Bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn hai thao tác trên phần mềm kế toán Smart Pro: Đánh số chứng từ hàng loạt cùng với In sổ sách, chứng từ hàng loạt.
ĐÁNH SỐ CHỨNG TỪ HÀNG LOẠT
– Chức năng Đánh số chứng từ tự động tất cả các chứng từ: PC, PT, CTNH, PKT, PNK, PXK, HDBR cho
phép bạn đánh
lại số chứng từ trong sổ chứng từ gốc khi bạn chưa sắp xếp chứng từ theo thứ tự trong kỳ làm việc.
– Để sử dụng chức năng này, bạn vào Xử lý cuối tháng => 2.In chứng từ => 02. Đánh số chứng từ tự động [PC-PT-PNK-PXK]. Tại đây bạn chọn loại chứng từ và tháng để đánh [nếu cần]
– Sau khi đánh số thứ tự xong, bạn vào C. Công cụ tiện ích => 12. Sắp xếp lại Sổ chứng từ gốc để sắp xếp lại số chứng từ trong sổ chừng từ gốc
IN CHỨNG TỪ, SỔ SÁCH KẾ TOÁN HÀNG LOẠT
– Khi in chứng từ phiếu thu, chi, nhập, xuất hàng tháng, Smart Pro cung cấp cho bạn công cụ in hàng loạt hoặc bạn có thể xuất tất cả các chứng từ trong tháng ra Excel, bằng cách chọn ngày tháng, click vào View nhấn OK trong giao trong màn hình in chứng từ
– Bạn có thể in hàng loạt bất kỳ loại chứng từ nào bằng cách vào mục 07. In chứng từ hàng loạt theo mẫu Ctrl + P. Tại đây bạn chọn tháng và loại chứng từ để in hoặc View ra xem trước
– Bạn có thể chọn tháng 0 để in chứng từ cả năm.
Lưu ý: Trước khi in các bạn nhớ đánh lại số chứng từ
Dưới đây là một số giao diện in chứng từ, sổ sách kế toán trong phần mềm Smart Pro
- In sổ nhật ký chung [hoặc chứng từ ghi sổ]
- In sổ chi tiết Tài khoản
- Sổ cái
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tổng hợp nhập xuất tồn
- Sổ tổng hợp công nợ
- Sổ chi phí chờ phân bổ
- Sổ tài sản cố định
- Giao diện In phiếu chi
- Các loại chứng từ khác có cùng giao diện với Phiếu chi nhưng bạn nên chú ý
- Với Phiếu Thu, bạn chọn sổ in E.2.4
- Với Phiếu Nhập Kho, bạn chọn sổ in E.2.5
- Với Phiếu Xuất Kho, bạn chọn sổ in E.2.6
Bên cạnh bài viết này, quý khách hàng và bạn đọc có thể tham khảo video hướng dẫn trực tiếp tại link bên dưới [Chi tiết phân hệ: 15. Mẫu biểu sổ sách]
VIDEO HƯỚNG DẪN IN CHỨNG TỪ HÀNG LOẠT TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN SMART PRO
Phiếu thu chi Excel – Sổ quỹ tiền mặt là sổ được thủ quỹ và kế toán sử dụng để phản ánh tình hình thu, chi quỹ tiền mặt của đơn vị theo các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Tuy nhiên, nếu bạn không biết cách quản lý tiền quỹ một cách hiệu quả, cẩn thận thì rất dễ rơi vào tình trạng âm quỹ, thiếu hụt và đền bù rủi ro không đáng có.
Kế Toán Việt Hưng sẽ hướng dẫn các bạn lập phiếu thu chi tự động trên Excel đơn giản, giúp cho công việc của Kế toán, thủ quỹ được hiệu quả, giảm bớt đáng kể công việc thủ công ghi bằng tay.
1. Lợi ích khi sử dụng phiếu thu chi tự động bằng Excel
– Giải quyết nhanh chóng số lượng nghiệp vụ thu chi lớn hàng ngày.
