Cách lưu hóa đơn điện tử mua vào năm 2024

Hóa đơn điện tử là hóa đơn do cá nhân, tổ chức lập dưới dạng dữ liệu điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử được khởi tạo và sử dụng trên nền tảng điện tử

Hóa đơn điện tử là hóa đơn do cá nhân, tổ chức lập dưới dạng dữ liệu điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử được khởi tạo và sử dụng trên nền tảng điện tử

Hóa đơn điện tử lưu trữ là hình thức cho phép sao chép toàn bộ hóa đơn đầu vào, đầu hoặc lưu trữ hóa đơn xuất, nhập trên đĩa CD, và các thiết bị khác, ngoài ra còn có thể lưu trữ trực tuyến đảm bảo an toàn, bảo mật dữ liệu.

2. Hóa đơn điện tử hiện nay gồm các loại nào?

Khác với hóa đơn giấy chỉ có 1 bản hiện diện và có giá trị pháp lý. Còn hóa đơn điện tử thì có 2 dạng file luôn đi cùng nhau đó là file PDF và file XML..

Trong số này, chỉ có các tệp XML có giá trị pháp lý (khi chưa sửa đổi). File PDF chỉ là dạng trình chiếu nhưng nó giúp người dùng có thể xem và in ra giấy nếu muốn. Người dùng cần lưu 2 file này ra thiết bị ngoại vi như USB, CD,… để đề phòng máy tính gặp sự cố và không bị mất dữ liệu.

Người dùng cần lưu 2 file này ra thiết bị ngoại vi như USB, CD,… để đề phòng máy tính gặp sự cố và không bị mất dữ liệu.

3. Lưu trữ hóa đơn điện tử tuân thủ theo quy định nào

Theo Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua, bán hàng hóa, dịch vụ từ ngày 1/7/2022.

Lưu trữ hóa đơn điện tử tuân thủ theo quy định nào

Thông tư 78 về Ủy quyền nhập Hóa đơn điện tử Điều 3 Thông tư 78 về hóa đơn điện tử cho phép người bán ủy quyền cho bên thứ ba đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn ủy quyền phải có: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy quyền và bên được ủy quyền tùy từng trường hợp.

Thủ tục thực hiện việc ủy ​​quyền phải được giao kết dưới hình thức hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận, bao gồm: hóa đơn ủy quyền, mục đích ủy quyền, thời gian ủy quyền và phương thức thanh toán.

Quy định về giấy tờ đi đường Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP do Tổng cục Thuế ban hành, tất cả các doanh nghiệp có thời hạn đến ngày 1/7/2022 để chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, hóa đơn đến cũng được chuyển đổi sang dạng điện tử.

Chứng từ kèm theo hóa đơn đầu vào bao gồm

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Trường hợp hợp đồng không quy định danh mục hàng hóa mua bán thì bổ sung phụ lục ghi rõ danh mục hàng hóa mua bán;
• Phiếu nhập kho: hàng hóa dùng để mua hàng;
• Phiếu thu, phiếu thu: Ghi số tiền giao dịch của các loại hàng hóa mua với khách hàng;
• Biên bản thanh lý hợp đồng;

Quy định về dữ liệu hóa điện tử theo thông tư 78

Thông tư 78 Quy định về dữ liệu điện tử Căn cứ Điều 22 Nghị định 123, người bán có nghĩa vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư 78.

• Dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa có mã của cơ quan thuế sẽ được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế hoặc thông qua công ty dịch vụ.
• Sử dụng tên tài khoản và mật khẩu do cơ quan thuế cung cấp
• Lập hóa đơn điện tử phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp trước pháp luật.

Đối với trường hợp lập sai hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện theo nguyên tắc lập hóa đơn điện tử so le quy định tại Lệnh số 123 và Công văn số 78

3. Một số cách lưu trữ hóa đơn điện tử phổ biến hiện nay

Vậy lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào? Để trả lời câu hỏi này, hãy thử tham khảo 5 cách lưu trữ hóa đơn phổ biến hiện nay. Hy vọng nó sẽ giúp bạn.

Để giúp kế toán doanh nghiệp có thể hiểu rõ hơn về cách thực hiện hóa đơn điện tử, bài viết này My-Invoice sẽ cung cấp những thông tin cần biết về hình thức gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, lưu file và định dạng của hóa đơn điện tử.

Sử dụng hóa đơn điện tử tiết kiệm chi phí, thời gian cho việc gửi hóa đơn

Gửi, lưu file và định dạng của hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử đem đến lợi ích nổi bật cho người dùng trong việc gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng. Điều này có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 90% cả về thời gian cũng như chi phí so với hóa đơn giấy.

Dùng hóa đơn điện tử, kế toán có những hình thức gửi hóa đơn đến khách hàng như sau:

- Gửi trực tiếp: bên bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có thể thực hiện chuyển hóa đơn trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách mà hai bên đã tham gia thỏa thuận (gửi qua mail, sms...)

- Gửi gián tiếp thông qua tổ chức trung gian là đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: với hình thức này bên bán có thể truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử bằng chương trình lập hóa đơn điện tử của đơn vị đó hoặc bên bán chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã được tạo từ hệ thống nội bộ doanh nghiệp đến hệ thống của đơn vị cung cấp để gửi cho bên mua đã có chữ kỹ hóa đơn điện của bên bán thông qua đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.

Đối với trường hợp người mua là đơn vị kế toán, khi nhận được hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán, người mua thực hiện ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và gửi cho người bán hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử của người mua và người bán thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Về cách lưu file và định dạng hóa đơn điện tử đến nay vẫn chưa có thông tư hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc quy định chuẩn dữ liệu của hóa đơn điện tử chính thức, vì vậy việc lưu file và định dạng hóa đơn điện tử chưa có quy định cụ thể. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể lưu giữ hóa đơn điện tử dưới định dạng XML, PDF hoặc các định dạng khác.

Bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Chia sẻ thêm về cách bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử theo quy định cho kế toán nắm rõ nhằm tránh mắc phải những sai sót không đáng có. Vậy theo căn cứ Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, nội dung bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử được quy định rõ như sau:

1. Hóa đơn điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.

2. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp d ụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ của mình.

3. Lưu trữ hóa đơn điện tử phải đảm bảo:

1. Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;

2. Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán;

3. In được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

4. Hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật kế toán, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy. Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các thông điệp dữ liệu hóa đơn chưa được tiêu hủy và hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.