Hướng dẫn báo tăng lao động bảo hiểm xã hội

Khi có sự thay đổi về nhân sự như thêm nhân viên mới thì doanh nghiệp cần làm hồ sơ báo tăng bảo hiểm xã hội (BHXH). Vậy, thủ tục báo tăng BHXH thực hiện như thế nào, cần những giấy tờ gì?

Doanh nghiệp phải báo tăng BHXH khi nào?

Theo quy định tại Điều 98 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, báo tăng BHXH được hiểu là khi doanh nghiệp có sự thay đổi thông tin tham gia đóng BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) thì cần thông báo bằng văn bản với cơ quan BHXH.

Cụ thể một số trường hợp báo tăng BHXH như sau:

- Doanh nghiệp ký hợp đồng lao động với người lao động.

- Người lao động đi làm sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại.

- Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm lại…

Thời hạn doanh nghiệp phải thực hiện báo tăng BHXH căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội là:

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

Hồ sơ, thủ tục báo tăng BHXH

Thành phần hồ sơ

Hồ sơ điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN cần chuẩn bị theo quy định tại Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017.

Với người lao động

- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

- Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.

Với đơn vị

- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS).

- Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)

Số lượng hồ sơ 01 bộ.

Hướng dẫn thủ tục báo tăng BHXH mới nhất (Ảnh minh họa)

Trình tự, thủ tục báo tăng BHXH

Hiện tại, để báo tăng BHXH, doanh nghiệp có thể sử dụng phương thức nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp trực tuyến qua mạng.

Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH

Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như trên, người sử dụng lao động nộp trực tiếp đến cơ quan BHXH quản lý của công ty ở cấp huyện hoặc tỉnh. Hoặc có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện.

Tuy nhiên, để đơn giản hóa các thủ tục hành chính, tạo sự thuận lợi cho cơ quan BHXH và doanh nghiệp, hiện nay có thể khai, nộp hồ sơ trực tuyến trên mạng.

Nộp hồ sơ trực tuyến

Hình thức nộp hồ sơ trực tuyến hiện nay khá phổ biến ở hầu hết các cơ quan BHXH từ cấp quận, huyện đều đã áp dụng. Để nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến, doanh nghiệp cần truy cập và sử dụng phần mềm kê khai trực tuyến như sau:

Bước 1: Truy cập vào website https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn/

Sau đó tiến hành đăng ký thông tin doanh nghiệp, đăng ký tài khoản giao dịch điện tử cho công ty.

Bước 2: Tải phần mềm kê khai BHXH về máy tính. Có thể lựa chọn phần mềm kê khai BHXH do Tổng cục BHXH phát hành miễn phí. Người kê khai cần chuẩn bị chữ ký số để ký và nộp lên cơ quan BHXH.

Bước 3: Tùy từng trường hợp báo tăng lao động như báo tăng mới, nghỉ thai sản đi làm lại, nghỉ ốm đi làm lại… mà doanh nghiệp tiến hành kê khai theo hướng dẫn.

Sau đó kê khai bổ sung những thông tin cần thiết để cơ quan BHXH xử lý và giải quyết.

Thời hạn giải quyết

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày cơ quan BHXH nhận được hồ sơ, yêu cầu tăng lao động của doanh nghiệp sẽ được giải quyết (theo điểm d khoản 3 Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội).

Mức phạt khi chậm báo tăng lao động

Trường hợp doanh nghiệp chậm báo tăng lao động dẫn đến chậm đóng, đóng thiếu BHXH cho người lao động là vi phạm quy định về đóng BHXH bắt buộc.

Người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 12%-15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 150 triệu đồng khi có một trong các hành vi sau (theo điểm a khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP):

- Chậm đóng BHXH bắt buộc.

- Đóng BHXH không đủ số người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc mà không phải là trốn đóng.

Trên đây là hướng dẫn hồ sơ, thủ tục báo tăng BHXH mà các doanh nghiệp có thể cần. Nếu còn vấn đề thắc mắc về các thủ tục liên quan đến BHXH, bạn đọc vui lòng liên hệ 1900 6192 để được hỗ trợ.

