Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel với nhiều ô
|
Danh sách thả xuống trong Excel là công cụ mạnh mẽ. Chúng cho phép bạn cung cấp cho người dùng một mũi tên thả xuống, khi được chọn, cung cấp cho họ một danh sách các lựa chọn Show
Điều này có thể giảm lỗi nhập dữ liệu vì nó giúp người dùng không phải nhập câu trả lời trực tiếp. Excel thậm chí còn cho phép bạn kéo các mục cho các danh sách thả xuống đó từ một dải ô Mục lục Tuy nhiên, nó không dừng lại ở đó. Sử dụng một số cách sáng tạo để định cấu hình xác thực dữ liệu cho các ô thả xuống, thậm chí bạn có thể tạo nhiều danh sách thả xuống được liên kết, trong đó các mục có sẵn trong danh sách thứ hai phụ thuộc vào phần mà người dùng đã tạo trong danh sách đầu tiên Nhiều danh sách thả xuống được liên kết tốt cho việc gì?Hãy xem xét rằng hầu hết các biểu mẫu trực tuyến điền vào danh sách thả xuống thứ cấp dựa trên những gì bạn trả lời trong danh sách thả xuống trước đó. Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo các trang nhập dữ liệu Excel nâng cao như các biểu mẫu trực tuyến. Nó sẽ tự sửa đổi dựa trên câu trả lời của người dùng. Ví dụ: giả sử bạn đang sử dụng bảng tính Excel để thu thập thông tin máy tính từ những người dùng cần sửa chữa máy tính. Các tùy chọn nhập cảnh có thể trông như thế này
Như bạn có thể thấy từ cây này, thông tin sẽ có sẵn để chọn cho “Loại bộ phận” phụ thuộc vào Bộ phận máy tính mà người dùng chọn trong danh sách thả xuống đầu tiên Trong ví dụ này, bảng tính của bạn có thể bắt đầu giống như thế này Nếu bạn tạo nhiều danh sách thả xuống được liên kết, bạn có thể sử dụng mục được chọn từ danh sách thả xuống ở B1 để điều khiển nội dung của danh sách thả xuống ở B2 Hãy xem cách bạn có thể thiết lập điều này. Ngoài ra, vui lòng tải xuống bảng Excel mẫu của chúng tôi với ví dụ bên dưới Tạo trang nguồn danh sách thả xuống của bạnCách rõ ràng nhất để thiết lập một cái gì đó như thế này là tạo một tab mới trong Excel nơi bạn có thể định cấu hình tất cả các mục trong danh sách thả xuống của mình Để thiết lập các danh sách thả xuống được liên kết này, hãy tạo một bảng trong đó tiêu đề ở trên cùng là tất cả các bộ phận máy tính mà bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống đầu tiên. Sau đó liệt kê tất cả các mục (loại bộ phận) sẽ nằm dưới tiêu đề đó Tiếp theo, bạn sẽ muốn chọn và đặt tên cho từng phạm vi để sau này khi thiết lập Xác thực dữ liệu, bạn sẽ có thể chọn đúng phạm vi Để thực hiện việc này, hãy chọn tất cả các mục bên dưới mỗi cột và đặt tên cho phạm vi đã chọn giống với tiêu đề. Để đặt tên cho bảng, bạn chỉ cần nhập tên vào trường trên cột “A” Ví dụ: chọn các ô từ A2 đến A5 và đặt tên cho phạm vi đó là “Màn hình” Lặp lại quy trình này cho đến khi bạn có tất cả các phạm vi được đặt tên phù hợp. Một cách khác để thực hiện việc này là sử dụng tính năng Tạo từ vùng chọn của Excel. Điều này cho phép bạn đặt tên cho tất cả các phạm vi giống như quy trình thủ công ở trên, nhưng chỉ bằng một cú nhấp chuột Để thực hiện việc này, chỉ cần chọn tất cả các phạm vi trong trang tính thứ hai mà bạn đã tạo. Sau đó, chọn Công thức từ menu và chọn Tạo từ Lựa chọn trong dải băng Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện. Đảm bảo chỉ chọn Hàng trên cùng rồi chọn OK Điều này sẽ sử dụng các giá trị tiêu đề ở hàng trên cùng để đặt tên cho từng phạm vi bên dưới nó. Thiết lập danh sách thả xuống đầu tiên của bạnBây giờ là lúc thiết lập nhiều danh sách thả xuống được liên kết của bạn. Để làm điều này 1. Quay lại trang tính đầu tiên, chọn ô trống ở bên phải của nhãn đầu tiên. Sau đó, chọn Dữ liệu từ menu và chọn Xác thực dữ liệu trong dải băng 