Bạn mất quá nhiều thời gian cho việc chọn lọc dữ liệu liên quan đến một giá trị nào đó? Vì vậy hôm nay, Blog the-grand-manhattan.com sẽ hướng dẫn bạn cách làm thế nào để tạo drop down list [danh sách thả xuống] bằng tính năng Data Validation trong Excel để lọc dữ liệu nhanh-gọn-lẹ nhất. Nghĩa là tùy thuộc vào giá trị mà bạn chọn trước đó là gì thì Excel sẽ cho ra các giá trị tương ứng với nó 1 cách nhanh chóng. Và sau đây là cách làm cụ thể:
Cách tạo danh sách thả xuống có giá trị phụ thuộc vào một list khác
Đầu tiên để cho dễ hiểu, nếu bạn chọn mục “Fruit” trong trường “Produce Type” dưới đây thì trong cột tiếp theo sẽ cho ra một list liên quan đến Fruit. Và như thể tương tự với trường “Vegetable” thì sẽ cho ra một list khác.
Bạn đang xem: Drop down list là gì
Xem thêm: Phần Mềm Solidworks 2010 Full 32/64Bit, Solidworks 2010 Full Version With Crack 32 Bit
Tạo bảng và đặt tên các vùng dữ liệu
Tiếp theo, bạn định dạng các danh sách như định dạng bảng [Chọn vùng dữ liệu => Trong thẻ Home => Chọn Format as table => Tick “My table has headers” => Nhấn OK]
Sau đó, bạn đặt tên cho các vùng dữ liệu như sau:
Đặt danh sách chính là “Produce”, tức là tên vùng [B3:B4] sẽ là “Produce”Tương tự, tên 2 vùng dữ liệu còn lại tương ứng với tên 2 mục trong danh sách “Produce”, đó là: Fruit và Vegetable.Tạo drop down list trong danh sách chính
Tiếp theo, bạn nhập thêm 2 cột: Produce và Item [như hình dưới]Trong danh sách chính, drop down list được thêm vào cột “Produce”
Chọn ô B3 Nhấn thẻ Data Chọn Data Validation Chọn “List” trong mục “Allow” và ở mục “Source”, nhấn F3 và chọn vùng dữ liệuTạo danh sách thả xuống
Tiếp theo, một danh sách chứa giá trị phụ thuộc được thêm vào cột Item. Nó sẽ cho ra dải dữ liệu của mục Fruit hoặc là mục Vegetable tùy vào giá trị bạn chọn ở cột “Produce” là gì.
Khác với trường “Produce”, danh sách thả xuống ở trường “Item” sẽ được tạo ra bởi hàm INDIRECT
Hàm INDIRECT sẽ gián tiếp tham chiếu tới vùng dữ liệu có tên trong danh sách “Produce”. Đây chính là tác dụng của hàm INDIRECT
Ví dụ: Bạn muốn tạo danh sách thả xuống ở ô C3 [trường “Item”]
Chọn ô C3 Nhấn thẻ Data Chọn Data Validation Chọn “List” trong mục “Allow” và nhập công thức “=INDIRECT[B3]” trong mục “Source”.Kiểm tra danh sách
Sau khi bạn đã thiết lập được các danh sách thả xuống, hãy kiểm tra thử xem xem danh sách có chạy đúng hay không bằng cách:
Chọn ô B3 [1 trong 2 mục bất kì của trường “Produce”]Nhấn hình mũi tên ở 1 trong 2 mục của trường “Item” để xem danh sách tương ứng Danh sách thả xuống sẽ hiển thị các giá trị liên quan tới các mục ở trường “Produce”, ví dụ: Mục Fruit sẽ cho ra danh sách các giá trị như Banana, Lemon,…Qua bài viết này, chúng ta đã hiểu thêm hơn về việc tạo và sử dụng danh sách để chọn lọc dữ liệu trong excel một cách nhanh chóng. Ngoài ra, bạn có thể truy cập ngay the-grand-manhattan.com để tìm hiểu thêm về các thủ thuật hay khác trong Excel nhé.
Bài viết dưới đây hướng dẫn cách tạo List, Drop Down List trong Excel
1. Tạo drop down list thông thường
Ví dụ có trường dữ liệu các tỉnh thành phố, tạo drop down giúp quá trình nhập dữ liệu được nhanh chóng.
Bước 1: Vào tab Data -> Data Validation.
Bước 2: Hộp thoại xuất hiện tại tab Settings trong mục Allow chọn List, mục Source nhập tên các thành phần nằm trong drop down, các thành phần phân cách nhau bởi dấu phẩy.
Cách khác bạn không cần nhập dữ liệu trực tiếp, bạn có thể nhập các thành phần của drop – down trên 1 sheet khác. Ví dụ: Tạo sheet Du_Lieu có các tỉnh:
Kích chọn biểu tượng -> di chuyển sang Sheet Du_Lieu -> chọn toàn bộ các tỉnh:
Kết quả cũng như khi tạo với cách nhập trực tiếp.
2. Tạo list có phụ thuộc vào 1 list khác
Ví dụ: Nhập list tỉnh và list thành phố phụ thuộc theo tỉnh.