Đóng bảo hiểm xã hội là nghĩa vụ bắt buộc của các đơn vị sử dụng lao động, nhằm mục đích đảm bảo quyền và phúc lợi cho người lao động (NLĐ). Để thực hiện nghĩa vụ này thì cần phải kê khai báo tăng BHXH và gửi văn bản kê khai tới cơ quan BHXH nhà nước, thực hiện đối với NLĐ thuộc các diện sau:

• Người lao động ký hợp đồng lao động với tổ chức, doanh nghiệp.
• Người lao động đi làm lại sau thời gian nghỉ thai sản, nghỉ ốm dài ngày.
• Người lao động đi làm lại sau thời gian nghỉ không lương từ 14 ngày công trở lên.

Đối với tổ chức, doanh nghiệp sử dụng phần mềm BHXH VNPT, nghiệp vụ báo tăng BHXH có thể thực hiện đơn giản theo hướng dẫn dưới đây.

1. Hướng dẫn báo tăng BHXH trên phần mềm VNPT

Doanh nghiệp có thể khai báo trực tiếp trên phần mềm VNPT BHXH bằng các thao tác nhấp chuột và chọn dữ liệu trên các trường dữ liệu; hoặc tải file mẫu để kê khai trên file excel, sau đó import nạp lại dữ liệu vào phần mềm.

Để tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa sai sót, doanh nghiệp nên khai báo trực tiếp trên hệ thống VNPT BHXH. Quy trình khai báo cũng rất đơn giản và nhanh chóng.

Trường hợp 1: Doanh nghiệp ký mới hợp đồng với người lao động

Việc báo tăng BHXH cho NLĐ mới phải thực hiện trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày hợp đồng lao động được giao kết.

Hướng dẫn báo tăng BHXH trên phần mềm VNPT cho trường hợp này như sau:

Bước 1. Điền thông tin khai tăng BHXH trên tờ khai D02 LT-TK1 (tờ khai D02-TK1 TS)

• Người dùng truy cập phần mềm BHXH VNPT và đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.Giao diện trang chủ hệ thống được hiển thị.
• Tại danh sách bên trái màn hình, chọn danh mục “Lĩnh vực thu BHXH, BHYT, BH thất nghiệp” \> Chọn thủ tục 600 – Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BNN.
• Giao diện hiển thị danh sách đợt kê khai của đơn vị.
• Nhấn chọn dòng hồ sơ hiển thị ở trạng thái “Đang soạn thảo” > “Mở đợt kê khai”. Nếu không thấy bộ hồ sơ nào có trạng thái đang soạn thảo thì nhấn vào nút xanh “Tạo đợt mới”.
• Hệ thống hiển thị mẫu tờ khai D02-LT dưới dạng các trường dữ liệu trong bảng tính. Người kê khai điền thông tin báo tăng BHXH cho NLĐ theo một trong hai trường hợp sau:

Trường hợp 1: Lao động cần báo tăng BHXH đã có thông tin trên phần mềm

• Bấm chuột phải ở giao diện trống trên màn hình > chọn dòng “Chọn nhân sự”. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách lao động của đơn vị.
• Người kê khai tích chọn tên của NLĐ cần báo tăng BHXH và bấm “Lấy dữ liệu”. Ngay sau đó hệ thống sẽ tự điền thông tin của NLĐ vào các trường dữ liệu trên phần mềm.

Lưu ý có thể chọn cùng lúc nhiều NLĐ để kê khai đồng thời.

• Đối với NLĐ đã có mã số BHXH, người kê khai tra cứu mã số BHXH tại link https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx
• Tại trường dữ liệu “Phương án”, tìm đến dòng “Tăng lao động” và chọn mã khai báo:
  • Chọn mã TM – Tăng mới cho NLĐ mới ký kết hợp đồng lao động với đơn vị
  • Hoặc chọn mã TH – Tăng mới hợp đồng cho NLĐ thử việc 3 tháng (chỉ đóng BHXH và BHTN).
• Tại trường dữ liệu “Ghi chú”, nhập chi tiết phương án báo tăng và văn bản chứng minh tham gia như hợp đồng/quyết định có số văn bản.
  Giao diện trang chủ của phần mềm VNPT BHXH
  Danh sách hiển thị các bộ hồ sơ mà doanh nghiệp đang kê khai, nhấn chọn hồ sơ đang ở trạng thái “Đang soạn thảo” hoặc chọn “Tạo đợt mới”
  Mở danh sách nhân sự đã lưu để tìm thông tin NLĐ cần báo tăng
  Lưu ý tại trường dữ liệu Phương án, bổ sung phương án báo tăng là TM hoặc TH tùy theo từng trường hợp của NLĐ

Trường hợp 2: Lao động chưa khai tăng BHXH trên phần mềm (chưa có thông tin), hoặc chưa có mã số BHXH

Với trường hợp này, ngoài tờ khai D02-LT, người kê khai phải khai thêm thông tin thành viên hộ gia đình ở tab TK1-TS.

• Thao tác 1: Tại tab tờ khai D02-LT, bấm chuột phải, chọn dòng “Thêm mới”.
  • Điền thủ công dữ liệu của NLĐ vào các trường dữ liệu trên bảng. Đảm bảo điền đầy đủ thông tin theo các mục hướng dẫn trong Bảng 1 (sẽ đề cập ngay dưới đây).
  • Những mục hiển thị dấu cảnh báo “!” màu đỏ là mục bắt buộc phải nhập thông tin, không thể bỏ sót.
  • Tại trường dữ liệu Phương án và Ghi chú làm tương tự trường hợp 1 ở trên.
• Thao tác 2: Sau khi điền xong tờ D02-LT, chọn tab tờ khai TK1-TS (NLĐ đã có mã số BHXH thì bỏ qua thao tác này).
  • Bấm chọn “Thêm dòng mới”, hoặc bấm chuột phải và chọn “Thêm mới”.
  • Hệ thống hiển thị danh sách NLĐ đã khai ở tab D02-LT trước đó > bấm chọn tên NLĐ cần khai ở tờ TK1-TS > chọn nút “Lấy dữ liệu”. Hệ thống tự động điền thông tin từ tờ khai D02-LT sang các trường dữ liệu trống tại TK1-TS.
  • Người kê khai tìm tới trường dữ liệu Phụ lục, nhấn đúp chuột trái để mở bảng kê khai thông tin thành viên Hộ gia đình.
  • Bấm “Thêm thành viên” để nhập thông tin hộ gia đình của NLĐ. Không cần kê khai đầy đủ, nhưng bắt buộc phải có tên của NLĐ và chủ hộ. Cách kê khai được hướng dẫn trong Bảng 2 (sẽ được đề cập ngay dưới đây).
• Thao tác 3: Mở tab Bảng kê hồ sơ (D01-TS).
  • Bấm chọn “Thêm dòng mới” \> làm tương tự như Thao tác 2 để điền thông tin NLĐ.
  • Điền thông tin hồ sơ đi kèm vào các trường dữ liệu.
  • Bổ sung ô Tên bảng kê và liệt kê các văn bản đi kèm trong ô “Kèm theo”.
• Thao tác 4: Đính kèm chứng từ.
  • Chọn tab Đính kèm chứng từ \> upload văn bản hợp đồng lao động, bảng lương đã khai trong tab Bảng kê hồ sơ.
    Đối với NLĐ chưa có thông tin trên phần mềm, người kê khai phải nhập dữ liệu thủ công trên tab tờ khai D02-LT
    Chọn phương án tăng BHXH là Tăng mới hoặc Tăng hợp đồng
    Sau khi nhập xong, chuyển sang tab TK1-TS, nạp thông tin NLĐ đã nhập từ tờ khai D02-TS trước đó
    Hệ thống tự động nạp dữ liệu từ tờ khai D02-TS sang phụ lục TK1-TS
    Khai thông tin hộ gia đình của NLĐ tại trường dữ liệu “Phụ lục”

Bảng 1 – Hướng dẫn điền thông tin NLĐ cần báo tăng BHXH vào tờ khai:

Mục cần điền Mã số Chi tiếtHọ tên [2] Họ tên lao động cần báo tăng Mã số BHXH [3] Mã số BHXH của lao động Phương án [4] Phương án theo thực tế của đơn vị CMND [5] CMND/CCCD của lao động Ngày sinh [6] Nhập: Ngày/Tháng/Năm, hoặc Tháng/Năm, hoặc chỉ Năm Sinh Giới tính [7] Nam/Nữ Chức vụ [8] Chức vụ hiện tại tại công ty Tiền lương/Hệ số lương [10] Tiền lương đóng BHXH hoặc hệ số lương đối với đơn vị theo chế độ lương nhà nước Phụ cấp CV [11]Điền hệ số Chỉ áp dụng với đơn vị đóng BHXH bằng hệ số lương (ví dụ 0,5) Nếu không có phụ cấp thì không bắt buộc điềnPhụ cấp TNVK [12]Điền hệ số Phụ cấp thâm niên vượt khung, chỉ áp dụng với cán bộ, công chức, viên chức Nếu không có phụ cấp thì không bắt buộc điềnPhụ cấp TN Nghề [13]Điền hệ số Phụ cấp thâm niên nghề cho NLĐ làm việc liên tục từ 5 năm trở lên (hoặc theo quy định của từng doanh nghiệp). Nếu không có phụ cấp thì không bắt buộc điềnPhụ cấp lương

