Người bệnh hoặc thân nhân hoặc người đại diện hợp pháp theo quy định của pháp luật của người bệnh lập hồ sơ đề nghị thanh toán theo quy định tại mục 3.3 [Thành phần hồ sơ]; nộp hồ sơ trực tiếp cho cơ quan BHXH.
Bước 2. Cơ quan BHXH tiếp nhận và thụ lý hồ sơ
Bước 3. Nhận kết quả
- Đối với trường hợp đề nghị thanh toán: nhận tiền theo phương thức đã đăng ký khi nộp hồ sơ. Trường hợp không được thanh toán: Văn bản nêu lý do không thanh toán của cơ quan BHXH.
- Đối với trường hợp đề nghị đề nghị cấp Giấy chứng nhận không cùng chi trả trong năm, nhận Giấy chứng nhận. Trường hợp không được cấp giấy chứng nhận thì kết quả là văn bản trả lời của cơ quan BHXH có nêu rõ lý do.
Cách thức thực hiện
1. Nộp hồ sơ: trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH.
2. Nhận kết quả:
- Đối với kết quả là văn bản: thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH.
- Đối với kết quả là tiền: nhận tại Phòng/bộ phận Tài chính - Kế toán thuộc cơ quan BHXH
- Người bệnh xuất trình Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; chứng minh nhân dân.
- Trường hợp nhận thay:
+ Nếu là thân nhân hoặc người giám hộ: xuất trình Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; chứng minh nhân dân, giấy tờ chứng minh mối quan hệ là thân nhân/người giám hộ đương nhiên của người hưởng BHYT [bản sao sổ hộ khẩu hoặc giấy khai sinh hoặc giấy chứng sinh hoặc giấy đăng ký kết hôn...]
+ Các trường hợp khác: xuất trình Giấy Tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả; chứng minh nhân dân; Giấy uỷ quyền [mẫu số 13-HSB]
Thành phần hồ sơ
1. Bản chụp các giấy tờ sau [kèm bản chính để đối chiếu]:
+ Thẻ BHYT và một trong các giấy tờ chứng minh về nhân thân có ảnh hợp lệ trong trường hợp thẻ BHYT chưa có ảnh [Giấy Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu, Thẻ Đảng viên, Thẻ Công an nhân dân, Thẻ quân nhân,Thẻ đoàn viên công đoàn, Thẻ học sinh, Thẻ sinh viên, Thẻ cựu chiến binh, Giấy phép lái xe hoặc một loại giấy tờ có ảnh hợp lệ khác]; bản sao Giấy khai sinh, giấy chứng sinh trong trường hợp trẻ em dưới 6 tuổi chưa có thẻ BHYT;
+ Giấy ra viện, phiếu khám bệnh hoặc sổ khám bệnh của lần KCB đề nghị thanh toán
2. Bản chính các hóa đơn, chứng từ có liên quan.
- Trường hợp chỉ đề nghị cấp giấy chứng nhận không cùng chi trả trong năm [không kèm theo việc thanh toán trực tiếp chi phí KCB BHYT]: người tham gia BHYT có nhu cầu sử dụng Hóa đơn, Biên lai bản chính vào mục đích khác, bộ phận một cửa của cơ quan BHXH chụp Hóa đơn, Biên lai và ký xác nhận trên bản chụp, trả bản chính cho người tham gia BHYT; Trường hợp người tham gia BHYT làm thất lạc Hóa đơn, Biên lai bản chính thì nộp bản chụp Hóa đơn, Biên lai hoặc bản chụp Hóa đơn, Biên lai có xác nhận của cơ sở khám bệnh, chữa bệnh nơi người có thẻ BHYT khám bệnh, chữa bệnh hoặc Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh [theo Mẫu số 01/BV, 02/BV]
Số lượng hồ sơ 01 bản Thời hạn giải quyết
- Chậm nhất 40 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ.
- Đối với trường hợp Cấp Giấy chứng nhận không cùng chi trả trong năm. Thời hạn giải quyết như sau:
+ 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp người tham gia BHYT có quá trình tham gia BHYT chỉ trên địa bàn một tỉnh hoặc trên thẻ BHYT có ghi thời điểm tham gia BHYT liên tục đủ 05 năm.
+ 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp người tham gia BHYT nộp đủ hồ sơ nhưng có thời gian tham gia BHYT ở ngoại tỉnh, trên thẻ BHYT không ghi thời điểm tham gia BHYT liên tục đủ 05 năm.
+ 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp người tham gia BHYT nộp đủ hồ sơ nhưng chỉ khám bệnh, chữa bệnh nội tỉnh, trên Biên lai, Hóa đơn không thể hiện rõ số tiền cùng chi trả của người bệnh hoặc người tham gia BHYT nộp bản chụp Hóa đơn, Biên lai, Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh theo Mẫu số 01/BV, 02/BV.
+ 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp người tham gia BHYT nộp đủ hồ sơ có khám bệnh, chữa bệnh ở ngoại tỉnh, trên Biên lai, Hóa đơn không thể hiện rõ số tiền cùng chi trả của người bệnh hoặc người tham gia BHYT nộp bản chụp Hóa đơn, Biên lai, Bảng kê chi phí khám bệnh, chữa bệnh theo Mẫu số 01/BV, 02/BV.