– Không cần thiết phải sử dụng phần mềm kế toán, thuận tiện sử dụng bất cứ đâu, bất cứ lúc nào.
– In phiếu từ excel thay vì viết tay. Giúp tăng tốc gấp nhiều lần viết tay. Không cần chuẩn bị giấy than mà vẫn có 2 hoặc nhiều liên 1 lúc.
– Hạn chế sai sót do sử dụng hàm excel triệt để đến 90%.
– File được thiết kế từ Excel nên đây là ứng dụng phổ biến mà bất cứ doanh nghiệp, cá nhân nào cũng có thể dùng được. Kế toán có thể chỉnh sửa tùy ý [nếu muốn] để phù hợp với quy định không công ty.
– File excel đơn giản, tiện ích những vẫn theo dõi được toàn bộ sổ quỹ, kiểm tra chính xác kịp thời tiền quỹ tại công ty. Giúp kế toán giảm tải đáng kể công việc.
– Mẫu phiếu được tạo chuẩn theo quy định của Bộ tài chính.
– Toàn bộ nội dung phiếu đều được chạy hoàn toàn tự động.
– Phiếu thu – chi in cùng trong 1 sheet, tự động thay đổi phiếu thu chi – người nộp -người nhận để phù hợp với nội dung của từng loại phiếu.
– Tự định khoản nợ – có
– Tự tổng cộng các chứng từ có cùng 1 phiếu chi.
2. Cách tạo phiếu thu chi tự động bằng Excel
Lưu ý: Bạn có thể chỉnh sửa form ” Sổ quỹ phát sinh chi tiết” để phù hợp, dễ dàng hơn trong việc kiểm soát sổ quỹ tại doanh nghiệp bạn.
Về cơ bản thì phiếu thu và phiếu chi sẽ giống nhau, chỉ có một số điểm khác biệt. Nên thay vì làm ra 2 Form cho 2 phiếu thì ta chỉ cần làm trên 1 Form cho cả 2 phiếu này và dùng hàm IF để biện luận, Khi là phiếu thu thì sẽ hiện ra các chỉ tiêu về phiếu thu, ngược lại với phiếu chi thì sẽ hiện ra các chi tiêu về phiếu chi.
Một số điểm khác biệt giữa phiếu thu và phiếu chi để biện luận công thức:
Mẫu phiếu thu khi bạn mở:
Mẫu phiếu chi khi bạn mở:
Căn cứ vào số phiếu [cột bôi màu xanh lá cây] để lấy ra các thông tin tương ứng. Cụ thể Kế Toán Việt Hưng xin làm mẫu một số chỉ tiêu như sau:
+ Công thức tính tồn cuối kỳ trong sheet “Sổ quỹ chi tiết”
Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Thu – Chi
+ Công thức tên phiếu “Phiếu thu” hoặc “Phiếu chi”
=IF[LEFT[$K$1,2]=”PT”,”PHIẾU THU”,”PHIẾU CHI”]
+ Công thức ngày tháng năm trên phiếu
=IFERROR[VLOOKUP[$K$1,’Sổ quỹ chi tiết’!$A:$O,2,0],””]
+ Với các trường thông tin khác như: Người nộp [nhận] tiên, địa chỉ, lý do,….bạn thực hiện tương tự [bạn chỉ cần thay đổi column_num [đối số thứ 3 của hàm Vlookup] để lấy ra tương ứng.
=IFERROR[VLOOKUP[$K$1,’Sổ quỹ chi tiết’!$A$9:$O$2800,IF[LEFT[‘Phieu thu chi’!K1,2]=”PT”,7,8],0],””]
+ Phần số tiền bằng chữ : Bạn download Acchelper và Addin vào Excel tùy theo phiên bản excel bạn sử dụng.
