Cách định vị lỗi chính tả trong excel năm 2024

Trước khi chia sẻ workbook, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng nó không có bất kỳ lỗi chính tả nào. May mắn thay, Excel bao gồm một công cụ kiểm tra chính tả mà bạn có thể sử dụng để đảm bảo mọi thứ trong workbook của mình được viết đúng chính tả.

Nếu đã sử dụng tính năng kiểm tra chính tả trong Microsoft Word, bạn sẽ nhận thấy rằng công cụ kiểm tra chính tả trong Excel, mặc dù hữu ích, nhưng không mạnh mẽ bằng. Ví dụ, công cụ này trong Excel sẽ không kiểm tra các vấn đề ngữ pháp hoặc kiểm tra chính tả khi bạn nhập.

Cách sử dụng tính năng kiểm tra chính tả trong Excel

1. Từ tab Review, nhấp vào lệnh Spelling.

2. Hộp thoại Spelling sẽ xuất hiện. Đối với mỗi lỗi chính tả trong trang tính, công cụ sẽ cố gắng đưa ra các đề xuất để viết đúng chính tả. Chọn một đề xuất, sau đó nhấp vào Change để sửa lỗi.

3. Một hộp thoại sẽ xuất hiện sau khi xem lại tất cả các lỗi chính tả. Bấm OK để đóng công cụ kiểm tra chính tả.

Nếu không có gợi ý thích hợp, bạn cũng có thể nhập từ đúng chính tả theo cách thủ công.

Bỏ qua "lỗi" chính tả

Tính năng kiểm tra chính tả không phải lúc nào cũng chính xác. Đôi khi nó sẽ đánh dấu một số từ nhất định là không chính xác ngay cả khi chúng đã được viết đúng chính tả. Điều này thường xảy ra với những tên riêng, có thể không có trong từ điển. Bạn có thể chọn không thay đổi "lỗi" chính tả bằng cách sử dụng một trong ba tùy chọn sau:

Bài viết được tư vấn chuyên môn bởi ông Võ Văn Hiếu – Giám đốc kỹ thuật của Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa

Khi dùng excel bạn gõ chữ quá nhanh dẫn đến chữ bị sai chính tả, nhưng một file quá dài mà phải ngồi đọc từng chữ để sửa thì rất mất thời gian. Hãy đọc bài viết này Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa sẽ hướng dẫn tìm và sửa lỗi chính tả trong Excel theo một danh sách để bạn làm việc nhanh chóng không phải rối não vì mò mẫn từng chữ.

Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa

MỤC LỤC

1. Lỗi chính tả trong excel

Khi dùng excel bạn sẽ mắc 2 dạng lỗi sau. Một là lỗi sai chính tả thông thường, hai là lỗi viết hoa viết thường không đúng quy tắc, không hợp lý và đặt dấu cách bị dư bị thiếu làm cho có chỗ thì cách quá xa có chỗ chữ lại dính chùm vào nhau. Lúc này bạn cần phải sửa lại cho file excel của mình chỉnh chu, đẹp mắt để ăn điểm với sếp.

2. Hướng dẫn tìm và sửa lỗi chính tả trong Excel theo một danh sách

Trong một ô hay một vùng giá trị có các text (văn bản) bị nhập sai chính tả. Chúng ta phải có các bài bản để sửa lỗi chữ không thể tìm và sửa từng lỗi trong một danh sách quá rộng lớn. Dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn tìm và sửa lỗi chính tả trong Excel theo một danh sách.

Bước 1: Chọn toàn bộ cột dữ liệu cần lọc bằng cách nhấp chuột vào ô có chữ bên trên cột tương ứng để chọn cột đó nhanh chóng hoặc dùng chuột kéo từ đầu đến cuối cột đó.

Sau đó nhấp chuột phải và chọn Copy hoặc bấm tổ hợp phím CTRL + C.

Chọn vào một cột nằm bên ngoài bảng rồi nhấp chuột phải và chọn Paste để dán cột vừa copy vào cột bên ngoài bảng hoặc bấm tổ hợp phím CTRL + V.

Bước 2: Trên thanh Ribbon tìm đến thẻ DATA và chọn vào tác vụ Remove Duplicates để xoá bỏ các giá trị bị trùng lặp trong cột dữ liệu vừa dán ra ngoài bảng giữ lại giá giá trị không giống nhau.

