Tạo danh sách thả xuống trong trang tính

Bạn có thể giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn trong trang tính bằng cách sử dụng danh sách thả xuống trong các ô. Danh sách thả xuống cho phép mọi người chọn một mục từ danh sách mà bạn tạo.

1. Trong trang tính mới, nhập những mục nhập bạn muốn có trong danh sách thả xuống của mình. Tốt nhất là bạn nên liệt kê các mục trong danh sách vào một bảng Excel. Nếu chưa làm vậy, bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi danh sách của mình thành bảng bằng cách chọn ô bất kỳ trong dải ô, rồi nhấn Ctrl+T.

2. Chọn ô mà bạn muốn đặt danh sách thả xuống trong trang tính.

3. Đi đến tab Dữ liệu trên Dải băng, rồi Xác nhận tính hợp lệ dữ liệu.

4. Trên tab Cài đặt trong hộp Cho phép, bấm vào Danh sách.

5. Bấm vào hộp Nguồn, rồi chọn dải ô danh sách của bạn. Chúng tôi đặt danh sách của mình trên một trang tính có tên Thành phố, trong dải ô A2:A9. Lưu ý rằng chúng tôi đã bỏ hàng tiêu đề vì không muốn hàng này là một tùy chọn lựa chọn:

6. Nếu bạn muốn cho phép người dùng để trống ô, hãy chọn hộp Bỏ qua ô trống.

7. Chọn hộp Thả xuống trong ô.

8. Hãy bấm tab Thông báo Nhập.

   • Nếu bạn muốn có thông báo bật lên khi người dùng bấm vào ô đó, hãy chọn hộp Hiện thông báo nhập khi ô được chọn, rồi gõ tiêu đề và thông báo vào các hộp [tối đa 225 ký tự]. Nếu bạn không muốn hiện thông báo, hãy bỏ chọn hộp kiểm này.

9. Bấm vào tab Cảnh báo lỗi.

   • Nếu bạn muốn thông báo bật lên khi ai đó nhập dữ liệu không nằm trong danh sách, hãy chọn hộp Hiển thị cảnh báo lỗi sau khi dữ liệu không hợp lệ được nhập, chọn một tùy chọn từ hộp Kiểu, rồi nhập tiêu đề và thông báo. Nếu bạn không muốn hiển thị thông báo, hãy bỏ chọn hộp kiểm.

10. Bạn không biết nên chọn tùy chọn nào trong hộp Kiểu?

    • Để hiển thị thông báo nhưng không ngăn cản mọi người nhập dữ liệu không có trong danh sách thả xuống, hãy bấm vào Thông tin hoặc Cảnh báo. Thông tin sẽ hiển thị thông báo cùng với biểu tượng

      này và Cảnh báo sẽ hiện thông báo cùng với biểu tượng
      này.

    • Để ngăn không cho nhập dữ liệu không có trong danh sách thả xuống, hãy bấm Ngừng.

      Lưu ý: Nếu bạn không thêm tiêu đề hoặc văn bản, Excel sẽ dùng tiêu đề mặc định "Microsoft Excel" và thông báo: "Giá trị bạn nhập không hợp lệ. Một người dùng đã giới hạn các giá trị có thể được nhập vào ô này."

Việc nhập dữ liệu sẽ nhanh hơn và chính xác hơn khi bạn hạn chế giá trị ô với những lựa chọn từ danh sách thả xuống.

Bắt đầu bằng cách tạo danh sách các mục nhập hợp lệ trên một trang tính, rồi sắp xếp hoặc sắp xếp lại các mục nhập để chúng xuất hiện theo thứ tự bạn muốn. Sau đó, bạn có thể sử dụng các mục nhập làm nguồn cho danh sách dữ liệu thả xuống. Nếu danh sách không lớn, bạn có thể dễ dàng tham khảo danh sách và nhập các mục nhập trực tiếp vào công cụ xác nhận tính hợp lệ dữ liệu.

1. Để tạo danh sách mục nhập hợp lệ cho danh sách thả xuống, hãy nhập nội dung vào một cột hoặc một hàng không chứa ô trống trong trang tính.

2. Chọn ô bạn muốn hạn chế dữ liệu nhập vào.

3. Trên tab Dữ liệu, bên dưới Công cụ, bấm vào Xác nhận tính hợp lệ dữ liệu hoặc Xác thực.

   Lưu ý: Nếu lệnh xác thực không sẵn dùng, có thể trang tính đã được bảo vệ hoặc sổ làm việc đang được chia sẻ. Bạn không thể thay đổi cài đặt xác nhận tính hợp lệ dữ liệu nếu sổ làm việc được chia sẻ hoặc trang tính được bảo vệ. Để biết thêm thông tin về việc bảo vệ sổ làm việc, hãy xem Bảo vệ sổ làm việc.

