Quy trình lấy mẫu kiểm nghiệm thuốc

Với sự phát triển của khoa học công nghệ, thuốc là một trong những sản phẩm không thể thiếu trong cuộc sống của con người và thực sự cần thiết để điều trị, ngăn ngừa và bảo vệ sức khỏe. Các loại thuốc được tồn tại dưới nhiều dạng vật chất khác nhau, trong đó có thể có dạng lỏng, dạng rắn, dạng khí hoặc dạng bột và tất cả đều được sử dụng nếu thông qua quá trình kiểm nghiệm của Bộ Y Tế. Vậy, kiểm nghiệm thuốc bột là gì, thủ tục ra sao, quy trình tiến hành như nào đều được Luật ACC được quy định trong bài viết dưới đây!

Kiểm nghiệm thuốc bột

Dưới góc độ y học cổ truyền, thuốc bột hay còn được gọi là thuốc tan. Đây là dạng thuốc rắn, gồm các hạt nhỏ, khô tơi, có độ mịn xác định, có chứa một hay nhiều loại dược chất.

Dưới góc độ y học hiện đại, thuốc bột là dạng thuốc bao gồm các tiểu phân dược chất và tá dược có kích thước nhỏ kết hợp với nhau tạo thành khối bột đồng nhất, có tính chất khô tơi. Có tác dụng dùng để uống, dùng ngoài, hít hoặc dùng pha tiêm.

Cấu trúc cơ bản của thuốc bột là tiểu phân dược chất rắn đã được phân chia đến kích thước xác định. Đối với thuốc bột kép, ngoài tiểu phân dược chất rắn, có thể dược chất lỏng hay mềm nhưng không dược vượt quá tỷ lệ cho phép gây ảnh hưởng đến thể chất khô tơi của thuốc bột.

Theo quy định của Luật Dược năm 2016 [Khoản 1, Điều 103] thì Kiểm nghiệm thuốc [trong đó có thuốc bột] là việc lấy mẫu, xem xét tiêu chuẩn kỹ thuật, tiến hành các thử nghiệm tương ứng và cần thiết nhằm xác định thuốc [thuốc bột] có đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng để quyết định việc chấp nhận hay loại bỏ thuốc bột.

Thủ tục kiểm nghiệm thuốc bột năm 2021 được xác định như sau:

Căn cứ kế hoạch hàng năm của Trung tâm, tình hình chất lượng thuốc bột của những năm trước, yêu cầu của cơ quan quản lý, phòng Kế hoạch – hành chính tổng hợp lên kế hoạch lấy mẫu hàng quý/tháng và phân bổ sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Trong kế hoạch lấy mẫu cần nêu rõ đối tượng mẫu cần lấy, địa điểm lấy mẫu và phân công nhân sự tham gia lấy mẫu.

Đối với phương pháp lấy mẫu, dụng cụ lấy mẫu cần đáp ứng tiêu chuẩn thì lượng mẫu cần lấy của thuốc bột được thực hiện theo:

Sau khi được tiếp nhận, mẫu thuốc bột sẽ được chia thành hai phần bằng nhau [một phần được lưu tại phòng lưu mẫu của Trung tâm, phần còn lại chuyển cho các khoa chuyên môn trực tiếp tiến hành thử nghiệm] và được mã hóa theo nguyên tắc:

– Đối với mẫu do Trung tâm lấy: mã hóa theo ký hiệu: XXMLYYY. Trong đó:

XX: Hai số cuối của năm lấy mẫu

ML: Từ viết tắt của “Mẫu lấy”

YYY: Số thứ tự của mẫu trong Sổ nhập mẫu lấy.

– Đối với mẫu do khách hàng gửi: mã hóa theo ký hiệu: XXMGYYY. Trong đó:

XX: Hai số cuối của năm lấy mẫu

MG: Từ viết tắt của “Mẫu gửi”

YYY: Số thứ tự của mẫu trong Sổ nhập mẫu gửi.

– Kiểm nghiệm viên tiến hành bị các điều kiện phục vụ thử nghiệm mẫu theo hướng dẫn của phương pháp thử tương ứng. Các nội dung chuẩn bị gồm: Phương pháp thử, hóa chất, chất chuẩn, dụng cụ, điều kiện thiết bị, điều kiện môi trường,…

– Kiểm nghiệm viên tiến hành xử lý mẫu và thử nghiệm các chỉ tiêu được phân công theo hướng dẫn tại các phương pháp, tiêu chuẩn tương ứng đã được kiểm soát. Ghi chép kết quả thử nghiệm vào Sổ tay Kiểm nghiệm viên; xử lý số liệu thử nghiệm theo hướng dẫn của các phương pháp.

– Khi kiểm nghiệm viên nghi ngờ về kết quả thử nghiệm thì báo cáo Trưởng khoa xem xét.

