Cách ghi sổ nhật ký chung nguyên lý kế toán năm 2024

Khám phá hình thức kế toán Nhật ký chung và cách ghi sổ chuẩn trong quy trình kế toán để quản lý thông tin tài chính và kinh tế hiệu quả.

Kế toán nhật ký chung là một công cụ cơ bản và không thể thiếu trong hệ thống kế toán của mọi tổ chức, giúp ghi lại các giao dịch tài chính một cách chi tiết và chính xác. Qua việc thực hiện đúng các nguyên tắc và quy định của kế toán nhật ký chung, người kế toán và quản lý có thể có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, đồng thời đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu kế toán. Cùng tìm hiểu hình thức kế toán nhật ký chung và cách ghi sổ chuẩn nhất theo quy định.

1. Hình thức kế toán nhật ký chung là gì?

Hình thức kế toán nhật ký chung là gì?

Hình thức kế toán Nhật ký chung là hình thức nhật ký chung trong đó tất cả các giao dịch kinh tế và tài chính được ghi lại theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế của mỗi nghiệp vụ. Hình thức này bao gồm một số loại sổ khác nhau như sổ Nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết và sổ Nhật ký đặc biệt. Mỗi sổ có chức năng và mục đích riêng để lưu trữ thông tin kế toán.

Sổ nhật ký chung, hay còn gọi là sổ kế toán tổng hợp, là một cuốn sổ được sử dụng để ghi lại các giao dịch kinh tế và tài chính theo thứ tự thời gian. Đồng thời thể hiện quan hệ đối ứng giữa các tài khoản (gọi là định khoản kế toán). Thông tin được ghi lại trên sổ nhật ký chung là cơ sở để lưu trữ vào sổ cái.

Sổ nhật ký chung thường được mở một lần trong mỗi tháng, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể có tới 12 quyển sổ nhật ký chung trong một năm. Tuy nhiên, thực tế có những doanh nghiệp mở sổ nhật ký chung theo quý hoặc thậm chí theo năm. Mục đích chính của sổ nhật ký chung là ghi chép và phản ánh tất cả các hoạt động kinh tế phát sinh của doanh nghiệp thông qua việc ghi lại các nghiệp vụ kép của bộ phận kế toán. Qua đó, sổ nhật ký chung giúp theo dõi và kiểm soát tài chính, cung cấp thông tin quan trọng để đưa ra quyết định kinh doanh và làm căn cứ cho các báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Sổ nhật ký đặc biệt bao gồm:

• Sổ nhật ký thu tiền: đây là nơi ghi chép các giao dịch thu tiền của đơn vị. Sổ này dùng để ghi lại các khoản thu tiền mặt hoặc thu qua ngân hàng, phân loại theo từng loại tiền tệ hoặc từng địa điểm thu tiền.
• Sổ nhật ký chi tiền: sổ này được sử dụng để ghi lại các giao dịch chi tiền của đơn vị. Trong đó bao gồm các khoản chi tiền mặt hoặc chi qua ngân hàng, phân loại theo từng loại tiền tệ hoặc từng địa điểm chi tiền.
• Sổ nhật ký mua hàng: Đây là sổ được sử dụng để ghi chép chi tiết các giao dịch mua hàng của đơn vị theo từng nhóm hàng tồn kho. Sổ này bao gồm việc ghi nhận cả quá trình mua chịu và đặt hàng trước. Tuy nhiên, sổ này không bao gồm các giao dịch như mua sắm tài sản cố định hoặc xây dựng cơ bản.
• Sổ nhật ký bán hàng: Đây là sổ được sử dụng để ghi chép chi tiết các giao dịch bán hàng của đơn vị. Trong đó bao gồm việc bán hàng hóa, bán sản phẩm hoàn thiện và cung cấp dịch vụ theo hình thức thu tiền sau hoặc khách hàng đặt trước tiền hàng.

2. Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung

Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký chung

2.1. Trình tự ghi sổ nhật ký chung hàng ngày

Dựa vào các bằng chứng đã được kiểm tra để ghi sổ, quy trình ghi nghiệp vụ phát sinh có thể tuân theo các bước sau:

• Ghi vào sổ nhật ký chung: Sử dụng thông tin từ các chứng từ đã được kiểm tra, ghi lại nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung.
• Ghi vào sổ cái theo tài khoản kế toán tương ứng: Dựa vào các dữ liệu đã ghi trong sổ nhật ký chung, ghi thông tin vào sổ cái của các tài khoản kế toán tương ứng.
• Ghi vào các sổ và thẻ kế toán liên quan (nếu có): Nếu đơn vị đã sử dụng các sổ và thẻ kế toán chi tiết, nghiệp vụ phát sinh sẽ được ghi vào các sổ và thẻ kế toán liên quan.

Các đơn vị sử dụng các sổ nhật ký đặc biệt có thể thực hiện quy trình ghi sổ theo những bước sau đây:

• Ghi chép vào sổ nhật ký đặc biệt tương ứng: Hàng ngày, dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra, ghi lại các giao dịch phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt tương ứng.
• Tổng hợp định kỳ hoặc cuối tháng: Tùy thuộc vào khối lượng giao dịch phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt để lấy thông tin và ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái.
• Kiểm tra và loại bỏ sự trùng lặp: Trong quá trình tổng hợp, cần kiểm tra và loại bỏ những số liệu trùng lặp do một giao dịch được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có).

Bằng cách thực hiện những bước này, đơn vị sẽ đảm bảo rằng không có sự trùng lặp số liệu trong quá trình ghi sổ nhật ký đặc biệt.

2.2. Trình tự ghi sổ nhật ký chung cuối tháng, cuối quý và cuối năm

Sau khi sao chép dữ liệu từ sổ cái, bạn tiến hành tạo bảng cân đối số phát sinh. Để đảm bảo tính chính xác, bạn cần kiểm tra và so sánh số liệu trên bảng cân đối với bảng tổng hợp chi tiết để tạo báo cáo tài chính.

Theo quy tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối phải khớp với tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung hoặc các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại bỏ các bản ghi trùng trong cùng kỳ. Điều này đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.

3. Các mẫu sổ nhật ký chung kế toán phổ biến hiện nay

Các mẫu số nhật ký chung kế toán phổ biến hiện nay

3.1. Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư 200

Mẫu sổ nhật ký chung kế toán theo Thông tư 200 được gọi là S03a-DN và được ra đời cùng với Thông tư 200/2014/TT-BTC. Mẫu này được áp dụng cho hai trường hợp sau đây:

• Các doanh nghiệp hoạt động trong mọi lĩnh vực và thuộc mọi thành phần kinh tế.
• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng Chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC, nhằm thực hiện kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của mình.

Đơn vị:……………………

Địa chỉ:…………………..

Mẫu số S03a-DN

(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC

Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm...

Đơn vị tính:…………

Ngày, tháng ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

Đã ghi

STT

Số hiệu

Số phát sinh

Số hiệu

Ngày, tháng

Sổ Cái

dòng

TK

đối ứng

Nợ

Có

A

B

C

D

E

G

H

1

2

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

x

x

x

- Sổ này có …. trang, đánh số từ trang số 01 đến trang …

- Ngày mở sổ:…

Ngày..... tháng.... năm .......

Người ghi sổ

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng dấu)

3.2. Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư 133

S03a-DN là một loại sổ nhật ký chung quy định trong Thông tư 133/2016/TT-BTC, dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Nó áp dụng trong mọi lĩnh vực kinh tế và tuân theo luật hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa. Tuy nhiên, loại hình doanh nghiệp như doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp có vốn Nhà nước trên 50%, công ty đại chúng, hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã không sử dụng sổ này.

Các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa trong các lĩnh vực đặc thù cũng sử dụng mẫu S03a-DN nếu đã được Bộ Tài chính chấp thuận áp dụng chế độ kế toán đặc thù.

Đơn vị: …………………………..

Địa chỉ: …………………………...

Mẫu số S03a-DNN (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)

SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Năm...

Đơn vị tính:…………..

Ngày, tháng ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

Đã ghi Sổ Cái

STT dòng

Số hiệu TK đối ứng

Số phát sinh

Số hiệu

Ngày, tháng

Nợ

Có

A

B

C

D

E

G

H

1

2

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

x

x

x

- Sổ này có .... trang, đánh số từ trang số 01 đến trang ...

- Ngày mở sổ:...

Người lập biểu (Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Ngày ... tháng ... năm ... Người đại diện theo pháp luật (Ký, họ tên, đóng dấu)

Lưu ý: Đối với việc thuê dịch vụ kế toán hoặc kế toán trưởng, yêu cầu ghi rõ số Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán và tên đơn vị cung cấp dịch vụ.

Hiện nay SAPP Academy đang cung cấp các Khóa học ACCA online vô cùng phù hợp cho những ai muốn nâng cao kiến thức về sổ kế toán. Khóa học này mang đến cho học viên một cơ hội tuyệt vời để tìm hiểu về các nguyên tắc quan trọng trong lĩnh vực kế toán và áp dụng chúng vào thực tế.

Với sự hỗ trợ của công nghệ và nền tảng học trực tuyến tiên tiến, khóa học ACCA online tại Sapp Academy đem lại môi trường học tập linh hoạt và tiện lợi. Học viên có thể truy cập vào tài liệu học và video giảng dạy bất cứ lúc nào và ở bất kỳ đâu, từ máy tính hoặc thiết bị di động của mình.

Không chỉ tập trung vào lý thuyết, khóa học cũng cung cấp các bài tập và ví dụ thực tế giúp học viên áp dụng những kiến thức đã học vào tình huống thực tế. Học viên sẽ có cơ hội rèn kỹ năng thực hành và phát triển khả năng giải quyết vấn đề trong lĩnh vực kế toán.

Việc thực hiện hình thức kế toán nhật ký chung và ghi sổ chuẩn nhất không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả mà còn là cơ sở để đánh giá, phân tích và ra quyết định kinh doanh. Chính vì vậy, việc đầu tư thời gian và nguồn lực để hiểu rõ và áp dụng đúng hình thức ghi sổ nhật ký chung và cách ghi sổ chuẩn nhất là một nhiệm vụ cần thiết và đáng giá trong quản lý tài chính của một tổ chức hoặc doanh nghiệp.