Công tác văn thư lưu trữ là những công việc liên quan đến lưu trữ và cất giữ giấy tờ, sổ sách, công văn, từ văn bản cho đến hồ sơ. Những người làm công tác văn thư lưu trữ sẽ chịu trách nhiệm giải quyết những công việc, vấn đề liên quan đến hồ sơ và giấy tờ.
1.2. Công tác văn thư lưu trữ có vai trò ra sao?
Công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng trong các tổ chức, doanh nghiệp, Nhà nước. Bất cứ doanh nghiệp hay công ty, tổ chức đoàn thể hay Nhà nước nào, cũng đều cần các văn bản và tài liệu để có thể quyết định các chính sách, chủ trương và luôn sử dụng đến các giấy tờ, công văn.
Thông qua công tác này, mọi người phổ biến các văn bản, chính sách hay công văn dễ dàng hơn. Từ đó, các quá trình sẽ dễ dàng liên hệ, trao đổi dễ dàng hơn.
1.3. Công tác văn thư lưu trữ có ý nghĩa hay không?
1.3.1. Đảm bảo cung cấp các thông tin kịp thời và chính xác
Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo cung cấp những thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác đến các cơ quan cùng đơn vị nói chung. Trong đó, các công tác của Nhà nước đòi hỏi các thông tin phải chính xác và có đủ thông tin cần thiết. Đồng thời, các thông tin sẽ được cấp từ nhiều nguồn khác nhau. Những thông tin bằng văn bản sẽ là thông tin kịp thời và chính xác nhất.
1.3.2. Giữ lại đầy đủ chứng cứ
Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo giữ đầy đủ tất cả chứng cứ liên quan đến các cơ quan, tổ chức. Trong quá trình hoạt động, các cơ quan cần giữ lại các văn bản, giấy tờ đầy đủ. Những nội dung trong văn bản cần phản ánh đúng, đầy đủ và chính xác hoạt động của cơ quan. Văn thư lưu trữ cũng là bằng chứng mang tính pháp lý công nhân sự minh bạch của các cơ quan.
1.3.3. Giữ gìn và bổ sung hồ sơ
Công tác văn thư lưu trữ đảm vào gìn giữ được hồ sơ gọn gàng, sạch đẹp, bảo đảm về số lượng hồ sơ và tài liệu, tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ. Ngoài ra, công tác này còn bổ sung giấy tờ một cách kịp thời và nhanh chóng. Các tài liệu này cũng là nguồn bổ sung cho tài liệu của quốc gia và được giao nộp cho lưu trữ các cơ quan.
Tham khảo ngay: Phần mềm văn thư lưu trữ miễn phí chuyên nghiệp: //vanthu.timviec365.vn/
2. Công tác văn thư lưu trữ có nhiệm vụ gì?
Dưới đây là một số nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trữ:
- Trình bày, trình báo lên Bộ trưởng Bộ Nội Vụ để ban hành, xem xét hoặc trình lên các cơ quan có thẩm quyền, đưa ra những chiến lược, chuyên án, đề án, dự án, kế hoạch,...
- Tham mưu và đưa ra những ý kiến giúp cho Bộ trưởng Bộ Nội vụ dễ dàng thực hiện công tác quản lý, văn thư lưu trữ, gồm có các nhiệm vụ cụ thể như sau:
+ Phổ biến, tuyên truyền, giáo dục phổ cập các chính sách pháp luật, tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, từ đó đưa ra những giải pháp, chiến lược, lên kế hoạch cho những dự án để quy hoạch dài hạn.
+ Thống nhất trong quản lý các vấn đề về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn quốc.
+ Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra và thực hiện đúng với quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Bên cạnh đó, công tác văn thư lưu trữ còn tập huấn nghiệp vụ, chuyên môn, kỹ năng công tác đối với các cán bộ làm công tác này.
+ Tổ chức kiểm tra, cũng như cấp giấy chứng nhận kết quả kiểm tra nhiệm vụ lưu trữ để các cơ quan có thẩm quyền cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũng như phôi hành nghề lưu trữ.
- Công tác văn thư lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ theo phân cấp của Bộ trưởng và quy định của pháp luật đề ra:
+ Thực hiện, tổ chức những hoạt động về sưu tầm các tài liệu liên quan đến lưu trữ, xác định và chỉnh lý giá trị của tài liệu đó.
+ Tổ chức thực hiện những tài liệu điện tử thuộc các nguồn tài liệu lưu trữ nộp trong lưu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật, cùng với đó cung cấp các dịch vụ công về công tác văn thư, lưu trữ.
