Trước những nhu cầu không thể tránh khỏi trong xu hướng đi lại ngày nay, nhu cầu sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam cũng như nhu cầu sử dụng giấy tờ của người Việt Nam ở nước ngoài ngày càng tăng cao.
Khi bạn có yêu cầu này, chắc chắn bạn sẽ hiểu quy trình và rất có thể bạn sẽ gặp các thuật ngữ như Apostille hoặc Legalization. Tài liệu của bạn có yêu cầu Apostille, Hợp pháp hóa hay cả hai không? Làm sao để phân biệt Apostille và Legalization? Hộ chiếu 24h sẽ giúp bạn phân biệt 2 khái niệm này trong bài viết dưới đây.
>> Xem thêm: Làm lý lịch tư pháp uy tín, chuyên nghiệp
Apostille là gì?
Khái niệm Apostille
Nhiều người bối rối về những gì Apostille ngụ ý khi họ lần đầu tiên nghe thấy cụm từ này.
“Apostille” là một từ tiếng Pháp có nghĩa là “chứng nhận”.
Khi một tài liệu có tem chứng nhận Apostille, nó chứng tỏ rằng tài liệu đó là hàng thật và không phải là hàng giả.
Chứng nhận Apostille xác minh chữ ký và con dấu của tài liệu công để nó có thể được sử dụng ở một trong những quốc gia đã ký Công ước La Hay [công ước về việc miễn hợp pháp hóa tài liệu công nước ngoài]. Bộ Ngoại giao của quốc gia ban hành tài liệu được sử dụng nói chung là cơ quan cấp Giấy chứng nhận Apostille.
Các giấy tờ cần thiết để có chứng nhận Apostille
Chứng nhận Apostille không phải lúc nào cũng chấp nhận cho tất cả các giấy tờ do các Quốc gia thành viên Công ước La Hay cấp.
Các tài liệu phù hợp với chứng nhận Apostille được phân thành hai loại:
Các giấy tờ công khai do cơ quan công quyền ký, chẳng hạn như
– Đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đơn đặt hàng, v.v.
– Giấy đã được ký tên dưới sự tuyên thệ của một công chứng viên hoặc Ủy viên.
Tuy nhiên, các tài liệu sau không được chứng nhận apostille:
– Các tài liệu do viên chức lãnh sự hoặc ngoại giao viết
– Các tài liệu hành chính liên quan đến hải quan hoặc hoạt động thương mại.
Sử dụng Apostille nhận được lợi ích gì?
Rõ ràng, bằng cách loại bỏ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ đủ điều kiện để được chứng nhận Apostille khi được sử dụng tại các Quốc gia ký kết The Hague, chủ sở hữu tài liệu đã có thể cắt giảm một nửa thủ tục khi sử dụng các tài liệu ở nước ngoài. Nhờ đó, việc học và thực hiện phương pháp giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức.
Legalization là gì?
Cơ quan có thẩm quyền của nước nơi giấy tờ được sử dụng để chứng thực con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu nước ngoài phải sử dụng tại nước đó gọi là hợp pháp hóa lãnh sự.
Bước này được thực hiện sau khi tài liệu đã được cơ quan có thẩm quyền của nước cấp chứng nhận lãnh sự [hoặc Apostille nếu là tài liệu đủ điều kiện để được cấp chứng nhận Apostille].
Đây là thủ tục bắt buộc đối với các quốc gia chưa tham gia Công ước La Hay như Việt Nam, trừ trường hợp giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
Các cơ quan sau đây có thể là cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự:
– Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước đang sử dụng giấy tờ, tài liệu;
– Đại sứ quán / Tổng lãnh sự quán của quốc gia đang sử dụng giấy tờ, tài liệu đóng tại quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu đó.
>> Xem thêm: Bật mí cách đăng ký tạm trú online dễ dàng và nhanh chóng
Phân biệt Apostille và Legalization
Apostilles
– Nếu bạn muốn sử dụng tài liệu đủ tiêu chuẩn để được chứng nhận Apostille ở một quốc gia thành viên của công ước La Hay, chỉ cần đăng ký con dấu Apostille.
