Cấu hình email hóa đơn điện tử vnpt năm 2024

Thiết lập email gửi hóa đơn là để phục vụ cho việc gửi hóa đơn điện tử đã phát hành tới khách hàng của Quý khách. Khi kế toán sử dụng chức năng gửi hóa đơn cho khách hàng, hệ thống sẽ thực hiện gửi từ địa chỉ email được thiết lập.

Bước 1: Vào menu Thông tin mẫu hóa đơn

Bước 2: Màn hình Thông tin mẫu hóa đơn hiển thị, click nút “Cấu hình email”

Tại hộp thoại Cấu hình email cho mẫu hóa đơn, Cấu hình lại thông tin email công ty Quý khách:

Cấu hình lại thông tin email công ty Quý khách:

• Tài khoản: Là tài khoản đăng nhập vào email của người gửi (nên dùng Gmail)
• Mật khẩu: xem cách tạo mật khẩu ứng dụng bên dưới.

Gmail: Lấy mật khẩu ứng dụng Gmail thao tác theo các bước như sau:

Bước 1: Bật xác minh 2 bước

Quý khách đăng nhập vào tài khoản Gmail, nhấn vào biểu tượng người dùng Gmail ở góc trên bên phải, sau đó nhấn Tài khoản Google.

Chọn “Bảo mật” ở menu trái màn hình

Nhấn vào phần “Xác minh 2 bước”

Đăng nhập lại mật khẩu gmail, nhấn “Tiếp theo”.

Tại phần thiết lập Xác minh 2 bước nhấn “Bắt đầu”

Nhập Số điện thoại để nhận mã xác minh. Sau đó, tích chọn Tin nhắn văn bản và nhấn “Tiếp theo”.

Nhập mã xác minh, được gửi đến số điện thoại ở trên. Nhấn “Tiếp theo”.

Nhấn Bật

Nhấn biểu tượng

quay lại bảng thiết lập để thực hiện bước kế tiếp.

Bước 2: Lấy mật khẩu ứng dụng

Đăng nhập lại gmail, nhấn “Tiếp theo”.

Nhập mã xác minh vừa được gửi tới điện thoại, nhấn “Tiếp theo”.

Tại phần Chọn ứng dụng chọn Khác (Tên tùy chỉnh).

Nhập tên ứng dụng muốn tạo mật khẩu (đặt tên bất kỳ Ví dụ: HDDT...), nhấn “Tạo”

Lúc này, Gmail đã tạo mật khẩu để thiết lập email gửi hóa đơn điện tử trên WinInvoice, anh/chị lưu lại thông tin mật khẩu này. Nhấn Xong

Mail Server, Cổng/Port:

- Nếu là Gmail:

• Mail Server: smtp.gmail.com
• Cổng/Port: 587

- Nếu là Mail công ty: Quý khách liên hệ với Quản trị mạng của công ty để được cung cấp thông tin.

Phương án 1: Dùng cho doanh nghiệp xuất hóa đơn bằng cách viết tay trên hóa đơn giấy, số lượng hóa đơn ít.

1. Khách hàng sử dụng trình duyệt web hoặc tool client & thiết bị ký số USB token để phát hành hóa đơn. 2. Hệ thống VNPT EINVOICE sẽ ký số, cập nhật trạng thái hóa đơn, lưu trữ xuống DB khách hàng & hệ thống portal hóa đơn điện tử. 3. Thông báo, gửi hóa đơn cho người mua hàng, có 2 cách sau:

1. Gửi Email hoặc SMS thông báo cho người mua hàng về việc phát hành hóa đơn.
2. Chuyển đổi hóa giấy từ hóa đơn điện tử, IN + ký, đóng dấu để đi đường hoặc khi khách hàng yêu cầu. 4. Khách hàng nhận được thông báo phát hành, truy cập Portal để xem, tải hóa đơn. 5. Khách hàng ký số trả lại ( nếu cần).

Phương án 2: Dùng cho doanh nghiệp phát hành hóa đơn thông qua phần mềm bán hàng, PM kế toán, hệ thống ERP, CRM có nghiệp vụ phức tạp, số lượng hóa đơn phát hành nhiều.

1. Tích hợp việc phát hành hóa đơn điện tử vào hệ thống ERP, CRM, PM kế toán … của đơn vị bán hàng thông qua các hàm webservices mà hệ thống VNPT EINVOICE cung cấp. 2. Hệ thống VNPT EINVOICE sẽ ký số tập trung với thiết bị ký số HSM (Hardware Security Modules), cập nhật trạng thái hóa đơn, lưu trữ xuống DB khách hàng & phát hành hóa đơn lên hệ thống portal hóa đơn điện tử. 3. Thông báo, gửi hóa đơn cho người mua hàng, có 2 cách sau:

1. Gửi Email hoặc SMS thông báo cho người mua hàng về việc phát hành hóa đơn.
2. Chuyển đổi hóa giấy từ hóa đơn điện tử, IN + ký, đóng dấu để đi đường hoặc khi khách hàng yêu cầu. 4. Khách hàng nhận được thông báo phát hành, truy cập Portal để xem, tải hóa đơn. 5. Khách hàng ký số trả lại ( nếu cần).

Định dạng của hóa đơn điện tử là XML, kiểm tra bằng lượt đồ XML (schema).