Phụ cấp bổ sung

[14]

[15]

Chỉ điền số tiền, không điền hệ số

Nếu không có phụ cấp thì không bắt buộc điền

Từ tháng [16] Thời điểm bắt đầu tính đóng BHXH Đến tháng [17] Thời điểm kết thúc tính đóng BHXH (điền giống mục 16 nếu chưa biết tháng kết thúc) Ghi chú [19] Điền chi tiết phương án, số hợp đồng lao động/quyết định bổ nhiểm… Tỷ lệ đóng [20] Tỷ lệ đóng: 30% hoặc 30,5% Tính lãi [21] Tích chọn nếu tính lãi đóng bảo hiểm Đã có sổ [22] Tích chọn nếu lao động đã có sổ BHXH Mức hưởng BHYT [23] Tích chọn phương án có sẵn dựa trên từng trường hợp của NLĐ Phòng ban làm việc [24] Phòng ban làm việc hiện tại.

Không bắt buộc nhập

Nơi làm việc [9] Nơi làm việc hiện tại Mã vùng sinh sống [25] Mã vùng nơi NLĐ sinh sống Mã vùng lương tối thiểu [26] Mã vùng lương tối thiểu nơi có trụ sở/chi nhánh của đơn vị mà NLĐ đang làm việc

Bảng 2 – Hướng dẫn điền tờ khai TK1-TS Thông tin về chủ hộ của người lao động:

Mục cần điền Mã số Chi tiếtHọ tên [1] Họ tên NLĐ Mã số BHXH [3] Bỏ trống mục này CMND [4] CMND/CCCD của NLĐ Mã hộ gia đình [5] Không bắt buộc điền Ngày sinh [6] Điền: Ngày/Tháng/Năm hoặc Tháng/Năm hoặc chỉ Năm Sinh Giới tính [7] Nam/Nữ Quốc tịch [8] Quốc tịch của NLĐ Dân tộc [9] Dân tộc của NLĐ Bệnh viện – Nơi khám chữa bệnh [10] Chọn bệnh viện NLĐ đăng ký làm nơi KCB ban đầu

Chọn theo danh sách đăng ký được cơ quan BHXH thông báo hàng năm cho tổ chức, doanh nghiệp

Tỉnh – Huyện – Xã khai sinh [11]Chọn địa phương theo thông tin giấy khai sinh NLĐ Có thể gõ: Tên hoặc mã phường/xã để tìm kiếmTỉnh – Huyện – Xã liên hệ/nơi nhận [12]Có thể gõ: Tên hoặc mã phường/xã để tìm kiếm Lưu ý ghi đầy đủ địa chỉ nơi đang sinh sống của NLĐ để cơ quan BHXH gửi trả sổ BHXH, thẻ BHYT.Địa chỉ liên hệ chi tiết [13] Địa chỉ liên hệ của NLĐ Tên cha/mẹ/người giám hộ [14] Điền trong trường hợp NLĐ dưới 18 tuổi Mức tiền đóng BHXH TN [18] Mức tiền đóng BHXH thất nghiệp của NLĐ Phương thức đóng BHXH TN [19] Chọn phương thức đóng BHXH thất nghiệp tùy theo trường hợp NLĐ Phụ lục [22] Nhấn hai lần chuột trái để mở bảng khai thông tin thành viên hộ gia đình NLĐ

Bảng 3 – Hướng dẫn điền Thông tin thành viên gia đình (tối thiểu bao gồm chủ hộ và người lao động tham gia BHXH):

Mục cần điền Mã số Chi tiếtHọ tên thành viên [2] Họ tên thành viên hộ gia đình NLĐ Mã số BHXH [3] Không bắt buộc điền Mối quan hệ với chủ hộ [4] Mối quan hệ của từng thành viên với chủ hộ.

Trường hợp NLĐ là chủ hộ thì tích chọn dòng Chủ hộ.

Ngày sinh [5] Điền: Ngày/Tháng/Năm hoặc Tháng/Năm hoặc chỉ Năm Sinh Giới tính [6] Nam/Nữ Quốc tịch [8] Quốc tịch của thành viên hộ gia đình Dân tộc [9] Dân tộc của thành viên hộ gia đình Loại giấy tờ [18] Không bắt buộc điền Số giấy tờ [19] Không bắt buộc điền Mã số hộ gia đình [15] Không bắt buộc điền Tỉnh – Huyện – Xã hộ khẩu [16] Điền theo sổ hộ khẩu Địa chỉ hộ khẩu [17] Địa chỉ hộ khẩu

Lưu ý:

Trong trường hợp cần khai báo nhiều NLĐ từ 10 người trở lên, người kê khai nên xuất tờ khai ra file excel, thực hiện kê khai trên file mẫu đó rồi nạp lại vào phần mềm VNPT BHXH.

• Để xuất ra file excel, nhấn chọn dòng “File mẫu”.
• Để nạp dữ liệu từ file excel đã điền vào phần mềm, nhấn chọn nút “Nạp dữ liệu” (F8).
  Người dùng có thể xuất file mẫu tờ khai ra định dạng excel để dễ dàng kê khai cho nhiều NLĐ cùng lúc, sau đó nạp lại file vào phần mềm

Bước 2. Điền thông tin trên tờ khai D01-TS

Tờ khai D01-TS là bảng kê thông tin về các giấy tờ kèm theo gồm: Hợp đồng lao động/ Hợp đồng thử việc/ Quyết định bổ nhiệm công tác…; Bảng lương NLĐ (trong trường hợp bị truy thu do chậm báo tăng BHXH).

• Mở tab Bảng kê hồ sơ (D01-TS).
• Bấm chọn “Thêm dòng mới” \> làm tương tự Thao tác 2 ở Bước 1 để điền thông tin NLĐ.
• Điền thông tin hồ sơ đi kèm vào các trường dữ liệu theo hướng dẫn ở Bảng 4 (sẽ đề cập ở phần dưới).
• Bổ sung Tên bảng kê và liệt kê các văn bản đi kèm trong ô “Kèm theo”.

Sau khi điền xong bảng kê, chuyển sang tab Đính kèm chứng từ \> upload văn bản hợp đồng lao động, bảng lương đã khai trong tab Bảng kê hồ sơ.

Điền đầy đủ thông tin tại tab “Bảng kê hồ sơ” (Các phần đóng ô đỏ là mục bắt buộc nhập)Đính kèm các hồ sơ theo bộ tờ khai tại tab Chứng từ đính kèm

Bảng 4 – Hướng dẫn kê khai thông tin các giấy tờ kèm theo:

Mục cần điền Mã số Chi tiếtHọ tên [2] Họ tên người lao động ứng với file đính kèm Mã số BHXH [3] Mã số BHXH của người lao động (nếu có) Tên văn bản [4] Văn bản xác minh tăng lao động: Hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm… Số văn bản [5] Số văn bản do doanh nghiệp ban hành Ngày ban hành [6] Ngày ban hành văn bản Ngày hiệu lực [7] Ngày văn bản có hiệu lực Cơ quan ban hành [8] Tên tổ chức, doanh nghiệp Trích yếu văn bản [9]Trích đoạn nội dung văn bản (VD: V/v tuyển dụng)Trích lược nội dung thẩm định [10] Ghi một số thông tin được trích lược nêu trong giấy tờ để cơ quan BHXH có căn cứ thẩm định.

Bước 3. Người khai hoàn thành kê khai tăng BHXH các thông tin kể trên

Sau khi kê khai xong mọi thông tin, nhấn nút “Ghi” trên giao diện để hệ thống tiến hành cập nhật tờ khai.