– Khi kết quả thử nghiệm mẫu không đạt chất lượng theo Tiêu chuẩn chất lượng thì KNV báo cáo Trưởng khoa xem xét, thực hiện việc Xử lý mẫu không đạt chất lượng như sau:

Kiểm nghiệm viên trực tiếp thử nghiệm mẫu kiểm tra, soát xét lại quá trình thử nghiệm mẫu xem xét lại kết quả thử nghiệm, sau đó báo cáo Trưởng khoa.

Trưởng khoa kiểm tra kết quả thử nghiệm, báo cáo mẫu không đạt với Giám đốc. Giám đốc, bên quản lý chất lượng và Trưởng khoa sẽ thảo luận và quyết định biện pháp xử lý

Kết thúc thử nghiệm các chỉ tiêu được phân công, KNV có trách nhiệm viết báo cáo mọi dữ liệu liên quan đến việc thử nghiệm mẫu vào Hồ sơ thử nghiệm tương ứng theo các Báo cáo kết quả thử nghiệm KNH/BC/AA-YY:

– Sổ tay KNV do Trung tâm cung cấp, được đánh số trang và đóng dấu giáp lai ở tất cả các trang, trang đầu tiên có ghi dòng chữ “Sổ này có xxx trang được đánh thứ tự từ 1 đến xxx và đóng dấu giáp lai”, có chữ ký xác nhận của Ban Giám đốc và có đóng dấu của cơ quan.

– Báo cáo kết quả thử nghiệm ở các khoa phải được trình bày theo Biểu mẫu Báo cáo kết quả thử nghiệm KNH/BC/TM-01 [đối với mẫu thuốc và mẫu mỹ phẩm] hoặc Biểu mẫu Báo cáo kết quả thử nghiệm KNH/BC/TP-01 [đối với mẫu thực phẩm và mẫu khác].

– Đối với mẫu do nhiều KNV tham gia thử nghiệm, KNV được phân công tổng hợp các kết quả thử nghiệm của các chỉ tiêu thử nghiệm vào Báo cáo kết quả thử nghiệm tương ứng

– Báo cáo kết quả thử nghiệm và hồ sơ thử nghiệm phải có đầy đủ chữ ký và ghi ngày tháng năm thực hiện của KNV trực tiếp thử nghiệm mẫu, phải được đánh số trang trên tất cả các trang hồ sơ thử nghiệm [kể cả các dữ liệu, kết quả in ra từ cân và máy phân tích tự động đính kèm] và trình Trưởng khoa ký phê duyệt.

Phiếu trả lời kết quả thử nghiệm cho khách hàng phải được trình bày theo Biểu mẫu Phiếu kiểm nghiệm BM TT/7.8-01.01, in ấn rõ ràng, có chữ ký của Giám đốc và đóng dấu theo đúng quy định.

Như vậy, trên đây là toàn bộ tư vấn của chúng tôi liên quan đến kiểm nghiệm thuốc bộ. Để nắm rõ quy trình, liên hệ với Luật ACC – Đồng hành pháp lý cùng bạn để nhận được tư vấn tốt nhất!

Các đoàn kiểm tra của Trung tâm Kiểm nghiệm thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm Hà Nội giám sát tại cơ sở bán buôn thuốc trên địa bàn thành phố.

Trung tâm tập trung lấy mẫu tại các nhà thuốc thuộc các quận, huyện, thị xã trên địa bàn Hà Nội; các bệnh viện, trung tâm y tế quận, huyện, thị xã, trạm y tế xã, phường; các công ty bán buôn thuốc… Trong tháng 5, các đoàn kiểm tra của Trung tâm Kiểm nghiệm thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm Hà Nội đã lấy 224 mẫu thuốc và mỹ phẩm [cơ sở sản xuất 3 mẫu; cơ sở bán buôn 33 mẫu; cơ sở bán lẻ 103 mẫu; cơ sở cấp phát, sử dụng 19 mẫu], trong đó tiến hành kiểm nghiệm 215 mẫu. Kết quả 203 mẫu đạt yêu cầu chất lượng. Với những mẫu không đạt/ vi phạm kiểm soát chất lượng Trung tâm đã báo cáo Sở Y tế Hà Nội trong báo cáo công tác lấy mẫu hàng tuần. Theo đó, từ tháng 1 đến tháng 5, Trung tâm đã lấy tổng số 764 mẫu thuốc tại 498 cơ sở, trong đó kiểm nghiệm 688 mẫu, thu được kết quả 671 mẫu đạt chất lượng.

Ngoài ra, trong quá trình kiểm tra, giám sát, còn cơ sở chưa cung cấp được dữ liệu theo dõi điều kiện bảo quản/ không có nhiệt ẩm kế tự ghi/ nhiệt ẩm kế hết hạn hiệu chuẩn; cơ sở không có thiết bị/ không truy cập được/ chưa cập nhật dữ liệu vào tài khoản phần mềm quản lý liên thông dữ liệu thuốc của cơ sở; cơ sở có thuốc hết hạn sử dụng; cơ sở có mặt hàng không có số đăng ký/ giấy phép nhập khẩu/ số công bố; quầy thuốc kinh doanh mặt hàng trên nhãn có dòng chữ "Thuốc dùng cho bệnh viện". Đoàn kiểm tra của Trung tâm đã nhắc nhở kịp thời và yêu cầu các cơ sở bổ sung thiếu sót.

