Nếu bạn sử dụng Microsoft Teams để cộng tác và nhắn tin theo thời gian thực với đồng nghiệp, có nhiều cách để lên lịch họp, trong bài chia sẻ này thế giới thủ thuật sẽ hướng dẫn bạn cách lên lịch cuộc họp trên Teams một cách nhanh chóng và hiệu quả
Lên lịch họp trong Teams
Sử dụng các ứng dụng Teams để lên lịch cuộc họp công việc, bạn có thể chọn kênh cho phép toàn bộ nhóm tham gia hoặc mời từng người. Bạn có thể sử dụng tính năng Scheduling Assistant, hiển thị tất cả những người tham dự, có thể giúp bạn tìm thời gian phù hợp với mọi người. Ngoài ra, khi bạn lên lịch cuộc họp, một bài đăng sẽ xuất hiện trên “Posts” trong kênh đã chọn. Tất cả chương trình, nội dung, ghi chú và bản ghi âm đều được ghi lại trong kênh.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học các bước để thiết lập lịch họp trên Microsoft Teams trong Windows 10.
Cách lên lịch cuộc họp trên Microsoft Teams
Để lên lịch một cuộc họp trên Teams, hãy làm theo các bước sau:
1. Mở Microsoft Teams.
2. Bấm vào Calendar.
3. Nhấp vào nút New meeting từ góc trên bên phải.
4. Sử dụng menu drop-down Time zone và chọn múi giờ [nếu có].
5. Chỉ định một tiêu đề cho cuộc họp.
6. [Tùy chọn] Thêm những người sẽ tham dự cuộc họp. Bạn có thể thêm người từ danh sách liên lạc của mình hoặc mời người khác bằng cách thêm địa chỉ email của họ.
7. Chỉ định ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
8. [Tùy chọn] Nhấp vào tab Scheduling Assistant.
9. Chọn thời gian để tổ chức cuộc họp phù hợp với tất cả mọi người, bằng cách xem xét tất cả những người tham dự.
10. [Tùy chọn] Chọn thời điểm lặp lại cùng một cuộc họp.
11. Chọn kênh để tổ chức cuộc họp trong Teams.
Mẹo nhanh: Bạn có thể chỉnh sửa kênh sau khi bạn gửi lời mời. Bạn cần phải tạo một sự kiện mới và gửi lời mời mới để thay đổi kênh.
12. [Tùy chọn] Chỉ định vị trí. [Thông thường, đây là tên của phòng làm việc].
13. Chỉ định chi tiết bổ sung về cuộc họp khi cần thiết.
14. Nhấp vào nút Send.
Khi bạn hoàn thành các bước, lịch họp sẽ được tạo với các chi tiết bạn đã chỉ định và nó sẽ xuất hiện trong phần Posts của kênh.
Billy Nguyễn
Để đăng ký tài khoản miễn phí, các bạn cần truy cập vào trang chủ của ứng dụng sau đó bấm nút “Đăng ký miễn phí”.
Sau đó tiến hành nhập Email, nếu Email đã từng sử dụng để đăng ký tài khoản thì bạn chỉ cần nhập mật khẩu đăng nhập.
Trường hợp nếu Email chưa được đăng ký tài khoản Microsoft thì hệ thống sẽ tạo tài khoản cho bạn. Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước tạo tài khoản thông thường.
Cách họp trực tuyến bằng Microsoft Teams trên máy tính
Dưới đây là hướng dẫn cách họp trực tuyến trên máy tính bằng Microsoft Teams:
Hướng dẫn nhanh
Khởi động ứng dụng Microsoft Teams, sau đó đăng nhập tài khoản. Bạn chọn Mục Nhóm rồi chọn Nhóm muốn họp > Chọn biểu tượng họp > Chọn mục Họp ngay.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Khởi động phần mềm Microsoft Teams.
Bước 2: Tại màn hình đăng nhập bạn dùng mail cơ quan hoặc mail cá nhân để đăng nhập.
