Các thủ thuật cơ bản dùng trong word văn phòng

Microsoft Word là công cụ không thể thiếu trong công việc hàng ngày, nhưng không phải ai cũng biết cách khai thác hết tiềm năng của nó. Bài viết này sẽ giới thiệu các thủ thuật Word văn phòng đơn giản mà hiệu quả, giúp người dùng nâng cao trải nghiệm soạn thảo.

Các thủ thuật Word tối ưu hiệu suất công việc

Dưới đây là 14 mẹo vô cùng hữu ích khi sử dụng Word, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người dùng.

Chuyển đổi chữ thường thành chữ viết hoa

Với Microsoft Word, người dùng có thể chuyển đổi kiểu chữ thường sang chữ hoa hay ngược lại một cách nhanh chóng và đơn giản.

Để thực hiện thủ thuật này, người dùng mở tập tin Word, sau đó tô đen dòng văn bản muốn thay đổi kiểu chữ. Trên giao diện Word, tiếp tục chọn Home, cuối cùng bấm vào Font để chọn kiểu chữ muốn sử dụng:

• Sentence case: Kiểu này sẽ viết hoa chữ cái đầu tiên trong câu, còn lại sẽ là chữ thường.
• lowercase: Lựa chọn này sẽ chuyển tất cả các chữ cái trong văn bản đã chọn thành chữ thường.
• UPPERCASE: Tất cả các chữ cái sẽ được chuyển thành chữ hoa.
• Capitalize Each Word: Kiểu này sẽ viết hoa chữ cái đầu của từng từ, còn lại sẽ là chữ thường.
• tOGGLE cASE: Một lựa chọn khá độc đáo, chữ cái đầu của từng từ sẽ được viết thường, còn các chữ cái còn lại sẽ được viết hoa.

Thêm thời gian hiện tại vào Word

Nếu muốn tự động thêm ngày và giờ hiện tại vào một tài liệu bất kỳ, người dùng có thể thực hiện việc này bằng một thủ thuật Word.

Đầu tiên, người dùng bấm chọn Insert. Sau đó, trong phần Text, chọn Date and Time. Cuối cùng chọn định dạng ngày giờ thích hợp và nhấn OK để áp dụng.

Trong trường hợp muốn cập nhật lại ngày và giờ, người dùng chỉ cần nhấn chuột trái vào thông tin ngày giờ đã thêm trước đó và chọn Update hoặc nhấn phím F9.

Dịch tự động với Microsoft Translation

Hiện nay, Microsoft Word đã tích hợp sẵn chức năng dịch trực tiếp ngay trong phần mềm. Điều này giúp việc dịch văn bản trở nên cực kỳ thuận tiện và nhanh chóng, đặc biệt dành cho những người thường xuyên phải làm việc với các văn bản đa ngôn ngữ.

Để dịch tự động văn bản, người dùng mở tập tin Word và tiến hành tô đen đoạn văn hoặc từ ngữ muốn dịch. Trong thẻ Review, chọn Language, tiếp tục chọn Translate. Lúc này, một loạt các tùy chọn dịch văn bản sẽ xuất hiện:

• Translate Document: Tùy chọn này sẽ dịch toàn bộ văn bản trong tập tin Word.
• Translate Selected Text: Lựa chọn này sẽ chỉ dịch phần văn bản đã tô đen.
• Mini Translator: Tùy chọn này mở ra một cửa sổ dịch nhanh ngay trong Word, giúp người dùng có thể dịch từng đoạn văn bản mà không cần phải rời khỏi ứng dụng.
  Mẹo sử dụng Word để dịch văn bản

Chụp màn hình trên Word

Một thủ thuật Word cực kỳ hữu ích là cách chụp màn hình (screenshot). Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tạo sự thuận tiện cho người dùng.

Để chụp màn hình trực tiếp trên Word, người dùng mở file Word bất kỳ, chọn Insert. Trong phần Illustrations, người dùng tiếp tục chọn Screenshot, sau đó chọn Screen Clipping và nhấn chuột trái để đánh dấu khu vực muốn chụp.

Khi đã chụp xong, để thêm hình ảnh vào file Word, người dùng chọn Insert, tiếp tục chọn Illustrations, sau đó nhấn vào Screenshot và chọn hình ảnh vừa chụp.

Ẩn nội dung văn bản

Nếu muốn sử dụng thủ thuật Word để ẩn một số thông tin trong tài liệu, người dùng cũng có thể thực hiện ngay trong giao diện của Word mà không cần sử dụng bất cứ phần mềm nào khác.

Để bắt đầu ẩn nội dung văn bản, người dùng mở tập tin Word, sau đó tô đen đoạn văn bản muốn ẩn. Lúc này, người dùng truy cập vào thẻ Home, trong phần Font, nhấn vào dấu mũi tên chéo xuống (Font Dialog Box Launcher) và tích chọn Hidden, cuối cùng nhấn OK để kết thúc.

Cách xem lại hoặc chỉnh sửa các thông tin đã bị giấu: nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8.

Gõ văn bản ở bất kỳ vị trí nào trong trang

Không cần dùng phím cách hay bất cứ thao tác phức tạp nào khác, người dùng chỉ cần nhấp đúp chuột vào vị trí muốn đặt con trỏ trên trang Word.

Lúc này, người dùng sẽ thấy con trỏ chuột tự động xuất hiện ngay tại vị trí đó. Chỉ với mẹo sử dụng Word đơn giản này, từ giờ bạn đã có thể soạn thảo ở bất kỳ vị trí nào trong trang văn bản.

Thực hiện phép tính trên Word

Việc sử dụng Excel để tính toán là điều mà hầu hết mọi người đều quen thuộc. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể thực hiện các phép tính ngay trên Microsoft Word một cách chính xác và tiện lợi.

Người dùng có thể thực hiện tính toán trên Word bằng cách mở thanh công cụ và chọn tab Layout. Sau đó, điều hướng đến tùy chọn Formula. Trong hộp thoại mới xuất hiện, người dùng nhập công thức product(left) tại ô Formula, tại ô Number format, nhập #,

0. Cuối cùng, nhấn vào nút OK để hoàn tất. Kết quả của phép tính sẽ được tự động tính toán và hiển thị ngay trong trang Word.

Thủ thuật Word giúp tính toán nhanh chóng

Chỉnh sửa file PDF trên Word

Hiện nay, không cần đến các trang web hay ứng dụng nào khác, người dùng cũng có thể sử dụng Microsoft Word để chỉnh sửa nội dung file PDF một cách dễ dàng và thuận tiện nhất.

Để thực hiện, người dùng mở một file Word mới, sau đó chọn thẻ File, chọn Open, tiếp tục chọn file PDF muốn sửa và nhấn OK. Lúc này, nội dung của file PDF sẽ hiển thị trong Word, người dùng có thể tiến hành các thao tác chỉnh sửa.

Chỉnh sửa và định dạng font chữ

Việc đổi kiểu và định dạng font chữ không phải là một thủ thuật Word văn phòng phức tạp và tốn thời gian.

Để tiến hành chỉnh sửa, người dùng chỉ cần mở file Word muốn chỉnh sửa và tô đen phần văn bản muốn đổi kiểu chữ hoặc định dạng. Trên thẻ Home, bấm chọn phần Font và nhấn vào mũi tên chéo xuống. Lúc này một hộp thoại mới sẽ mở ra, người dùng chỉ cần chỉnh sửa theo ý muốn và nhấn OK để lưu kết quả chỉnh sửa.

Hiển thị 2 file Word cùng lúc

Giữa vô vàn các mẹo hay trong Word, cách mở đồng thời hai file văn bản trên một màn hình không chỉ là một thủ thuật đơn giản mà còn mang lại hiệu quả cao cho người dùng, nâng cao năng suất làm việc.

Cách thực hiện:

• Nếu các file Word được ghim dưới thanh taskbar: Mở file Word đồng thời nhấn giữ phím Shift và nhấp chuột trái vào biểu tượng Word có dưới thanh Taskbar.
• Nếu các file Word được lưu trên Desktop: Mở file Word và tiến hành thu nhỏ cửa sổ file Word đó lại để bạn có thể thấy màn hình Desktop. Cuối cùng nhấp đúp chuột trái vào file Word thứ hai có trên màn hình Desktop.

Hiện các ký tự bị ẩn

Việc người dùng sử dụng nhiều lệnh tab, enter hay ngắt dòng có thể khiến cho việc tìm kiếm các ký tự bằng lệnh ‘find’ trở nên khó khăn.

Để giải quyết vấn đề này, người dùng có thể thực hiện thủ thuật Word sau để hiển thị tất cả ký tự bị ẩn: Mở file Word và bấm chọn File, tiếp tục chọn Options. Trong mục Display, chọn Always show these formatting marks on the screen, cuối cùng chọn Show all formatting marks.

Tự động lưu khi soạn thảo

Khi người dùng làm việc trong môi trường điện áp không ổn định, việc máy tính gặp phải các sự cố như treo máy hay tự khởi động lại là điều khó tránh khỏi. Để bảo vệ công sức và thời gian đã bỏ ra, người dùng có thể thiết lập tính năng tự động lưu trữ dữ liệu trong Microsoft Word. Các bước thực hiện như sau:

Trên menu Tool, chọn Options, sau đó nhấn vào thẻ Save và tích vào ô Save AutoRecover info every. Theo mặc định, thời gian Word tự động lưu dữ liệu là 10 phút, tuy nhiên người dùng có thể tùy chỉnh khoảng thời gian này theo nhu cầu cá nhân.

Thủ thuật Word giúp tự động lưu văn bản

Kiểm tra chính tả

Người dùng có thể thực hiện cách sau để kiểm tra chính tả ngay trên Word. Đầu tiên, trên file Word, người dùng chọn mục More và sau đó chọn Options. Trong phần tiếp theo, chọn mục Proofing. Tiếp đó, tick vào hộp kiểm Check spelling as you type và nhấn OK để xác nhận.

Cuối cùng, sao chép đoạn văn bản muốn kiểm tra và dán vào trang Word đang mở. Đoạn văn bản có từ sai chính tả sẽ được đánh dấu bằng dòng gạch dưới màu đỏ, giúp người dùng dễ dàng nhận diện và sửa lại.

Đặt font chữ mặc định

Nếu có một kiểu font chữ yêu thích và muốn mỗi khi khởi động Microsoft Word kiểu font chữ này sẽ tự động được áp dụng, người dùng có thể làm được điều này chỉ bằng một thủ thuật Word đơn giản.

Để đặt một font chữ làm mặc định, người dùng cần mở một văn bản Word, sau đó truy cập vào menu Format và chọn Font. Tại đây, người dùng chọn kiểu font chữ muốn đặt làm mặc định và nhấp chọn Default, sau đó chọn Yes.

Các phím tắt trong Word giúp tiết kiệm thời gian

Nếu người dùng muốn tối ưu hóa quy trình làm việc trong Microsoft Word, bên cạnh sử dụng các thủ thuật trong Word, việc sử dụng các phím tắt cũng là một cách hiệu quả.

Một số phím tắt thông minh, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất công việc:

• Để xóa toàn bộ một từ thay vì chỉ một ký tự: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Backspace.
• Nếu muốn tìm kiếm một từ cụ thể trong văn bản và thay thế nó: Phím tắt Ctrl + H sẽ giúp người dùng mở cửa sổ “Tìm và thay thế”. Nếu chỉ tìm kiếm, hãy sử dụng Ctrl + F.
• Đi đến một trang cụ thể trong văn bản: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + G, sau đó nhập số trang cần đi đến.
• Để chọn toàn bộ câu văn: Người dùng cần nhấn Ctrl + chuột trái vào bất kỳ vị trí nào trong câu đó.
• Chọn một dòng văn bản: Đặt con trỏ chuột vào đầu dòng và sau đó nhấn Shift + mũi tên xuống, dòng văn bản đó sẽ được bôi đen.
• Chọn nhanh một đoạn văn bản: Đặt con trỏ chuột vào đầu dòng và nhấn Ctrl + Shift + mũi tên xuống. Tất cả các dòng văn bản từ vị trí đó trở xuống sẽ được bôi đen.

Lời kết

Hy vọng các thủ thuật Word đã giới thiệu trong bài viết này sẽ giúp người dùng tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất. Nếu muốn khám phá thêm các tính năng tiên tiến và được tư vấn chi tiết về gói