Công cụ nào sẽ cho phép bảng tính tự động đánh dấu các giá trị âm?

Để thực sự tận dụng khả năng của định dạng có điều kiện, bạn cần học cách sử dụng các loại quy tắc khác nhau. Tin tốt là bất kỳ quy tắc nào bạn sẽ áp dụng, nó xác định hai điều quan trọng

• Những ô nào được bao phủ bởi quy tắc
• Cần đáp ứng điều kiện gì

Vì vậy, đây là cách bạn sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel

1. Trong bảng tính của bạn, hãy chọn các ô bạn muốn định dạng
2. Trên tab Trang đầu, trong nhóm Kiểu, bấm vào Định dạng có Điều kiện
3. Từ một bộ quy tắc có sẵn, hãy chọn quy tắc phù hợp với mục đích của bạn.
   
   Ví dụ: chúng tôi sẽ đánh dấu các giá trị nhỏ hơn 0, vì vậy chúng tôi nhấp vào Đánh dấu quy tắc ô > Nhỏ hơn…

4. Trong cửa sổ hộp thoại xuất hiện, nhập giá trị vào ô bên trái và chọn định dạng mong muốn từ danh sách thả xuống bên phải (mặc định là Tô màu đỏ nhạt với Văn bản màu đỏ đậm).
   
   Khi hoàn tất, Excel sẽ hiển thị cho bạn bản xem trước của dữ liệu được định dạng. Nếu bạn hài lòng với bản xem trước, hãy nhấp vào OK.

Theo cách tương tự, bạn có thể sử dụng bất kỳ loại quy tắc nào khác phù hợp hơn với dữ liệu của mình, chẳng hạn như

• Lớn hơn hoặc bằng
• Giữa hai giá trị
• Văn bản có chứa các từ hoặc ký tự cụ thể
• Ngày xảy ra trong một phạm vi nhất định
• trùng lặp giá trị
• Số N trên cùng/dưới cùng

Cách tạo quy tắc định dạng có điều kiện mới

Nếu không có quy tắc đặt sẵn nào đáp ứng nhu cầu của bạn, bạn có thể tạo một quy tắc mới từ đầu. Để hoàn thành nó, hãy làm theo các bước sau

1. Chọn các ô cần định dạng và nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới

2. Trong hộp thoại Quy tắc định dạng mới mở ra, hãy chọn loại quy tắc.
   
   Ví dụ: để định dạng các ô có phần trăm thay đổi nhỏ hơn 5% theo một trong hai hướng, chúng tôi chọn Chỉ định dạng các ô có chứa, sau đó định cấu hình quy tắc như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

3. Bấm vào nút Định dạng…, rồi chọn Màu nền hoặc/và Phông chữ bạn muốn
4. Bấm OK hai lần để đóng cả hai cửa sổ hộp thoại và quá trình định dạng có điều kiện của bạn đã hoàn tất

Định dạng có điều kiện của Excel dựa trên một ô khác

Trong các ví dụ trước, chúng tôi đã đánh dấu các ô dựa trên các giá trị "được mã hóa cứng". Tuy nhiên, trong một số trường hợp, điều kiện của bạn dựa trên một giá trị trong một ô khác sẽ hợp lý hơn. Ưu điểm của phương pháp này là bất kể giá trị ô thay đổi như thế nào trong tương lai, định dạng của bạn sẽ tự động điều chỉnh để đáp ứng với thay đổi

Ví dụ: hãy đánh dấu giá trong cột B lớn hơn giá ngưỡng trong ô D2. Để thực hiện điều này, các bước là

1. Nhấp vào Định dạng có điều kiện > Đánh dấu quy tắc ô > Lớn hơn…
2. Trong hộp thoại bật lên, đặt con trỏ vào hộp văn bản bên trái (hoặc nhấp vào biểu tượng Hộp thoại Thu gọn) và chọn ô D2
3. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào OK

Do đó, tất cả các mức giá cao hơn giá trị trong D2 sẽ được đánh dấu bằng màu đã chọn

Đó là trường hợp đơn giản nhất của định dạng có điều kiện dựa trên một ô khác. Các kịch bản phức tạp hơn có thể yêu cầu sử dụng các công thức. Và bạn có thể tìm thấy một số ví dụ về các công thức như vậy cùng với hướng dẫn từng bước tại đây

• Các công thức định dạng có điều kiện của Excel dựa trên một ô khác
• Cách thay đổi màu hàng dựa trên giá trị của ô
• Băng hình. Công thức định dạng có điều kiện dựa trên một ô khác

Áp dụng nhiều quy tắc định dạng có điều kiện cho cùng một ô

Khi sử dụng các định dạng có điều kiện trong Excel, bạn không bị giới hạn chỉ một quy tắc cho mỗi ô. Bạn có thể áp dụng nhiều quy tắc như logic kinh doanh của bạn yêu cầu

Ví dụ: bạn có thể tạo 3 quy tắc để đánh dấu giá cao hơn $105 bằng màu đỏ, cao hơn $100 bằng màu cam và cao hơn $99 bằng màu vàng. Để các quy tắc hoạt động chính xác, bạn cần sắp xếp chúng theo đúng thứ tự. Nếu quy tắc "lớn hơn 99" được đặt trước, thì chỉ định dạng màu vàng sẽ được áp dụng vì hai quy tắc còn lại sẽ không có cơ hội được kích hoạt - rõ ràng, bất kỳ số nào cao hơn 100 hoặc 105 cũng cao hơn . )