Cho phép gửi thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành cho khách hàng qua email, khách hàng sẽ nhận hóa đơn một cách nhanh chóng.
2. Xem phim hướng dẫn
3. Các bước thực hiện
Trường hợp khi thực hiện Phát hành hóa đơn điện tử, Kế toán không nhập email người mua/ hoặc lúc phát hành xảy ra xự cố mạng không gởi được hóa đơn thì sau khi phát hành hóa đơn điện tử, có thể gửi lại hóa đơn cho khách hàng bằng cách sau:
Cho phép người dùng khi gửi hóa đơn điện tử xuất theo NĐ123 cho khách hàng thì có thể đồng thời Cc/Bcc tới địa chỉ email của kế toán trưởng/người phụ trách để kiểm soát, theo dõi việc xuất hóa đơn.
2. Hướng dẫn
- Để thiết lập ngầm định địa chỉ email Cc/Bcc, người dùng thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:
1. Trên thanh menu của phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn chức năng NĐ123 – Thiết lập gửi email đồng thời cho hóa đơn
2. Hoặc, vào Hóa đơn điện tử\Quy trình, di chuột vào chức năng Thiết lập email gửi hóa đơn và chọn Thiết lập gửi email đồng thời cho hóa đơn].
- Tiếp đó, tích chọn Cc/Bcc và nhập địa chỉ email cần thiết lập ngầm định gửi.
Lưu ý: Trường hợp muốn Cc/Bcc hóa đơn điện tử cho cùng lúc nhiều địa chỉ email thì nhập các địa chỉ email này và cách nhau bởi dấu chấm phẩy “;”
Trường hợp khi thực hiện Phát hành hóa đơn điện tử, Kế toán không nhập email người mua hoặc lúc phát hành xảy ra xự cố mạng không gởi được hóa đơn thì sau khi phát hành hóa đơn điện tử, có thể gửi lại hóa đơn cho khách hàng bằng cách sau:
Bước 1: Vào menu Hóa đơn điện tử => Quản lý hóa đơn
Màn hình Quản lý hóa đơn hiển thị như sau:
Bước 2: Tìm hóa đơn muốn gởi lại email cho khách hàng
Tại hóa đơn đã phát hành nhấn “Gửi mail”
Hiển thị hộp thoại Gửi mail, nhập danh sách email cần gửi hóa đơn, nhấn "OK" để thực hiện gửi hóa đơn điện tử.
Lưu ý: Có thề gửi danh sách nhiều email cùng lúc, mỗi email cách nhau bởi dấu phẩy “,” hoặc dấu chấm phẩy “;”.
xong Quý khách bấm gửi mail, hệ thống sẽ gửi lại thông tin hóa đơn đó cho các mail mới vừa nhập thêm [Nếu hệ thống đã cấu hình email gởi đi]. Xem thêm cách cấu hình email sever
Đến thao tác này quý khách chỉ cần nhập mới email với thông tin mới, cách nhau bằng dấu phẩu ",", sau đó bấm gửi mail là hệ thống sẽ tự động gửi lại dữ liệu hóa đơn đến các địa chỉ thư điện tử vừa được nhập.
Hóa đơn điện tử M-Invoice cho phép người sử dụng có thể tùy biến tính năng này như có thể tạo mẫu gửi theo ý hay là cài đặt email của Doanh nghiệp mình. Đối với nhưng đơn bị không sử dụng email riêng thỉ M-invoice hỗ trợ Doanh nghiệp sử dụng tính năng này hoàn toàn miễn phí.
Mẫu Email hóa đơn điện tử được gửi ở cấu hình ở đâu:
Chương trình sẽ hiện ra danh sách các mẫu Email. Người sử dụng chọn mẫu Email để xem nếu muốn sửa thì Click và Nút Sửa hoặc bấm phím F3
Chương trình sẽ hiện ra nội dung Email. Tại đây, Người sử dụng có thể sửa nội dung Email tùy biến. Đồng thời, cũng có thể cấu hình địa chỉ email riêng của mình mà không sử dụng chung email chính của M-Invoice.
Sau khi xong, NSD click vào Nút Nhận hoặc bấm phím F10 để lưu lại thông tin.
Để gửi hóa đơn điện tử qua email cho người mua, Người sử dụng có thể thực hiện thao tác theo hình dưới đây với cách chuột phải vào hóa đơn cần gửi chọn mục gửi email. Hoặc chọn hóa đơn rồi click vào nút gửi email như hình sau:
Khi click chọn Gửi Email chương trình sẽ hiện ra giao diện gửi email như mẫu.
Người sử dụng muốn sử dụng email riêng của mình thì có thể bỏ tích Sử dụng email của M-Invoice để gửi đi và nhập địa chỉ email của Khách hàng vào.
Dưới đây là Video hướng dẫn gửi hóa đơn điện tử qua email:
//minvoice.vn/wp-content/uploads/2020/02/4.-Gui-mail-hoa-don.mp4
Ngoài ra, Doanh nghiệp có thể sử dụng Email riêng của mình để gửi và quản lý email gửi hóa đơn điện tử cho Khách hàng. Để cài đặt Email riêng của Doanh nghiệp gửi cho người mua, Người sử dụng có thể tham khảo Video hướng dẫn sau: