay, ngày ……tháng …. năm ….. tại …………………………………………., chúng tôi gồm: BÊN A (Bên nhận hàng): ………………………………………………… – Địa chỉ : ……………………………………………. – Điện thoại : ……………………… – Đại diện Ông/bà:……………………………….. Chức vụ: ………………….. BÊN B (Bên giao hàng): ……………………………………………………………………………….. – Địa chỉ: ………………………………………………………. – Điện thoại: ………………………… – Đại diện Ông/bà ……………………………….. Chức vụ: ………………… Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau: STT Tên hàng Quy cách Đơn vị tính Số lượng Ghi chú Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên. Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 4.2 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộBiên bản này được sử dụng khi bộ phận kho bàn giao vật tư, nguyên vật liệu, tài sản cố định,…cho các bộ phận có liên quan để đưa vào sản xuất, kinh doanh CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA NỘI BỘ Hôm nay, ngày ….. tháng ….. năm 20…. Tại ……………………………., chúng tôi gồm: – Ông/Bà: ……………………. Chức vụ: ……………………… (Bên giao) – Ông/Bà: ……………………. Chức vụ: ……………………….(Bên nhận) Địa điểm giao nhận tài sản: …………………………………. Xác nhận việc giao nhận tài sản như sau: STT Tên hàng Quy cách/ chủng loại Đơn vị tính Số lượng Ghi chú1 2 3 Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN 4.3 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiểm phiếu xuất khoĐơn vị:………………. Bộ phận:……………. BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Ngày…..tháng…..năm………. Nợ ……………………. Số: …………………………….. Có ……………………. – Họ và tên người nhận hàng: ……………….. Địa chỉ (bộ phận)…………………. – Lý do xuất kho: ………………………………………………………….. – Xuất tại kho (ngăn lô): …………Địa điểm ………………………………. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuấtA B C D 1 2 3 4 – Tổng số tiền (viết bằng chữ): …………………………………………………… – Số chứng từ gốc kèm theo: ……………………………………………………… Ngày …. tháng ….năm…Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) Giám đốc(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4.4 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thuCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do- Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN & NGHIỆM THU VẬT TƯ Căn cứ theo Hợp đồng số: ……………., giữa Công ty ………….và …………., đã ký ngày … tháng … năm 20… Hôm nay, ngày….. tháng … năm 20…, tại………………., chúng tôi gồm: I/ BÊN NHẬN: ……………………………………………………………… (Sau đây gọi là bên A) Địa chỉ: ……………………………………………………..…………….…… Đại diện:……………….…… Chức vụ:……………………………….………. (Ông/Bà):………………………… Chức vụ: ………………………………………….. (Ông/Bà):………………………… Chức vụ: ………………………………………….. (Ông/Bà):………………………… Chức vụ: ………………………………………….. II/ BÊN GIAO: ……………………………………………………………… (Sau đây gọi là bên B) Địa chỉ: …………………………………………………………………….… Điện thoại: ……………………Fax: …………………………………………… Đại diện : …………………….Chức vụ: …………………………..…………. (Ông/Bà):………………………… Chức vụ: ………………………………………….. (Ông/Bà):………………………… Chức vụ: ………………………………………….. Hai bên nhất trí cùng tiến hành giao nhận, nghiệm thu hàng hóa với nội dung như sau: III/ DANH MỤC HÀNG HÓA GIAO NHẬN GỒM: STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Quy cách đóng gói Hãng sản xuất/ Nước sản xuất Hạn sử dụng Số lượng1 2 3 IV/ KẾT LUẬN: – Toàn bộ …………………nói trên mới 100%, sản xuất năm ……, còn nguyên đai nguyên kiện, đúng chủng loại, mẫu mã, quy cách đóng gói, thông số kỹ thuật như trong Hợp đồng số: …………., đã ký ngày … tháng … năm 20…. – Bên A đã nhận đủ số lượng hàng hóa mà bên B đã giao nhận theo mục III. – Toàn bộ hàng hóa nói trên được chính thức giao nhận và nghiệm thu kể từ ngày…/…/ 20… Các bên nhất trí đồng ý ký biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng. – Biên bản này được lập thành 02 bản. Mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B 4.5 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3 bênCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do- Hạnh phúc BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA BA BÊN (Số:…/BB-…) Hôm nay, vào lúc …giờ…phút, ngày… tháng… năm …. Chúng tôi gồm ba (03) bên sau đây tiến hành giao nhận…………………………………………
Ông/Bà:………………………………………………………. Chức vụ:…………………………………… Đại diện cho: ………………………………………………………………………………….
Đại diện cho: ………………………………………………………………………………….
Đại diện cho: …………………………………………………………………………………. STT Tên hàng hoá, tài liệu, giấy tờ, chứng cứ,… Số lượng Ghi chú1 2 …. Bên giao đã giao đầy đủ các tài liệu, hàng hoá cho các bên nhận. Bên nhận đã nhận đầy đủ các tài liệu, hàng hoá nêu trên. Các bên có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn, đảm bảo tuyệt đối giữ bí mật đối với hàng hoá, tài liệu được giao. Các bên cam kết: ……………………………………………………………………………………………………………. ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN 4.6 Mẫu biên bản kiểm kê hàng hóaĐơn vị:………………. Bộ phận:……………. BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ, CÔNG CỤ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Thời điểm kiểm kê …..giờ …ngày …tháng …năm……
Ông/ Bà:…………………..Chức vụ………………..Đại diện:…………………..Trưởng ban Ông/ Bà:………………….Chức vụ…………………Đại diện:…………………..Uỷ viên Ông/ Bà: …………………Chức vụ…………………Đại diện:…………………..Uỷ viên
Kết luận Thừa Thiếu Còn tốt 100 % Kém phẩm chất Mất phẩm chất Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền 6 7 8 9 10 11 12 x x x x x Ngày…. Tháng…. Năm Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm soát(Ý kiến giải quyết số chênh lệch) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 5. Những lưu ý bạn nên biết khi lập biên bản giao nhận hàng hóaKhi lập biên bản giao nhận hàng hóa, người thực hiện cần phải lưu ý các vấn đề sau:
Tổng thể, việc lập biên bản giao nhận hàng hóa đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác từ các bên tham gia để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình giao nhận hàng hóa và tránh được các tranh chấp sau này. |