Hay xây dựng một chương trình nghị sự cho một cuộc họp đánh giá dự AN

1

Bắt đầu bằng việc đặt tên cho chương trình nghị sự của bạn. Từ áng thơ văn đẹp đẽ cho đến những bảng tính khô cứng nhất, gần như mọi tài liệu quan trọng đều cần được đặt tên, và chương trình nghị sự cuộc họp cũng không ngoại lệ. Tiêu đề nên truyền tải được đến người đọc hai vấn đề: Thứ nhất, đây là một chương trình nghị sự. Thứ hai, chủ đề thảo luận của cuộc họp là gì. Khi đã xác định được tiêu đề, hãy đặt nó ở trên cùng tài liệu còn trống của bạn. Không cần những tiêu đề phức tạp và hoa mỹ; đơn giản và trực tiếp thường là tốt nhất trong kinh doanh.

• Không cần sử dụng phông chữ lớn hay cầu kỳ cho tiêu đề. Trong hầu hết trường hợp, bạn chỉ nên dùng phông chữ đơn giản, nghiêm túc, chẳng hạn như Times New Roman hay Calibri và để tiêu đề có cùng cỡ chữ [hoặc chỉ lớn hơn đôi chút] với phần còn lại của tài liệu. Nhớ rằng, mục đích của tiêu đề là để thông báo đến người đọc họ đang xem gì chứ không nhất thiết là để giải trí hay khiến họ phân tâm.

2

Bao gồm "ai?", "ở đâu?" và "khi nào?" trong đầu đề. Theo sau tiêu đề, chương trình cuộc họp thường có một phần đầu đề có thể khác nhau về chi tiết, tùy vào mức độ trang trọng mà cơ quan bạn khuyến khích. Phần đầu đề này thường nằm dưới tiêu đề một dòng. Nhìn chung, ở đây, bạn sẽ muốn đưa vào thông tin thực tế ngắn gọn về cuộc họp, những thông tin không liên quan đến chủ đề được thảo luận. Nhờ đó, những người không tham dự có thể nắm được thời gian, địa điểm cũng như thành phần tham dự. Dưới đây là một số thông tin có thể bạn sẽ muốn bao gồm trong chương trình nghị sự của mình. Bất kể lựa chọn thông tin nào, hãy chắc là bạn đã “dán nhãn” rõ ràng từng thông tin [in đậm phần tên nội dung là lựa chọn tốt trong trường hợp này]:

• Ngày và giờ. Có thể gộp chung hoặc chia thành hai phần riêng biệt.
• Địa điểm. Nếu doanh nghiệp có nhiều trụ sở, bạn nên viết rõ địa chỉ. Cho dù chỉ có một trụ sở, bạn cũng nên chỉ rõ tên phòng diễn ra cuộc họp [ví dụ như Phòng Họp #3].
• Thành phần tham dự. Chức danh thường là tùy chọn và không bắt buộc.
• Cá nhân đặc biệt. Đó có thể là khách mời đặc biệt, người diễn thuyết hoặc các nhà lãnh đạo.

3

Viết tuyên bố ngắn gọn về mục đích của cuộc họp. Những cuộc họp không có mục tiêu xác định rõ ràng nhiều khả năng sẽ làm lãng phí thời gian quý báu khi người tham dự phải xác định điều cần bàn luận. Bỏ cách một dòng sau dòng đầu đề, dùng chữ in đậm hoặc gạch chân để làm nổi bật phần mục đích của bạn với những tiêu đề như "Mục tiêu" hay "Mục đích", theo sau đó là dấu hai chấm hoặc xuống hàng. Tiếp đến, bằng một vài câu súc tích và đi thẳng vào vấn đề, hãy mô tả những nội dung thảo luận của cuộc họp. Ở đây, bạn chỉ nên dùng từ 1-4 câu.

• Chẳng hạn như, nếu định viết tuyên bố mục đích cho cuộc họp ngân sách, bạn có thể dùng: "Mục tiêu: Phác thảo mục tiêu ngân sách chủ chốt cho năm tài chính 2017-2018 và thảo luận phương pháp cắt giảm chi phí dài hạn. Bên cạnh đó, Giám đốc Nghiên cứu & Phát triển, ông Nguyễn Văn A sẽ trình bày kết quả nghiên cứu cạnh tranh gần đây".
• Nếu từng viết bài khoa học, bạn hãy nghĩ về tuyên bố mục đích như bản tóm tắt hội nghị hay tóm lược điều hành. Về bản chất, bạn đang trình bày một cách khái quát những gì dự định thảo luận trong cuộc họp mà không đi vào chi tiết.

