Cách hạch toán chi phí không hợp lý, chi phí không hợp lệ; Cách xử lý chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN như thế nào? Kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách xử lý, hạch toán các khoản chi phí không được trừ khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN cuối năm.

- Việc đầu tiên các bạn cần quan tâm đó là phải xác đinh được đâu là các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN. Chi tiết xác định các bạn xem tại đây:

- Việc thứ hai các bạn cần quan tâm là các bạn cần phải biết: CHI PHÍ KẾ TOÁN và CHI PHÍ TÍNH THUẾ là 2 khoản chi phí khác nhau. + Chi phí kế toán là áp dụng theo luật kế toán để hạch toán vào sổ sách kế toán. + Chi phí tính thuế là áp dụng theo luật thuế thu nhập doanh nghiệp để tính thuế TNDN.

---------

Các bạn có thể hiểu nôm na: - Khi phát sinh các khoản chi phí dù là chi phí hợp lý hay là chi phí không hợp lý thì các bạn vẫn phải hạch toán và ghi nhận theo đúng thực tế

Hiện nay nhiều doanh nghiệp thường phải đi mua hàng của người dân, thuê tài sản, dịch vụ của các cá nhân nhưng để đưa khoản chi phí đó vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN thì không phải doanh nghiệp nào cũng có thể nắm rõ. Dưới đây là một số hướng dẫn hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các chi phí đầu vào không có hóa đơn.

1. Chi phí thuê nhà của cá nhân, hộ gia đình

Khi đi thuê nhà sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

• Trường hợp số tiền thuê có giá trị > 8,4 triệu đồng/tháng hoặc > 100 triệu đồng/năm: Thì cá nhân cho thuê nhà sẽ phải ra cơ quan thuế để nộp thuế (thuế GTGT, thuế TNCN và thuế môn bài). Sau đó cơ quan thuế sẽ cấp cho cá nhân cho thuê đó 1 hóa đơn bán lẻ, cá nhân chuyển hóa đơn này cho DN đi thuê. Và đây là căn cứ để DN đi thuê hạch toán chi phí đầu vào theo quy định.
• Trường hợp ngược lại, tức số tiền thuê nhà từ 8,4 triệu đồng/tháng trở xuống hoặc từ 100 triệu đồng/năm trở xuống. Thì cá nhân cho thuê không phải đi nộp thuế GTGT và thuế TNCN. Đồng nghĩa với việc DN đi thuê sẽ không có hóa đơn đầu vào đối với loại chi phí này. (Cá nhân cho thuê vẫn phải nộp thuế môn bài).

Khi đó, để khoản chi này được là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Thì kế toán phải tập hợp đủ bộ hồ sơ như sau: - Hợp đồng thuê nhà; - Chứng minh nhân dân phô tô của chủ nhà; - Chứng từ thanh toán.

2. Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh không có hóa đơn

• Trường hợp có mức doanh thu dưới 100 triệu/năm, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm:

- Hợp đồng mua bán - Chứng từ thanh toán - Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ - Bảng kê mua hàng không có hóa đơn mẫu 01/TNDN Trường hợp với mức doanh thu dưới 100 triệu/năm nên doanh nghiệp sẽ không phải nộp thuế. Do vậy cơ quan thuế sẽ không cấp hóa đơn bán lẻ

• Trường hợp có mức doanh thu từ 100 triệu trở lên, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm:

- Hợp đồng mua bán - Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ - Hóa đơn bán hàng - Chứng từ thanh toán ngân hàng (vì có hóa đơn)

3. Chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển

Để xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn đối với chi phí vận chuyển do cá nhân vận chuyển, kế toán cần lưu ý:

• Trường hợp nếu chi phí vận chuyển có giá trị nhỏ (thuê xe ôm..)

Đối với trường hợp này kế toán sẽ chuyển qua chi phí nhân công bằng cách ký hợp đồng thời vụ giữa doanh nghiệp với cá nhân vận chuyển (hợp đồng thời vụ dưới 3 tháng). Có 2 trường hợp xảy ra: - Nếu trả lương cho cá nhân vận chuyển dưới 2 triệu đồng/tháng. Thì kế toán cần tập hợp bộ hồ sơ như sau: + Hợp đồng lao động thời vụ đã ký; + Chứng minh nhân dân phô tô của cá nhân thuê vận chuyển; + Chứng từ thanh toán (có đủ chữ ký) + Bảng lương có họ tên đầy đủ của cá nhân đã ký hợp đồng thời vụ. - Nếu trả lương cho cá nhân vận chuyển từ 2 triệu đồng/tháng trở lên. Thì kế toán cũng lập bộ hồ sơ như trên, đồng thời khấu trừ 10% thuế thu nhập của cá nhân vận chuyển trước khi thanh toán lương (có chứng từ khấu trừ thuế đi kèm).

• Trường hợp chi phí vận chuyển có giá trị lớn, ví dụ: thuê ô tô của cá nhân chở hàng hóa,…

Trường hợp này kế toán sẽ thực hiện ký hợp đồng khoán việc đối với cá nhân vận chuyển: kế toán cần tập hợp đủ bộ hồ sơ sau: + Hợp đồng giao khoán + Biên bản nghiệm thu công việc; + Chứng minh thư nhân dân phô tô của cá nhân vận chuyển; + Chứng từ thanh toán; + Hóa đơn bán lẻ do cơ quan Thuế cấp. (Đây là hóa đơn mà cơ quan Thuế cấp cho cá nhân vận chuyển khi cá nhân đó đi nộp thuế, và cá nhân này sẽ đưa hóa đơn này cho DN)

Như vậy, để xử lý chi phí đầu vào không có hóa đơn để được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN buộc kế toán cần linh động để tập hợp đủ bộ hồ sơ trình cơ quan thuế cho từng trường hợp cụ thể.

• 2

Anh Lê Bão Sơn và các anh chị đi ngang thấy bài của em xin cho em hỏi vấn đề này với ạ:

- Năm 2017 cty em bắt đầu thành lập. Cty em thuê nhà của chủ nhà do cá nhân làm chủ, ông chủ này còn có 1 dãy 4 phòng trọ cho thuê, tất cả vp bên em thuê, dãy phòng trọ và nhà của chủ nhà đều trên cùng 1 địa chỉ vì đất chủ nhà rất rộng.

Năm 2017 ông chủ nhà đồng ý ký hợp đồng thuê nhà đứng tên công ty em và hàng tháng đều ký 1 phiếu chi khi nhận tiền (tiền thuê 1 tháng 7tr500) 2017 bên em cũng đã nộp cho thuế 1 bản hợp đồng thuê nhà đứng tên doanh nghiệp,

nhưng sang năm 2018 (tiền thuê 1 tháng 7tr500) ông chủ nhà này không đồng ý ký hợp đồng bằng tên cty nũa mà đòi ký hợp đồng với chủ công ty tức ký với cá nhân,sau khi thuyết phục thì ông chủ nhà vẫn không chịu và xếp em cũng đã đồng ý ký hợp đồng là cá nhân xếp,và hàng tháng từ 2018 đến nay cty vẫn đều đặn làm phiếu chi khi giao tiền cho chủ nhà, "phiếu chi của công ty có dấu tròn công ty và chủ doanh nghiệp ký tên" (Ông chủ này lạ ở chỗ nữa là chỉ đòi nhận tiền mặt không chịu chuyển khoản)

Sang năm 2019 (tiền thuê 1 tháng tăng lên là 10tr) và hợp đồng thuê nhà vẫn đứng tên chủ công ty là xếp em.