Nhằm đảm bảo chất lượng thuốc lưu hành trên thị trường và an toàn cho người tiêu dùng, ngay từ đầu năm, Trung tâm Kiểm nghiệm thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm Hà Nội đã tăng cường lấy mẫu thuốc, mỹ phẩm kiểm tra chất lượng. Đồng thời, phát huy tối đa hiệu suất, hiệu quả sử dụng các trang thiết bị hiện đại, áp dụng các tiêu chuẩn mới nhất để kiểm nghiệm giúp phát hiện hàng giả, hàng kém chất lượng.

Kim Cương

Ngô Thùy An

HƯỚNG DẪN VIỆC LẤY MẪU THUỐC, NGUYÊN LIỆU LÀM THUỐC ĐỂ XÁC ĐỊNH CHẤT LƯỢNG
[theo Thông tư số 11/2018/TT-BYT ngày 04 tháng 5 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Y tế]

1. Trình tự lấy mẫu và các thao tác lấy mẫu
2. Dụng cụ lấy mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc

Dụng cụ lấy mẫu, đồ đựng mẫu phải được làm bằng vật liệu trơ, sạch thích hợp với đặc điểm của từng loại mẫu, đảm bảo không làm ảnh hưởng đến chất lượng mẫu, không đưa tạp chất vào mẫu gây ô nhiễm, nhiễm chéo đối với mẫu cũng như phải đảm bảo an toàn cho người lấy mẫu [Tham khảo Mục III].

2.1. Lượng mẫu cần lấy để phân tích và để lưu được tính toán tùy thuộc vào yêu cầu kiểm tra, tiêu chuẩn chất lượng thuốc, nguyên liệu làm thuốc áp dụng, phương pháp thử của mẫu nhưng ít nhất phải đủ cho ba lần phân tích hoặc phải đủ để thực hiện các phép thử đảm bảo thu được kết quả chính xác và tin cậy.

2.2. Thông thường, mỗi lô sản xuất được lấy hai mẫu [một mẫu phân tích và một mẫu lưu tại cơ quan kiểm nghiệm]. Trường hợp cần thiết, số mẫu phân tích và mẫu lưu có thể nhiều hơn hai để đủ gửi kiểm nghiệm và lưu ở các cơ quan, tổ chức có liên quan.

3.1. Nguyên tắc lấy mẫu:

– Tùy theo mục đích kiểm tra và theo từng loại sản phẩm, người lấy mẫu quyết định lựa chọn phương pháp lấy mẫu thích hợp.

– Quá trình lấy mẫu phải được giám sát và được ghi chép lại đầy đủ. Tất cả các dấu hiệu không đồng nhất, hư hỏng của thuốc và bao bì bảo quản đều phải được ghi chép lại.

– Quy trình lấy mẫu phải đảm bảo sao cho có thể kịp thời phát hiện tính không đồng nhất của thuốc trong từng đơn vị lấy mẫu và của cả lô thuốc. Các dấu hiệu không đồng nhất bao gồm sự khác nhau về hình dạng, kích thước, hoặc màu sắc của các tiểu phân chất rắn ở dạng kết tinh, dạng hạt hoặc dạng bột; lớp vỏ ẩm của các chất hút có tính hút ẩm; sự lắng đọng các dược chất ở dạng rắn trong thuốc dạng chất lỏng hoặc bán rắn; sự tách lớp của thuốc dạng chất lỏng.

– Không trộn lẫn, phối hợp các mẫu được lấy từ các phần có dấu hiệu khác nhau, từ các bao bì có nghi ngờ chất lượng của lô thuốc, vì sự trộn lẫn này làm che khuất các dấu hiệu tạp nhiễm, hàm lượng thấp hoặc các vấn đề chất lượng khác. Phải tạo thành mẫu riêng biệt từ các phần, các bao bì này.

– Đối với thành phẩm thuốc, quy trình lấy mẫu cần tính đến các phép thử chính thức và phép thử bổ sung đối với từng dạng thuốc [ví dụ: thuốc viên nén, hoặc thuốc tiêm truyền…]. Các phép thử bổ sung bao gồm các phép thử để xác định thuốc giả mạo, thuốc bị pha trộn, thuốc thêm các chất không được phép.

– Không nên trộn lại thuốc đã lấy ra khỏi bao bì trực tiếp với thuốc còn trong bao bì.

3.2. Trình tự lấy mẫu

– Kiểm tra tình trạng vật lý của lô hàng: phân tách theo từng loại sản phẩm và từng lô sản xuất, mỗi lô lại tách riêng các thùng hàng có dấu hiệu bị hư hại, không đảm bảo vệ sinh để kiểm tra, lấy mẫu riêng. Loại bỏ các đơn vị bao gói không có nhãn.

– Từ lô sản phẩm lấy ra các đơn vị lấy mẫu, mở các bao gói để lấy các mẫu ban đầu và làm kín ngay lại các bao gói đã được lấy mẫu. Số lượng nguyên liệu trong mẫu ban đầu được tính toán đủ để chuẩn bị mẫu tiếp sau.

– Trộn đều các mẫu ban đầu thành những mẫu riêng của từng đơn vị lấy mẫu.

– Trộn đều các mẫu riêng thành một mẫu chung.

– Tạo mẫu cuối cùng: Từ mẫu chung lấy ra các phần bằng nhau tạo thành mẫu cuối cùng gồm mẫu phân tích và mẫu lưu.

3.3. Các mẫu phân tích và mẫu lưu phải được cho vào đồ đựng, hàn kín và dán nhãn. Nhãn của đồ đựng mẫu phải ghi rõ tên thuốc, tên nhà sản xuất, ký hiệu lô sản xuất, hạn dùng, số thùng đã lấy mẫu, nơi lấy mẫu, số lượng mẫu đã lấy [nếu mẫu lấy là nguyên liệu thuốc gây nghiện, hướng thần, tiền chất dùng làm thuốc và nguyên liệu thuốc phóng xạ số lượng cần phải ghi bằng chữ], ngày lấy mẫu, các điều kiện bảo quản phù hợp với biên bản lấy mẫu.

3.4. Sau khi lấy mẫu xong, các thành viên tham gia lấy mẫu phải niêm phong riêng biệt mẫu phân tích và mẫu lưu để đảm bảo mẫu được an toàn trong quá trình vận chuyển từ nơi lấy mẫu đến nơi giao mẫu. Trên niêm phong của mẫu phải ghi rõ ngày tháng lấy mẫu và có ít nhất chữ ký của người lấy mẫu và đại diện cơ sở được lấy mẫu.

Trong trường hợp cần thiết, phần còn lại sau khi lấy mẫu cũng phải niêm phong để đề phòng sự tráo mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc.

3.5. Lập biên bản lấy mẫu: biên bản lấy mẫu phải ghi rõ số lô, ngày lấy mẫu, địa điểm lấy mẫu, các điều kiện bảo quản, ghi chép về bất cứ nhận xét nào khác liên quan và những bất thường của quá trình lấy mẫu, có ít nhất tên và chữ ký của người lấy mẫu và đại diện cơ sở được lấy mẫu.

Trong trường hợp đoàn kiểm tra chất lượng tiến hành lấy mẫu thì phải có thêm chữ ký của Trường đoàn kiểm tra.

Trong trường hợp đại diện cơ sở được lấy mẫu không ký biên bản, thì biên bản có chữ ký của người lấy mẫu và người chứng kiến.

Biên bản phải làm thành ít nhất ba bản: một bản lưu tại cơ sở được lấy mẫu, một bản lưu ở cơ quan kiểm nghiệm, một bản lưu tại cơ quan quản lý, kiểm tra chất lượng thuốc.

1. Lấy mẫu nguyên liệu làm thuốc

4.1. Trường hợp nguyên liệu chỉ có một bao gói:

1. a] Lấy mẫu nguyên liệu dạng rắn: Lấy mẫu ban đầu ở các vị trí khác nhau của thùng hàng [phía trên, giữa và đáy]. Nếu các mẫu ban đầu không có các dấu hiệu cảm quan khác nhau thì trộn đều các mẫu ban đầu thành mẫu riêng.
2. b] Lấy mẫu nguyên liệu dạng lỏng hoặc bán rắn: Nấu không đồng đều thì phải trộn đều trước khi lấy mẫu. Ví dụ nếu chế phẩm lỏng phân lớp phải khuấy đều trước khi lấy mẫu, hoặc nếu có cặn lắng trong chất lỏng phải làm tan cặn lắng hoặc phân tán đều trước khi lấy mẫu bằng cách có thể làm ấm hoặc khuấy trộn đều.

4.2. Trường hợp lô nguyên liệu có nhiều bao gói:

Tùy theo mục đích của lấy mẫu kiểm tra, mức độ đồng nhất và chất lượng của lô thuốc mà chọn phương án lấy mẫu thích hợp theo quy định tại Mục I, Khoản 9 của Phụ lục này.

1. Lấy mẫu bán thành phẩm chưa đóng gói

Các sản phẩm loại này là thuốc bột, thuốc nước, siro thuốc, thuốc mỡ, thuốc cốm, thuốc viên, thuốc tiêm… chứa trong các bao gói lớn để chuyển đến cơ sở đóng gói lẻ. Mỗi lô sản xuất được lấy mẫu theo cách sau:

1. Nếu lô sản phẩm chỉ có 1 – 2 bao gói, thì mở cả hai bao gói. Nếu lô sản phẩm có từ 3 bao gói trở lên thì mở ba bao gói. Lấy ít nhất 3 mẫu ban đầu ở các vị trí khác nhau của mỗi bao gói.
2. Trộn các mẫu ban đầu lại thành mẫu chung rồi tạo mẫu cuối cùng gồm mẫu phân tích và mẫu lưu.
3. Lấy mẫu vật liệu bao gói

Lấy mẫu vật liệu bao gói thực hiện theo quy định tại Mục I, Khoản 9 của Phụ lục này.