2. Trong cửa sổ Xác thực dữ liệu mở ra, hãy chọn Danh sách bên dưới Cho phép và bên dưới Nguồn, hãy chọn biểu tượng mũi tên lên. Điều này sẽ cho phép bạn chọn phạm vi ô bạn muốn sử dụng làm nguồn cho danh sách thả xuống này 3. Chọn trang tính thứ hai nơi bạn thiết lập dữ liệu nguồn danh sách thả xuống, sau đó chỉ chọn các trường tiêu đề. Chúng sẽ được sử dụng để điền vào danh sách thả xuống ban đầu trong ô bạn đã chọn 4. Chọn mũi tên xuống trong cửa sổ lựa chọn để mở rộng cửa sổ Xác thực dữ liệu. Bạn sẽ thấy phạm vi bạn đã chọn hiện được hiển thị trong trường Nguồn. Chọn OK để hoàn tất 5. Bây giờ, quay trở lại trang tính chính, bạn sẽ nhận thấy rằng danh sách thả xuống đầu tiên chứa từng trường tiêu đề từ trang tính thứ hai Bây giờ danh sách thả xuống đầu tiên của bạn đã hoàn tất, đã đến lúc tạo danh sách thả xuống được liên kết tiếp theo của bạn Thiết lập danh sách thả xuống đầu tiên của bạnChọn ô thứ hai mà bạn muốn tải các mục danh sách tùy thuộc vào những gì được chọn trong ô đầu tiên Lặp lại quy trình trên để mở cửa sổ Xác thực dữ liệu. Chọn Danh sách trong menu thả xuống Cho phép. Trường Nguồn là trường sẽ kéo vào các mục danh sách tùy thuộc vào mục được chọn trong danh sách thả xuống đầu tiên Để làm điều này, hãy nhập công thức sau =INDIRECT($B$1) Hàm INDIRECT hoạt động như thế nào? Hàm này trả về một tham chiếu Excel hợp lệ (trong trường hợp này là một phạm vi), từ một chuỗi văn bản. Trong trường hợp này, chuỗi văn bản là tên của phạm vi được chuyển qua ô đầu tiên ($B$1). Vì vậy, INDIRECT lấy tên của phạm vi và sau đó cung cấp xác thực dữ liệu thả xuống với phạm vi chính xác được liên kết với tên đó Ghi chú. Nếu định cấu hình xác thực dữ liệu cho trình đơn thả xuống thứ hai này mà không chọn giá trị từ trình đơn thả xuống đầu tiên, thì bạn sẽ thấy thông báo lỗi. Bạn có thể chọn Yes để bỏ qua lỗi và tiếp tục Bây giờ, hãy kiểm tra nhiều danh sách thả xuống được liên kết mới của bạn. Sử dụng trình đơn thả xuống đầu tiên để chọn một trong các bộ phận máy tính. Khi bạn chọn trình đơn thả xuống thứ hai, bạn sẽ thấy các mục danh sách thích hợp cho phần máy tính đó. Đây là những loại bộ phận trong cột mà bạn đã điền cho bộ phận đó Sử dụng nhiều danh sách thả xuống được liên kết trong ExcelNhư bạn có thể thấy, đây là một cách rất hay để làm cho bảng tính của bạn năng động hơn nhiều. Bằng cách điền vào các danh sách thả xuống tiếp theo để đáp ứng những gì người dùng chọn trong các ô khác, bạn có thể làm cho bảng tính của mình phản hồi nhanh hơn với người dùng và dữ liệu hữu ích hơn nhiều Thử với các mẹo ở trên và xem bạn có thể tạo loại danh sách thả xuống được liên kết thú vị nào trong bảng tính của mình. Chia sẻ một số mẹo thú vị của riêng bạn trong phần bình luận bên dưới Cách tạo nhiều dropChuyển đến Dữ liệu -> Công cụ dữ liệu -> Xác thực dữ liệu. Trong hộp thoại Xác thực dữ liệu, trong tab cài đặt, chọn 'Danh sách' làm Tiêu chí xác thực. Trong trường Nguồn, hãy chọn các ô có các mục mà bạn muốn trong trình đơn thả xuống. Nhấp vào OK
bạn có thể có một giọtChọn ô hoặc các ô bạn muốn danh sách thả xuống xuất hiện trong đó. Nhấp vào tab Dữ liệu trên dải băng của Excel. Nhấp vào nút Xác thực dữ liệu trong nhóm Công cụ dữ liệu. Trong hộp thoại Xác thực dữ liệu, trong hộp thoại Cho phép. danh sách chọn danh sách
Cách tạo drop phụ thuộcTạo danh sách thả xuống phụ thuộc trong Excel . Chọn ô nơi bạn muốn danh sách thả xuống (chính) đầu tiên Chuyển đến Dữ liệu -> Xác thực dữ liệu. . Trong hộp thoại xác thực dữ liệu, trong tab cài đặt, hãy chọn Danh sách Trong trường Nguồn, chỉ định phạm vi chứa các mục sẽ được hiển thị trong danh sách thả xuống đầu tiên |