4

Viết lịch trình, chỉ rõ những điểm chính của cuộc họp. Lịch trình giúp tránh được sai sót phổ biến: những buổi họp trong kinh doanh thường diễn ra quá dài. Bỏ cách một dòng sau phần tuyên bố mục đích, in đậm hoặc gạch chân tiêu đề cho phần lịch trình của bạn. Bắt đầu nhập nội dung phù hợp với chủ đề bàn luận chính trong lịch trình. Để dễ đọc, từng nội dung nên được viết trên một dòng riêng.

• Phân chia từng mục nội dung bằng cách ghi thời gian bắt đầu và kết thúc hoặc khoảng thời gian dự tính của từng mục. Chọn một cách và nhất quán trong sử dụng: việc ghi trộn lẫn hai cách sẽ khiến chương trình nghị sự của bạn có vẻ thiếu chuyên nghiệp.

5

Phân bố thời gian cho tất cả các khách mời đặc biệt. Nếu có bất kỳ khách nào đến tham dự nhằm thảo luận những chủ đề quan trọng, bạn sẽ muốn dành nhiều thời gian cho họ. Hãy dành cho mỗi khách một phần nội dung lịch trình riêng, kể cả khi họ có nhiều hơn một chủ đề thảo luận. Bằng cách này, ai cũng có thể tự sắp xếp bài nói của mình cho phù hợp.

• Tốt nhất là bạn hãy liên hệ trước với khách mời nhằm xác định họ sẽ cần bao nhiêu thời gian cho chủ đề thảo luận của mình. Nhờ đó, tránh được những xung đột lịch trình gây lúng túng.

6

Dành thời gian cuối cuộc họp cho phần hỏi đáp. Trong thời gian này, mọi người có thể đặt câu hỏi làm rõ những chủ đề còn vướng mắc trong cuộc thảo luận, đưa ra ý kiến bổ sung, đề xuất chủ đề cho những cuộc họp trong tương lai hay đưa ra những nhận xét khác. Phần thời gian hỏi đáp này có thể được thể hiện rõ bằng cách đưa vào như nội dung cuối cùng trong lịch trình. Hoặc bạn cũng có thể chỉ việc đề cập đến sau khi hoàn thành phần cuối của cuộc họp.

• Nếu cuộc họp đã đi đến kết thúc mà không ai có thêm câu hỏi hay nhận xét nào, bạn luôn có thể cho kết thúc sớm. Nhiều người tham dự sẽ biết ơn vì điều đó!

7

Cung cấp đề cương chủ đề được thảo luận - không bắt buộc. Nhìn chung, lịch trình là bộ khung mà mọi người nhìn vào để dẫn dắt cuộc thảo luận. Tuy nhiên, mặc dù không nhất thiết phải đi xa đến vậy, việc cung cấp đề cương bổ sung những điểm chính có thể hỗ trợ nhiều cho người tham dự. Đề cương gợi nhắc cách thức tổ chức ý tưởng được trình bày trong suốt cuộc họp, giúp mọi người ghi nhớ những chủ đề cụ thể đã được đề cập. Dưới đây là ví dụ về cách sắp xếp đề cương mà có thể bạn sẽ muốn sử dụng [để có thêm thông tin, tham khảo Cách để Lập Dàn ý]:

• I. Nội dung ngân sách được ưu tiên
  • A. Ngân sách đi lại của nhân viên B. Phí đại lý
    • i. Đàm phán để có thỏa thuận tốt hơn?
    C. Chi phí vận động hành lang
  II. Phương pháp đẩy mạnh doanh thu
  • A. Thỏa thuận dịch vụ thay thế
    • i. Trình bày các lựa chọn cho khách hàng ii. Thu thập phản hồi
    B. Tái đầu tư vào công nghệ di động
  ...và vân vân.

8

Kiểm tra lỗi trước khi phân phát chương trình hội nghị. Một số người tham dự có thể sẽ dựa rất nhiều vào tài liệu này, do đó sẽ là khôn ngoan khi bạn đọc lại, kiểm tra lỗi và tính hoàn thiện trước khi phân phát. Đó không chỉ là phép lịch sự với người tham dự mà còn thể hiện sự kỹ lưỡng đến từng chi tiết của bạn cũng như sự tôn trọng mà bạn dành cho họ.

• Đồng thời, việc đảm bảo không bỏ sót lỗi nào trong chương trình nghị sự sẽ tiết kiệm thời gian và giữ uy tín cho bạn.

