Xuất hóa đơn điện tử cho cá nhân

Điều 9 nghị định 123/2020/NĐ-CP đã ban hành những hướng dẫn cụ thể về thời điểm thực hiện việc xuất hóa đơn. Tham khảo ngay những thông tin chi tiết liên quan trong bài viết để nắm được cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh mới nhất và thực hiện chính xác, hiệu quả.

Thời điểm xuất hóa đơn điện tử: Được xác định là thời điểm chính thức chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, thời điểm hoàn tất việc cung cấp dịch vụ giữa các bên mà không phân biệt đã thu được tiền hay chưa theo đúng quy định tại Điều 9 Nghị định 123/NĐ-CP.

1. Các trường hợp hộ kinh doanh được phép xuất hóa đơn điện tử

Thông tư 78/2021/TT-BTC đã đề cập chi tiết đến các quy định liên quan về trường hợp hộ kinh doanh được phép xuất hóa đơn điện tử. Cụ thể như sau:

Hóa đơn điện tử áp dụng cho các hộ kinh doanh loại nào?

Theo Điều 6 trong thông tư đã nêu rõ 3 trường hợp hộ kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đó là:

“Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì/ cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh”.

Căn cứ vào quy định trên, hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng cho hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh.

Hộ kinh doanh nào được quyền tự xuất và hộ kinh doanh nào phải lấy hóa đơn điện tử do cơ quan thuế xuất cho từng lần phát sinh?

• Hộ kinh doanh được quyền tự xuất hóa đơn điện tử: Là các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai. Thông tin chi tiết về cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh trong trường hợp này, vui lòng tham khảo tại mục 2 của bài viết.
• Hộ kinh doanh phải lấy hóa đơn điện tử do cơ quan Thuế cho từng lần phát sinh: Bao gồm các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh thì sử dụng hóa đơn cấp lẻ của cơ quan Thuế. Hướng dẫn cụ thể về trường hợp này, bạn đọc có thể theo dõi tại mục 3 của bài viết.
  Có 3 trường hợp hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử được quy định rõ theo Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC

2. Hướng dẫn tự xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai như sau:

Bước 1: Chuẩn bị đủ cơ sở hạ tầng để sử dụng hóa đơn điện tử

Trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai cần đảm bảo trang bị tốt các tiêu chí sau:

• Lắp đặt thiết bị kết nối mạng internet như laptop, máy tính,…
• Tạo lập hòm thư điện tử Email.
  Hộ kinh doanh cần chuẩn bị thiết bị kết nối mạng và đăng ký hòm thư điện tử

Bước 2: Lựa chọn dịch vụ hóa đơn điện tử

• Sau khi đã có đầy đủ hạ tầng công nghệ đáp ứng cho quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, các hộ kinh doanh cần phải tìm hiểu về các đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trên thị trường.
• Thực hiện đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử nhà cung cấp uy tín, phù hợp.
• Đăng ký chữ ký số theo thông tin mã số thuế của hộ kinh doanh.
  Lựa chọn dịch vụ cung cấp hóa đơn điện tử và đăng ký gói cước phù hợp

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế

• Hộ kinh doanh truy cập và hệ thống hóa đơn điện tử đã được cài đặt từ đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
• Nhập đầy đủ các trường thông tin theo yêu cầu tại biểu mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA (được ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Cụ thể:

Thông tin cơ bản: Gồm có tên người nộp thuế, MST hộ kinh doanh, cơ quan quản lý thuế phụ trách, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, hòm thư liên hệ,…

Thông tin chỉ tiêu: Gồm có mã của Cơ quan Thuế, hình thức gửi dữ liệu HĐĐT, phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT, loại hóa đơn, danh sách chứng thư số,…

• Thao tác gửi mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua hệ thống hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp giải pháp đến cơ quan Thuế quản lý.
• Hộ kinh doanh sẽ nhận được mã trong thông báo từ phía cơ quan Thuế sau khi duyệt và chấp thuận đăng ký.