+ Hiện đại hóa các kỹ thuật, cơ sở vật chất của công tác văn thư lưu trữ. Tổ chức thực hiện những các chương trình cải cách hành chính theo mục tiêu mà nhà nước đã được phê duyệt, công tác bảo vệ chính trị và nội bộ bởi các cấp có thẩm quyền.
+ Hợp tác giữa văn thư lưu trữ và khoa học, chuyển giao giữa văn thư và lưu trữ.
- Quản lý cũng như tổ chức các bộ máy và quản lý công chức, viên chức, người lao động.
- Quản lý sổ sách và các dữ liệu đã được lưu trữ trên phần mềm cơ quan.
- Quản lý chặt chẽ và cẩn thận với những vấn đề liên quan quan đến tài sản, đầu tư xây dựng cơ bản và hành chính.
- Tiếp nhận những thông tin văn bản kịp thời, đầy đủ và đúng chính xác về thông tin văn bản vào trong phần mềm quản lý văn bản quản lý điều hành, hồ sơ lưu trữ trước khi chuyển cho các văn thư đơn vị.
Xem thêm: Một số sáng kiến kinh nghiệm văn thư lưu trữ trong trường học
3. Mối quan hệ và tính chất của công tác văn thư và lưu trữ
3.1. Tính chất của công tác văn thư và lưu trữ
Công tác văn thư và lưu trữ có 2 tính chất, bao gồm tính chất cơ mật và khoa học.
3.1.1. Tính chất cơ mật
Các tài liệu trong công tác văn thư lưu trữ nắm giữ nhiều bí mật quan trọng của Đảng, Nhà nước, các tổ chức cơ quan,... yêu cầu những người làm công tác văn thư và lưu trữ cần phải thực hiện các quá trình một cách bảo mật, tuân theo những chỉ thị của Đảng, nguyên tắc, thủ tục do các cơ quan đề ra.
Vì vậy, những người làm trong ngành công tác văn thư cần luôn đề cao tinh thần cảnh giác, tinh thần trách nhiệm trong công việc, tính chất kỷ luật, thực hiện đúng các quy chế theo quy định về bảo vệ tài liệu.
3.1.2. Tính chất khoa học
Những người làm công tác văn thư lưu trữ cần đảm bảo được sắp xếp công việc một cách khoa học, thống nhất. Vì công việc sắp xếp giấy tờ, tài liệu thường có khối lượng thông tin rất lớn, đòi hỏi những người làm công tác văn thư lưu trữ cần sắp xếp các công việc một cách khoa học và có hệ thống lý luận riêng của mình.
3.2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và lưu trữ là gì?
Công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ vô cùng chặt chẽ với nhau. Nguồn tài liệu chủ yếu cho công tác lưu trữ sẽ là các văn thư. Văn thư có thể giữ được các tài liệu để bổ sung cho lưu trữ.
Công tác lưu trữ mà làm tốt sẽ giúp bạn chấn chỉnh được các công tác văn thư. Các tài liệu khi đưa vào văn thư để lưu trữ cần đảm bảo đúng văn bản, đúng thể thức, sau khi hoàn thành cần lập hồ sơ và lên danh sách đầy đủ để tạo điều kiện tốt cho phân loại văn thư dễ dàng.
Khi công tác văn thư hoàn thành cẩn thận thì đến giai đoạn lưu trữ tránh được tình trạng nhận các văn thư từng bó, loại bỏ được những tài liệu không đảm bảo yêu cầu, đỡ mất công lập lại hồ sơ cũng như khôi phục lại.
Như vậy, qua bài viết này hy vọng bạn biết được công tác văn thư lưu trữ là gì cũng như một số nhiệm vụ của công tác văn thư lưu trữ. Các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức cũng cần quan tâm hơn về vấn đề văn thư, lưu trữ để đảm bảo được doanh nghiệp hoạt động một cách có hiệu quả, minh bạch, rõ ràng. Để có thể đưa công tác này vào nề nếp hoạt động thì cũng cần thời gian khá dài, và một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì vai trò của mỗi cá nhân đều như nhau. Do đó, bạn đừng nên xem nhẹ công tác văn thư nhé!
Báo cáo thực tập văn thư lưu trữ
Bạn đã thực tập xong ngành văn thư lưu trữ và chuẩn bị làm báo cáo thực tập. Tuy nhiên, bạn chưa từng viết báo cáo thực tập văn thư lưu trữ nên không tránh khỏi những bỡ ngỡ và sai sót. Click vào bài viết dưới đây để biết cách viết báo cáo thực tập ngành này cùng với một số lưu ý khi trình bày nhé!