Đơn xin việc là một loại giấy tờ thường đính kèm trong bộ hồ sơ xin việc trong quá trình tham gia tuyển dụng. Đơn xin việc có thể viết tay và đánh máy, phổ biến hơn vẫn là đánh máy. Để trình bày được nguyện vọng ứng tuyển vào một vị trí nào đó, đơn xin việc cần được trình bày chi tiết kĩ lưỡng đúng văn phong. Đối với nhu cầu việc làm cho các tập đoàn đa quốc gia hiện nay, đơn xin việc bằng tiếng Anh ngày càng phổ biến hơn.
Tầm quan trọng của đơn xin việc bằng tiếng Anh
Người giao tiếp tiếng Anh tốt thì chưa hẳn văn phong về tiếng Anh cũng tốt. Đó là suy nghĩa chung của các nhà tuyển dụng hiện nay. Đơn xin việc chính là cách để kiểm tra gián tiếp trình độ văn phong của bạn. Một số ảnh hưởng từ một lá đơn xin việc tốt bao gồm:
1. Vị trí công việc tốt
Kỹ năng tiếng anh của bạn sẽ được kiểm tra thông qua quá trình giao tiếp và văn phong mà bạn sử dụng trong đơn xin việc. Hiện nay có khá nhiều mẫu đơn trên internet, nhiều người xem nhẹ tải về và hoàn thành một cách rập khuôn.
Trên thực tế, nếu bạn muốn nhà tuyển dụng lựa chọn vị trí đúng như trình độ, bạn cần phải thể hiện được những phẩm chất, hiểu biết trong đơn xin việc. Và tất nhiên, nếu đơn xin việc phản ánh đúng thực lực của bạn thì một vị trí công việc phù hợp là điều chắc chắn.
2. Tiền lương cao hơn
Nếu trình độ của bạn được nhà tuyển dụng ghi nhận trong lá đơn xin việc thì tiền lương theo đó cũng cao hơn. Điều này đôi khi không đúng 100% nhưng đó là một cơ hội lớn trong quá trình tuyển dụng.
3. Thể hiện rõ được tính cá nhân
Trong công việc, ngoài các yếu tố về chuyên môn thì tinh thần trách nhiệm cũng quan trọng không kém. Chính vì thế, bạn cần nêu rõ được tính cách, quan điểm cá nhân của mình để giúp nhà tuyển dụng xem xét vị trí công việc phù hợp.
4. Là yếu tố quyết định khi đi xin việc
Ngoài CV ra thì đơn xin việc cũng là một loại giấy tờ không thể thiếu trong bộ hồ sơ của mình. Tùy công ty, tùy nhà tuyển dụng mà vai trò của tờ đơn cao hay thấp. Bạn hãy cố gắng viết một lá đơn xin việc phù hợp nhất, tỉ mĩ nhất. Dưới đây là một số lưu ý giúp bạn đạt được điều này.
Các nội dung cần có của đơn xin việc bằng tiếng Anh
Phần 1. Thông tin liên lạc
Thông tin liên lạc là phần phải có của mọi loại đơn. Đối với đơn xin việc bằng tiếng anh, bạn cần viết chính xác thông tin cá nhân và thông tin của người nhận đơn. Một lưu ý trong phần này là sử dụng tên email nghiêm túc. Thông tin cá nhân phải chính xác giúp quá trình làm việc của nhà tuyển dụng trở nên dễ dàng hơn.
Phần 2. Lý do của đơn xin việc
Phần lý do của đơn xin việc là một phần quan trọng, bạn cần trình bày đầy đủ các ý một cách logic nhất. Hãy cho nhà tuyển dụng biết nơi mà bạn đọc được thông tin tuyển dụng hoặc tiếp xúc với các thông tin đầu tiên của công ty để thể hiện đây là sự chủ động của bạn. Quan trọng hơn hết, hãy bày tỏ sự nhiệt tình và khả năng của bản thân hoàn toàn phù hợp với công việc trong đơn tuyển dụng của công ty.
Ví dụ: I’m writing to apply for the position of [vị trí ứng tuyển], as advertised on [nơi bạn đọc thông tin]. I have two years of experience as a [vị trí liên quan trước đó đã đảm nhận], and I believe I am ready to take responsibility for this role.