Tham khảo hướng dẫn chi tiết về việc đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh tại video: https://www.youtube.com/watch?v=8ShEY0WySZI

Bước 4: Thao tác trên phần mềm để xuất hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh cần đăng nhập vào hệ thống hóa đơn điện tử và thực hiện các thao tác sau:

Thêm hóa đơn điện tử mới

• Tại trang “Danh mục hóa đơn”, chọn mẫu hóa đơn muốn tạo rồi nhấn chuột vào mục [Thêm mới]. Hệ thống sẽ chuyển sang giao diện “Thêm hóa đơn”. Trên màn hình “Nhập thông tin chi tiết về hóa đơn”, người dùng cần điền đầy đủ các trường thông tin:

1 – Yêu cầu bắt buộc nhập: Gồm có “Tên hóa đơn”, “Địa chỉ đơn vị”, “Tên khách hàng”, “Hình thức thanh toán” và “Danh sách các sản phẩm”.

2 – Tên hóa đơn sẽ được hệ thống lấy từ tên mặc định hóa đơn của mẫu đăng ký đã chọn, người dùng có thể sửa nếu cần.

3 – Mã số thuế, đơn vị, địa chỉ sẽ được hệ thống lấy từ thông tin đơn vị đã cung cấp. Người dùng chỉ có thể sửa địa chỉ đơn vị, còn mã số thuế và đơn vị thì không.

4 – Mẫu số được lấy từ mẫu số đã chọn từ trang Danh mục hóa đơn và người dùng không thể sửa.

5 – Người dùng có thể chọn hoặc không chọn ký hiệu hóa đơn.

6 – Tên khách hàng sẽ được hệ thống gợi ý từ danh sách tên khách hàng trên hệ thống có chứa chuỗi ký tự tên mà người dùng nhập vào. Nếu người dùng chọn một khách hàng từ danh sách gợi ý, các thông tin liên quan khách hàng như mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, mã khách hàng sẽ được tự động lấy từ thông tin khách hàng đã có trên hệ thống. Người dùng có thể sửa nếu cần.

7 – Tên danh sách hàng hóa, dịch vụ sẽ được gợi ý từ danh sách tên hàng hóa, dịch vụ đã lưu trên hệ thống có chứa chuỗi ký tự tên mà người dùng nhập vào. Nếu người dùng chọn tên từ danh sách gợi ý, các thông tin liên quan như đơn vị tính, số lượng, đơn giá sẽ được hệ thống tự động lấy.

8 – Xóa hàng hóa dịch vụ bằng cách chọn hàng hóa, dịch vụ trên danh sách rồi kích chuột vào biểu tượng xóa hình trên dòng tương ứng.

9 – Thành tiền sẽ được hệ thống hóa đơn điện tử tự động tính từ Đơn giá và số lượng người dùng nhập vào.

10 – Tổng tiền dịch vụ sẽ được hệ thống tự tính, sau đó hệ thống sẽ dựa vào “Tổng tiền dịch vụ” và “Tiền thuế GTGT” để tính “Tổng cộng tiền thanh toán”.

11 – Số tiền bằng chữ sẽ được hệ thống tự động đọc ra.