Bước 3: Khi hộp thoại Remove Duplicates hiện lên, các bạn tích chọn vào cột mà chúng ta muốn xóa giá trị trùng lặp và tick vào ô My data has headers. Rồi bấm OK nhé.

Sau đó các bạn sẽ thấy những giá trị không trùng lặp được giữ lại

Với số lượng ít hơn hẳn so với cột ban đầu thì bạn hoàn toàn có thể sửa lỗi chính tả của nó một cách nhanh chóng.

Các bạn mặc định cột vừa lọc trùng là cột gốc để sau này mình dùng hàm để sửa lỗi nhanh (tức là cột gốc sẽ chứa lỗi sai chính tả).

Và copy cột gốc dán vào cột kế bên cột gốc đặt mặc định là cột đúng và dò các lỗi chính tả trong cột đúng rồi sửa lại cho đúng chính tả.

Bước 4: Bây giờ, các bạn đã có thể sử dụng hàm VLOOKUP để sửa các lỗi trong danh sách sai ban đầu thành danh sách đúng dựa vào 2 cột gốc và cột đúng mà chúng ta đã chỉnh sửa ở bước trên. Sau đó sử dụng công thức VLOOKUP tại ô ngoài bảng ngang với ô giá trị đầu tiên cần dò lỗi. Cụ thể hàm VLOOKUP sẽ như sau:

\=VLOOKUP(chọn ô đầu tiên trong bảng cần xét chính tả, quét chọn 2 cột gốc và đúng rồi dùng phím F4 để cố định, 2,0)

Nhấn enter sẽ ra kết quả excel sẽ tự hiểu là giá trị cần xét giống với cột gốc thì sẽ lấy cột đúng để thay thế.

Bước 5: Sau khi đã có được cột dữ liệu được sửa lỗi chính tả thì copy cột đó rồi dán vào cột cần kiểm tra chính tả trong bảng. Là hoàn thành.

Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa vừa hướng dẫn tìm và sửa lỗi chính tả trong Excel theo một danh sách.

3. Hướng dẫn tìm và sửa lỗi trình bày dữ liệu trong Excel

Với các lỗi liên quan đến chữ viết hoa, chữ viết thường không đúng quy tắc hay lỗi về dấu cách được đặt không hợp lý thì các bạn có thể xử lý nhanh chóng hơn thông qua dùng hàm dưới đây:

• Cú pháp =LOWER(text) khi muốn chuyển chữ viết hoa thành chữ viết thường thì chúng ta sử dụng hàm này (Ví dụ: HÀM SỐ => hàm số).
• Cú pháp =UPPER(text) khi muốn chuyển chữ viết thường thành chữ viết hoa thì chúng ta sử dụng hàm UPPER (Ví dụ: hàm số => HÀM SỐ).
• Cú pháp =PROPER(text) nếu muốn chuyển chữ viết sang dạng viết hoa chữ cái đầu tiên mỗi từ thì chúng ta sử dụng hàm PROPER ví dụ (Hàm số/ HÀM SỐ/ hàm số/ hàm Số => Hàm Số).
• Cú pháp =TRIM(text) khi bạn muốn bỏ bớt các dấu cách thừa trong ô thì chúng ta sử dụng hàm này (ví dụ: hàm số =>hàm số).

Lưu ý: text trong các công thức trên có thể đoạn văn bản nhưng cũng có thể là tọa độ ô chứa dữ liệu mà bạn muốn chuyển đổi cách viết hoa, thường của dữ liệu hoặc muốn xóa bớt khoảng trắng giữa các từ.

Nếu dữ liệu được trình bày hợp lý sẽ làm cho nội dung dễ nhìn, dễ đọc hơn. Hãy note lại để thực hiện nhé.Trung tâm sửa chữa điện lạnh – điện tử Limosa vừa cung cấp cho bạn hướng dẫn tìm và sửa lỗi chính tả trong Excel theo một danh sách. Nếu bạn còn câu hỏi gì hãy gọi cho chúng tôi qua số HOTLINE 1900 2276 để được giải đáp chi tiết nhé.