4. Bấm vào tab Cài đặt, rồi trong menu bật lên Cho phép, bấm vào Danh sách.

5. Bấm vào hộp Nguồn, rồi chọn danh sách các mục nhập hợp lệ trên trang tính của bạn.

   Hộp thoại sẽ thu nhỏ cực tiểu để giúp bạn xem trang tính dễ dàng hơn.

6. Nhấn RETURN hoặc bấm vào nút Bung rộng

   để khôi phục hộp thoại và sau đó bấm vào OK.

   Mẹo: 

   • Bạn cũng có thể nhập các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy trực tiếp vào hộp Nguồn.

   • Để sửa đổi danh sách mục nhập hợp lệ, chỉ cần thay đổi giá trị trong danh sách nguồn hoặc chỉnh sửa dải ô trong hộp Nguồn.

   • Bạn có thể chỉ định thông báo lỗi của riêng mình để phản hồi cho dữ liệu đầu vào không hợp lệ. Trên tab Dữ liệu, bấm vào Xác nhận tính hợp lệ dữ liệu hoặc Xác thực, rồi bấm vào tab Cảnh báo lỗi.

1. Trong trang tính mới, nhập những mục nhập bạn muốn có trong danh sách thả xuống của mình. Tốt nhất là bạn nên liệt kê các mục trong danh sách vào một bảng Excel.

2. Chọn ô bạn muốn đặt danh sách thả xuống trong trang tính.

3. Đi đến tab Dữ liệu trên Dải băng, rồi bấm vào Xác nhận tính hợp lệ dữ liệu.

4. Trên tab Cài đặt trong hộp Cho phép, bấm vào Danh sách.

5. Nếu bạn đã tạo bảng chứa các mục nhập thả xuống, hãy bấm vào hộp Nguồn, rồi bấm và kéo các ô có chứa các mục nhập đó. Tuy nhiên, đừng gộp cả ô tiêu đề. Chỉ đưa vào các ô sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống. Bạn cũng có thể chỉ cần nhập một danh sách các mục nhập trong hộp Nguồn, được phân tách bằng dấu phẩy như sau:

   Trái cây,Rau,Ngũ cốc,Sản phẩm bơ sữa,Đồ ăn nhẹ

6. Nếu bạn muốn cho phép người dùng để trống ô, hãy chọn hộp Bỏ qua ô trống.

7. Chọn hộp Thả xuống trong ô.

8. Bấm vào tab Thông báo nhập.

   • Nếu bạn muốn có thông báo bật lên khi người dùng bấm vào ô, hãy chọn hộp kiểm Hiển thị thông báo, rồi nhập tiêu đề và thông báo vào các hộp [tối đa 225 ký tự]. Nếu bạn không muốn hiển thị thông báo, hãy bỏ chọn hộp kiểm.

9. Bấm vào tab Cảnh báo lỗi.

   • Nếu bạn muốn thông báo bật lên khi ai đó nhập dữ liệu không nằm trong danh sách, hãy chọn hộp kiểm Hiển thị cảnh báo, chọn một tùy chọn trong Loại, rồi nhập tiêu đề và thông báo. Nếu bạn không muốn hiển thị thông báo, hãy bỏ chọn hộp kiểm.

10. Bấm vào OK.

Sau khi bạn tạo danh sách thả xuống, hãy đảm bảo danh sách đó hoạt động theo cách bạn muốn. Ví dụ: bạn có thể muốn kiểm tra xem liệu Thay đổi chiều rộng của cột và chiều cao của hàng có hiển thị tất cả các mục nhập của mình hay không. Nếu bạn quyết định muốn thay đổi tùy chọn trong danh sách thả xuống, hãy xem Thêm hoặc loại bỏ các mục trong danh sách thả xuống. Để xóa danh sách thả xuống, hãy xem Loại bỏ danh sách thả xuống.

Bạn luôn có thể hỏi một chuyên gia trong Cộng đồng Kỹ thuật Excel hoặc nhận sự hỗ trợ trongCộng đồng trả lời.

Áp dụng xác nhận tính hợp lệ dữ liệu đối với ô

Tất cả các hàm Excel [theo danh mục]