Bạn có thể thực hiện đánh số đơn giản trong Microsoft Excel, nơi mà chúng ta có thể nhập thủ công cho mỗi ô một số thứ tự hoặc có thể đánh số thứ tự một cách hoàn toàn tự động. Để thực hiện việc đánh số thứ tự trong Excel, chúng tôi có ba phương pháp, trước tiên là điền vào hai ô đầu tiên của chuỗi số chúng ta muốn chèn và kéo thả các cột bên dưới và phương pháp thứ hai là sử dụng công thức hàm =ROW[], thứ mà sẽ cho chúng ta con số và kéo công thức theo cách tương tự đến cuối bảng tính và cuối cùng là sử dụng tính năng của hàm Offset.
Đánh số thứ tự trong Excel
Đánh số thứ tự trong Excel có nghĩa là đánh số vào các cột có trong dữ liệu để dễ dàng tìm kiếm hơn. Như chúng ta đã biết, Microsoft Excel không cung cấp bất kỳ phương thức, công cụ hay nút nào để đưa số thứ tự vào danh sách của dữ liệu, điều này có nghĩa là chúng ta cần phải tự làm điều này.
Hướng dẫn cách đánh số thứ tự tự động trong Excel
Để thực hiện đánh số tự động trong Excel, cần lưu ý rằng bạn cần phải bật tính năng Auto fill [tự động điền]. Theo mặc định, nó đã được kích hoạt tự động nhưng trong mọi trường hợp, nếu chúng ta không kích hoạt hoặc tăt nó do một nhầm lẫn nào đó. Và đây là cách mà bạn có thể kích hoạt lại tính năng này.
Bước 1: Trong thẻ File, lựa chọn Options.
Điền vào một cột với một loạt các số.
Sử dụng hàm row[].
Sử dụng hàm offset[].
Điền vào cột của bảng tính với một loạt dãy số
Chúng ta có bảng dữ liệu sau đây:
Bước 1: Lựa chọn ô mà bạn muốn điền số vào. Trong ví dụ này, chính là ô A2.
Bước 2: Viết số mà bạn muốn bắt đầu bằng cách để nó là 1 và điền vào ô tiếp theo trong cùng một cột với số khác là 2.
Bước 4: Nếu nhìn kỹ bạn sẽ thấy dấu chấm màu xanh mà tôi đã đánh dấu bằng mũi tên nhỏ màu đỏ trong hình, bạn hãy nhấp vào và kéo nó đến phạm vi ô mong muốn, tức là ô A8.
Chúng ta sẽ sử dụng cùng một bảng dữ liệu để thực hiện chức năng đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức hàm ROW.
Bước 1: Trong ô A2 hoặc nơi mà bạn muốn bắt đầu thực hiện đánh số tự động trong Excel, hãy lựa chọn chính xác ô đó.
Bước 2: Nhập =ROW[] vào ô A2 và nhấn phím Enter. Kết quả trả về bằng 2 là do hàm này trả về số hàng hiện tại của bảng tính Excel.
Ngoài ra, chúng ta cũng có thể thực hiện đánh số thứ tự tự động trong Excel bằng cách sử dụng tính năng của hàm Offset [].
Và chúng ta cũng sẽ sử dụng bảng dữ liệu mẫu như bên trên.
Như bạn có thể thấy, tôi đã loại bỏ văn bản cột “Số thự tự” được viết trong ô A1 trong khi sử dụng chức năng của hàm Offset, vì tham chiếu của hàm cần được để trống.
Trong ô A2, bạn hãy gõ “=OFFSET[A2,-1,0]+1” để bắt đầu đánh số thứ tự.
Những điều cần lưu ý khi đánh số tự động trong Excel
Excel không cung cấp tính năng đánh số tự động.
Kiểm tra tùy chọn Auto Fill đã được kích hoạt hay chưa.
Khi chúng ta điền vào một cột bằng một chuỗi các số để tạo thành một mẫu, có thể sử dụng các giá trị bắt đầu là 2, 4 để thực hiện đánh số liên tục.