Mẹo và thủ thuật Excel cho người mới bắt đầu

Microsoft Excel là một chương trình bảng tính phức tạp và có khả năng đáng kinh ngạc. Nếu bạn mới chân ướt chân ráo, những mẹo này sẽ giúp bạn bắt đầu tạo bảng tính và viết công thức. Một khi bạn học từ vựng, phần còn lại sẽ dễ dàng hơn

Mở Excel và chọn một sổ làm việc trống

Mở một sổ làm việc Excel trống mới

Để bắt đầu trong Excel, hãy nhấp vào biểu tượng Excel trên màn hình của bạn hoặc menu Bắt đầu. Excel mở ra với con trỏ được định vị trên tùy chọn Sổ làm việc trống

Sổ làm việc là tệp Excel. Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào Sổ làm việc trống một lần hoặc nhấn phím Enter và sổ làm việc trống sẽ mở ra một bảng tính trống. Bạn có thể thêm bảng tính vào sổ làm việc bằng cách bấm vào tab có dấu ‘+’ ở cuối màn hình sổ làm việc. Bạn cũng có thể thay đổi thứ tự các bảng tính trong sổ làm việc bằng cách trượt các tab của chúng sang trái hoặc phải dọc theo hàng tab. Cuối cùng, bạn có thể đặt tên cho các tab cũng như đặt tên cho toàn bộ sổ làm việc.   

Thiết lập bảng tính Excel. Cột và trường

Định dạng bảng tính cổ điển trông giống như sổ cái của nhân viên kế toán hoặc nhân viên kế toán. Các chữ cái của cột đi qua đầu (đây là các trường) và số hàng dọc theo bên trái (đây là các bản ghi). Hãy nghĩ về định dạng lịch truyền thống. Các ngày trong tuần nằm trên cùng và các ngày trong tháng tương ứng với mỗi ngày trong tuần nằm trên các hàng bên dưới các ngày trong tuần

Các trường (hoặc cột) là dữ liệu duy nhất và không thể lặp lại—ví dụ: không thể có hai ngày Thứ Năm. Các bản ghi (hoặc hàng) được đặt bên dưới các cột. Trong ví dụ này, bạn có thể chọn năm ngày khác nhau vào Thứ Năm trong một tháng. Trong một hệ thống phức tạp hơn, bạn có thể có 50 trường với 150 đến 5.000 (hoặc nhiều hơn) bản ghi trong mỗi trường

Ô bảng tính Excel

Mỗi hộp nhỏ trong lưới bảng tính là một ô, có thể chứa số, chữ cái, màu sắc và công thức. Mỗi trường, hàng và bản ghi nằm trong ô riêng của nó trong bảng tính Excel

Mỗi ô về cơ bản được xác định bằng chữ cái cột và số hàng của nó, chẳng hạn như 'Ô A1' cho ô ở góc trên cùng bên trái. Xem câu chuyện trước đó về cách điều hướng các ô trong bảng tính Excel.  

Cách hoạt động của menu Ribbon Excel

Các menu Excel (được gọi là menu Ribbon) ở trên cùng của màn hình. Các tab trên cùng là các menu chính. Nhấp vào bất kỳ tab nào trong số này và các menu phụ cho tab đó xuất hiện bên dưới. Các tab nằm trên nền xanh đậm và tab được chọn/đang hoạt động chuyển sang màu trắng.  

Bây giờ, hãy tạo một trang tính rất đơn giản để chỉ ra cách thực hiện

Nếu bạn chưa di chuyển con trỏ kể từ khi mở Excel, thì nó hiện đang nằm trong ô A1. Nếu bạn đã di chuyển nó, hãy nhấn phím Ctrl + Home, thao tác này luôn đưa bạn trở lại ô A1. Thông thường, Hàng 1 được dành riêng cho tên trường/cột. Vì vậy, hãy nhập từ Paints trong A1, sau đó nhấn Mũi tên phải và di chuyển con trỏ đến ô B1. Nhập Màu sắc, nhấn Mũi tên phải, nhập # Đã đặt hàng, nhấn Mũi tên phải, nhập Chi phí Mỗi, Mũi tên phải, nhập Tổng cộng, sau đó nhấn phím Trang chủ

Lưu ý rằng trong cột C, # Ordered sắp trượt ra khỏi ô C1. Hãy sửa nó

Khi con trỏ của bạn vẫn ở vị trí Trang đầu, hãy giữ phím Shift rồi nhấn phím Mũi tên phải bốn lần. Phím Shift neo con trỏ của bạn vào vị trí hiện tại;

Nhấp vào tab Trang chủ, sau đó lưu ý rằng sáu menu con phía trên là menu con Ô. Nhấp vào Định dạng, sau đó chọn Độ rộng cột từ danh sách thả xuống

Trong hộp bật lên, nhập số 12, sau đó nhấp vào OK. Tất cả các cột đều mở rộng để chứa 12 ký tự

