Hướng dẫn tìm hiểu nguyên nhân và gợi ích cách khắc phục sự cố máy in bị offine tại nhà nhanh chóng, hiệu quả.
Máy in bị offline là một trong những sự cố thường gặp và gây không ít khó khăn cho người dùng.Chinh vì vậy, nó cần phải được khắc phục nhanh chóng để không bị gián đoạn việc in ấn. Dưới đây là một số nguyên nhân và cách khắc phục máy in bị offline.
Khắc phục máy in bị offline
Chọn sai driver
Chọn không đúng driver có thể khiến máy in bị lỗi offline. Do đó, trước khi sử dụng máy in, người dùng cần chú ý cài đặt driver. Việc cài đặt driver rất đơn giản. Tuy nhiên, nếu máy không có driver thì cần phải tải bản phù hợp tránh máy in bị offline.
Máy in thường xuyên bị lỗi offline
Máy in bị thường xuyên gặp lỗi offline có thể do 3 nguyên nhân sau:
- Driver bị lỗi: Trong trường hợp này, bạn tiến hành gỡ bỏ driver cũ và cài lại driver mới sao cho phù hợp với máy in. Để việc cài được chính xác, bạn nên tải các trình điều khiển mới nhất từ nhà sản xuất và cài đặt cùng với khi cài đặt lại máy in.
- Cáp usb kết nối giữa máy tính và máy in bị lỗi. Sợi cáp usb bị lỏng hoặc dây kết nối bị đứt sẽ khiến máy in bị offline. Do đó, bạn cần kiểm tra và thay mới dây.
- Máy tính bị lỗi hoặc bị virus: Cần cài đặt lại máy tính để máy ở trạng thái sạch virus và hoạt động tốt.
- Máy in kết nối qua một máy trung gian. Hãy đảm bảo sự kết nối thông suốt giữa hai máy tính với nhau.
Máy tính không kết nối được với máy in
Hai máy tính không nhìn thấy nhau có thể do các máy ở các hệ thống mạng workgroup khác nhau. Do đó, bạn cần phải chỉnh cho các máy tình về cùng một workgroup. Service workstation: Trong máy tính lệnh service workstation bị disable, vì vậy bạn phải enable lại servives này máy tính và máy in mới kết nối được với nhau.
Máy in bị offline nhưng khi khởi động máy tính lại thì hoạt động được
Nguyên nhân chủ yếu là do service print spooler trong máy tính bị disable. Với sự cố này, bạn vào service bằng cách nhấn tổ hợp phím windows + R-> open services -> Ok-> Print spooler -> propertis -> enable -> Ok.
Lưu ý khi khắc phục máy in bị offline:
- Chắc chắn máy in kết nối đúng và có driver phù hợp.
- Đèn báo trên máy in luôn ở trạng thái màu xanh lá cây.
- Đảm bảo máy in có hộp mực và còn mực.
- Cáp kết nối máy in và máy tính tốt.
- Chọn mực và giấy in loại tốt…
Cho dù đã bật nguồn và kết nối với máy tính
Khi bạn sử dụng máy in không thể tránh việc gặp một số lỗi dẫn đến tình trạng không sử dụng được thiết bị như lỗi không kết nối được máy tính để sử dụng máy in, hoặc lỗi không nhận giấy, lỗi bản in,... Trong số đó phải kể đến lỗi máy in ở trạng thái ngoại tuyến offline.
Thông thường trước khi in bạn cần khởi động và bật nguồn thiết bị để chuyển sang trạng thái trực tuyến online là xong. Tuy nhiên, nhiều người gặp tình trạng cho dù đã bật máy in nhưng thiết bị vẫn báo đang ở trạng thái ngoại tuyến offline. Có khá nhiều nguyên nhân dẫn tới tình trạng thiết bị không nhận trạng thái online. Trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ đưa ra một số nguyên nhân phổ biến nhất cũng như cách xử lý những nguyên nhân này.
Cách 1: Khởi động lại thiết bị
Trước hết nếu thiết bị vẫn ở tình trạng offline, bạn nên khởi động lại máy tính. Chúng ta tắt máy tính lẫn máy in. Sau đó, bật nguồn máy in và đợi đến khi hoàn thành việc kết nối mạng.