Để tạo list có phụ thuộc bạn nên nhập dữ liệu đưa vào list theo cách thứ 2. Có bảng dữ liệu:
Bước 1: Đặt tên cho các vùng dữ liệu.
Bắt buộc quá trình tạo list phụ thuộc bạn phải đặt tên cho các vùng dữ liệu liên quan:
+ Vùng dữ liệu trong thành phố tỉnh Quảng Ninh bạn bôi đen vùng dữ liệu từ ô C2 -> ô C7 -> đặt tên là QuảngNinh [chú ý đúng dấu và chữ viết hoa, và không chứa phím cách].
+ Vùng dữ liệu từ ô D2 -> ô D5 đặt tên là HảiPhòng.
+ Vùng dữ liệu từ ô E2 -> ô E7 đặt tên là TháiBình.
-> Cách đặt tên như sau: Chuột phải vào vùng dữ liệu muốn đặt tên -> Chọn Define Name:
- Hộp thoại xuất hiện nhập tên tương ứng cho các vùng như đã quy định ở trên:
Các bạn chú ý đặt tên sao cho giống y như giá trị trong tên tỉnh [nhưng không chứa phím cách].
Bước 2: Sau khi đặt tên xong cho dữ liệu bạn tiến hành clích chuột vào ô cần đặt list -> Vào tab Data -> Data Validation.
Bước 3: Hộp thoại xuất hiện trong mục Allow chọn List, mục Source nhập công thức sau: =INDIRECT[SUBSTITUTE[C15," ",""]].
Các bạn chú ý ở bước này trên công thức để địa chỉ tương đối nếu không giá trị giữa các thành phố không thay đổi.
Bước 4: Kích chọn OK được kết quả:
Tương tự copy công thức cho các ô còn lại ta có kết quả:
Như vậy bạn đã tạo xong 1 list có phụ thuộc vào 1 list khác. Ở bài viết này sử dụng hàm INDIRECT kết hợp với hàm SUBSTITUTE lấy giá trị tên tỉnh đã được loại bỏ dấu cách tham chiếu tới vùng dữ liệu có cùng tên với giá trị tham chiếu.
Ví dụ khi list tỉnh lấy kết quả tỉnh Thái Bình hàm SUBSTITUTE thực hiện xóa dấu cách => giá trị tham chiếu trở thành TháiBình -> tham chiếu tới vùng dữ liệu có tên TháiBình => Giá trị trả về là các huyện trong tỉnh thái bình từ ô E2 -> ô E7 trong sheet dữ liệu đã đặt tên.
Chúc các bạn thành công!
Drop-Down Menu là Trình đơn thả xuống. Đây là nghĩa tiếng Việt của thuật ngữ Drop-Down Menu - một thuật ngữ thuộc nhóm Technology Terms - Công nghệ thông tin.
Độ phổ biến[Factor rating]: 5/10
Một menu thả xuống là một danh sách các mục xuất hiện bất cứ khi nào một đoạn văn bản hoặc một nút được nhấp. Điều này là một phương pháp đồ họa trình bày cho người dùng để từ đó họ có thể chọn một giá trị từ danh sách trình bày.
Xem thêm: Thuật ngữ công nghệ A-Z
Giải thích ý nghĩa
Một menu thả xuống là một lựa chọn dễ dàng để hiển thị một loạt các lựa chọn. Ban đầu, chỉ có một sự lựa chọn sẽ được hiển thị, chẳng hạn như "File", "Chỉnh sửa" hoặc "View". Khi người dùng nhấp vào nó, nhiều sự lựa chọn trong loại đó được trình bày. Một danh sách thả xuống có hai trạng thái: chủ động và không hoạt động. Khi danh sách thả xuống không hoạt động, chỉ có một giá trị được hiển thị. Khi danh sách được kích hoạt, một tập hợp các tùy chọn được trình bày. Khi người dùng chọn một giá trị ra khỏi danh sách, kiểm soát được trở lại là tình trạng không hoạt động của nó trong đó giá trị được chọn sẽ được hiển thị hoặc ban hành.
What is the Drop-Down Menu? - Definition
A drop-down menu is a list of items that appear whenever a piece of text or a button is clicked. This is a graphical approach presented to users from which they can choose a value from the list presented.
Understanding the Drop-Down Menu
A drop-down menu is an easy option to display a range of choices. Initially, only one choice is displayed, such as "File," "Edit" or "View." When the user clicks on it, more choices within that category are presented. A drop-down list has two states: active and inactive. When the drop-down list is inactive, only one value is displayed. When the list is active, a set of options is presented. When the user chooses one value out of the list, the control is reverted to its inactive state wherein the selected value is displayed or enacted.
Thuật ngữ liên quan
- Contact List
- List Processing
- Autonomic Computing
- Windows Server
- Application Server
- Full Virtualization
- Legacy System
- Paravirtualized Operating System
- Ubuntu Certified Professional
- Virtualization
Source: Drop-Down Menu là gì? Technology Dictionary - Filegi - Techtopedia - Techterm