Hướng tới buổi lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, một trong những hạng mục doanh nghiệp rất quan tâm đó là thiết kế kỷ yếu. Với những doanh nghiệp lần đầu làm kỷ yếu chắc chắn sẽ có nhiều bỡ ngỡ. Dưới đây, Phongchongmatuy.com.vn tổng hợp lại một số câu hỏi thường gặp và những giải đáp chi tiết giúp doanh nghiệp dễ hình dung những đầu việc cần chuẩn bị khi thực hiện dự án.
Tại sao doanh nghiệp cần thiết kế kỷ yếu?
Kỷ yếu doanh nghiệp không phải là điều gì đó mới mẻ, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện nó. Nếu cuốn kỷ yếu học sinh, sinh viên chỉ nhằm ghi lại những album ảnh kỷ niệm thì cuốn kỷ yếu doanh nghiệp còn chứa đựng cả thông tin về lịch sử hình thành, các cột mốc, sự kiện tiêu biểu, các gương mặt đã làm nên thương hiệu.
Cuốn kỷ yếu được thực hiện trước khi diễn ra lễ kỷ niệm với nhiều mục đích, trong đó có một vài ý nghĩa chính như sau:
- Thể hiện niềm tự hào về một hành trình dài đã qua.
- Thể hiện sự tri ân đối với các thế hệ ban lãnh đạo, cán bộ công nhân viên đã đồng hành cùng doanh nghiệp.
- Là món quà tặng ý nghĩa dành cho khách hàng, đối tác nhân dịp kỷ niệm.
- Quảng bá hình ảnh thương hiệu rộng rãi, chuyên nghiệp.
Chính vì những ý nghĩa to lớn kể trên mà để thực hiện được cuốn kỷ yếu doanh nghiệp đòi hỏi cả một đội ngũ.
\>> XEM THÊM: Thiệp mời tất niên – lưu ý khi thiết kế và in ấn
Thời điểm doanh nghiệp thường làm kỷ yếu
Làm kỷ yếu năm chẵn
Phần lớn doanh nghiệp thường làm kỷ yếu năm chẵn 10 năm, 20 năm, 30 năm, 50 năm – ngày thành lập công ty.
Làm kỷ yếu năm lẻ
Một số doanh nghiệp làm kỷ yếu vào năm lẻ như: 23 năm, 25 năm, 56 năm – kỷ niệm một cột mốc sự kiện có tính bước ngoặt của công ty.
Như vậy, không có quy định hay nguyên tắc số chung nào cho việc doanh nghiệp thiết kế kỷ yếu. Tuy vậy, làm kỷ yếu vào năm chẵn vẫn được các doanh nghiệp, tập đoàn lớn ưu tiên chọn bởi ý nghĩa về sự tròn trịa và vững chắc.
\>> XEM THÊM: Thiết kế poster khuyến mãi và những lưu ý để thu hút khách hàng
Thiết kế kỷ yếu gồm những gì?
Thiết kế kỷ yếu doanh nghiệp gồm nhiều bước, nhiều quy trình để hoàn thiện. Dưới đây là các bước làm kỷ yếu cơ bản doanh nghiệp có thể tham khảo.
Bước 1: Định hướng thiết kế kỷ yếu
Định hướng triển khai kỷ yếu là bước tiên quyết cần làm khi bắt tay vào triển khai dự án thiết kế kỷ yếu. Định hướng giúp cho doanh nghiệp biết chính xác mình mong muốn điều gì ở kỷ yếu để: xác đinh ngân sách và bám sát dự án cùng với đơn vị thiết kế. Định hướng thiết kế kỷ yếu gồm:
- Xác định chủ đề kỷ yếu là gì để nhất quán nội dung và phong cách thiết kế
- Xác định dung lượng trang kỷ yếu để phân bố nội dung phù hợp
- Xác định kích thước kỷ yếu khổ dọc hay khổ ngang để thiết lập kích thước thiết kế ngay từ đầu.
- Quy cách in ấn: chất liệu giấy bìa, chất liệu giấy trang trong, gia công, số lượng in để ước tính ngân sách. Tuỳ chất liệu giấy, quy cách gia công và số lượng in sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá in. Đặc biệt, với in ấn số lượng lớn, chi phí sẽ tốt hơn rất nhiều so với in ít.
- Xác định thời gian cần hoàn thành cuốn kỷ yếu để lên timeline, bám sát tiến độ thực hiện để đảm bảo thời gian hoàn thiện cả thiết kế và in ấn.
\>> XEM THÊM: Thiết kế logo quán café: tìm hiểu lợi ích và biểu tượng đặc trưng
Bước 2: Biên tập nội dung kỷ yếu
Biên tập nội dung kỷ yếu sẽ gồm 3 bước chính:
- Lên khung nội dung toàn cuốn.