Nếu sử dụng cáp USB thì chỉ cần máy in hoàn thành quá trình khởi động. Sau đó hãy thử xem máy in đã hiện trạng thái online hay chưa.
Chúng ta cần tắt hẳn máy in chứ không phải chuyển nó sang chế độ sleep. Nếu cần có thể rút dây nguồn của máy in và đợi khoảng 30 giây.
Cách 2: Cài đặt các tiện ích hỗ trợ máy in
Bạn có thể thử các phần mềm hỗ trợ đi kèm máy in. Những tiện ích này đều có khả năng nhận diện máy in trên mạng LAN và xử lý các vấn đề dẫn đến tình trạng máy in offline.
Đa số các nhà sản xuất máy in đều cung cấp sẵn những phần mềm hỗ trợ đi kèm chẳng hạn với máy in HP bạn có thể sử dụng phần mềm HP Print and Scan Doctor. Với máy in Canon, chúng ta cần truy cập vào trang dưới đây rồi nhập dòng máy [model number], sau đó chọn thẻ Software để tải phần mềm đúng với loại máy in đang dùng.
- //www.usa.canon.com/internet/portal/us/home/support/
Với máy in hãng Dell, truy cập vào trang trình điều khiển dưới đây. Sau đó tìm kiếm dòng máy in của bạn rồi tải ứng dụng tương ứng.
- //www.dell.com/support/home/vn/en/vnbsdt1/products/printers_main?app=drivers
Bên cạnh đó, người dùng có thể kiểm tra máy in đã được cài đặt phần mềm hỗ trợ hay chưa, bằng cách truy cập vào thiết lập hệ thống máy in trên Windows 10.
Bạn truy cập vào Settings, chọn Devices rồi chọn Printers and Scanners.
Windows 10 sẽ liệt kê danh sách máy in ở bên dưới. Chúng ta nhấn chọn vào máy in gặp vấn đề rồi nhấn nút Manage. Nếu máy in đã được cài đặt phần mềm hỗ trợ thì sẽ thấy nút Open printer app. Nếu không có thì sẽ thấy nút Get app như hình dưới đây.
Cách 3: Kiểm tra thiết lập máy in
Trong trường hợp máy in báo offline thì bạn có thể kiểm tra lại cấu hình thông tin đã thiết lập. Trên Control Panel, bạn nhấn vào mục Devices and Printers rồi nhấp đúp chuột lên máy in.
Tại đây bạn nhấn vào nút Printer rồi bỏ tích tại các tùy chọn Pause Printing và Use Printer Offline.
Cách 4: Sử dụng công cụ sửa lỗi máy in trên Windows
Cách này sẽ áp dụng trường hợp lỗi do hệ thống của Windows. Chúng ta sẽ cần sử dụng đến công cụ xử lý lỗi troubleshooter của Windows. Bạn nhấn vào Settings chọn Devices và chọn Printers and Scanners.
Tiếp đến nhấn vào nút Manage tại máy in gặp vấn đề rồi nhấn tiếp vào Run the troubleshooter. Click chuột vào tùy chọn đó để kiểm tra dịch vụ, thiết lập mạng,...
Cách 5: Kiểm tra thiết lập cổng máy in
Nếu máy in thuộc loại có kết nối mạng, có địa chỉ IP thì lỗi offline có thể là do cấu hình cổng. Có thể do địa chỉ IP máy in đã thay đổi nhưng cấu hình cổng vẫn chỉ đến địa chỉ IP cũ.
Bước 1:
Chúng ta cần tìm kiếm địa chỉ IP của máy in thông qua việc sử dụng các công cụ quét mạng miễn phí để xem địa chỉ IP của tất cả các thiết bị trên hệ thống mạng.
Với máy tính Windows có thể dùng phần mềm SoftPerfect Network Scanner.
- //www.softperfect.com/products/networkscanner/
Với máy Mac có thể dùng các phần mềm như LanScan hoặc Angry IP Scanner
- //angryip.org/
- //itunes.apple.com/us/app/lanscan/id472226235?mt=12
Bước 2:
Tiếp đến khi đã biết được địa chỉ IP của máy in, truy cập Control Panel rồi chọn Devices and Printers. Nhấp chuột phải lên máy in chọn Printer Properties.
Chọn tab Ports rồi nhìn xuống danh sách bên dưới tìm tới dòng IP Port. Kích chọn rồi nhấn nút Configure Port.
Bước 3:
Xuất hiện giao diện mới với địa chỉ IP của máy in. Nếu địa chỉ máy in khác với địa chỉ IP hiển thị ở giao diện này, nghĩa là địa chỉ IP đã được đổi. Hãy cập nhật lại địa chỉ IP máy in mới tại dòng Printer Name or IP Address. Nhấn OK để lưu lại.
Trong trường hợp báo lỗi như hình dưới đây, thì cổng này là cổng WSD [ Web Services for Devices], cổng cấu hình tự động và người dùng buộc phải tạo thêm một cổng TCP/IP mới bằng cách nhấn nút Add port trong giao diện ở bước 2, rồi thực hiện tiếp theo hướng dẫn.
Tuy nhiên để thực hiện cách này khá phức tạp và cần đến chuyên môn. Nếu bạn không thực hiện được thì có thể xóa máy in và cài đặt lại máy in ở Cách 6 dưới đây để hệ thống tự động cập nhật lại địa chỉ IP máy in.
Cách 6: Xóa máy in và cài đặt lại
Khi Windows nhận diện 1 máy in mới sẽ tiến hành kiểm tra các thiết lập, đặc biệt đảm bảo máy in được cài đặt driver đúng.
Bước 1:
Để xóa máy in vào Control Panel chọn Devices and Printers. Click chuột phải vào máy in bị lỗi và chọn Remove device. Tiếp đến khởi động lại máy tính.
Bước 2:
Khi máy tính bật trở lại nhấn chọn Add a printer và Windows sẽ tự động dò tìm máy in được kết nối trực tiếp hoặc qua mạng.
Cách 7: Cài đặt lại driver cho máy in
Cuối cùng nguyên nhân xảy ra lỗi offline máy in có thể là do từ driver. Người dùng nên tải driver từ trang chủ của nhà sản xuất. Nhưng trước hết bạn cần xóa driver hiện tại.
Bước 1:
Tại thanh tìm kiếm trên Windows bạn gõ từ khóa Print Management rồi nhấp vào kết quả tìm được. Xuất hiện giao diện mới, ở danh sách bên trái bạn nhấn chọn vào mục Printer Servers rồi chọn vào tên máy tính. Bên dưới xuất hiện thêm danh sách các mục nhấn vào Drivers.
Ngay lâp tức bạn sẽ nhìn thấy các driver được cài đặt trên hệ thống.
Bước 2:
Trong danh sách này click vào tên driver muốn xóa. Tuy nhiên hãy chắc chắn không có máy in nào sử dụng driver này. Chọn mục Printers ở khung bên trái. Nhìn sang bên phải nếu muốn xóa cả driver và máy in thì chọn chuột phải lên máy in và chọn Delete.
Bước 3:
Nếu muốn giữ lại tên máy in mà chỉ xóa driver, nhấp chuột phải lên máy in chọn Properties và sau đó chọn thẻ Advanced trong giao diện mới xuất hiện.
Tại mục Driver nhấn chọn sẽ xuất hiện danh sách xổ xuống. Chúng ta sẽ đổi driver hiện tại sang driver khác. Hãy chọn driver khác trừ driver muốn xóa.
Bước 4:
Quay trở lại giao diện Print Management và chọn mục Drivers. Diver bạn muốn xóa sẽ không thuộc bất kỳ máy in nào. Cuối cùng nhấn chuột phải và chọn Delete.
Cuối cùng bạn hãy tải lại driver mới cho thiết bị là xong.
Trên đây là một số nguyên nhân cũng như cách khắc phục lỗi báo offline trên máy in kết nối với Windows 10. Khi cách sửa cơ bản và đơn giản là khởi động lại máy tính và máy in không hiệu quả, chúng ta buộc phải kiểm tra sâu hơn trong hệ thống và cần một số công cụ hỗ trợ khác.
Xem thêm:
Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn!