Hiện nay có rất nhiều văn bản do các cơ quan hoặc người có thẩm quyền ban hành nhằm chỉ đạo, điều hành hoặc điều chỉnh các quan hệ xã hội, các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, cá nhân ra quyết định. Để trình bày những văn bản này sao cho hợp lí và đúng pháp luật người soạn thảo văn bản cần chú ý rất nhiều điều. Đặc biệt là về trật tự trình bày các văn bản viện dẫn. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này mời quý khách theo dõi bài viết dưới đây.
Trật tự trình bày các văn bản viện dẫn
1. Căn cứ ban hành
Một trong những thành phần quan trọng của quyết định quản lý hành chính là phần căn cứ ban hành. Các căn cứ ban hành có vai trò xác lập tính hợp pháp, hợp lý của quyết định quản lý hành chính. Tuy nhiên, trong thực tế soạn thảo và ban hành quyết định quản lý hành chính hiện nay việc viện dẫn các căn cứ ban hành vẫn chưa thống nhất về nội dung, trật tự trình bày. Cụ thể như sau:
– Tình trạng “lạm dụng” các căn cứ viện dẫn. Tức là có những căn cứ viện dẫn không liên quan đến nội dung của quyết định quản lý hành chính ban hành hoặc có liên quan nhưng không cần thiết phải đưa vào. Do đó làm cho phần căn cứ trở nên dài dòng, mâu thuẫn, chồng chéo lẫn nhau [thực tế có những quyết định quản lý hành chính chưa đầy 02 trang giấy A4 nhưng phần căn cứ đã chiếm gần hết một trang];
– Viện dẫn những văn bản đã hết hiệu lực toàn bộ hoặc một phần;
– Có những quyết định tuy đảm bảo đầy đủ các căn cứ làm cơ sở pháp lý [những văn bản quy phạm pháp luật hoặc áp dụng pháp luật để làm cơ sở cho việc ban hành quyết định quản lý hành chính] nhưng lại thiếu căn cứ làm cơ sở thực tiễn [đề nghị của bộ phận tham mưu, căn cứ nhu cầu công việc v.v…]. Mặc dù, lỗi này xảy ra không nhiều nhưng dù sao nó cũng góp phần làm giảm tính lôgic, hợp lý và khả thi của quyết định quản lý hành chính;
– Sắp xếp các căn cứ viện dẫn lộn xộn, không thống nhất, theo nhiều cách khác nhau như:
+ Sắp xếp theo tính hiệu lực tăng dần của văn bản: Luật-Pháp lệnh-Nghị định-Thông tư …;
+ Sắp xếp theo diễn tiến thời gian: văn bản ban hành trước thì viện dẫn trước.
Từ những hạn chế, tồn tại nêu trên cho thấy nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ năng lực và nhận thức của người soạn thảo văn bản: chưa chọn lọc kỹ càng những văn bản liên quan trực tiếp đến nội dung của quyết định quản lý hành chính ban hành; chưa rà soát, cập nhật thường xuyên, kịp thời tình trạng văn bản là cơ sở pháp lý [còn hiệu lực hay hết hiệu lực] thuộc lĩnh vực phụ trách, theo dõi v.v…
Như vậy có thể xem xét trình tự, thứ tự sắp xếp các căn cứ trong văn bản như sau đối với một quyết định quản lý hành chính là phù hợp:
– Văn bản của cơ quan cấp trên quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan ban hành quyết định quản lý hành chính;
– Các văn bản liên quan đến nội dung và được áp dụng để ban hành quyết định quản lý hành chính. Lưu ý tính hiệu lực của văn bản và rà soát, chọn lọc những văn bản liên quan trực tiếp đến nội dung của quyết định quản lý hành chính cần ban hành;
– Các văn bản hoặc thông tin là cơ sở thực tế để ban hành quyết định quản lý hành chính [căn cứ kế hoạch, biên bản, tờ trình hoặc nhu cầu công việc …];
– Đề nghị của bộ phận tham mưu, giúp việc [Xét đề nghị của ….].
2. Cách viện dẫn
Tại phần nội dung văn bản hành chính:
+ Theo thứ tự sắp xếp các căn cứ trong văn bản thì khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản [đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh];
Ví dụ: ….. được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
+ Trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
3. Cách viết khi viện dẫn
Với trật tự trình bày các văn bản viện dẫn thì trong trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.