Khung nội dung chính là những mục nội dung chính của toàn cuốn bao gồm:
Phần 1: Quá trình hình thành & phát triển
Phần 2: Nhân sự
Phần 3: Thành tựu qua các thời kỳ
Phần 4: Định hướng tương lai
Phần 5: Những đóng góp cho cộng đồng
Phần 6: Bài cảm nhận
Tuỳ theo từng doanh nghiệp mà các phần nội dung chính có thể thay đổi ít, nhiều để phù hợp.
- Tổng hợp thông tin
Sau khi lên được khung nội dung chính, việc quan trọng tiếp theo là doanh nghiệp cần thu thập tổng hợp thông tin từ nhiều phòng ban, bộ phận. Nội dung kỷ yếu có chân thực, đầy đủ hay không là nhờ vào quá trình tổng hợp thông tin này.
- Biên tập nội dung chi tiết
Sau 2 bước lên khung nội dung chính, tổng hợp thông tin, bước tiếp theo chính là biên tập nội dung chi tiết. Nội dung kỷ yếu cần sắp xếp bố cục phù hợp, đề mục rõ ràng, nội dung chắt lọc, lời văn mềm mại, gần gũi để truyền tải thông điệp một cách ấn tượng, không nhàm chán.
\>> XEM THÊM: Thiệp mời year end party: thông tin, kích thước và lưu ý khi thiết kế
Bước 3: Chụp hình kỷ yếu
Một hình ảnh có giá trị hơn ngàn câu chữ. Hình ảnh minh hoạ sẽ làm nội dung thêm thu hút. Nội dung cuốn kỷ yếu cần được những bức hình kỷ yếu thu hút để truyền tải thông điệp chuyên nghiệp, nhất quán. Hình ảnh đẹp của doanh nghiệp chưa đủ, hình ảnh còn phải phù hợp với mục nội dung và đúng concept thiết kế tổng thể.
Nếu doanh nghiệp chưa có bộ ảnh chuyên nghiệp có thể cân nhắc dịch vụ chụp hình kỷ yếu doanh nghiệp. Gói chụp hình kỷ yếu doanh nghiệp sẽ gồm các bước: Lên concept chụp, chụp hình theo concept, edit hình ảnh.
Trường hợp doanh nghiệp đã có bộ ảnh, doanh nghiệp cần chọn lọc ảnh theo từng mục nội dung kỷ yếu. Hình ảnh phải đảm bảo kích thước và dung lượng để khi in ấn được sắc nét, không bị vỡ, nhoè ảnh.
Bước 4: Thiết kế kỷ yếu
Thiết kế kỷ yếu được thực hiện sau khi hoàn thành nội dung và chụp hình. Thiết kế kỷ yếu doanh nghiệp gồm 2 phần: thiết kế bìa kỷ yếu và thiết kế trang trong.
Doanh nghiệp cần chọn được mẫu bìa phù hợp để nhất quán phong cách với các trang trong. Sau khi doanh nghiệp chọn được bìa, thiết kế sẽ dàn toàn bộ trang nội dung trong kỷ yếu. Hai bên sẽ tiến hành chình sửa để thống nhất bản thiết kế cuối trước khi tiến hành in ấn.
\>> XEM THÊM: Tại sao nên thuê công ty thiết kế banner chuyên nghiệp?
Bước 5: In ấn
In kỷ yếu doanh nghiệp với số lượng trang lớn và số lượng đặt in lớn, doanh nghiệp cần chọn đơn vị in kỷ yếu chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm để đảm bảo việc sai sót khi in. Không được bỏ qua phần in test để kiểm tra lại toàn bộ file thành phẩm vể màu sắc, chất liệu trước khi tiến hành in đồng loạt.
Cần thiết kế kỷ yếu trước lễ kỷ niệm bao lâu?
Để đảm bảo cuốn kỷ yếu hoàn thành đúng thời hạn một cách chu đáo trước sự kiện kỷ niệm, doanh nghiệp nên chuẩn bị ít nhất trước 2-3 tháng. Ngoài việc có thời gian chọn lựa đơn vị thiết kế, doanh nghiệp còn cần thời gian triển khai thiết kế và in ấn.
\>> XEM THÊM: Cách làm thiệp sinh nhật cơ bản với 5 bước
Chi phí thiết kế kỷ yếu là bao nhiêu?
Giá thiết kế kỷ yếu phụ thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp về số lượng trang, chất liệu giấy, gia công sau in, số lượng đặt in. Doanh nghiệp cần đưa ra yêu cầu để được báo giá in kỷ yếu chính xác nhất.
Với những giải đáp câu hỏi về thiết kế kỷ yếu chi tiết kể trên hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra bài toán phù hợp. Hãy lên kế hoạch chi tiết từ bản định hướng và bắt tay vào tìm kiếm công ty thiết kế kỷ yếu chuyên nghiệp để được tư vấn chuyên sâu.