Chế độ xem trang tính là gì?

Cộng tác là bước tiến mới nhất của Microsoft 365 và giờ đây việc chia sẻ tài liệu trong thời gian thực trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Giờ đây, người dùng có thể dễ dàng cộng tác trên cùng một tài liệu, bạn có thể gặp sự cố mới

Bạn đã bao giờ làm việc trong một trang tính được chia sẻ thì đột nhiên—không có bất kỳ thông tin đầu vào nào từ bạn—dữ liệu bạn đang xem biến mất, được thay thế bằng một màn hình khác của cùng một dữ liệu? . Sử dụng dạng xem trang tính. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét vấn đề một chút và sau đó tìm hiểu cách sử dụng chế độ xem trang tính để giải quyết vấn đề. Ngay cả khi bạn không cộng tác, bạn có thể sử dụng tính năng này để tạo chế độ xem tùy chỉnh cho chính mình hoặc người dùng của bạn

XEM. 60 mẹo Excel mà mọi người dùng nên nắm vững (TechRepublic)

Tôi đang sử dụng Microsoft 365 trên hệ thống Windows 10 64 bit nhưng bạn có thể làm việc với các phiên bản cũ hơn từ năm 2007. Bạn có thể làm việc với dữ liệu của riêng mình hoặc tải xuống bản trình diễn. tập tin xlsx. Tính năng này có sẵn đầu tiên trong trình duyệt, vì vậy nó hoàn toàn phù hợp với phiên bản trình duyệt và hiện tại nó sẽ có sẵn cho hầu hết người dùng trong phiên bản dành cho máy tính để bàn

Giới thiệu về dạng xem trang tính trong Excel

Chế độ xem trang tính cho phép bạn tùy chỉnh cách bạn xem dữ liệu trong một trang tính được chia sẻ mà không bị gián đoạn bởi những người khác chia sẻ cùng một trang tính. Chẳng hạn, nếu bạn đã áp dụng một bộ lọc, bạn sẽ không bị mất kết quả đột ngột khi một người dùng khác sắp xếp hoặc lọc cùng một dữ liệu theo một cách khác. Nếu cần, bạn có thể tạo nhiều trang tính dựa trên cùng một dữ liệu

XEM. Cách sao chép biểu thức mà không thay đổi tham chiếu ô trong Excel (TechRepublic)

Tóm lại, dạng xem trang tính là các dạng xem khác nhau của cùng một dữ liệu cho phép bạn và các cộng tác viên khác xem cùng một dữ liệu theo nhiều cách khác nhau cùng một lúc. Bây giờ, hãy tìm hiểu cách bảo vệ cách bạn làm việc bằng cách áp dụng chế độ xem trang tính

Cách thêm chế độ xem trang tính trong Excel

Trước khi bạn có thể áp dụng dạng xem, bạn cần có một sổ làm việc được chia sẻ. Nhấp vào nút Chia sẻ ở góc trên cùng bên phải và làm theo lời nhắc. Nó không thể được dễ dàng hơn. Tôi không cung cấp hướng dẫn cụ thể vì có nhiều tùy chọn và Excel sẽ hướng dẫn bạn thực hiện. Sau khi bạn bấm Chia sẻ, Excel sẽ nhắc bạn về các vị trí máy chủ có thể (tôi đang sử dụng OneDrive) và loại tệp. Đối với mục đích của chúng tôi, hãy chọn tệp Excel, không phải tệp PDF. Nếu gặp sự cố, bạn có thể cần gọi nhanh cho quản trị viên Microsoft 365 của mình

XEM. Cách hiển thị các biểu thức trả về giá trị lỗi đã xác định trong Microsoft Excel (TechRepublic)

Tiếp theo, chúng tôi cần một chế độ xem tùy chỉnh cho dữ liệu của bạn mà chúng tôi sẽ căn cứ vào chế độ xem trang tính. Để minh họa cả hai, chúng tôi sẽ thêm một bộ lọc đơn giản vào trang tính trong Hình A chỉ hiển thị đồ uống

1. Nhấp vào bất kỳ đâu bên trong tập dữ liệu rồi nhấp vào tab Dữ liệu. (Điều này cũng hoạt động với một đối tượng Bảng. )
2. Trong nhóm Sắp xếp & Lọc, hãy nhấp vào Bộ lọc. Thao tác này sẽ thêm danh sách lọc thả xuống vào tất cả các trường (Hình A)
3. Để đặt bộ lọc, hãy nhấp vào menu thả xuống Danh mục, bỏ chọn Chọn tất cả, nhấp vào Đồ uống, rồi nhấp vào OK