- Định dạng hiển thị bằng xslt. - Định dạng chữ ký số tuân theo chuẩn xades - Là chuẩn ký XML được quy định bởi Bộ thông tin và truyền thông. - Hóa đơn điện tử của VNPT có dung lượng nhỏ, dễ lưu trữ với số lượng lớn; Dễ dàng xử lý, tùy chỉnh tùy theo yêu cầu hóa đơn của doanh nghiệp, tích hợp đơn giản với các hệ thống khác như ERP, CRM

CẤU TRÚC HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VNPT GỒM CÓ

GENERAL INFO

ArisingDate : Ngày Tháng năm của HÓA ĐƠN. InvoiceName : Tên HÓA ĐƠN. SerialNo : Kí hiệu HÓA ĐƠN. InvoicePattern : Kí hiệu mẫu HÓA ĐƠN. InvoiceNo : Số HÓA ĐƠN. KindofPayment : Hình thức thanh toán.

SUPPLIER INFO

Kind of Payment : Hình thức thanh toán. ComName : Tên đơn vị bán hàng. ComTax Code : Mã số thuế của đơn vị bán hàng. ComAddress : Địa chỉ đơn vị bán hàng. ComPhone : Số điện thoại của đơn vị bán hàng. ComBankNo : Số tài khoản ngân hàng của đơn vị bán hàng. ComBankName : Tên ngân hàng mở tài khoản của đơn vị bán hàng.

BUYER INFO

Buyer : Tên người mua (khách hàng). CusCode : Mã khách hàng. CusName : Công ty người mua. CusTaxCode : Mã số thuế khách hàng. CusPhone : Số điện thoại khách hàng. CusAddress : Địa chỉ khách hàng. CusBankNo : Số tài khoản của khách hàng. CusBankName : Tên ngân hàng mở tài khoản của khách hàng.

ITEMS INFO

Products : Danh sách hàng hóa – dịch vụ. Thông tin hàng hóa – dịch vụ. Code : Mã sản phẩm. Remark : Thông tin ghi chú. Total : Tổng giá trị của sản phẩm (chưa bao gồm thuế VAT). ProdName : Tên sản phẩm – dịch vụ. ProdUnit : Đơn vị tính. ProdQuantity : Số lượng. ProdPrice : Đơn giá. Discount : Phần trăm chiết khấu của hàng hóa dịch vụ. DiscountAmount : Số tiền chiết khấu của hàng hóa dịch vụ. VATRate : Thuế suất VAT của hàng hóa dịch vụ. VATAmount : Tiền thuế VAT của hàng hóa dịch vụ. Amount : Thành tiền của hàng hóa dịch vụ (Đã bao gồm thuế VAT).

SINGNATURES INFO

SignDate : Ngày xuất HÓA ĐƠN. SignatureValue : Thông tin chữ ký số

Trên là các trường dữ liệu cơ bản, được VNPT sử dụng cho mẫu hóa đơn phổ biến của cơ quan thuế ban hành. Trường hợp các doanh nghiệp cần thiết kế mẫu hóa đơn riêng theo yêu cầu, VNPT sẽ khảo sát và bổ sung các trường dữ liệu để đảm bảo yêu cầu quản trị tại doanh nghiệp.

QUI TRÌNH ĐĂNG KÝ VÀ HOÀN TẤT HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ HĐĐT

• Bước 1: Sau khi tiếp nhận thông tin đăng ký của KH, khách hàng sẽ nhận được 01 form mẫu phiếu đăng ký HĐĐT, và bảng giá chi tiết dịch vụ (thời gian tối đa 30 phút).
• Bước 2: Sau khi khách hàng nhận được form mẫu đăng ký điền đầy đủ thông tin theo yêu cầu và gửi lại cho VNPT , gửi kèm giấy phép kinh doanh, Mẫu hóa đơn đang sử dụng, Logo công ty,...
• Bước 3: VNPT sau khi nhận được phiếu đăng ký, và các giấy tờ yêu cầu liên quan tiến hành thiết kế hóa đơn mẫu (thời gian thiết kế 1- 3 ngày).
• Bước 4: Sau khi thiết kế hóa đơn xong Khách hàng sẽ đối chiếu kiểm tra lại thông tin và tiến hành lập hợp đồng và ký hợp đồng, thanh toán dịch vụ và khởi tạo hệ thống cung cấp tài khoản (thời gian 5-7 ngày).
• Bước 5: Thời gian tích hợp hệ thống (nếu có) – tùy mô hình doanh nghiệp, hệ thống phần mềm kế toán của doanh nghiệp.
• Bước 6: Khách hàng đăng ký nộp tờ đăng ký sử dụng hóa đơn, thông báo phát hành trực tiếp cơ quan thuế hoặc qua cổng điện tử cơ quan thuế (thời gian xét duyệt 5-7 ngày).

ĐẶC ĐIỂM, THẾ MẠNH CỦA GIẢI PHÁP HĐĐT VNPT

• Phát hành nhanh chóng theo lô lớn.
• Dễ dàng trong việc lưu trữ.
• Tích hợp trực tiếp vào một loạt các hệ thống ERP bao gồm SAP, Sun Systems, Dynamics NAV, GP & AX, Proactis và nhiều hơn nữa.
• Hóa đơn được miễn phí lưu trữ 10 năm tại 2 IDC VNPT đạt chuẩn Tier3 thế giới
  • Hà Nội: IDC Nam Thăng Long
  • HCM: IDC Tân Thuận
• Thiết bị ký số chuyên dụng tốc độ cao HSM (Hardware security Modules) giúp cho việc phát hành hóa đơn nhiều điểm đồng thời, nhưng dữ liệu hóa đơn vẫn lưu trữ tập trung và theo nguyên tắc thời gian liên tục, liền dãy.
• Hạ tầng, dịch vụ trải khắp Việt Nam – 63 tỉnh thành phố.
• Tổng đài 800126 – với hơn 200 chuyên viên chăm sóc khách hàng 24/24.