– Nếu bạn có giấy khai sinh được cấp ở Vương quốc Anh và muốn sử dụng giấy này ở Hàn Quốc, bạn có thể dễ dàng yêu cầu Apostille tại Bộ Ngoại giao và Khối thịnh vượng chung. Ở Hàn Quốc, hãy sử dụng tài liệu đó.
Legalization
– Nếu bạn có ý định sử dụng tài liệu tại một quốc gia không phải là thành viên của Công ước La Hay, bạn sẽ phải xin dấu Apostille từ cơ quan có thẩm quyền của quốc gia cấp, sau đó xin đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự từ Đại sứ quán / Lãnh sự quán của quốc gia đó. sẽ sử dụng tài liệu đặt tại quốc gia phát hành. Ví dụ, để sử dụng giấy khai sinh của Anh tại Việt Nam, trước tiên bạn phải có Giấy khai sinh của Bộ Ngoại giao và Khối thịnh vượng chung, sau đó xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự từ Đại sứ quán / Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Vương quốc Anh.
– Đối với những giấy tờ không đủ điều kiện để chứng nhận Apostille, hoặc nếu quốc gia cung cấp không phải là một bên ký kết Công ước La Hay, bạn phải xin con dấu chứng nhận lãnh sự tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước cấp, sau đó nộp đơn xin. Con dấu hợp pháp hóa lãnh sự của quốc gia mà tài liệu sẽ được sử dụng nằm ở quốc gia phát hành. Ví dụ, các giấy tờ của Thái Lan sẽ yêu cầu chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Thái Lan trước tiên, sau đó là hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Thái Lan.
Kết luận
Do đó, trong khi sử dụng giấy tờ ở La Hay, tài liệu được chứng nhận Apostille sẽ không cần phải trải qua giai đoạn hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán của quốc gia nơi tài liệu đó được đặt.
Kết quả của bài tiểu luận này, bây giờ bạn đã hiểu cơ bản về Apostille và tính hợp pháp. Hy vọng rằng sau khi đọc xong, bạn không còn bối rối bởi các điều khoản Apostille và tính hợp pháp.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài thực hiện khi người nước ngoài làm kinh doanh hoặc làm việc tại Việt Nam phải xuất trình các cơ quan có thẩm quyền hoặc các đối tác các tài liệu nước ngoài cần thiết để hỗ trợ hoạt động của họ. Việt Nam cho đến bây giờ chưa phải là một quốc gia thành viên của Công ước Hague Apostille ngày 05 tháng 10 1961 bải bỏ các yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài. Do đó, khi các tài liệu nước ngoài được sử dụng tại Việt Nam thì phải được hợp pháp hóa, trong đó là một thủ tục rườm rà và tốn kém của một quá trình hợp pháp hoá đầy đủ.
Bạn đang xem: Apostille là gì
Một số người nước ngoài không biết làm thế nào để làm thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài, bắt đầu từ đâu hoặc hoàn thành hợp pháp hóa mà không cần quá trình thích hợp, nó sẽ mất nhiều thời gian và tiền bạc, nhưng đôi khi nó không được chấp nhận bởi các cơ quan Việt Nam.
Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài sử dụng tại Việt Nam sẽ có bốn bước sau:
Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài
Bước 1: Các văn bản được ban hành bởi các cơ quan/tổ chức nước ngoài có thẩm quyền phải được chứng thực tại cơ quan công chứng có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành.
Bước 2: Các văn bản công chứng phải được xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước nơi các văn bản đã được ban hành.
Có hai trường hợp: - Trường hợp 2.1: chứng nhận bởi Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành, ví dụ, Bộ Ngoại giao [như ở Hồng Kông, Hoa Kỳ], hoặc một cơ quan tương đương như Phòng Lãnh sự - Bộ Ngoại giao Malaysia Putrajaya của Malaysia, Cục pháp lý ngoại giao Tokyo Nhật Bản hay Học viện Luật Singapore của Singapore cho chữ ký và con dấu của công đó chứng viên. Trường hợp này, thực hiện tiếp theo là bước 3.1 dưới đây.
- Trường hợp 2.2: Trường hợp này, văn bản này đã hoàn thành bước 1 có sẵn tại Việt Nam. Họ có thể được xác định bởi bộ phận ngoại giao thẩm quyền nằm ở ViệtNam trong các trường hợp sau: o Chữ ký của công chứng viên [bước 1] đã được đăng ký với cơ quan đại diện ngoại giao tại Việt Nam. o Tái chứng nhận chữ ký trường hợp 2.1: Trường hợp này, tài liệu nước ngoài đã hoàn thành trường hợp 2.1, nhưng nó chưa xác nhận của Đại Sứ quán Việt Nam tại nước sở tại [tức chưa thực hiện bước 3.1]. Bước tiếp theo trường hợp này là Bước 3.2
* Lưu ý đối với bước 2: Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài
- Đối với Hoa Kỳ, có thêm một bước nữa, Giám đốc nội các của Tiểu bang sẽ xác nhận chữ ký và con dấu của công chứng viên trong tiểu bang đó và sau đó là Bộ Ngoại giao Mỹ sẽ xác nhận chữ ký và con dấu của Giám đốc nội các Tiều bang.- Đối với Hàn Quốc, bước này được bỏ qua vì văn phòng công chứng có chức năng của cơ quan ngoại giao. - Một số cơ quan ngoại giao của một số nước không được trao quyền để thực hiện việc chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam, chẳng hạn như Mỹ, Anh, Trung Quốc, Ý, vv Do đó, hợp pháp hóa lãnh sự phải được thực hiện trực tiếp tại các quốc gia.
Bước 3: văn bản công chứng phải có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam.
Có hai trường hợp: - Các trường hợp 3.1: Chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại nước mà tài liệu ban hành, cụ thể là Đại sứ quán, Tổng lãnh sự quán hoặc Lãnh sự quán. Trường hợp này chỉ áp dụng khi hoàn thành bước 2.1 - Trường hợp 3.2: Chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại Việt Nam, tên là Cục Lãnh sự có trụ sở tại Hà Nội [từ phía bắc Thừa Thiên Huế] và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh [từ phía nam Đà Nẵng]. Trường hợp này chỉ áp dụng khi hoàn thành bước 2.2
* Lưu ý đối với bước 3 Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài - Có một số trường hợp không có cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại quốc gia nơi các văn bản đã ban hành, sau đó các tài liệu có thể được chuyển giao cho các cơ quan ngoại giao của Việt Nam ở nước láng giềng thứ ba nếu cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước đó được giao phải chịu trách nhiệm về Hợp pháp hoá lãnh sự của nước đó. - Trong một số trường hợp, ở một số nước, trong đó Việt Nam đã không đặt quan hệ ngoại giao hoặc cơ thể không có ngoại giao của Việt Nam tại nước láng giềng thứ ba đó là phụ trách Hợp pháp hoá lãnh sự của các tài liệu được phát hành tại các quốc gia [ví dụ như một số quốc gia trong Châu Phi], các tài liệu nước ngoài sẽ không hợp pháp hóa lãnh. - Bước 3.1 bỏ qua trong trường hợp một quốc gia có cơ quan ngoại giao tại Việt Nam [Ví dụ Lãnh sự quán Anh, Đại sứ quán tại Việt Nam], các tài liệu nước ngoài có thể được tái xác nhận của cơ quan ngoại giao tại ở Việt Nam và sau đó có xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam, có tên là Cục Lãnh sự có trụ sở tại Hà Nội [từ phía bắc Thừa Thiên Huế] và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh [từ phía nam Đà Nẵng] hợp pháp hoá lãnh.
Xem thêm: Chia Sẻ Code Phục Kích Mobile Đang Được Phát Miễn Phí Cho Game Thủ
Bước 4: các tài liệu nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt và chứng nhận bản dịch của Phòng Tư pháp của Ủy ban nhân dân huyện bất kỳ tại Việt Nam hoặc dịch vụ công chứng ở Việt Nam trước khi trình cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam.
Chú ý đối với bước 4 Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài: - Tài liệu nước ngoài có tiếng Việt, bước 4 là bải bỏ - Các quy định hiện tại về hợp pháp hoá lãnh sự không cung cấp về tính hợp lệ của các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền / tổ chức của nước ngoài đã được hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng không phải tất cả các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ có giá trị mãi mãi khi sử dụng tại Việt Nam. Trong thực tế, theo hướng dẫn của một số cơ quan nhà nước có thẩm quyền [bao gồm Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh], các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự sẽ chỉ có giá trị sử dụng trong vòng ba tháng kể từ ngày của Hợp pháp hoá lãnh sự. Đối với các giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự được sử dụng cho các mục đích khác, họ sẽ phụ thuộc vào các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành hướng dẫn các trường hợp, chẳng hạn như các giấy tờ, tài liệu khác về hôn nhân - gia đình, giá trị tối đa cho các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chấp nhận như là 06 tháng kể từ khi các giấy tờ, văn bản đã ban hành đến ngày nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam.
Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài là phức tạp và thời gian và thủ tục tiêu tốn tiền bạc, đôi khi phải mất một vài tháng, hoặc lâu hơn nếu chúng ta không biết làm thế nào để làm.
* Việt Nam đối với thừa nhận tài liệu công xác nhận bởi Apostille: Bãi vỏ thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ tài liệu nước ngoài
Việt Nam dự kiến sẽ trở thành một thành viên của Công ước Hague Bãi bỏ yêu cầu cho Hợp pháp hoá cho tài liệu hồ nước ngoài ["Công ước Hague"] vào cuối năm nay [2013]. Là một thành viên mới, Việt Nam đồng ý nhận tài liệu công có xác nhận của Apostille [nghĩa là một hình thức xác thực ban hành các văn bản để sử dụng trong nước khác]. Nếu một doanh nghiệp nước ngoài hoặc người nước nhà cũng là một thành viên của Công ước La Hay, điều này sẽ làm cho quá trình xác thực thuận tiện hơn khi kinh doanh tại Việt Nam.
Các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam từ lâu đã ủng hộ cho việc gia nhập Công ước Hague và họ sẽ hoan nghênh động thái này như một biện pháp tạo thuận lợi cho kinh doanh có ý nghĩa.
Ví dụ, Hoa Kỳ hiện nay là thành viên của Công ước La Hay. Một doanh nghiệp ở Việt Nam phải có giấy phép lao động cho mỗi người lao động thuê từ Hoa Kỳ. Điều này có nghĩa người lao động phải nộp bằng cấp giáo dục xác thực hợp lệ của mình trong hồ sơ giấy phép lao động. Ngoài ra, các doanh nghiệp Hoa Kỳ có ý định hoạt động văn phòng đại diện địa phương tại Việt Nam phải nộp hồ sơ chứng thực phù hợp của họ là một phần hồ sơ giấy phép kinh doanh.
Hiện các bước để xác thực đúng các tài liệu này bao gồm: [i] công chứng bởi một Thư Ký Tiều bang, [ii] Con dấu của Apostille từ Bộ trưởng Ngoại giao, và [iii] xác nhận hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam ở California hoặc Đại sứ quán nước CHXHCN Việt Nam tại Washington DC. Thời gian xử lý cho bước [iii] thường là 5-7 ngày. Người ta cũng phải tính yếu tố thời gian gửi thư cho các tài liệu đến và đi từ các cơ quan tương ứng.
Theo quy định mới, bước [iii] được loại bỏ mà sẽ giảm bớt thời gian, tiền bạc, và nỗ lực mà các doanh nghiệp nước ngoài và lao động nước ngoài tại Việt Nam phải bỏ ra để thực hiện theo các quy định quan liêu. Trong thời trang tương tự, cũng sẽ có một giảm trong quá trình hành chính đối với tài liệu tiếng Việt gửi cho sử dụng tại Hoa Kỳ [ví dụ, các yêu cầu về tài liệu tiếng Việt được chứng thực của Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Thành phố Hồ Chí Minh hoặc Đại sứ quán Hoa Kỳ ở Hà Nội đồng thời sẽ được loại bỏ theo quy định mới này].