Ví dụ:
– Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII Phần I của Bộ luật Hình sự.
– Theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 24 Tiểu mục 1 Mục 1 Chương III của Nghị quyết số 351/2017/UBTVQH14.
Trước đây, theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV thì “Trường hợp viện dẫn các điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm”. Có nghĩa, theo quy định mới, khi viện dẫn thì không viết hoa chữ cái đầu của “điểm, khoản” nữa.
4. Những câu hỏi thường gặp?
4.1. Viện dẫn là gì?
Viện dẫn được hiểu là đưa ra, dẫn ra để làm căn cứ chứng minh, minh hoạ hoặc làm chỗ dựa cho lập luận theo định nghĩa của từ điển tiếng Việt, khi chúng ta đưa ra một quan điểm, ý kiến nào đó chúng ta cần có dẫn chứng để bảo vệ cho luận điểm của mình, lúc này, người đưa ra quan điểm cần viện dẫn các chứng cứ, số liệu để làm căn cứ chứng minh cho luận điểm của mình là đúng và có tính thực tế, có tính khả thi.
4.2. Yêu cầu đối với hoạt động viện dẫn?
Hoạt động viện dẫn cần đảm bảo tính chính xác của tài liệu được viện dẫn. Đây là nguyên tắc cơ bản và quan trọng nhất trong việc viện dẫn tài liệu, số liệu chứng minh.
+ Cần có tính chính xác để sử dụng làm căn cứ chứng minh cho luận điểm nào đó điều này giúp người nghe có tính thuyết phục cao.
+ Tài liệu được viện dẫn phải liên quan đến nội dung cần được chứng minh, làm sáng tỏ.
4.3. Viện dẫn tiếng Anh là gì?
Viện dẫn tiếng Anh là Quote.
4.4. Viện dẫn án lệ trong quá trình xét xử vụ án là gì?
Mục đích của việc viện dẫn là đưa ra dẫn chứng để chứng minh, bảo vệ cho quan điểm của người trình bày, do đó trong quá trình xét xử vụ án, người tham gia tố tụng, hội đồng xét xử được quyền viện dẫn án lệ như là căn cứ chứng minh cho luận điểm của mình.
Hoạt động viện dẫn án lệ cần tuân thủ quy định của pháp luật về việc sử dụng, áp dụng án lệ để đảm bảo những vụ án có tình tiết tương tự nhau sẽ được giải quyết như nhau.
Chúng ta có thể thấy rằng, hoạt động viện dẫn có ý nghĩa rất quan trọng trong cuộc sống của chúng ta. Nó là một hoạt động thiết yếu cần thiết cho quá trình vận hành và phát triển của xã hội loài người. Viện dẫn là việc sử dụng các tài liệu, con số để chứng minh cho những luận điểm chưa được chứng minh trước đó hoặc những luận điểm sai trái đã tồn tại trước đó. Đây là hoạt động cần thiết trong quá trình học tập và phát triển của nhân loại. Nó đã được áp dụng từ rất lâu và sẽ tiếp tục được áp dụng cùng với sự tiến hóa của xã hội loài người.
5. Dịch vụ tại Luật ACC
Luật ACC xin gửi lời chào tới quý khách!
Tại ACC, quý khách có thể nhận được dịch vụ tư vấn và làm thủ tục trọn gói vô cùng nhanh chóng. Chúng tôi luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu: Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn về quy trình, thủ tục thực hiện; hồ sơ cần chuẩn bị; hướng dẫn quý khách ký và hoàn thiện theo quy định; Tư vấn, hỗ trợ các vấn đề pháp lý liên quan 24/7.
Trên đây là một số chia sẻ về trật tự trình bày các văn bản viện dẫn. Trong những năm vừa qua, Luật ACC luôn là đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ pháp lý. Công ty chúng tôi với đội ngũ chuyên viên chuyên nghiệp luôn sẵn lòng hỗ trợ và đáp ứng tối đa những yêu cầu của quý khách. Trong quá trình tìm hiểu nếu như quý khách hàng còn thắc mắc hay quan tâm và có nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh và chính xác nhất theo:
Email:
Hotline: 1900 3330
Zalo: 084 696 7979