Hình A

Bây giờ chúng ta có tập dữ liệu tùy chỉnh, hãy tạo chế độ xem tùy chỉnh cho tập dữ liệu đó

Chọn trang tính trong câu hỏi và sau đó thực hiện các thao tác sau

1. Nhấp vào tab Xem
2. Trong nhóm Dạng xem Trang tính, bấm Mới. Lưu ý rằng danh sách thả xuống của chế độ xem trang tính hiển thị Chế độ xem tạm thời (Hình B)
3. Thực hiện các thay đổi cần thiết—sắp xếp, bộ lọc, v.v.—để tạo dạng xem dữ liệu mà bạn cần để thực hiện công việc của mình. Bạn sẽ biết mình đang ở dạng xem trang tính nhờ biểu tượng con mắt trong tab trang tính và các tiêu đề có màu khác nhau

Hình B

Chế độ xem này là tạm thời. Để đặt nó vĩnh viễn, hãy thay thế Chế độ xem tạm thời trong danh sách thả xuống của chế độ xem trang tính bằng một tên rồi nhấn Enter hoặc nhấp vào Giữ. Ví dụ, tôi đặt tên cho chế độ xem đã lọc là Đồ uống (Hình C)

Hình C

Các cơ chế còn lại rất dễ dàng. Để áp dụng chế độ xem trang tính Đồ uống hoặc bất kỳ chế độ xem trang tính nào khác, chỉ cần chọn nó từ trình đơn thả xuống của chế độ xem trang tính. Để rời khỏi chế độ xem trang tính, hãy nhấp vào Thoát trong nhóm Chế độ xem trang tính. Sử dụng trình đơn thả xuống Tùy chọn, bạn cũng có thể đổi tên, sao chép hoặc xóa một trang tính

Khi bạn tạo dạng xem trang tính mới, Excel sẽ ghi nhớ vị trí của bạn và đặt tên cho dạng xem ban đầu là Mặc định, bạn có thể chọn từ Tùy chọn để nhanh chóng quay lại tập dữ liệu làm việc trước đó trước khi tạo dạng xem trang tính. Quản lý chế độ xem trang tính không thể dễ dàng hơn

Những điều hay cần biết về chế độ xem trang tính trong Excel

Tạo và quản lý dạng xem trang tính thật dễ dàng, nhưng có nhiều thứ đối với chúng hơn là bắt mắt. Để tận dụng tối đa từ đó, có một vài điều bạn sẽ muốn biết

• Không có cái gọi là chế độ xem riêng tư. Mọi người chia sẻ sổ làm việc có thể xem tất cả các dạng xem trang tính
• Excel giới hạn bạn ở 256 dạng xem trang tính;
• Trình đơn thả xuống dạng xem trang tính chỉ hiển thị các dạng xem trang tính cho trang tính đang hoạt động
• Mặc dù chế độ xem trang tính cho phép các cá nhân kiểm soát những gì họ nhìn thấy, nhưng những thay đổi được thực hiện đối với các ô được chia sẻ với mọi người, gần như ngay lập tức, điều này có ý nghĩa
• Bạn có thể sử dụng tính năng này để tạo chế độ xem tùy chỉnh cho chính mình hoặc người dùng, ngay cả khi không có ai cộng tác
• Nếu tùy chọn Mới bị mờ, hãy chia sẻ trang tính với tài khoản khác của bạn hoặc đồng nghiệp
• Trước khi thiết lập chế độ xem tùy chỉnh, hãy cân nhắc lưu tập dữ liệu dưới dạng chế độ xem tùy chỉnh để bạn có thể dễ dàng di chuyển qua lại
• Ngay cả khi bạn không cộng tác, hãy cân nhắc đặt chế độ xem cho bản in nhanh và báo cáo chuyên biệt

Bản tin hàng tuần của Microsoft

Hãy trở thành người trong Microsoft của công ty bạn bằng cách đọc các mẹo, thủ thuật và cheat sheet dành cho Windows và Office này

Các chế độ xem trang tính khác nhau là gì?

3 dạng xem trong một trang tính là gì?