1

Dùng mẫu sẵn có trong phần mềm soạn thảo văn bản. Nhiều chương trình soạn thảo văn bản, chẳng hạn như Microsoft Office, Pages dành cho Mac, v.v. có mẫu của nhiều loại tài liệu cá nhân và chuyên môn khác nhau. Những mẫu này giúp việc soạn tài liệu chuyên môn trở nên đặc biệt nhanh chóng và dễ dàng. Thường thì chúng được sắp xếp hợp lý và có hình thức trình bày bắt mắt. Tất cả những gì bạn cần làm chỉ là nhập thông tin liên quan vào nơi phù hợp, và thế là xong!

• Dù các phần mềm soạn thảo có đôi chút khác biệt, nhưng hầu hết những chương trình có khả năng sử dụng mẫu cho trước sẽ cho phép bạn tìm chúng bằng cách sử dụng thanh thực đơn nằm ở phía trên cửa sổ chương trình.
• Nếu chương trình soạn thảo văn bản của bạn có thể sử dụng mẫu nhưng không có mẫu nào phù hợp với chương trình nghị sự cuộc họp, bạn có thể tải mẫu phù hợp từ website của nhà phát triển phần mềm. Chẳng hạn như mẫu của Microsoft Word có thể được tải từ office.microsoft.com,[1] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn trong lúc mẫu Pages dành cho Mac có thể được tìm thấy trên App store.

2

Hoặc bạn cũng có thể tải mẫu từ bên thứ ba. Nếu chương trình soạn thảo văn bản không có bất kỳ mẫu chương trình nghị sự nào, thậm chí là từ website chính thức, bạn cũng đừng lo lắng: trên mạng có vô số mẫu miễn phí. Thực hiện phép tìm đơn giản trên công cụ tìm kiếm yêu thích cho "mẫu chương trình nghị sự cuộc họp" sẽ đem về hàng tá kết quả liên quan. Dù vậy, không phải tất cả những kết quả này đều đến từ nguồn chính thức và có uy tín, do đó sáng suốt trong lựa chọn mẫu phù hợp để sử dụng là điều rất quan trọng. Dưới đây là một vài website của bên thứ ba mà có thể bạn sẽ muốn ghé thăm:

• Save Word Templates[2] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn . Đây là trang chuyên nghiệp, cung cấp nhiều mẫu chất lượng cho Microsoft Word.
• Word Templates Online[3] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn . Một lựa chọn tốt khác dành cho mẫu văn bản Word. Tuy nhiên, trang này chỉ có một vài lựa chọn.
• iWorkCommunity[4] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn . Một mẫu chương trình nghị sự tốt dành cho Pages. Dù vậy, mẫu này dành cho phiên bản cũ hơn [ trước '09] của Pages.
• App Store cũng có nhiều mẫu dành cho Pages. Không may là không phải tất cả đều miễn phí.[5] X Nguồn nghiên cứu Đi tới nguồn

3

Điền vào những chỗ trống trong mẫu của bạn. Một khi đã tìm được mẫu phù hợp có trong chương trình soạn thảo văn bản hay đã tải được mẫu mà bạn thích, tất cả những gì cần làm là điền thông tin cần thiết vào mẫu. Hầu hết mẫu đều sẽ có những khu vực được đánh dấu rõ ràng để bạn nhập tên, thời gian, chủ đề thảo luận, tiêu đề các phần và tương tự. Hãy điền đầy đủ mọi nội dung liên quan để hoàn tất chương trình nghị sự. Khi đã điền xong, bạn cần kiểm tra cẩn thận nhằm rà soát lại lỗi. Dù tiện lợi, mẫu chương trình nghị sự vẫn không tự loại bỏ được sai sót trong chính tả, ngữ pháp và thông tin thực.

• Đừng để trống chỗ nào. Không gì nghiệp dư hơn một lịch trình với dòng nội dung "Đánh nội dung vào đây". Nếu không muốn điền phần nào đó của mẫu vì lý do nhất định, hãy chắc là bạn đã xóa mục đó thay vì để trống.

4

Thực hiện những điều chỉnh nhỏ để chương trình nghị sự phù hợp với nhu cầu của bạn. Mẫu chương trình có thể vô cùng thuận tiện nhưng chẳng có lý do nào để bạn phải giữ đúng phong cách và định dạng sẵn có của nó. Đừng ngần ngại thay đổi nội dung và phong cách của mẫu để nó trở nên phù hợp với tiêu chuẩn của ngành và lựa chọn chuyên môn của bạn.

• Chẳng hạn như, nếu thật sự thích vẻ ngoài của mẫu nào đó nhưng phần đầu đề của nó quá dài và gây sao nhãng, hãy thoải mái xóa bớt phần dư thừa theo quan điểm của bạn, miễn là điều đó sẽ không phá hỏng định dạng của tài liệu hay ảnh hưởng tiêu cực đến chương trình nghị sự.