7.1. Lấy mẫu thuốc thành phẩm để kiểm tra hoặc giám sát chất lượng:

1. a] Việc lấy mẫu theo nguyên tắc lấy mẫu ngẫu nhiên và phải lấy mẫu ở những vị trí khác nhau của lô hàng.
2. b] Căn cứ tiêu chuẩn chất lượng thuốc, số lượng thuốc được lấy sao cho đủ để thử nghiệm và lưu mẫu. Trường hợp không có đủ thông tin để tính toán chính xác số lượng thuốc cần lấy, tham khảo số lượng thuốc thành phẩm tối thiểu cần lấy theo quy định tại Mục V của Phụ lục này.
3. c] Trình tự lấy mẫu được thực hiện trên cơ sở hướng dẫn tại Mục II của Phụ lục này.

7.2. Lấy mẫu để kiểm tra cảm quan khi nhập thuốc: số lượng mẫu lấy để kiểm tra cảm quan theo quy định tại Mục IV của Phụ lục này.

Dược liệu hoặc dược liệu đã được chế biến một phần, kể cả động vật, thực vật [cây thuốc đã làm khô và các phần của cây] và khoáng chất, được coi như nguyên liệu không đồng đều, lấy mẫu theo quy định tại Mục I, Khoản 9, sơ đồ r của Phụ lục này.

1. Sơ đồ lấy mẫu nguyên liệu ban đầu và vật liệu bao gói

9.1. Trước khi thực hiện việc lấy mẫu, người lấy mẫu phải kiểm tra tính nguyên vẹn, mức độ hư hỏng của thùng đựng, sự đồng đều của sản phẩm bên trong của mỗi đơn vị lấy mẫu.

9.2. Việc lấy mẫu có thể được thực hiện theo một trong ba sơ đồ lấy mẫu ghi tại Bảng 1 dưới đây.

Bảng 1: Các giá trị n, p hoặc r cho N đơn vị bao gói

a] Sơ đồ n

Sử dụng “Sơ đồ n” trong trường hợp lô nguyên liệu cần lấy mẫu được coi là đồng nhất và được cung cấp từ một nguồn xác định. Có thể lấy mẫu từ bất kỳ phần nào trong thùng nguyên liệu [thường từ lớp trên cùng]. “Sơ đồ n” dựa trên công thức n = 1 +, với N là số đơn vị bao gói của lô hàng, số đơn vị lấy mẫu tối thiểu n có được bằng cách làm tròn đơn giản. Từ n đơn vị lấy mẫu được chọn ngẫu nhiên, lấy ra các mẫu ban đầu, đựng trong các đồ đựng mẫu riêng biệt. Nếu các mẫu ban đầu lấy được không có nghi ngờ gì về cảm quan và định tính, các mẫu ban đầu được trộn đều thành mẫu riêng, mẫu chung để chia thành mẫu phân tích và mẫu lưu theo trình tự chung.

b] Sơ đồ p

Sử dụng “sơ đồ p” trong trường hợp lô nguyên liệu được xem là đồng nhất, từ một nguồn xác định và mục đích chính là để kiểm tra định tính. “Sơ đồ p” dựa vào công thức p = 0,4, với N là số đơn vị bao gói của lô hàng. Giá trị p có được bằng cách làm tròn lên đến số nguyên lớn nhất tiếp theo. Các mẫu ban đầu được lấy từ mỗi trong số N đơn vị bao gói của lô hàng và được đựng trong các đồ đựng mẫu riêng biệt. Các mẫu ban đầu này được kiểm tra về cảm quan, định tính. Nếu kết quả phù hợp, p mẫu chung dược tạo thành bằng cách trộn lẫn thích hợp các mẫu ban đầu để lưu hoặc phân tích [nếu cần thiết].

c] Sơ đồ r

Sử dụng “sơ đồ r” khi lô nguyên liệu bị nghi ngờ là không đồng nhất và/hoặc tiếp nhận từ nguồn không xác định, dược liệu hay các nguyên liệu ban đầu là dược liệu đã được chế biến một phần. Sơ đồ này dựa trên công thức r = 1,5, với N là số đơn vị bao gói của lô sản phẩm. Giá trị r thu được bằng cách làm tròn tới số nguyên lớn nhất tiếp theo.

Các mẫu ban đầu được lấy từ mỗi trong số N đơn vị bao gói và được đựng trong các đồ đựng mẫu riêng biệt. Các mẫu ban đầu này được kiểm tra cảm quan và định tính. Nếu kết quả phù hợp, lựa chọn ngẫu nhiên r mẫu để thực hiện kiểm nghiệm riêng rẽ. Nếu kết quả kiểm nghiệm đồng nhất, các mẫu lưu có thể được gộp lại thành 01 mẫu lưu.

