Hướng dẫn làm mail merge trong word 2023 năm 2024

Để cá nhân hóa cho các hợp đồng và văn bản thì tính năng Mail Merge của Word là công cụ được sử dụng nhiều nhất. Tuy nhiên các trường dữ liệu dạng số đôi lúc thể hiện không đúng định dạng mà chúng ta mong muốn. Lucid Gen đã soạn ra một bộ công thức 2024 để giúp bạn định dạng số trong Mail Merge đúng ý hơn, bên cạnh đó mình cũng hướng dẫn cách lấy theo định dạng số trên Excel.

Để can thiệp vào định dạng số của một trường thông tin đang hiển thị trên Mail Merge thì chúng ta phải xem ở chế độ Field Codes. Bạn hãy làm quen với các bước cơ bản này trước nhé.

Bước 1: Nhấp chuột phải vào trường thông tin và chọn Toggle Field Codes. Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt bằng cách nhấp chuột trái vào trường thông tin và nhấn tổ hợp phím Shift F9.

Xem chế độ Field Codes để thêm định dạng số trong Mail Merge

Bước 2: Chế độ Field Codes mặc định sẽ là {MERGEFIELD field_name}, để thêm định dạng số cho trường thông tin đó thì chúng ta cần thêm một mã định dạng vào phía sau field_name. Ví dụ cụ thể hơn, mình sẽ có một file Excel có tên cột như sau.

DateNumberPercent x 100Percent14/02/2021500000.78996.690.9669

Trên Mail Merge, để định dạng số cho 500000.789 thành 500,001 thì mình sẻ sửa Field Codes thành `{MERGEFIELD field_name # #,

0}`.

Ví dụ định dạng số thành hàng nghìn có dấu phẩy trong Mail Merge

Như vậy chúng ta đã biết cách thay đổi định dạng số trong Mail Merge cơ bản. Tiếp theo chúng ta sẽ tìm hiểu những kiểu định dạng khác như ngày, phần trăm, thập phân.

Sử dụng công thức định dạng số Mail Merge

Bảng dưới đây là các công thức phổ biến để định dạng số trong Mail Merge. Bạn hãy sử dụng chúng một cách linh hoạt tùy theo mục tiêu của bạn nhé.

Mục tiêuCông thứcHiển thịNgày / tháng / năm\@ dd/MM/yyyy14/02/2021Ngày\@ dd14Tháng\@ MM02Năm\@ yyyy2021Giờ và phút\@ HH:mm17:30Giờ phút và giây\@ HH:mm:ss17:30:15Số hàng nghìn\# #,

0500,001Số hàng nghìn có thập phân (3 số)\# #,

0.000500,000.789Tiền tệ Việt Nam\# #,

0₫500,001₫Tiền tệ đô la\# $#,

0.00$500,000.79Phần trăm (có nhân 100 trong Excel)\# 0%97%Phần trăm (có nhân 100 trong Excel) có thập phân (2 số)\# 0.00%96.69%Phần trăm (không nhân 100 trong Excel){={MERGEFIELD field_name}*100 # 0%}97%Phần trăm (không nhân 100 trong Excel) có thập phân (2 số){={MERGEFIELD field_name}*100 \# 0.00%}96.69%

Nếu như bạn gặp lỗi với công thức Phần trăm (không nhân 100 trong Excel) thì tốt nhất bạn nên nhân 100 sẵn trong Excel rồi sử dụng công thức khác, miễn là chúng ta có được định dạng số đúng ý trên Mail Merge là được. Quay lại với ví dụ ban đầu, Lucid Gen sẽ chèn công thức định dạng số vào Field Codes cho toàn bộ trường thông tin như thế này.

Sử dụng công thức để định dạng số trong Mail Merge

Sử dụng định dạng số từ Excel

Cài đặt Confirm Data Source

Đối với máy tính Windows thì sau khi bạn chọn nguồn dữ liệu xong, ở hộp thoại Confirm Data Source bạn hãy chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls).

Giữ nguyên định dạng số từ Excel trong Mail Merge

Đối với máy tính macOS thì Mail Merge trong bộ Office cho MacBook sẽ mặc định tự động lấy định dạng số có sẵn trong Excel rồi.

Thêm dòng văn bản bên dưới tên trường

Nếu bạn gặp nhiều khó khăn với việc định dạng số trong Mail Merge bằng công thức thì bạn có thể vượt qua bằng cách này. Hãy chèn một dòng trắng ngay bên dưới dòng tên trường, sau đó điền một văn bản bất kỳ vào những cột số. Điều này làm cho Mail Merge nhận diện rằng đây là cột văn bản và nó sẽ lấy đúng định dạng như trên Excel.

