Nhiệm vụ của văn thư trường tiêu học

KẾ HOẠCH

Công tác văn thư, lưu trữ trường Tiểu học Đông Quang năm 2022

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2021; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Kế hoạch số: 183/KH-PGDĐT ngày 14/02/2022 của Phòng Giáo dục và Đào tạo Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ Ngành Giáo dục và Đào tạo năm 2022.

Căn cứ tình hình thực tiễn về Công tác văn thư, lưu trữ, trường Tiểu học Đông Quang xây dựng kế hoạch Công tác văn thư, lưu trữ năm 2022 cụ thể như sau:

I. MỤC ĐÍCH YÊU CẦU

1. Mục đích

a] Tăng cường công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; đưa việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đúng quy định của Nhà nước.

b] Tiếp tục nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu; nhận thức, trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức, nhân viên của nhà trường về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.

c] Tiếp tục nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong nhà trường.

d] Đưa công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường đi vào nề nếp, khoa học, đúng quy định của pháp luật, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc từng bước đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính, phục vụ công tácquản lý, điều hành công việc hiện nay; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, quản lý tài liệu điện tử.

2. Yêu cầu

a] Tăng cường hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đối với nhân viên văn thư của nhà trường.

b] Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch, triển khai và thực hiện đúng những quy định, nghiệp vụ của công tác văn thư và công tác lưu trữ trong phạm vi quản lý của đơn vị. Tập trung chỉ đạo có hiệu quả việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đặc biệt là việc lập hồ sơ điện tử.

c] Đưa nội dung thực hiện công tác văn thư, lưu trữ vào tiêu chí đánh giá, phân loại CBCC, VC, NV; đánh giá thi đua hàng năm đối với tập thể, cá nhân.

II. NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1. Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

- Tăng cường công tác tuyên truyền, phố biến các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ như: các văn bản hướng dẫn của Ngành, Thành phố nhằm nâng cao nhận thức đối với CBCC, VC, NV về vai trò, tầm quan trọng của

công tác văn thư, lưu trữ bằng nhiều hình thức như: thông qua các phương tiện thông tin, công tác tập huấn, Công thông tin điện tử của Ngành và các đơn vị.

- Tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung để hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo, quy định, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền theo quy định pháp luật.

- Xây dựng kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào các vấn đề sau:

+ Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị [căn cứ các nội dung tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ và Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội ban hành kèm theo Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 của

UBND Thành phố].

+ Quy định thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức [theo quy định

tại Thông tư số 09/201 1/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ và các quy định hiện hành].

+ Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan [theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ].

+ Bố trí phòng kho lưu trữ và các trang thiết bị đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ [giá, cặp, hộp bảo quản tài liệu, bình chữa cháy, nội quy sử dụng tài liệu, tiêu lệnh phòng cháy, chữa cháy... ].

+ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

+ Đẩy mạnh việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử theo Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 của UBND Thành phố.

+ Xây dựng cơ sở đữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quyết định 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ.

- Phân công nhiệm vụ cho nhân viên phục vụ làm kiêm nhiệm; Cử nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ chưa được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng đề đáp ứng yêu cầu công việc.

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ.

2. Hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.

a. Đối với công tác văn thư.

- Nhà trường chú trọng công tác soạn thảo, ban hành, quản lý, theo dõi xử lý văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

+ Đảm bảo đúng thể thức, thẩm quyền ban hành các văn bản.

+ Quản lý văn bản đi theo đúng quy trình, công tác tiếp nhận, quản lý văn bản đến được thực hiện đúng quy trình.

+ Lập hồ sơ theo dõi xử lý văn bản.

- Căn cứ đặc thù, tính chất công việc để lập sổ theo dõi, xử lý phù hợp theo hướng dẫn tại các phụ lục của Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 của UBND thành phố Hà Nội.

- Nhà trường tổ chức triển khai và duy trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thư điện tử phục vụ việc trao đổi, chia sẻ thông tin nội bộ đảm bảo nhanh chóng thuận tiện, an toàn và hiệu quả.

- Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan tuân thủ đúng quy định của Pháp luật.

b. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ.

- Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu thực hiện bảo quản. khai thác, sr dụng theo quy định của pháp luật.

- Hoàn thiện hệ thống sổ sách, dữ liệu lưu trữ trên máy tính đảm bảo khoa học, thuận tiện khai thác, sử dụng.

- Thực hiện công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý về truyền thống, lịch sử xây dựng và phát triển của đơn vị.

- Lập danh mục tài liệu hết giá trị để hủy theo quy định.

- Thường xuyên kiểm tra và thực hiện bảo trì, sửa chữa, trang bị mới các thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Nhà trường phấn đấu có bố trí 01 phòng, kho lưu trữ tài liệu đạt theo chuẩn quy định.

- Đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Ban giám hiệu

- Xây dựng và triển khai thực hiện Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2022.

- Phân công cán bộ phụ trách theo dõi và kiểm tra thường xuyên.

- Thực hiện việc triển khai chữ ký số để tiếp nhận và xử lý văn bản điện tử trong việc trao đổi, giao dịch với cơ quan đơn vị trong ngành đặc biệt là thực hiện các dịch vụ công trực tuyến.

- Thường xuyên cập nhật, phổ biến văn bản mới; quan tâm đến công tác bồi dưỡng nghiệp vụ và chế độ chính sách cho nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ.

- Tổ chức tự kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị.

2. Nhân viên làm công tác văn thư

- Thực hiện các quy định, quy trình về quản lý văn bản đi, đến, lưu trữ hồ sơ; lập hồ sơ theo dõi xử lý văn bản của đơn vị. Khai thác, sử dụng hiệu quả các phần mềm quản lý, ứng dụng của Ngành, Huyện và Thành phố đúng quy định.

- Quản lý con dấu cơ quan theo quy định của pháp luật. Bố trí khu vực lưu trữ và bảo quản tài liệu ở vị trí đảm bảo an toàn, phù hợp với điều kiện của nhà trường.

- Sắp xếp trang thiết bị phụ vụ công tác văn thư, lưu trữ, ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ; trong hoạt động giảng dạy của giáo vên; thực hiện tốt việc lập hồ sơ công việc; khai thác, xử lý văn bản trên môi trường mạng đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin.

- Tham gia đầy đủ các chương trình tập huấn công tác văn thư, lưu trữ do cấp trên tổ chức.

3. Chế độ báo cáo

Nhà trường thực hiện gửi báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ về Phòng GDĐT qua email:

Báo cáo 6 tháng đầu năm trước ngày 05/6/2022;

Báo cáo năm và báo cáo thống kê trước ngày 15/11/2022;

Trên đây là Kế hoạch Công tác văn thư, lưu trữ năm 2022. Đề nghị các trường triển khai thực hiện nghiêm túc./.