9.3. Lấy mẫu nguyên liệu ban đầu để định tính đối với các cơ sở sản xuất không áp dụng các sơ đồ trên mà theo nguyên tắc “Thực hành tốt sản xuất thuốc” theo khuyến cáo của Tổ chức Y tế thế giới [GMP-WHO].

1. Các bước thực hiện lấy mẫu
2. Các chế phẩm lỏng chờ đóng gói

Các bước cần được xem xét khi lấy mẫu các chế phẩm lỏng chờ đóng gói như sau:

– Đọc và hiểu các khuyến cáo thận trọng để đảm bảo an toàn khi cấp phát nguyên liệu.

– Tập trung các thiết bị lấy mẫu cần thiết [ống lấy mẫu hay bình lấy mẫu có thể cân được weighted sampling, các bình đựng mẫu lấy và nhãn] và kiểm tra để đảm bảo tất cả những dụng cụ cần thiết đều sạch.

– Xác định vị trí của lô.

– Kiểm tra các đồ đựng xem có dấu hiệu ô nhiễm lô hay không. Ghi lại bất cứ điểm nghi ngờ nào.

– Kiểm tra các nhãn để phát hiện những khác biệt rõ ràng và những dấu hiệu thay đổi, kể cả tẩy xóa và ghi nhãn nhầm. Ghi lại bất cứ điểm nghi ngờ nào.

– Tìm hiểu và làm rõ các nguồn gốc gây sai sót vì bất kỳ lý do gì trước khi tiến hành.

– Chọn ống lấy mẫu chế phẩm lỏng có cỡ và miệng phù hợp với độ nhớt của chế phẩm lỏng cần lấy mẫu.

– Lấy mẫu chế phẩm lỏng, hỗn dịch hay nhũ tương [đã được khuấy đều, nếu thích hợp] bằng cách ấn từ từ ống lấy mẫu để mở vào chế phẩm lỏng theo phương thẳng đứng sao cho lấy được sản phẩm từ mỗi lớp.

– Đóng chặt ống mẫu, rút ống mẫu ra khỏi chế phẩm lỏng và để cho chế phẩm dính bên ngoài ống được róc hết. Chuyển toàn bộ mẫu đã lấy trong ống sang một bình đựng mẫu sạch và có dán nhãn.

– Lặp lại các bước trên cho đến khi lấy đủ mẫu để phân tích và để lưu.

– Niêm phong bình đựng mẫu.

– Niêm phong lại thùng sản phẩm vừa lấy mẫu và dán nhãn “đã lấy mẫu”.

– Làm sạch và khô ống lấy mẫu, lưu ý những thận trọng về an toàn.

– Tiếp tục lấy mẫu ở những thùng sản phẩm khác theo cách tương tự các bước ở trên.

– Làm sạch ống lấy mẫu bằng quy trình làm sạch đã quy định.

– Chuyển các mẫu phân tích tới phòng kiểm nghiệm và các mẫu lưu đến kho lưu mẫu. Báo cáo lại bất cứ điểm nghi ngờ nào liên quan tới việc lấy mẫu mà người phân tích và thanh tra viên cần lưu ý.

– Kiểm tra giấy chứng nhận phân tích của nhà cung cấp so với các tiêu chuẩn, nếu có.

1. Nguyên liệu ban đầu dạng bột

Các bước cần thực hiện khi lấy mẫu nguyên liệu ban đầu dạng bột như sau:

– Đọc và hiểu các lưu ý thận trọng cần thực hiện để đảm bảo an toàn khi xử lý nguyên liệu.

– Tập hợp các thiết bị lấy mẫu [xiên lấy mẫu, bình đựng mẫu lấy và nhãn] và kiểm tra xem tất cả có sạch hay không.

– Xác định đợt hàng và đếm số thùng

– Kiểm tra tất cả các thùng xem có gì khác và có dấu hiệu bị hư hỏng không. Ghi lại bất cứ điểm nghi ngờ nào.

– Kiểm tra tất cả các nhãn xem có khác hay có dấu hiệu thay đổi nào không, kể cả tẩy xóa và ghi nhầm nhãn. Ghi lại bất cứ điểm nghi ngờ nào.

– Tách các thùng bị hư hỏng và những thùng mà sản phẩm bên trong nghi bị hỏng để kiểm tra riêng. Sau đó những thùng này phải được đề cập hay bị từ chối.

– Tách riêng các thùng có số lô khác và xử lý riêng.

– Đánh số những thùng còn lại.

– Chọn sơ đồ lấy mẫu thích hợp [n, p hoặc r].

– Chọn những thùng cần lấy mẫu theo yêu cầu của sơ đồ đã được chọn [dùng bảng số ngẫu nhiên, vẽ sơ đồ lô hay dùng đánh số ngẫu nhiên].