Lời kết

Với những cách làm trên đây, Lucid Gen hy vọng rằng chúng sẽ giúp bạn hoàn thành công việc với Mail Merge một cách thuận lợi. Hãy để lại bình luận bên dưới bài viết này về kết quả hoặc thắc mắc của bạn. Chúc bạn thành công!

Bài viết liên quan

Mình hiện đang làm Data Analyst, trước đó từng làm Digital Marketing. Viết blog là một niềm vui của mình, giúp mình chia sẻ lại những kiến thức và trải nghiệm từ cuộc sống và công việc. Bạn có thể donate cho mình tại đây.

Mail merge trong Microsoft Word là một tính năng cho phép bạn tạo và gửi hàng loạt thư hoặc email tùy chỉnh dựa trên một mẫu chung và danh sách người nhận. Tính năng này cho phép bạn tạo các thông điệp cá nhân hóa bằng cách thêm thông tin cụ thể từ danh sách người nhận vào mẫu thư hoặc email.

Quá trình mail merge thường bao gồm việc chọn một danh sách người nhận, tạo một mẫu thư hoặc email với các trường được đánh dấu để nhập thông tin từ danh sách, và sau đó gộp thông tin từ danh sách người nhận vào mẫu để tạo các bản thư hoặc email tùy chỉnh. Khi quá trình gộp hoàn thành, bạn có thể in các bức thư hoặc gửi email theo danh sách người nhận của bạn.

Cách làm mail merge trong word chi tiết

Chuẩn bị danh sách người nhận

Trước tiên, bạn cần có danh sách người hoặc địa chỉ email bạn muốn gửi thư. Thông tin này thường được tổ chức trong một tệp Excel hoặc trong danh bạ của bạn. Đảm bảo rằng danh sách này chứa các thông tin bạn muốn sử dụng trong thư gộp, chẳng hạn như tên, địa chỉ, số điện thoại, và bất kỳ thông tin cá nhân khác mà bạn muốn tùy chỉnh trong từng thư.

Mở microsoft Word và bắt đầu mail merge

• Mở Microsoft Word và tạo một tài liệu mới hoặc mở tài liệu bạn muốn sử dụng cho mail merge.
• Điều hướng đến tab "Mailings" (Gửi thư) ở thanh công cụ.
• Chọn "Start Mail Merge" (Bắt đầu Mail Merge) và chọn kiểu tài liệu bạn muốn tạo, chẳng hạn như thư hoặc email.

Chọn danh sách người nhận

• Trong tab "Mailings," chọn "Select Recipients" (Chọn Người nhận) và sau đó "Use an Existing List" (Sử dụng Danh sách Hiện có).
• Tìm và chọn tệp danh sách người nhận của bạn.
• Chọn danh sách concretê bạn muốn sử dụng nếu danh sách có nhiều danh sách con.

Thêm thông tin tùy chỉnh vào mẫu thư

• Trong tài liệu Word của bạn, chọn nơi bạn muốn thêm thông tin từ danh sách người nhận, chẳng hạn như tên hoặc địa chỉ.
• Trong tab "Mailings," chọn "Insert Merge Field" (Chèn Trường Gộp).
• Chọn trường từ danh sách thả xuống. Ví dụ, nếu bạn muốn chèn tên của người nhận, chọn trường "First Name" (Tên).
• Lặp lại quy trình để chèn các thông tin khác theo cách tùy chỉnh mẫu thư của bạn.

Định dạng mẫu thư

Bạn có thể định dạng mẫu thư theo ý muốn. Bạn có thể thêm hình ảnh, chọn phông chữ, sử dụng in đậm hoặc in nghiêng, và điều chỉnh gạch chân theo ý bạn muốn.

Hoàn thành mail merge

• Trong tab "Mailings," chọn "Finish & Merge" (Hoàn Thành và Gộp).
• Chọn "Edit Individual Documents" (Chỉnh Sửa Tài Liệu Riêng Lẻ) để xem trước cách thư gộp sẽ xuất hiện. Điều này cho phép bạn kiểm tra xem tất cả thông tin đã được gộp đúng cách.
• Chọn "All" (Tất cả) để gộp toàn bộ danh sách, hoặc bạn có thể chọn "Current Record" (Bản ghi Hiện tại) nếu bạn chỉ muốn gộp một bản thử nghiệm.
• Chọn "OK" để bắt đầu gộp thư hoặc email. Các tài liệu mới sẽ được tạo và sẵn sàng cho bạn để xem hoặc in.