Điều chỉnh chiều rộng cột và chiều cao hàng trong Excel

Cài đặt mặc định cho chiều rộng cột và chiều cao hàng là 8. Rộng 43 ký tự và cao 15 ký tự. Nếu mã hóa cứng các cài đặt này, bạn sẽ phải thay đổi chúng mỗi khi nhập bản ghi vượt quá chiều rộng cột hiện tại (hoặc chiều cao hàng)

Thay vào đó, hãy sử dụng cài đặt Autofit. Đánh dấu phạm vi, sau đó chọn Định dạng > Tự động điều chỉnh chiều rộng cột hoặc Định dạng > Tự động điều chỉnh chiều cao hàng

Đặt chiều rộng cột + chiều cao hàng

Căn chỉnh ô

Trong khi hàng 1 vẫn được tô sáng, hãy nhấp lại vào tab Trang chủ. Lưu ý các đường xếp chồng lên nhau trong menu con Căn chỉnh. Tùy chọn được chọn tự động được đánh dấu là Trung tâm, Từ trên xuống dưới, vì hàng trên cùng dành cho căn chỉnh dọc. Hàng thứ hai là để căn chỉnh theo chiều ngang. Bấm vào tập hợp các dòng ở giữa trên cả hai hàng trên cùng và dưới cùng, đồng thời bấm vào giữa các tên trường/cột theo chiều ngang và chiều dọc trong mỗi ô

Lưu một tệp Excel

Nhấp vào tab Tệp, chọn Lưu từ menu bên, duyệt đến vị trí bạn muốn lưu trữ tệp này, đặt tên cho tệp, sau đó nhấp vào Lưu. Sau lần đầu tiên bạn lưu tệp, tất cả những gì bạn phải làm để lưu đi lưu lại tệp đó là nhấn phím tắt Ctrl+S . Hãy xem câu chuyện trước đây để biết thêm các phím tắt tiện dụng trong Excel

Nhập dữ liệu vào Excel

Khi nhập dữ liệu trong Excel luôn nhập từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. Bởi vì Excel về cơ bản là sổ cái của kế toán viên, người giữ sổ sách luôn nhập các số từ trên xuống dưới. Khi bạn nhấn phím Enter, con trỏ sẽ di chuyển xuống ô tiếp theo, không phải sang trái hoặc phải, vì đó là cách hoạt động của các máy tính cũ

Nhập năm công ty sơn vào cột A;

Đây là nơi niềm vui bắt đầu.  

Nhập công thức trong Excel

Excel sử dụng các hàm, là các công thức được xác định trước, để tính toán các số trên trang tính của bạn. Thật may mắn cho tất cả chúng ta, có hơn 440, với nhiều phiên bản khác được bổ sung, chưa kể các nhà cung cấp bên thứ ba tạo ra các chương trình Bổ trợ với các chức năng độc đáo của riêng họ

Không có các chức năng, Excel sẽ chỉ là một trình xử lý văn bản tạo danh sách. Để tìm hiểu thêm về các hàm và công thức Excel, hãy đọc các câu chuyện trước đây của tôi, bao gồm bảng tóm tắt công thức Excel và hướng dẫn về các công thức Excel phổ biến nhất.  

Một bảng tính cơ bản đơn giản

Sau khi bạn đã điền các cột A, B, C và D, hãy di chuyển con trỏ vào ô E2. Nhập công thức này vào ô đó. =SUM(C2*D2) (dấu hoa thị biểu thị phép nhân). Excel tính tổng của Số lượng/# Đặt hàng nhân với chi phí của mỗi

Bạn cũng có thể đặt con trỏ vào vị trí ô mà bạn muốn câu trả lời xuất hiện, sau đó nhấn phím + (dấu cộng) (sau đó di chuyển con trỏ đến ô C2), nhấn dấu hoa thị—để nhân lên—(sau đó di chuyển con trỏ đến ô

Định vị lại con trỏ của bạn trong ô E2. Nhấn lệnh sao chép Ctrl+C (đường đứt nét màu lục xoay quanh ô đã chọn, giống như một hầu tước đang hoạt động). Di chuyển con trỏ xuống ô E3. Giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên xuống ba lần, sau đó nhấn Enter

Excel sao chép công thức trong E2 xuống E3 đến E6. Di chuyển con trỏ đến ô A2. Nhấn và giữ phím Shift, con trỏ sang phải bốn lần, con trỏ xuống bốn lần, sau đó căn giữa văn bản theo chiều ngang và chiều dọc từ menu con Căn chỉnh trong tab Trang chủ

Chọn một dãy ô trong Excel

Bạn cũng có thể chọn một dải ô (thuật ngữ Excel sử dụng để xác định một nhóm ô liền kề) bằng chuột. Đặt con trỏ của bạn vào ô A2, giữ nút chuột trái và kéo phần tô sáng đến ô E6, sau đó chọn các tùy chọn của bạn từ Dải băng

5 kỹ năng Excel cơ bản là gì?

Các thủ thuật hay nhất trong Excel là gì?

Cách dễ nhất để học Excel là gì?

Cách nhanh nhất để cải thiện kỹ năng Excel là gì?