• Những trường dữ liệu nào còn thiếu hoặc bị lỗi thì sẽ được bôi đỏ để người kê khai dễ nhận biết và bổ sung cho đầy đủ.
• Nếu phần mềm hiển thị thông báo “Cập nhật tờ khai thành công” thì có nghĩa hồ sơ đã hoàn tất cập nhật thông tin, kê khai thành công.
  Hệ thống bôi đỏ các trường dữ liệu bị lỗi và liệt kê danh sách để người dùng sửa đổi lại chính xác
  Nhấn nút Ghi để hệ thống cập nhật dữ liệu, nếu có thông báo “Lưu dữ liệu thành công” thì bước này đã hoàn tất

Bước 4. Cắm token của doanh nghiệp, ký số và nộp tờ khai lên BHXH

• Sau khi tờ khai đã được chấp nhận, nhấn nút “Kết xuất B”.
• Kiểm tra lại danh sách các tờ khai đã có đầy đủ hay chưa để bổ sung kịp thời (nếu thiếu).
• Cắm USB Token hoặc lựa chọn phương án ký số từ xa, ký số tờ khai để hệ thống chuyển đến cổng điện tử của cơ quan BHXH.
• Đối với tờ khai đã ký số, đơn vị không thể sửa lại mà chỉ có thể đợi quy trình xử lý và trả kết quả từ cơ quan BHXH nhà nước.

Để theo dõi quy trình này, chọn xem tại danh mục “Kết xuất hồ sơ” \> “Lịch sử giao dịch”. Bộ hồ sơ báo tăng BHXH được gửi thành công sẽ có chữ ký số, mã vạch, số hồ sơ, đồng thời hiển thị trạng thái “Thành công tiếp nhận hồ sơ BHXH”.

Chọn nút “Kết xuất” để ký số tờ khai trước khi nộp cơ quan BHXHKiểm tra lại các tờ khai đã đính kèm đã đầy đủ hay chưaKiểm tra lại trạng thái xử lý của các hồ sơ đã nộp

Trường hợp 2: Người lao động đi làm lại sau khi nghỉ thai sản, nghỉ ốm đi làm lại

Hướng dẫn báo tăng BHXH trên phần mềm VNPT đối với trường hợp này như sau:

Bước 1. Điền thông tin khai tăng BHXH trên tờ khai D02 LT-TK1 (tờ khai D02-TK1 TS)

Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 1.

Tuy nhiên, cần lưu ý riêng tại Trường dữ liệu “Phương án”, người kê khai cần chọn đúng mã ON – Đi làm lại. Ngoài ra, NLĐ đi làm lại thì không cần nhập phụ lục TK1-TS.

Chọn phương án khai báo là “Đi làm lại”.

Bước 2. Điền thông tin trên tờ khai D01-TS

Các thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1.

Riêng tại trường dữ liệu “Tên văn bản”, ĐIỀN một trong các loại văn bản sau (tùy theo trường hợp báo tăng),

• Quyết định tiếp nhận lao động trở lại làm việc.
• Hoặc Bản sao giấy khai sinh của trẻ đối với NLĐ nữ nghỉ thai sản đi làm lại.
• Hoặc điền các nội dung khác, ví dụ: Giấy ra viện, giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH… đối với NLĐ nghỉ ốm đi làm lại.

Sau khi điền tên văn bản, tiếp tục điền đủ số văn bản, ngày ban hành và ngày có hiệu lực.

Bổ sung đúng các loại văn bản cần đính kèm

Bước 3. Người khai hoàn thành kê khai tăng BHXH các thông tin kể trên

Các thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1.

Bước 4. Cắm token của doanh nghiệp, ký số và nộp tờ khai lên BHXH

Các thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1.

Lưu ý:

• NLĐ nữ được hưởng chế độ thai sản 6 tháng trước và sau khi sinh. Tuy nhiên thời gian nghỉ trước khi sinh không quá 2 tháng. Thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng được tính là thời gian đóng BHXH, NLĐ và NSDLĐ không phải đóng BHXH.
• Đơn vị phải thực hiện báo tăng lao động ngay sau khi NLĐ nữ đủ điều kiện quay trở lại làm việc. Trường hợp đơn vị chậm báo tăng, NLĐ và NSDLĐ không phải đóng BHXH, nhưng đơn vị đó sẽ bị truy thu tiền chậm nộp và lãi chậm nộp của các tháng muộn đóng.