Xem và gửi thư gộp

Bây giờ bạn có thể xem tài liệu gộp để đảm bảo rằng mọi thông tin đã được thêm vào đúng cách. Điều này sẽ giúp bạn kiểm tra xem thư hoặc email của bạn có xuất hiện chính xác cho từng người nhận hay không.

Khi bạn đã chắc chắn mọi thứ ổn, bạn có thể in thư hoặc email hoặc gửi chúng qua email. Chọn "Finish & Merge" (Hoàn Thành và Gộp) và sau đó "Print Documents" (In Tài Liệu) hoặc "Send Email Messages" (Gửi Email).

Nếu bạn chọn gửi email, Word sẽ mở cửa sổ "Merge to E-Mail" (Gộp Thư Điện Tử) để bạn thiết lập và kiểm tra cài đặt email trước khi gửi.

Kiểm tra và hoàn thành

Sau khi bạn đã gửi thư hoặc email, hãy kiểm tra hộp thư đến của bạn hoặc yêu cầu xác nhận từ người nhận để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Lợi ích của mail merge trong word

Mail merge trong Microsoft Word mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho người sử dụng, đặc biệt là trong việc tạo và gửi thư hoặc email hàng loạt. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng tính năng mail merge:

• Tiết kiệm thời gian: Thay vì viết hoặc gửi từng thư hoặc email một, bạn có thể tạo hàng loạt thư hoặc email tùy chỉnh trong một thời gian ngắn. Điều này rất hữu ích khi bạn cần gửi cùng một thông điệp cho nhiều người.
• Tùy chỉnh cá nhân hóa: Mail merge cho phép bạn tùy chỉnh mỗi thư hoặc email dựa trên thông tin cụ thể từ danh sách người nhận. Bạn có thể thêm tên người nhận, địa chỉ, hoặc bất kỳ thông tin cá nhân nào khác vào từng thông điệp.
• Chính xác: Sử dụng danh sách người nhận, bạn đảm bảo rằng thông tin được gửi cho từng người đều chính xác. Điều này giúp tránh sai sót và làm cho thông điệp trở nên chuyên nghiệp.
• Dễ dàng quản lý danh sách: Mail merge cho phép bạn quản lý danh sách người nhận một cách hiệu quả. Bạn có thể thêm, chỉnh sửa hoặc xóa thông tin từ danh sách một cách dễ dàng.
• Mẫu thư tùy chỉnh: Bạn có thể tạo mẫu thư hoặc email theo ý muốn và điều chỉnh nó tùy theo nhu cầu của bạn. Điều này giúp bạn tạo ra thông điệp theo phong cách của mình.
• Dễ dàng sử dụng các tệp danh sách hiện có: Mail merge cho phép bạn sử dụng các tệp danh sách người nhận hiện có, như tệp Excel hoặc danh bạ email. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian trong việc chuẩn bị danh sách.
• Tùy chọn in ấn hoặc gửi email: Bạn có thể in thư hoặc gửi email tùy theo nhu cầu của bạn. Tính năng này linh hoạt và phù hợp với nhiều mục đích sử dụng.
• Dễ dàng kiểm tra và theo dõi: Sau khi gửi thư hoặc email, bạn có thể dễ dàng kiểm tra hộp thư đến của bạn hoặc theo dõi phản hồi từ người nhận. Điều này giúp bạn biết được liệu thông điệp đã được gửi thành công hay không.
• Tăng hiệu quả công việc: Sử dụng mail merge giúp bạn tập trung vào nội dung thông điệp thay vì việc thủ công gửi thông điệp cho từng người. Điều này tăng hiệu suất làm việc và giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng.
• Giảm sai sót: Với mail merge, bạn tránh được những sai sót thường gặp khi gửi thông điệp bằng tay, chẳng hạn như việc gửi thông tin cho người nhận sai hoặc quên gửi thông điệp cho một số người.

Tóm lại, mail merge trong Microsoft Word là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tạo và gửi thông điệp hàng loạt một cách tùy chỉnh và hiệu quả. Điều này tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác, và tạo sự cá nhân hóa trong việc gửi thông điệp cho đối tượng của bạn.

Kết luận

Như vậy, mail merge trong Microsoft Word là một cách tiện lợi để tạo và gửi hàng loạt thư hoặc email tùy chỉnh đến danh sách người hoặc địa chỉ cụ thể. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc gửi thông điệp cá nhân cho một lượng lớn người. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ với Tri Thức Software qua số hotline 028 22443013 để được hỗ trợ tốt nhất.