• Sau khi điền đầy đủ các thông tin như hướng dẫn trên, người dùng kích chọn [Tạo mới] để thêm mới hóa đơn theo thông tin đã nhập.
• Kích chọn mục [Làm lại] nếu cần xóa hết dữ liệu hóa đơn vừa nhập và nhập lại thông tin từ đầu.
• Kích chọn mục [Quay lại] nếu muốn trở về giao diện “Danh mục hóa đơn”.
• Tích chọn vào ô checkbox trên dòng tương ứng với hóa đơn mới được tạo khi muốn phát hành hóa đơn.
• Chọn [Phát hành hóa đơn đã chọn] ở góc dưới bên phải màn hình. Hệ thống sẽ hiện hộp thoại yêu cầu xác nhận với nội dung: “Bạn có chắc chắn muốn phát hành hóa đơn đã chọn?”.
  Chọn [Phát hành hóa đơn đã chọn] để xuất hóa đơn điện tử.
• Kích vào ô [Đồng ý] để xác nhận, hệ thống sẽ thực hiện phát hành hóa đơn được chọn, đồng thời gán số và ký số. Người dùng sẽ nhận được thông báo “Phát hành thành công” trên màn hình hệ thống.
  Kích xác nhận [Đồng ý].

Chú ý:

Hệ thống sẽ gửi thông báo “Có lỗi trong quá trình phát hành” nếu có lỗi trong khi phát hành và sẽ hóa đơn sẽ không được phát hành.

Trong trường hợp hóa đơn không được Tổng cục Thuế cấp mã hóa đơn, hộ kinh doanh tiến hành sửa lại theo hướng dẫn sau:

• Chọn 1 thông báo phát hành hóa đơn tại danh sách ở trang “Danh mục hóa đơn”. Sau đó kích chuột vào biểu tượng sửa trên dòng tương ứng. Hệ thống sẽ hiển thị giao diện “ Nhập thông tin chi tiết về hóa đơn”.
  Người dùng có thể sửa các thông tin theo yêu cầu, trừ Tên hóa đơn, MST, Đơn vị và Mẫu số.
• Tại đây, người dùng có thể sửa tất cả các thông tin về hóa đơn (Không bao gồm: “ Tên hóa đơn”, “Mã số thuế đơn vị”, “Đơn vị”, “Mẫu số”). thực hiện theo các yêu cầu nhập và các dữ liệu bắt buộc nhập tương tự như phần “Thêm mới hóa đơn”.
• Người dùng kích vào [Cập nhật] để lưu lại các thông tin đã sửa đổi.
• Nhấn chuột vào mục [Quay lại] để hệ thống chuyển về giao diện “Danh mục hóa đơn”.

Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng

• Sau khi đã phát hành thành công, tại trang “Danh mục hóa đơn”, người dùng tích chọn vào mục [Gửi lại mail] trên dòng tương ứng của hóa đơn cần gửi cho khách hàng. Hệ thống sẽ chuyển sang màn hình gửi lại email.
  Điền địa chỉ email người nhận và nhấn chọn [Gửi lại email cho khách hàng].
• Điền các thông tin của email cần gửi lại.
• Điền thông tin địa chỉ người nhận.
• Người dùng chọn [Gửi lại email cho khách hàng], hệ thống sẽ gửi thông báo với nội dung “ Hệ thống đang tạo và gửi lại email”.

VNPT HKD – Hệ sinh thái ứng dụng mang đến các giải pháp công nghệ hỗ trợ hộ kinh doanh trong các nghiệp vụ hóa đơn điện tử VNPT Invoice, kế toán, kê khai và nộp thuế điện tử,… Từ đó, góp phần thúc đẩy các hoạt động sản xuất, kinh doanh trở nên hiệu quả và linh hoạt hơn.

Chỉ cần thông qua một ứng dụng duy nhất trên thiết bị được kết nối mạng, người dùng có thể dễ dàng thực hiện các thao tác nghiệp vụ với VNPT HKD để phát hành hóa đơn, kê khai thuế, nộp thuế, tra cứu, làm báo cáo thống kê,… Phần mềm cũng hỗ trợ người dùng thực hiện ký số nhanh chóng với VNPT SmartCA ngay trên điện thoại thông minh.

Bên cạnh đó, với giao diện được thiết kế tối ưu hóa và tích hợp nhiều tính năng trực quan, linh hoạt, VNPT HKD giúp người dùng dễ dàng làm quen và thực hiện thao tác ngay cả khi không quá thành thạo về công nghệ thông tin.

3. Hướng dẫn hộ kinh doanh đề nghị cấp hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế theo từng lần phát sinh

Để có thể sử dụng hóa đơn do cơ quan Thuế cấp lẻ, hộ kinh doanh cần làm như sau:

Bước 1: Yêu cầu cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Hộ kinh doanh cần làm đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế theo mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục IA đính kèm theo Nghị định 126/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ. Sau đó gửi đơn đến cơ quan Thuế phụ trách quản lý.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử

• Hộ kinh doanh thực hiện truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế để phát hành hóa đơn tại link: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
  Đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan Thuế để yêu cầu lập hóa đơn điện tử.
• Cung cấp đầy đủ các thông tin theo yêu cầu để lập hóa đơn, bao gồm:
• Các thông tin cơ bản: Tên người nộp thuế, Mã số thuế, cơ quan Thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, số điện thoại, hòm thư liên hệ,…
• Cách thông tin chỉ tiêu: mã của cơ quan Thuế, hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử, phương thức chuyển dữ liệu Hóa đơn điện tử, loại hóa đơn,…

Bước 3: Nhận mã tử cơ quan Thuế

Khi hộ kinh doanh hoàn tất kê khai và nộp thuế đầy đủ theo đúng quy định (bao gồm các khoản thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế phí khác nếu có), cơ quan Thuế sẽ cấp mã của cơ quan Thuế trên hóa đơn điện tử do hộ kinh doanh lập ngay trong ngày (không tính ngày nghỉ, ngày lễ).

Từ những thông tin hướng dẫn chi tiết trong bài viết, hẳn rằng bạn đọc đã có thể nắm được cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh một cách chính xác để có thể áp dụng. Tuy nhiên, đi cùng với đó, các hộ kinh doanh cũng phải đặc biệt lưu ý việc cân nhắc, lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo có được giải pháp hỗ trợ tin cậy và phù hợp.

VNPT Invoice được tập đoàn VNPT phát triển và cập nhật liên tục theo các quy định của pháp luật, đồng thời tích hợp đầy đủ các tiện ích hỗ trợ nghiệp vụ liên quan. Từ đó, mang đến giải pháp hóa đơn điện tử an toàn và hiệu quả cho mọi người dùng, bao gồm cả hộ kinh doanh cá thể.

Xuất hóa đơn đỏ cho cá nhân để làm gì?

Hóa đơn đỏ là một loại chứng từ nhằm thể hiện giá trị hàng hóa bán/cung cấp cho người mua. Hóa đơn đỏ thể hiện thông tin của hai bên người bán, mua do bên cung cấp dịch vụ xuất và là căn cứ để xác định số thuế cần nộp.

Xuất hóa đơn VAT cho cá nhân là gì?

Hóa đơn đỏ tên Tiếng Anh là Value Added tax invoice, hay còn gọi là VAT bill, Hoá đơn đỏ là một loại chứng từ thể hiện giá trị hàng bán dịch vụ cung cấp cho người mua, nội dung của hoá đơn đỏ bao gồm thông tin hai bên người bán, người mua do bên cung cấp dịch vụ xuất và là căn cứ xác định số thuế cần nộp vào ngân sách ...

Bao nhiêu tiền thì xuất hóa đơn điện tử?

– Đối với hóa đơn điện tử: Người bán phải xuất hóa đơn cho người mua hàng hóa, dịch vụ cung ứng từ 200.000 đồng trở lên cho dù người mua không yêu cầu lấy hóa đơn hoặc giá trị hàng hóa, cung ứng dịch vụ dưới 200.000 đồng mà người mua yêu cầu xuất hóa đơn (theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Xuất hóa đơn điện tử khi nào?

Hóa đơn điện tử bao gồm: Hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,… Theo luật quản lý thuế 38/2019/QH14 được quốc hội thông qua, từ ngày 1/7/2022 các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.