Trường hợp 3: Người lao động xin nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên đi làm lại

Bước 1. Điền thông tin khai tăng BHXH trên tờ khai D02 LT-TK1 (tờ khai D02-TK1 TS)

Các bước thực hiện tương tự Trường hợp 2. Tại Trường dữ liệu “Phương án khai báo”, người kê khai cần chọn đúng mã ON – Đi làm lại.

Chọn phương án khai báo là “Đi làm lại”.

Bước 2. Điền thông tin trên tờ khai D01-TS

Các thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 2.

Riêng tại trường dữ liệu “Tên văn bản”, điền chính xác tên các giấy tờ cần thiết như Quyết định tiếp nhận trở lại làm việc…

Bổ sung loại văn bản đính kèm khi khai báo tăng BHXH cho NLĐ nghỉ không lương đi làm lại

Bước 3. Người khai hoàn thành kê khai tăng BHXH các thông tin kể trên

Các thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1.

Bước 4. Cắm token của doanh nghiệp, ký số và nộp tờ khai lên BHXH

Các thao tác thực hiện tương tự Trường hợp 1.

Lưu ý: Người lao động nghỉ không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng thì không đóng BHXH tháng đó. Thời gian này không được tính để hưởng BHXH, ngoại trừ trường hợp NLĐ nữ nghỉ việc hưởng chế độ thai sản.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị để báo tăng BHXH

Khi báo tăng BHXH, người kê khai cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm đầy đủ các văn bản sau:

2.1. Hồ sơ của người lao động:

• Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS). Tờ khai này chỉ dùng trong trường hợp NLĐ chưa được cấp mã số và sổ BHXH, hoặc không tra cứu được mã số BHXH.
• Giấy tờ chứng minh NLĐ thuộc diện được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có). Các loại giấy tờ hợp lệ được quy định theo Phụ lục 03 – Các loại giấy tờ làm căn cứ cấp lại, điều chỉnh thông tin đã ghi trên sổ bảo hiểm xã hội, thẻ y tế.

2.2. Hồ sơ của đơn vị sử dụng lao động:

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-LT).
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Lưu ý: Các mẫu TK1-TS, D01-TS, D02-LT đều có sẵn trong phần mềm BHXH VNPT. Khi khai báo trên phần mềm, người dùng chỉ cần thao tác trực tiếp trên các trường dữ liệu hiển thị sẵn.

3. Lưu ý quan trọng trong trường hợp báo tăng BHXH muộn

Theo Luật Bảo hiểm xã hội, báo tăng BHXH muộn bị xem là chậm đóng BHXH, thuộc vào hành vi bị nghiêm cấm. Tổ chức, doanh nghiệp vi phạm sẽ bị phạt tiền và tính lãi chậm đóng. Do đó:

• Để không bị truy thu, phạt tiền và lãi chậm đóng, thời điểm báo tăng BHXH phải thực hiện trong vòng 30 ngày, tính từ ngày ký kết hợp đồng lao động (không bắt buộc với hợp đồng thử việc).
• Khi chậm đóng BHXH, đơn vị sử dụng lao động phải đóng đủ số tiền gồm:
  • Tiền BHXH chưa đóng.
  • Tiền chậm đóng.
  • Tiền lãi chậm đóng (Tiền lãi bằng 2 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH bình quân của năm trước liền kề, tính trên số tiền và thời gian chậm đóng).
  • Ngoài ra, đơn vị còn bị phạt tiền từ 12 – 15% tổng số tiền phải đóng BHXH bắt buộc (tính tại thời điểm bị lập biên bản xử phạt)
• Trong trường hợp đơn vị sử dụng lao động không tuân thủ quy định trên thì các tổ chức tín dụng, ngân hàng, kho bạc nhà nước sẽ trích từ tài khoản tiền gửi của đơn vị đó để đóng đủ tiền vào tài khoản của cơ quan BHXH.

Với hướng dẫn báo tăng BHXH trên phần mềm VNPT như trên, người kê khai có thể thực hiện khai báo trực tiếp ngay trên phần mềm rất đơn giản và nhanh chóng. Hồ sơ đã kê khai và cập nhật thành công trên phần mềm VNPT sẽ tự động chuyển trực tiếp tới hệ thống một cửa điện tử của cơ quan BHXH, hoàn toàn không mất thời gian đi lại để thực hiện thủ tục hành chính phức tạp như trước đây.

Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, bạn đọc có thể liên hệ đội ngũ tư vấn theo một trong các kênh sau: