Phạm vi xác thực dữ liệu từ một trang tính khác trên Google Trang tính

Tại sao xác thực dữ liệu lại quan trọng

Xác thực dữ liệu giống như phiên bản phân tích của việc sao chép. Dù bạn cẩn thận về những từ bạn viết (hoặc dữ liệu bạn nhập), thì việc ai đó kiểm tra công việc và dữ liệu của bạn luôn là điều tốt. Xác thực dữ liệu trong Google Trang tính cho phép bạn đặt một số tham số xung quanh số , . , and text that prevent you from making input errors. 

Ví dụ: giả sử bạn đang nhập điểm bài kiểm tra của mỗi lớp vào một ô bên cạnh tên của học sinh. Bạn có thể muốn đặt tham số xác thực dữ liệu trong ô cấp độ yêu cầu bất kỳ số nào đã nhập phải nằm trong phạm vi từ 0 đến 100. Nếu một số lớn hơn 100 được nhập, bạn có thể yêu cầu Google Trang tính 1) gắn cờ giá trị đó, cho biết giá trị đó nằm ngoài phạm vi xác thực dữ liệu của bạn hoặc 2) từ chối thông tin nhập đó. Trong một trường hợp khác, giả sử bạn đang nhập danh sách các giao dịch mua được thực hiện vào năm 2020. Đặt tham số xác thực dữ liệu trong ô “năm” sẽ đảm bảo rằng nếu ngày được nhập cho giao dịch mua trước năm 2020, thì giá trị đó cũng sẽ bị gắn cờ hoặc bị từ chối.  

Xác thực dữ liệu Google Trang tính cũng hữu ích trong việc ngăn lỗi chính tả hoặc giá trị không mong muốn bằng cách hạn chế người dùng chọn từ danh sách thả xuống hoặc một phạm vi cụ thể. Giả sử bạn đang yêu cầu một nhóm người dùng nhập địa chỉ của họ. Thay vì viết tên tiểu bang của họ (có thể có nhiều dạng khác nhau và sai chính tả), họ phải chọn tiểu bang của mình từ danh sách thả xuống.

Bạn sử dụng Xác thực dữ liệu trong Google Trang tính như thế nào?

 Hãy làm theo các bước dễ thực hiện này để xác thực dữ liệu của bạn bằng các tính năng xác thực dữ liệu trong google trang tính.

1. Mở bảng tính trong Google Trang tính
2. Chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống
3. Báo chí dữ liệu
4. Bên cạnh "Tiêu chí", hãy chọn một tùy chọn.  
5. Các ô sẽ có mũi tên Xuống
6. Nếu bạn nhập dữ liệu vào một ô không khớp với một mục trong danh sách bạn đã tạo, bạn sẽ thấy cảnh báo
7. Nhấn Lưu

Cách tạo Xác thực dữ liệu động

Nhiều người dùng gặp khó khăn với việc tạo xác thực dữ liệu động trong phần mềm Google Sheets. Thực hiện theo các mẹo này để có cách hoàn hảo để tạo loại xác thực này

1. Chọn ô mà bạn muốn tạo quy tắc và đi đến Dữ liệu -> Xác thực dữ liệu
2. Trong hộp Xác thực dữ liệu, chọn Tiêu chí là “Danh sách từ một phạm vi” và chỉ định các ô chứa tên.  
3. Đảm bảo rằng “Hiển thị danh sách thả xuống trong ô” được chọn
4. Nhấp vào để lưu

Cách tạo danh sách thả xuống bằng xác thực dữ liệu

Nhiều người dùng cũng nhận thấy danh sách thả xuống là một tính năng hữu ích cho việc quản lý chương trình vì nó có thể theo dõi rõ ràng trạng thái của bất kỳ dự án nào. Đây là cách thực hiện.

1. Đầu tiên, chọn cột, hàng hoặc tập hợp ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống
2. Tiếp theo, đi tới Dữ liệu > Xác thực dữ liệu. Thao tác này sẽ mở thanh trình đơn.
3. Nếu bạn cần viết danh sách các tùy chọn thả xuống của riêng mình, hãy chọn “Danh sách các mục. ” Phân tách từng mục bằng dấu phẩy rồi nhấn lưu
   
   
4. Nếu bạn muốn tạo danh sách thả xuống từ các giá trị đã có trong Google Trang tính của mình, hãy chọn “Danh sách từ một phạm vi” và xác định phạm vi giá trị sẽ được đưa vào danh sách thả xuống. Ví dụ: phạm vi ô bạn chọn có thể là danh sách tên, cho phép bạn chọn từ danh sách tên đó bằng trình đơn thả xuống trong ô đã xác thực
   

Cách thêm dấu kiểm bằng xác thực dữ liệu

Dấu kiểm là một bổ sung đơn giản cho Google Trang tính của bạn, nhưng chúng có thể tạo ra sự khác biệt lớn về mặt tổ chức. Đây là cách thêm chúng.  

