Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là một văn bản quan trọng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho doanh nghiệp ghi lại những thông tin về đăng ký kinh doanh. Nếu không có loại giấy này thì doanh nghiệp được coi là không tồn tại và hoạt động bất hợp pháp.
Việc xin giấy chứng nhận này giờ đây đã trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn so với trước đây, đặc biệt doanh nghiệp đã có thể đăng ký qua mạng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần chú ý một số điều cần tránh để quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn.
Tên doanh nghiệp không phù hợp
Ngoài việc tránh những điều cấm tại Điều 39 Luật doanh nghiệp 2014 trong đặt tên doanh nghiệp như đặt trùng tên với các doanh nghiệp khác nhằm giảm thiểu tối đa việc mạo danh của doanh nghiệp khác để cạnh tranh không lành mạnh trong kinh doanh hay vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa… thì tên doanh nghiệp cần có hai yếu tố là loại hình và tên riêng doanh nghiệp. Ngoài ra, cũng cần tránh những cái tên quá dài, khó đọc, gây nhầm lẫn khi dịch sang tiếng nước ngoài hoặc viết tắt đồng thời không nên sử dụng các tên mang ý nghĩa bao quát hết các lĩnh vực ngành nghề kinh doanh…
Để đảm bảo không trùng lặp tên, trước khi đăng ký doanh nghiệp có thể tham khảo danh sách tên các doanh nghiệp đang hoạt động tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc này có thể giúp quá trình đăng ký kinh doanh tiết kiệm được phần nào thời gian.
Vốn điều lệ không xác thực
Vốn điều lệ được kê khống ở mức cao hoặc ngược lại thấp hơn quy mô kinh doanh hay không kê khai vốn thể hiện qua tài sản dù tài sản này đang phục vụ cho hoạt động kinh doanh cũng là những điều khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian chỉnh sửa để nhận được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp đăng ký ngành nghề kinh doanh không yêu cầu vốn pháp định thì không cần phải đăng ký vốn tối thiểu. Tuy nhiên, nếu mức vốn điều lệ quá thấp thì khi giao dịch với đối tác, ngân hàng thì sẽ không nhận được sự tin tưởng, do đó cơ hội hợp tác cũng rất thấp.
Ngoài mức vốn điều lệ tối thiểu thì các công ty hoạt động trong các ngành nghề có điều kiện cũng cần phải thực hiện việc ký quỹ. Ký quỹ là việc doanh nghiệp gửi một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc giấy tờ có giá trị vào tài khoản phong tỏa tại một ngân hàng để đảm bảo việc thực hiện các nghĩa vụ dân sự. Một số ngành nghề kinh doanh phải ký quỹ như lữ hành nội địa hay quốc tế, sản xuất phim, kinh doanh dịch vụ việc làm, cho thuê lại lao động, đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài, dịch vụ kiểm toán, chứng thực chữ ký số công cộng và bán lẻ theo phương thức đa cấp.
Điều lệ không rõ ràng
Điều lệ là một trong những điều kiện cần thiết khi muốn thành lập công ty bao gồm những quy định trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp được tạo ra dựa trên những khuôn mẫu chung của pháp luật. Các loại hình doanh nghiệp cần thiết phải có điều lệ công ty là công ty cổ phần, công ty hợp danh [khá hiếm], công ty trách nhiệm hữu hạn [TNHH] một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên. Đối với công ty tư nhân thì không bắt buộc phải có điều lệ [theo Luật Doanh nghiệp 2014].
Chọn địa chỉ trụ sở đúng luật
Địa chỉ công ty là nơi doanh nghiệp tiến hành giao dịch kinh doanh phải thuộc lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định cụ thể gồm số nhà, hẻm [ngõ], đường [phố], phường [xã], quận [huyện], tỉnh – thành phố, có số điện thoại – số fax. Đối với chung cư thì không được phép đặt địa chỉ kinh doanh, tuy nhiên ở một số chung cư có xin chức năng kinh doanh cho các tầng trệt, tầng 1 thì vẫn được chấp nhận. Đối với ngành sản xuất có thể gây ô nhiễm tiếng ồn hay môi trường thì doanh nghiệp cần xem xét chọn nơi đặt trụ sở tránh xa khu dân cư đông đúc.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần có bản sao có công chứng hoặc có xác nhận của chính quyền địa phương giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà hoặc nơi đặt địa điểm kinh doanh. Trong trường hợp thuê địa điểm kinh doanh thì cần có giấy thỏa thuận hoặc hợp đồng thuê mặt bằng có công chứng.
Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không hợp pháp
Theo Luật Đầu tư sửa đổi thì có 6 ngành nghề cấm đầu tư kinh doanh cụ thể là các chất ma túy; hóa chất và khoáng vật cấm; động – thực vật hoang dã quý hiếm cần bảo tồn; mại dâm; kinh doanh mua, bán người, mô, bộ phận cơ thể người và hoạt động kinh doanh liên quan đến sinh sản vô tính trên người. Vậy, nếu ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp không thuộc những điều cấm trên đây thì doanh nghiệp đã đảm bảo điều kiện về ngành, nghề kinh doanh khi đăng ký thành lập doanh nghiệp.
Một lưu ý nhỏ nữa là cần lựa chọn các ngành nghề một cách kỹ lưỡng để đảm bảo có đủ điều kiện hoạt động kinh doanh trong hiện tại và trong tương lai nếu phát triển sản phẩm mới.
Người đại diện pháp luật không phù hợp
Các chức danh có thể làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là Giám đốc, Tổng Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị. Người đại diện pháp luật phải thường trú tại Việt Nam. Nếu vắng mặt quá 30 ngày thì phải ủy quyền cho người khác để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện pháp luật.
Không tập hợp đủ các hồ sơ pháp lý hợp lệ
Không có đầy đủ các giấy tờ khi tiến hành đăng ký kinh doanh hoặc thiếu các hồ sơ nội bộ khác, chẳng hạn như bộ quy chế quản trị điều hành nội bộ giữa các cổ đông, chủ sở hữu [nếu có] hay các giấy tờ cần thiết theo từng loại công ty [cổ phần, tư nhân, trách nhiệm hữu hạn]… cũng là một trong những lí do khiến việc được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bị chậm lại.