→ Tôi xin nộp đơn ứng tuyển vào vị trí… như thông tin được đăng trên… Tôi có hai năm kinh nghiệm đảm nhận vị trí… và tôi tin rằng mình có đủ khả năng để đảm nhận vai trò này.
Trong trường hợp bạn được người quen giới thiệu đến công ty, thay vì viết theo văn phong bình thường bạn có thể đề cập thông tin của người giới thiệu công việc như một cách khuyến khích các cá nhân tuyển dụng tiềm năng đọc được đơn của bạn.
Ví dụ: I’m writing to you in regard to the position of [vị trí ứng tuyển] that you have posted on [nơi bạn đọc thông tin]. I worked with [tên của người giới thiệu] in the [tên công ty hoặc phòng ban cùng làm việc chung] for several years before. He / she recommended I contact you about this position, as she felt that I would be an excellent fit for your organization.
→ Tôi xin nộp đơn xin việc cho vị trí… mà bạn đã đăng trên… Tôi đã làm việc với.. ở công ty… trong vài năm trước. Anh ấy / cô ấy đề nghị tôi liên lạc với bạn về vị trí này, vì cô ấy cảm thấy rằng tôi sẽ là một người phù hợp tuyệt vời cho tổ chức của bạn.
Phần 3. Lợi ích bạn mang lại cho công ty ứng tuyển
Dựa vào đơn xin việc, nhà tuyển dụng sẽ xác định liệu bạn có phù hợp với công việc và nhiệm vụ mà họ yêu cầu hay không. Hãy thể hiện tiềm năng mà bạn có thể đạt được để đáp ứng lại nhu cầu của nhà tuyển dụng. Đặc biệt nhấn mạnh vào các thành tựu và kỹ năng của bạn thay vì nhấn mạnh chuyên môn, điều đã được thể hiện khá rõ ràng ở CV.
E.g. In my previous positions, I demonstrated the ability to resolve a variety of issues and complaints such as…. In addition to this experience, I gained others skills… I also bring to the table strong computer skills in MS Word, MS Excel and Powerpoint…
→ Ở những vị trí trước đây, tôi đã chứng minh khả năng giải quyết nhiều vấn đề và khiếu nại như … Ngoài kinh nghiệm này, tôi còn có được các kỹ năng khác… . Tôi cũng có các kỹ năng máy tính về MS Word, MS Excel và Powerpoint…
Phần 4: Mong muốn có được buổi gặp trực tiếp
Đơn xin việc có thể sẽ bị nhà tuyển dụng bỏ quên nếu bạn không mong muốn có một buổi phỏng vấn trực tiếp. Ở phần này bạn nên nhắc lại sự quan tâm của mình về công việc và thể hiện tinh thần nhiệt tình để có thể được gặp tại một buổi phỏng vấn nào đó. Vì trong trường hợp này bạn không thể đưa ra khoảng thời gian chính xác, do đó hãy dùng các trạng từ chỉ tính cấp bách và hối thúc thay vì sử dụng văn phong bình thường.
E.g. If you would like to get in touch to discuss my application and to arrange an interview, you can contact me via [email address or phone number]. I look forward to hearing from you soon.
→ Nếu muốn liên lạc để sắp xếp một cuộc phỏng vấn, anh/chị có thể liên hệ với tôi qua [địa chỉ email hoặc số điện thoại]. Tôi mong sớm được nhận phản hồi từ anh/chị.
Cấu trúc chuẩn của 1 đơn xin việc bằng tiếng Anh
1. Mở đầu
Phần mở đầu của một đơn xin việc phải bao gồm tên đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại và email công việc. Trong đó:
- Tên được in đậm, cỡ chữ khoảng 14px đến 16px
- Địa chỉ và thông tin liên lạc cỡ chữ 12px
- Font chữ cần chuyên nghiệp, dễ đọc
- Email công việc trang trọng, nên sử dụng email là tên hoặc viết tắt của tên, không dùng từ ngữ phản cảm.
2. Tên người nhận
Tên người nhận được viết ngay tại phía dưới của đầu bức thư. Đối với tên người nhận có thể sử dụng cỡ chữ khoảng 12px với các font cơ bản. Một bức thư sử dụng đồng nhất font sẽ giúp người đọc dễ chịu hơn là sử dụng quá nhiều font.
3. Cách xưng hô
Cần phải tìm hiểu kĩ càng thông tin của người nhận. Các thông tin cần chú ý bao gồm chức vụ, vị trí để có thể sử dụng đại từ thay thế cho phù hợp. Trong trường hợp bạn không chắc chắn về người nhận đơn thì sử dụng các kiểu câu sau:
- To Whom It May Concern
- Dear Sir or Madam
4. Nêu rõ mục đích
Phần này bạn có thể nêu mục đích hoặc lý do viết đơn xin việc. Tóm gọn mục đích ứng tuyển trong 2 hoặc 3 câu văn, ngoài ra bạn còn phải nêu được vị trí mà mình muốn được ứng tuyển.
5. Trình độ và kinh nghiệm
Tóm tắt trình độ chuyên môn của bạn một cách chính xác, trùng với CV. Lưu ý nêu ra kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp với vị trí mà bạn muốn ứng tuyển. Tránh đưa thừa hoặc thiếu. Trong quá trình đó, bạn cần thể hiện rằng mình đã nghiên cứu rất kĩ mọi thông tin về hoạt động kinh doanh cũng như các đặc điểm về văn hóa của doanh nghiệp mà bạn đang ứng tuyển.
6. Cuối thư
Để nhà tuyển dụng liên lạc với bạn là một thành công lớn trong quá trình viết thư. Dùng khoảng từ 2 câu đến 4 câu để thuyết phục, đồng thời kèm các giấy tờ liên quan chẳng hạn như CV. Hãy thể hiện một thái độ luôn sẵn sàng để có một cuộc phỏng vấn. Đừng quên kết thúc bằng lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng.
7. Lời chào kết thúc thư
Ở phần kết thúc thư bạn có thể sử dụng các kiểu câu như:
- Sincerely
- Respectfully
- Regards
Hãy để một chỗ trống sau các từ ngữ này và sau đó là ghi rõ họ tên đầy đủ của mình.
8. Chữ ký
Hãy thêm chữ ký của bạn vào phần này.
9. Đính kèm
Trong trường hợp bạn có đính kèm thêm các loại giấy tờ hoặc văn bản khác như:
Bạn nên dùng các ký hiệu như: Enclosure và Enclosures ở dưới cùng bức thư như một lời nhắc nhở đến người nhận về các giấy tờ đi kèm.
Mẹo trình bày đơn xin việc tiếng Anh
1. Độ dài
Một đơn xin việc cơ bản gồm khoảng 3 đến 4 đoạn. Đầy đủ các thành phần ở trên mới trình bày. Thông thường một đơn xin việc bằng tiếng anh không dài hơn 1 trang A4.
2. Phông chữ
Ngoài việc đảm bảo về nội dung thì cách trình bày cũng khá quan trọng. Đơn xin việc cần lựa chọn các font chữ quen thuộc, dễ đọc như: Arial, Verdana, Calibri hoặc Times New Roman với cỡ chữ phù hợp nhất là 12px. Ngoài ra, font chữ trong CV và trong đơn xin việc nên được đồng nhất.
3. Canh lề, bố trí nội dung
Tiêu chuẩn canh lề của một đơn xin việc là 1px. Tuy nhiên nếu bạn đang gặp khó khăn để cho nội dung của đơn nằm gói gọn trong một tờ giấy A4 thì có thể rút ngắn lề trên, lề dưới.
Nên chừa lại nhiều không gian trống ở các phần mở đầu, giữa mỗi đoạn và phần kết thúc của lá thư.
Sau khi viết xong thư, bạn cần dành thời gian xem lại toàn bộ từ nội dung tới cách bố trí tránh các lỗi cơ bản không đáng có. Dưới đây là một số mẫu đơn xin việc theo từng ngành nghề để bạn có thể dễ dàng tham khảo:
Một số mẫu đơn xin việc theo ngành nghề
1. Kế toán [Accountant]
Đơn xin việc cho ngành kế toán cần ngắn gọn, chú ý cách sử dụng từ ngữ tiếng Anh chuyên ngành kế toán. Lưu ý về chính tả và chia động từ hợp lý.