– Mỗi lần mở một thùng và kiểm tra sản phẩm bên trong. Ghi lại nếu có khác biệt.

– Chọn xiên lấy mẫu thích hợp và sạch, xiên [với cửa lấy mẫu đóng kín] vào bột thuốc sao cho đầu xiên chạm đáy thùng.

– Mở cửa để lấy bột thuốc vào các khoang xiên, sau đó đóng lại

– Rút xiên ra khỏi thùng đựng mẫu và chuyển xiên đã chứa bột thuốc được lấy sang một bình đựng mẫu đã dán nhãn

– Lặp lại các bước trên cho đến khi lấy đủ vật liệu để phân tích và lưu.

– Niêm phong bình đựng mẫu lấy.

– Niêm phong lại thùng sản phẩm vừa lấy mẫu và dán nhãn có ghi “đã lấy mẫu”.

– Lau sạch xiên lấy mẫu nếu cần, chú ý những thận trọng về an toàn, trước khi lấy mẫu các thùng khác.

– Lặp lại các bước như trên với mỗi thùng đã chọn.

– Lau sạch xiên lấy mẫu dùng quy trình làm sạch đã quy định.

– Chuyển các mẫu phân tích tới phòng kiểm nghiệm và các mẫu lưu đến kho lưu mẫu. Báo cáo lại bất cứ nghi ngờ nào liên quan tới lấy mẫu mà người phân tích và thanh tra viên cần lưu ý.

– Kiểm tra giấy chứng nhận phân tích của nhà cung cấp so với các tiêu chuẩn, nếu có.

Các bước cần xem xét thực hiện khi lấy mẫu nguyên liệu đóng gói như sau:

– Kiểm tra đợt hàng so với hồ sơ liên quan.

– Kiểm tra các thùng trung chuyển theo các chi tiết sau và báo cáo bất cứ sự chênh lệch nào nếu cần:

+ Xác định các thông tin đúng;

+ Niêm phong còn nguyên vẹn, nếu có niêm phong;

+ Không bị hư hỏng.

– Lấy mẫu cần thiết từ số thùng nguyên liệu theo yêu cầu, đặc biệt lưu ý đến những quy định về lấy mẫu nguyên liệu đóng gói ở Mục I, Khoản 9 của Phụ lục này.

– Đưa mẫu đã lấy vào các đồ đựng mẫu thích hợp.

– Đánh dấu các thùng nguyên liệu đã được lấy mẫu.

– Lưu ý bất kỳ tình huống đặc biệt nào xảy ra trong quá trình lấy mẫu [ví dụ: hàng kém chất lượng hay các thành phần bị hư hại]. Báo cáo những bất thường quan sát được.

– Chuyển tất cả các pa-lét hay thùng nguyên liệu đã lấy mẫu khỏi khu vực lấy mẫu cùng với toàn bộ hồ sơ.

– Kiểm tra giấy chứng nhận phân tích của nhà cung cấp so với các tiêu chuẩn, nếu có.

Khi lấy mẫu thành phẩm cần cân nhắc các bước sau:

– Xác định số pa-lét cho mỗi lô trong đợt hàng.

– Tính toán số pa-lét dựa theo số đơn vị lấy mẫu để kiểm tra mẫu bằng cảm quan quy định:

+ Kiểm tra điều kiện của pa-lét và bao bì về tính toàn vẹn của nguyên liệu đóng gói bên ngoài.

+ Kiểm tra phía ngoài của hàng hóa trên các pa-lét xem có sạch không.

+ Kiểm tra xem ghi nhãn trên các pa-lét có phù hợp với danh mục hàng hóa đóng gói không.

+ Đếm, phân loại và ghi chép các sai sót.

– Tính tổng số gói [hộp] đựng hàng vận chuyển trên số pa-lét hiện có và xác minh tổng số căn cứ vào danh mục đóng gói hàng.

– Kiểm tra các gói [hộp] hàng vận chuyển [đơn vị đóng gói trung gian] từ số pa-lét đã chọn:

+ Kiểm tra xem nguyên liệu đóng gói của các hộp đựng hàng có còn nguyên vẹn không.

+ Kiểm tra xem các hộp có sạch không.

+ Kiểm tra xem nhãn trên các hộp có bị hư hỏng không.

+ Kiểm tra các hộp xem có hư hỏng gì không.

+ Kiểm tra các nhãn xem có lỗi chính tả không.

+ Kiểm tra ngày sản xuất và hạn dùng trên các nhãn.

+ Đếm, phân loại và ghi chép các sai sót.

– Kiểm tra bằng cảm quan các đơn vị đóng gói cuối cùng từ các đơn vị đóng gói trung gian:

+ Kiểm tra xem vật liệu đóng gói của các đơn vị đóng gói cuối cùng có còn nguyên vẹn không.

+ Kiểm tra xem các gói hàng có sạch không.

+ Kiểm tra hình dạng và màu sắc của các gói hàng.

+ Kiểm tra xem nhãn trên các gói hàng có bị hư hỏng không.