1. Đầu tiên, chọn cột, hàng hoặc tập hợp ô mà bạn muốn tạo dấu kiểm của mình. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ thêm nó bên cạnh danh sách tên, điều này sẽ cho biết rằng những người này đã đóng góp cho chiến dịch gây quỹ.
   
2. Tiếp theo, đi tới Dữ liệu > Xác thực dữ liệu. Thao tác này sẽ mở thanh trình đơn.
   
3. Trong “Tiêu chí”, chọn “Hộp kiểm” và nhấn lưu. Bạn đã hoàn tất.
   

Cách xác thực dữ liệu bằng công thức tùy chỉnh

Xác thực dữ liệu Google Trang tính cũng cung cấp cho bạn tùy chọn xây dựng các công thức của riêng bạn để xác thực dữ liệu của bạn. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ đặt tham số cho cột liệt kê tổng số tiền quyên góp cho mỗi người, về mặt logic, giá trị này không thể thấp hơn số tiền quyên góp đầu tiên của họ. Đây là cách chúng tôi sẽ làm điều đó.  

1. Đầu tiên, chọn cột, hàng hoặc tập hợp ô sẽ bị ảnh hưởng bởi quá trình xác thực của bạn
2. Tiếp theo, đi tới Dữ liệu > Xác thực dữ liệu. Thao tác này sẽ mở thanh trình đơn.
3. Trong “Tiêu chí”, hãy chọn “Công thức tùy chỉnh là” rồi nhập công thức bạn muốn sử dụng. Trong trường hợp này, chúng tôi sẽ viết “D2
   
   
   
4. Bạn có thể chọn “Hiển thị cảnh báo” hoặc để Google “Từ chối đầu vào” cho bất kỳ giá trị nào không trùng với thông số xác thực dữ liệu của bạn
5. Trong trường hợp này, tôi đã chọn "Hiển thị cảnh báo" và bạn có thể thấy rằng khi một giá trị nhỏ hơn khoản quyên góp đầu tiên được nhập, giá trị đó sẽ bị Google gắn cờ.
   
   
   
   

Chuẩn bị dữ liệu và xác thực dữ liệu

Để đưa xác thực dữ liệu vào ngữ cảnh, đây chỉ là một phần của quy trình lớn hơn được gọi là chuẩn bị dữ liệu. Chuẩn bị dữ liệu là quá trình chuẩn bị dữ liệu để phân tích, bao gồm những việc như loại bỏ lỗi, cấu trúc cột, chuẩn hóa giá trị, v.v.  

Cụ thể, sáu bước chuẩn bị dữ liệu bao gồm.  

• khám phá
• cấu trúc
• Làm sạch
• làm giàu
• Đang xác thực
• xuất bản
  

Tất nhiên, việc chuẩn bị dữ liệu không chỉ dành riêng cho Google Trang tính mà là một quy trình thiết yếu đối với mọi loại dữ liệu—bất kể dữ liệu đó nằm ở đâu. Mặc dù dữ liệu trong Google Trang tính có xu hướng khá nhỏ và có cấu trúc, nhưng thế giới dữ liệu ngoài Google Trang tính là bất kỳ thứ gì ngoại trừ. Và khi dữ liệu bùng nổ về độ phức tạp và kích thước, độ khó của việc chuẩn bị dữ liệu cũng tăng theo.

Các nhà phân tích có các công cụ bảng tính phát triển vượt trội như Google Trang tính hoặc cần kết hợp dữ liệu từ Google Trang tính với các định dạng dữ liệu khác đang áp dụng các nền tảng chuẩn bị dữ liệu hiện đại. Những công nghệ này được xây dựng để giải quyết những khó khăn trong việc chuẩn bị dữ liệu của thời hiện đại và cho phép các nhà phân tích giảm tới 90% thời gian dành cho việc chuẩn bị dữ liệu.  

Nền tảng chuẩn bị dữ liệu Designer Cloud

Designer Cloud được công nhận rộng rãi là công ty hàng đầu trong ngành về chuẩn bị dữ liệu. Nền tảng hỗ trợ máy học của Designer Cloud hoạt động như một bàn tay vô hình trong quá trình chuẩn bị dữ liệu, hướng dẫn người dùng chuyển đổi tốt nhất có thể. Giao diện trực quan của nó tự động hiển thị các lỗi, ngoại lệ và dữ liệu bị thiếu đồng thời cho phép người dùng nhanh chóng chỉnh sửa hoặc thực hiện lại bất kỳ chuyển đổi nào.  

Designer Cloud được cung cấp dưới dạng Google Cloud Dataprep của Trifacta trên Google Cloud Platform, cho phép người dùng dễ dàng chuẩn bị dữ liệu từ BigQuery, Google Trang tính . Nó cũng cho phép người dùng thiết lập báo cáo chất lượng dữ liệu tự động, giống như

Làm cách nào để thêm Xác thực dữ liệu từ một trang tính khác trên Google Trang tính?

Làm cách nào để lấy dữ liệu từ một trang tính khác dựa trên các tiêu chí trong Google Trang tính?