TẢI XUỐNG
2. Kỹ sư xây dựng [Civil Engineer]
Ngoài việc đúng văn phong thì nhà tuyển dụng kỹ sư xây dựng còn chú ý đến từ ngữ mà bạn viết, điều này phản ánh trình độ ngoại ngữ cũng như kỹ năng chuyên môn của bạn dành cho chuyên ngành xây dựng.
TẢI XUỐNG
3. Nhân viên xuất nhập khẩu [Import Export Staff]
Đối với đơn xin việc của một nhân viên xuất nhập khẩu, cần tập trung các kỹ năng như lập hồ sơ, lập và theo dõi các kế hoạch xuất nhập khẩu. Từ đó thể hiện được sự chuẩn mực và chứng tỏ bạn thuần thục các khâu cơ bản của chuyên ngành đang quan tâm.
TẢI XUỐNG
4. Thông dịch viên [Interpreter]
Ngoài việc sử dụng chính xác cấu trúc, lời lẽ sử dụng còn phải được chau chuốt hơn các đơn xin việc bình thường. Để tăng cơ hội được lựa chọn, bạn có thể khẳng định về kỹ năng giao tiếp của mình bằng một vài mẫu câu đơn giản.
TẢI XUỐNG
5. Giám đốc tiếp thị [Marketing Executive]
Để ứng tuyển vào vị trí giám đôc tiếp thị, bạn có thể nêu ra các vị trí mà trước đây đã từng đảm nhiệm và hoàn thành tốt. Hoặc tốt hơn, có thể nêu ra các ý tưởng tiếp thị tạo ấn tượng đối với các nhà tuyển dụng.
TẢI XUỐNG
6. Kỹ sư cơ khí [Mechanical Engineer]
Ứng dụng vào vị trí kỹ sư cơ khí, bạn cần thể hiện ngay những thế mạnh của bản thân đối với vị trí công việc đang quan tâm. Các từ ngữ chuyên ngành cần được sử dụng một cách chính xác, mạch lạc.
TẢI XUỐNG
7. Lập trình viên [PHP Developer]
Ngoài kỹ năng chuyên môn, bạn còn phải thể hiện được sự thân thiện trong giao tiếp. Một tinh thần sẵn sàng đương đầu với mọi dự án khó khăn cũng cần được thể hiện.
TẢI XUỐNG
8. Giám sát sản xuất [Production Supervisor]
Khẳng định về kinh nghiệm trong quá trình tối ưu hóa sản xuất cùng với các khả năng tuyệt vời về quản lý thời gian, lãnh đạo. Ở vị trí giám sát sản xuất, bạn cần tạo được sự ấn tượng cho nhà tuyển dụng ngay trong đơn xin việc.
TẢI XUỐNG
9. Giám sát QC [QC Supervisor]
Sử dụng từ ngữ chuyên môn nhấn mạnh về những khả năng mà bạn có thể mang lại cho nhà tuyển dụng. Một số từ ngữ mạnh mẽ như: setting standards [thiết lập các tiêu chuẩn], collaborate with various levels of management [cộng tác với các cấp quản lý]…
TẢI XUỐNG
10. Giám đốc bán hàng [Sales Executive]
Khẳng định về khả năng chuyên môn và các kỹ năng về bán hàng, giao tiếp. Các mối quan hệ xã hội rộng lớn sẽ giúp bạn rất nhiều trong quá trình gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.
TẢI XUỐNG
Kết luận
Ngoài các đặc điểm về nội dung, hình thức thì bạn có thể tham khảo những người thân, bạn bè đi trước có kinh nghiệm trong công ty ứng tuyển hoặc một vị trí tương đương ở doanh nghiệp khác. Đơn xin việc bằng tiếng anh còn thể hiện được trình độ, tính cách và tinh thần làm việc của bản thân. Do đó việc lựa chọn từ ngữ, diễn đạt ý cần chuẩn xác và kĩ lưỡng để gây ấn tượng trong mắt nhà tuyển dụng.
Tốt nghiệp cử nhân ngôn ngữ Anh năm 2010, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong việc giảng dạy về Tiếng Anh. Nguyễn Võ Mạnh Khôi là một trong những biên tập viên về mảng ngoại ngữ tốt nhất tại VerbaLearn. Mong rằng những chia sẽ về kinh nghiệm học tập cũng như kiến thức trong từng bài giảng sẽ giúp độc giả giải đáp được nhiều thắc mắc.