+ Kiểm tra các gói xem có hư hỏng gì không.

+ Kiểm tra các nhãn xem có lỗi chính tả không.

+ Kiểm tra ngày sản xuất và hạn dùng trên các nhãn.

+ Đếm, phân loại và ghi chép số lỗi.

– Từ số gói hàng được chọn, dựa theo tiêu chuẩn chất lượng, bằng phương pháp lấy mẫu ngẫu nhiên, tính số gói hàng cần kiểm tra lý học, hóa học và số lượng cần cho mẫu lưu.

– Kiểm tra giấy xác nhận phân tích của nhà cung cấp so với các tiêu chuẩn, nếu có.

III. Các loại dụng cụ lấy mẫu

[i] Tuýp lấy mẫu thân tròn [Hình 3.i]: gồm một ống rỗng với một thanh bên trong có một đầu nhọn để chọc được vào bột ở một vị trí kín. Đầu của thanh bên trong thường nhọn để ít ảnh hưởng tới lớp bột. Một số loại có khóa cho phép ước lượng mẫu lấy ở mức cần thiết, nên sẽ giảm được chênh lệch về khối lượng giữa các mẫu lấy.

[ii] Tuýp lấy mẫu kép: [Hình 3.ii]: gồm hai ống đồng tâm, ống bên trong làm bằng vật liệu cứng trừ các khoang đựng mà mẫu được lấy vào đó, ống bên ngoài rỗng có lỗ hổng có thể khớp với các khoang đựng mẫu ở ống bên trong, đầu nhọn để giảm thiểu tình trạng làm vỡ đối với lớp bột.

Chú ý: Khi đưa dụng cụ này vào một hỗn hợp bột tĩnh sẽ làm xáo trộn hỗn hợp bột, làm di chuyển bột thuốc từ các lớp trên xuống các lớp dưới. Mức độ xáo trộn tùy thuộc vào động tác đưa dụng cụ theo kiểu đưa từ từ hay giật cục hay xoáy. Do đó cán bộ phải được đào tạo sử dụng kỹ thuật thích hợp.

Góc đưa dụng cụ vào khối bột thuốc cũng có thể ảnh hưởng tới mẫu lấy được. Nếu đưa dụng cụ lấy mẫu vào khối bột thuốc theo phương thẳng đứng thì có thể lấy được mẫu với kích thước tiểu phân khác so với những mẫu lấy được khi dùng cùng dụng cụ đó nhưng được đưa vào khối bột theo một góc nhọn. Ngoài ra, mẫu lấy được cũng bị ảnh hưởng bởi vị trí của buồng đựng mẫu của dụng cụ lấy mẫu so với khối bột thuốc [tức là buồng đựng mẫu ở vị trí đỉnh, đáy hoặc ở giữa của dụng cụ lấy mẫu].

Mẫu lấy được cũng bị ảnh hưởng bởi độ dày [độ sâu] của bao bì đựng thuốc, do bột nguyên liệu thuốc bị đẩy vào các buồng đựng mẫu bởi lực nén tĩnh của khối bột thuốc. Lực nén ở dưới đáy của thùng lớn lớn hơn nhiều so với lực nén ở lớp giữa hay ở trên cùng. Do vậy, với cùng một dụng cụ lấy mẫu, có khả năng lấy được các phần của mẫu có kích thước tiểu phân bột thuốc khác nhau ở lớp trên và lớp đáy của khối bột thuốc tĩnh.

Hình 4. Dụng cụ lấy mẫu có thể cân được [weighted container]

Lấy mẫu từ các bể chứa và thùng chứa lớn thì dùng loại dụng cụ lấy mẫu có thể cân được. Đồ đựng này được thiết kế sao cho có thể mở ra ở một độ sâu cần thiết. Các điểm đánh dấu trên dây được dùng để xác định khi nào thì dụng cụ đựng tới độ sâu phù hợp.

Hình 5. Các loại xiên lấy mẫu đơn giản

A: Xiên lấy mẫu đóng, được sử dụng lấy mẫu có kích thước hạt lớn như sắn

B: Xiên lấy mẫu đóng, được sử dụng lấy mẫu có kích thước hạt nhỏ

C: Xiên lấy mẫu mở

D: Xiên lấy mẫu hai tuýp

Các loại xiên để lấy mẫu từ các túi sản phẩm, để dễ dàng đưa dụng cụ lấy mẫu vào túi sản phẩm xiên lấy mẫu thường có hình vót thon, đường kính ngoài khoảng 12 mm, nhưng có thể tới 25 mm, dài khoảng 40 – 45 cm.

1. Số đơn vị bao gói thương phẩm của thuốc thành phẩm cần lấy để kiểm tra bằng cảm quan [ISO 2859-1]

1. Cơ số mẫu lấy để kiểm tra chất lượng

Số mẫu thuốc, nguyên liệu làm thuốc được lấy để kiểm tra chất lượng [chưa bao gồm mẫu để lưu] được quy định như sau: