Export list email trên gmail

Ngày nay email đã trở thành một phương tiện liên lạc phổ biến của mọi người trong cả công việc và cá nhân bởi sự tiện lợi, khả năng truyền tải nội dung phong phú, và có thể lưu trữ được lâu dài. Nếu bạn thường xuyên làm việc qua email thì chắc hẳn bạn sẽ có 1 danh sách rất dài những người đã từng gửi email tới bạn, cũng như bạn đã gửi email cho họ, bây giờ vì một lý do nào đó mà bạn muốn gửi email cho toàn bộ danh sách liên lạc này. Lý do đó có thể là: mời tham gia một sự kiện nào đó như cưới hỏi, họp mặt, vui chơi; chào bán, giới thiệu một sản phẩm nào đó, hay chỉ đơn giản là thông báo / chia sẻ một thông tin ý nghĩa, vui vui… Vậy bạn sẽ làm thế nào để có thể export được toàn bộ địa chỉ email có trong hòm thư của bạn để tạo thành 1 danh sách liên lạc và gửi email cho toàn thể mọi người trong danh sách đó, ngày hôm nay Namkna sẽ giới thiệu tới bạn phương pháp export toàn bộ địa chỉ email thông qua công cụ Microsoft Outlook 2007.

• Microsoft Outlook (MS Outlook) là một chương trình Mail Client có trong bộ Office của Microsoft. MS Outlook thường được sử dụng song song hoặc thay thế Web Mail. Chương trình này có ưu điểm là hỗ trợ mạnh mẽ việc soản thảo email cả nội dung văn bản và hình ảnh, hỗ trợ làm việc ở chế độ Offline, hỗ trợ nhiều ứng dụng khác trong bộ Office như Word, Excel….
• Để thực hiện export toàn bộ địa chỉ email từ hòm thư Gmail , Namkna đã sử dụng MS Outlook để download toàn bộ email về.
• Bạn có thể áp dụng phương pháp tương tự với các phiên bản MS Outlook khác.

Trước tiên bạn vào menu File \ Import and Export… để chọn tính năng Export địa chỉ email trong MS Outlook.

Bạn chọn Export to a file ở màn hình Import and Export Wizard và nhấn Next để tiếp tục.

Ở màn hình Export to a File bạn chọn Microsoft Excel 97-2003 và nhẫn Next để tiếp tục.

Bạn chọn Inbox trong màn hình Export to a File, đây sẽ là nơi chứa toàn bộ email của bạn, sau đó nhấn Next để tiếp tục.

Khi bạn dùng MS Outlook để download toàn bộ email từ Gmail về thì mặc định chương trình sẽ không phân biệt thư đến (Inbox) hay thư đi (Sent Item) mà sẽ gộp chung hết vào phần Inbox. Việc này sẽ có lợi ích là bạn có thể export toàn bộ được cả các địa chỉ gưi thư tới bạn, cũng như những địa chỉ mà bạn đã gửi thư đi. Sau khi export danh sách địa chỉ email xong, nếu muốn phân biệt Inbox và Sent Item, bạn có thể tạo 1 Rule trong MS Outlook để làm việc này.

Bạn đặt tên cho file Excel dùng để chứa danh sách địa chỉ email của bạn, VD: tôi chọn -mailing-list.xls. Sau đó nhấn Next để tiếp tục.

Ở bước tiếp theo, bạn click vào ô Check box Export “E-Mail messages from folder: Inbox” để khởi động hộp thoại Map Custom Fields.

Hộp Map Custom Fields hiện ra, bạn KÉO 2 trường trong phần From là FromName và FromAddress sang phần To như hình bên dưới, sau đó nhấn OK để đóng hộp thoại Map Custom Fields.

Bạn nhấn Finish để tiếp tục.

MS Outlook sẽ bắt đầu export toàn bộ địa chỉ email.

Sau khi quá trình export hoàn tất, bạn sẽ có 1 file Excel có toàn bộ địa chỉ email trong hòm thư của bạn. Danh sách này sẽ gồm 2 cột, 1 là tên người gửi (FromName) và 2 là địa chỉ email (FromAddress) của người gửi và sẽ có nhiều dòng trùng nhau.

Để loại bỏ các dòng trùng nhau, bạn sử dụng tính năng Remove Duplicates trong menu Data của Excel. Bạn lựa chọn 2 cột FromName và FromAddress sau đó vào menu Data \ remove Duplicates .

Bạn xóa các dòng có giá trị trùng nhau ở cả 2 cột FromName – A và FromAddress – B. Bạn nhấn OK để tiếp tục.

Excel sẽ tiến hành xóa bỏ những dòng có giá trị trùng nhau, trong trường hợp của tôi là 130,006 dòng trùng nhau đã bị loại bỏ, còn lại 1351 dòng nữa, đây cũng sẽ là 1351 địa chỉ email có trong hòm thư của tôi.

Đây là kết quả file Excel có 2 cột Tên người gửi, địa chỉ email của 1351 người mà tôi đã liên hệ qua hòm mail .

Trên đây Namkna đã giới thiệu tới bạn cách export toàn bộ địa chỉ email từ hòm thư của bạn thông qua công cụ MS Outlook 2007. Chúc các bạn thực hiện thành công.

(nguyenhuutrong.com)