Đăng ký tham gia BHXH cho người lao động và doanh nghiệp thế nào? Đây là vấn đề được nhiều đơn vị quan tâm. Trong bài viết ngày hôm nay, hãy cùng EFY Việt Nam tìm hiểu thủ tục tham gia BHXH lần đầu và trình tự, hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu dành cho Doanh nghiệp và NLĐ.
Thủ tục tham gia BHXH lần đầu của doanh nghiệp và NLĐ
1. Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN:
- Người làm việc theo HĐLĐ [hoặc hợp đồng làm việc] không xác định thời hạn, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng;
- Người quản lý doanh nghiệp, người quản lý điều hành hợp tác xã có hưởng tiền lương;
- Đơn vị thuê mướn, sử dụng lao động theo HĐLĐ.
Theo quy định tại điều 99 Luật BHXH năm 2014, trong 30 ngày kể từ thời điểm NLĐ và doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động, NSDLĐ cần chuyển hồ sơ cho cơ quan Bảo hiểm xã hội.
2. Thủ tục tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp và NLĐ
Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu đối với NLĐ
Theo quy định tại quyết định 595/QĐ-BHXH, khi đăng ký tham gia BHXH, NLĐ cần chuẩn bị đầy đủ các loại hồ sơ sau:
- Tờ khai tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin BHXH [Theo mẫu TK1 – TS].
- Trường hợp NLĐ được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì cần bổ sung thêm các giấy tờ chứng minh để được hưởng quyền lợi.
- NLĐ làm việc ở nước ngoài thì cần có hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn. Đồng thời, NLĐ cần nộp kèm văn bản gia hạn hợp đồng hoặc hợp đồng được ký mới tại quốc gia tiếp nhận lao động.
Doanh nghiệp và NLĐ cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu
Hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu đối với các đơn vị
Khi làm hồ sơ đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho NLĐ, đơn vị cần chuẩn bị:
- Tờ khai tham gia bảo hiểm xã hội/điều chỉnh thông tin theo mẫu TK3 – TS
- Danh sách chi tiết NLĐ đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BH tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp [theo mẫu D02 – TS]
- Bảng kê thông tin [theo mẫu D01-TS]
Trong quá trình kê khai, doanh nghiệp cần lưu ý:
- Mẫu TK3-TS áp dụng với những doanh nghiệp cần đăng ký cấp mã đơn vị trong lần đầu tiên tham gia BHXH.
- Mẫu D02 – TS được dùng để kê khai danh sách lao động tham gia BHXH. Đây là các lao động đủ điều kiện theo quy định bắt buộc. Mẫu D02 – TS cực kỳ quan trọng và bắt buộc phải có trong thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.
- Mẫu TK1-TS áp dụng với những lao động chưa có mã số BHXH.
- Mẫu D01- TS được sử dụng để tổng hợp các loại hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp, được dùng làm căn cứ để cơ quan bảo hiểm truy thu với những trường hợp khai báo tăng muộn.
Ngoài các tờ khai, bảng kê nêu trên, doanh nghiệp cần đính kèm:
- Hợp đồng lao động ký với NLĐ
- Sổ hộ khẩu, chứng minh thư/căn cước công dân của NLĐ.
Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở
3. Các bước thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu
Thủ tục tham gia BHXH lần đầu gồm các bước sau:
- Bước 1: chuẩn bị các loại giấy tờ theo yêu cầu để có căn cứ điền thông tin vào các biểu mẫu.
- Bước 2: trong trường hợp đơn vị chưa có mã BHXH, đơn vị sẽ nộp tờ khai TK3-TS cho cơ quan bảo hiểm.
Sau khi nộp 1 – 7 ngày làm việc, đơn vị sẽ nhận được mã đơn vị.
- Bước 3: Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp thực hiện các thành phần biểu mẫu, hồ sơ theo quy định để báo tăng lao động tham gia BHXH lần đầu.
- Bước 4: Nộp đủ các hồ sơ cần thiết cho cơ quan BHXH.
- Bước 5: sau không quá 05 ngày làm việc kể từ thời điểm nộp đủ hồ sơ, cơ quan bảo hiểm xã tiến hành cấp số BHXH và thẻ BHYT cho đơn vị.
Doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở. Việc xác định cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ sẽ phụ thuộc vào giấy phép đăng ký kinh doanh.
4. Các hình thức nộp hồ sơ
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử khi thực hiện thủ tục tham gia BHXH lần đầu:
- Đối với hồ sơ giấy: nộp qua dịch vụ bưu chính của cơ quan BHXH. Doanh nghiệp chỉ cần đăng ký tài khoản theo quy định và việc nộp hồ sơ sẽ hoàn toàn miễn phí.
- Đối với giao dịch điện tử: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kê khai BHXH điện tử của các đơn vị I-van như EFY Việt Nam. Các đơn vị chỉ cần có chữ ký số và tài khoản kê khai, việc nộp hồ sơ sẽ cực kỳ đơn giản và dễ dàng.
Hy vọng qua bài viết trên đây, bạn đã hiểu rõ hơn về thủ tục tham gia BHXH lần đầu dành cho các doanh nghiệp và NLĐ. Quy trình thực hiện và hồ sơ cần chuẩn bị không quá khó. Tuy nhiên, bạn cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và điền đúng thông tin để việc báo tăng thành công.