Bước 3: Khi giao diện Teams xuất hiện, ở thanh công cụ dọc bên trái bạn chọn mục Nhóm. Sau đó chọn nhóm muốn tổ chức cuộc họp.
Bước 4: Ở giao diện nhóm vừa chọn, ở góc phải màn hình bạn bấm vào biểu tượng Camera. Lúc này màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại tùy chọn.
Bước 5: Tại hộp thoại tùy chọn cuộc họp, bạn chọn Họp ngay để thực hiện cuộc họp trực tuyến. Bên cạnh đó, ở mục Lên lịch cuộc họp bạn có thể lên ngày tổ chức họp.
Bước 6: Sau khi chọn Họp ngay, hệ thống sẽ tự động tạo cuộc họp với tất cả thành viên trong nhóm.
Bước 7: Để kết thúc cuộc họp, bạn nhấn Rời khỏi, rồi bấm Kết thúc cuộc họp.
Các tính năng sử dụng khi đang họp trực tuyến bằng Microsoft Teams
- Bật hộp thoại trò chuyện: Với tính năng này, các thành viên trong nhóm có thể thảo luận, trò chuyện với nhau trong quá trình họp.
- Trình chia sẻ màn hình: Với tính năng này, bạn có thể chia sẻ màn hình của mình trong cuộc họp để mọi người cùng xem.
- Các tính năng khác: Thay đổi hiệu ứng nền, ghi lại cuộc họp,…..
Cách họp trực tuyến bằng Microsoft Teams trên điện thoại
Dưới đây là hướng dẫn cách họp trực tuyến trên điện thoại với Microsoft Teams:
Hướng dẫn nhanh
Khởi động ứng dụng Microsoft Teams > Đăng nhập tài khoản Teams > Chọn Lịch > Nhấn Tạo lịch họp > Nhập thông tin cuộc họp > Chọn Kênh [Nhóm] tổ chức cuộc họp > Chọn thời gian tổ chức họp > Chọn Hoàn tất > Chọn nhóm tổ chức cuộc họp > Chọn cuộc họp đang diễn ra > Chọn Tham gia > Nhấn Tham gia ngay.
Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Khởi động ứng dụng Microsoft Teams.
Bước 2: Đăng nhập tài khoản Teams.
Bước 3: Chọn Lịch trên thanh công cụ bên dưới.
Bước 4: Để đặt lịch hẹn cuộc họp bạn bấm chọn Tạo lịch .
Bước 5: Nhập thông tin cuộc họp, sau đó chọn Chia sẻ lên kênh để tiến hành chia sẻ cuộc họp.
Bước 6: Chọn Kênh [Nhóm] để thực hiện cuộc họp.
Bước 7: Đặt thời gian tổ chức cuộc họp. Hệ thống sẽ tự động tạo cuộc họp sau đó bấm Hoàn thành.
Bước 8: Chọn nhóm bạn đã đặt lịch họp. Trong hộp thoại Trò chuyện, hệ thống sẽ hiển thị thông báo cuộc họp, bạn nhấn vào thông báo để mở chi tiết cuộc họp.
Bước 9: Nhấn Tham gia để tiến hành cuộc họp.
Bước 10: Hệ thống sẽ hiển thị trước giao diện cuộc họp, để tham gia cuộc họp, nhấn Tham gia ngay
Bước 11: Trong giao diện cuộc họp, bạn có thể tùy chỉnh bật/tắt quay video [1], ghi âm giọng nói [2] trên thanh công cụ phía dưới.
Bước 12: Để hoàn tất cuộc họp, nhấn biểu tượng Kết thúc cuộc họp màu đỏ trên thanh công cụ.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách họp trực tuyến bằng Microsoft Teams trên điện thoại và máy tính. Chần chờ gì nữa mà không áp dụng ngay thôi. Chúc các bạn thành công!