Gán hàm đánh giá trong excel năm 2024
Hàm IF trong Excel là 1 trong những hàm quan trọng và được sử dụng thường xuyên khi bạn làm việc trên Excel. Trong bài viết này, Gitiho sẽ hướng dẫn cách sử dụng hàm IF cơ bản và hàm IF nhiều điều kiện với AND, OR, hàm IF lồng nhau và hơn thế nữa. Hãy cùng khám phá ngay nào! Show
Trước khi bắt đầu, hãy tải file tài liệu thực hành hàm IF trong Excel với nhiều điều kiện mà chúng tôi đã đính kèm bên dưới. Xem thêm: Top khóa học tin học văn phòng hay nhất tại Gitiho XEM NHANH BÀI VIẾT Cách dùng hàm IF trong ExcelHàm IF là một hàm Excel có tác dụng biện luận một mệnh đề logic để lấy kết quả tương ứng theo từng trường hợp Đúng/Sai của mệnh đề đó. Cú pháp của hàm là:
Trong đó bao gồm 3 thành phần là:
Kết quả trả về của hàm này là giá trị tương ứng với từng trường hợp mệnh đề Đúng hay Sai. Nếu không nhập tham số value_if_false mà kết quả mệnh đề logic là FALSE thì nhận chữ FALSE. Lưu ý: Nếu không nhập tham số logical_test thì sẽ luôn nhận kết quả theo giá trị value_if_false. Ví dụ 1 về hàm IF trong Excel:Cho mệnh đề: “Nếu ngày mai là chủ nhật thì “Nghỉ”, không phải thì “Đi học”. Khi được triển khai vào hàm IF thì chúng ta có như sau: logical_test: Ngày mai là chủ nhật. Đây là một câu mệnh đề logic, chúng ta sử dụng hàm để xác định thứ trong tuần và ngày nào như sau:
Công thức hoàn chỉnh cho ví dụ này là: Ví dụ áp dụng hàm IF 2 điều kiện xác định ngày nghỉ và ngày đi họcQua ví dụ trên có thể thấy điều gây khó khăn nhất khi sử dụng hàm IF trong Excel đó là làm sao để diễn tả được một yêu cầu thành mệnh đề logic để có thể chuyển đổi sang hàm IF. Bây giờ hãy cũng đến với một bài tập Excel thực tế của chúng mình để làm quen với thao tác này nhé. Ví dụ 2 về hàm IF trong Excel dạng cơ bảnCho bảng dữ liệu về danh sách cửa hàng như sau: Ví dụ về cách dùng hàm If để xếp loại cửa hàng theo doanh sốYêu cầu: Cách thực hiện như sau: Bước 1: Phân tích mệnh đề logic:
Bước 2: Viết công thức hoàn thiện vào ô F3:
Lưu ý khi nhập công thức hàm IF:
Kết quả chúng ta có được sau bước này sẽ là: Kết quả sau khi dùng IF để xếp loại cửa hàngBước 3: Filldown công thức Cách copy công thức xuống các ô dưới thì không có gì khó khăn. Các bạn chỉ cần chọn vào ô đang chứa công thức sau đó nháy đúp chuột vào ô vuông màu xanh ở góc dưới bên phải của nó. Thao tác này sẽ làm cho công thức được sao chép đến dòng cuối của vùng chứa dữ liệu. Sao chép công thức IF xuống các ô phía dướiCó một cách sao chép công thức khác các bạn cũng có thể sử dụng là chọn toàn bộ vùng muốn áp dụng công thức rồi bấm Ctrl + D. Cách sử dụng hàm IF nhiều điều kiện trong ExcelĐối với những dữ liệu Excel lớn, và yêu cầu bạn cần lọc ra những giá trị thỏa mãn nhiều điều kiện khác nhau, bạn sẽ cần kết hợp hàm IF với một số hàm cơ bản khác để có thể áp dụng được đồng thời nhiều điều kiện. Dưới đây là một số hàm phổ biến nhất hay được sử dụng kết hợp với công thức hàm IF có điều kiện: Hàm AND: Nếu điều kiện kiểm tra chứa hàm AND, Microsoft Excel sẽ trả về TRUE (Đúng) nếu tất cả các điều kiện được đáp ứng; nếu không sẽ trả về FALSE (Sai). Hàm OR: Trong trường hợp sử dụng hàm OR trong kiểm tra, Excel sẽ trả về TRUE nếu bất kỳ điều kiện nào được đáp ứng; nếu khác sẽ trả về FALSE (Sai). Để minh họa rõ hơn, chúng ta hãy xem xét một vài ví dụ về cách dùng hàm IF nhiều điều kiện trong Excel. Kết hợp hàm IF với hàm AND trong ExcelGiả sử, bạn có một bảng với kết quả của hai điểm thi. Điểm số đầu tiên, được lưu trữ trong cột A, phải bằng hoặc lớn hơn 20. Điểm thứ hai, được liệt kê trong cột B, phải bằng hoặc vượt quá 30. Chỉ khi đáp ứng cả hai điều kiện trên, học sinh mới vượt qua kỳ thi. Cách dễ nhất để tạo một công thức thích hợp là viết ra điều kiện trước, sau đó kết hợp nó vào đối số kiểm tra hàm nhiều điều kiện trong Excel của bạn: Công thức kết hợp hàm IF và AND:
Trong công thức trên, Excel trả về “Đậu” nếu giá trị trong cột C> = 20 và giá trị trong cột D> = 30. Nếu khác, công thức IF nhiều điều kiện sẽ trả về “Trượt”, như ví dụ trong ảnh dưới đây. Kết quả sử dụng hàm if(and nhiều điều kiện) để xác định đậu, trượt trong kỳ thiNgoài 2 điều kiện, bạn có thể kết hợp hàm IF AND 3 điều kiện hoặc nhiều hơn nữa tùy nhu cầu của bạn. Kết hợp hàm IF OR nhiều điều kiện trong ExcelBạn sử dụng kết hợp các hàm IF và hàm OR theo cách tương tự như với hàm AND ở trên. Khác biệt so là Excel sẽ trả về TRUE (Đúng) nếu ít nhất một trong các điều kiện được chỉ định được đáp ứng. Vì vậy, công thức ở trên sẽ được sửa đổi theo cách sau:
Cột D sẽ trả về giá trị “Đậu” nếu điểm thứ nhất bằng hoặc lớn hơn 20 hoặc điểm thứ hai bằng hoặc lớn hơn 30. Ví dụ dùng hàm IF kết hợp với hàm OR để xác định đậu, trượtSử dụng hàm IF kết hợp với hàm AND và OR trong ExcelTrong trường hợp bạn phải đánh giá dữ liệu của mình dựa trên nhiều điều kiện, bên cạnh cách sử dụng hàm IF nhiều điều kiện trong Excel, bạn sẽ phải sử dụng kết hợp cả hai hàm AND và OR cùng một lúc. Trong bảng trên, giả sử bạn có các tiêu chí sau để đánh giá điều kiện đạt của học sinh: Điều kiện 1: cột B> = 20 và cột C> = 25 Điều kiện 2: cột B> = 15 và cột C> = 20 Nếu một trong các điều kiện trên được đáp ứng thì bạn đó được coi là đã vượt qua, nếu không thì trượt. Công thức đơn giản như sau:
Cuối cùng, sử dụng hàm OR ở trên làm điều kiện kiểm tra logic trong hàm IF nhiều điều kiện và cung cấp các đối số TRUE (Đúng) và FALSE (Sai). Kết quả là bạn sẽ nhận được công thức hàm IF trong Excel sau với nhiều điều kiện AND/OR: Hàm IF kết hợp đồng thời cả hàm AND và OR để xác định đậu, trượt
Đương nhiên, bạn không bị giới hạn khi chỉ sử dụng với hai hàm là AND/OR trong các công thức hàm IF có điều kiện, miễn là:
Nếu cần tạo các kiểm tra logic phức tạp hơn cho dữ liệu của mình, bạn có thể bao gồm các câu lệnh hàm IF trong Excel bổ sung cho các đối số TRUE (Đúng) và FALSE (Sai). Cách dùng hàm IF nhiều điều kiện này được gọi là các hàm IF lồng nhau và nó đặc biệt hữu ích nếu bạn muốn công thức của mình trả về 3 hoặc nhiều kết quả khác nhau. Ví dụ: Bạn không chỉ muốn đủ điều kiện để đạt kết quả là Đậu/Trượt, mà xác định tổng điểm là “Tốt”, “Đạt yêu cầu” và “Kém “. Ví dụ: Tốt: 60 trở lên (> = 60) Đạt yêu cầu: từ 40 đến 60 (> 40 đến <60) Để bắt đầu, cần chèn thêm một cột tổng số điểm cột (D) của hai cột B và C với công thức tính tổng các số trong cột B và C: Ví dụ về hàm IF lồng nhau để xác định đạt yêu cầu và không đạt yêu cầuBây giờ chỉ cần viết một hàm IF lồng nhau dựa trên các điều kiện trên. Lúc này hàm IF có 3 điều kiện sẽ có dạng như sau:
Như bạn thấy, chỉ cần áp dụng cách sử dụng hàm IF nhiều điều kiện một lần là đủ trong trường hợp này. Đương nhiên, bạn có thể lồng thêm nhiều vế hàm IF trong Excel hơn nếu bạn muốn. Ví dụ:
Công thức trên thêm một điều kiện nữa đó là tổng số điểm 70 và nhiều hơn nữa đủ điều kiện là “Xuất sắc”. Xem hình minh họa bên dưới: Kết quả khi dùng nhiều hàm IF lồng nhau trong ExcelSử dụng hàm IF nhiều điều kiện với các hàm SUM, AVERAGE, MIN và MAXKết hợp hàm IF nhiều điều kiện với hàm SUMỞ ví dụ về các hàm IF nhiều điều kiện phía trên, để biết tổng số điểm của mỗi học sinh, chúng ta đã thêm một cột mới (D) để tính tổng cột B và C. Nhưng nếu bảng của bạn có cấu trúc được xác định trước mà không cho phép bất kỳ sửa đổi nào? Trong trường hợp này, thay vì thêm cột trợ giúp, bạn có thể thêm giá trị trực tiếp vào công thức hàm IF của mình. Cách viết hàm IF nhiều điều kiện như sau:
0 Ví dụ về hàm IF lồng nhau kết hợp với phép tính tổngNhưng nếu bảng của bạn chứa nhiều điểm ở nhiều cột khác nhau thì sao? Lúc này công thức hàm IF sẽ rất dài và dễ gây dối. Một cách khác là nhúng hàm SUM trong bài kiểm tra logic của hàm IF, lúc này công thức trên sẽ sửa thành:
1 Ví dụ về cách dùng hàm IF kết hợp với hàm SUM trong ExcelTheo cách tương tự, bạn có thể sử dụng các hàm Excel khác trong kiểm tra logic các công thức với hàm IF nhiều điều kiện. Kết hợp hàm IF và hàm AVERAGE trong Excel
2 Kết quả trả về là: “Tốt” nếu điểm trung bình trong các cột B2 đến F2 bằng hoặc lớn hơn 30, “Đạt yêu cầu” nếu điểm trung bình nằm trong khoảng từ 29 đến 25 “Kém” nếu dưới 25. Sử dụng hàm IF và MAX/MINĐể tìm điểm cao nhất và thấp nhất, bạn có thể sử dụng kết hợp với các hàm MAX và MIN tương ứng. Giả sử rằng cột F là cột tổng điểm, cách làm sẽ như sau: MAX:
3 MIN:
4 Nếu bạn muốn có cả kết quả MIN và MAX trong cùng một cột, có thể lồng một trong các công thức hàm IF trên vào các hàm khác, ví dụ:
5 Kết quả cách dùng hàm IF kết hợp với hàm MAX trong ExcelKết quả cách dùng hàm IF kết hợp với hàm Min trong ExcelTheo cách tương tự, bạn có thể sử dụng hàm IF có điều kiện với các hàm bảng tính tùy chỉnh của mình. Ngoài ra, Excel còn cung cấp một số công thức hàm IF trong Excel đặc biệt để phân tích và tính toán dữ liệu dựa trên các điều kiện khác nhau. Ví dụ:
Sử dụng hàm IF với các hàm ISNUMBER và ISTEXTĐây là ví dụ về hàm IF lồng nhau trả về “Văn bản” nếu ô B1 chứa bất kỳ giá trị văn bản nào, “Số” nếu B1 chứa giá trị số và “Trống” nếu B1 trống.
6 Ghi chú: Công thức trên hiển thị kết quả là “Số” cho các giá trị số và ngày. Điều này là do Microsoft Excel lưu trữ ngày dưới dạng số, bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 năm 1900, tương đương với 1. Cách dùng hàm IF trong Excel kết hợp hàm ISNUMBER và ISTEXT để xác định dữ liệuTổng kếtTrên đây là bài viết giới thiệu với bạn đọc cách dùng hàm IF và hàm IF nhiều điều kiện kết hợp với các hàm thông dụng khác trong Excel như AND, OR, MAX/MIN, AVERAGE qua các ví dụ trực quan, rất dễ hiểu. Hi vọng các bạn sẽ thực hành và ứng dụng cách dùng hàm IF một cách thành thạo và hữu ích trong công việc. Để học thêm nhiều thủ thuật Excel hữu ích về hàm IF các bạn hãy tham gia khóa học Tuyệt đỉnh Excel của Gitiho: Xem thêm: Khóa học Tuyệt đỉnh Excel - Trở thành bậc thầy Excel sau 7 ngày Tham gia khóa học, bạn có thể học mọi lúc mọi nơi mà không bị giới hạn về thời gian hay số lần vào xem các bài học. Bạn cũng có thể để lại câu hỏi cho giảng viên và sẽ được giải đáp trong vòng 24h. Đừng quên đón đọc cả những bài viết tiếp theo tại blog tin học văn phòng của chúng mình để biết thêm nhiều thủ thuật hay trong Excel nhé. |