Hướng dẫn chữ ký và con dấu năm 2024

Hiện nay, không ít người sử dụng con dấu có chữ ký khắc sẵn (dấu chữ ký) trong các văn bản tại doanh nghiệp nhằm giúp cho việc đóng dấu hồ sơ, văn bản giấy tờ được dễ dàng hơn. Vậy việc sử dụng con dấu chữ ký khắc sẵn như vậy có giá trị pháp lý hay không?

Show

Hướng dẫn chữ ký và con dấu năm 2024

1. Con dấu trong doanh nghiệp là gì?

Pháp luật quy định doanh nghiệp có con dấu riêng và con dấu là tài sản của doanh nghiệp. Như vậy, theo quy chuẩn của pháp luật hiện hành thì con dấu đóng vai trò là đại diện về mặt pháp lý của doanh nghiệp. Khi văn bản được đóng dấu mang đại diện pháp lý của doanh nghiệp, thì đồng thời những người có liên quan và có trách nhiệm trong doanh nghiệp sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về mặt pháp lý về thông tin cũng như tính xác thực được ghi trên văn bản. Nhờ có con dấu, những văn bản mới được xác thực giá trị cũng như được thực thi đầy đủ và những người có trách nhiệm thực hiện phải bắt buộc tuân theo.

Xem thêm chi tiết tại công việc Thông báo mẫu con dấu

2. Con dấu chữ ký là gì?

Con dấu chữ ký không phải là chữ ký trực tiếp (ký tươi) mà là con dấu mô phỏng chữ ký thật, được khắc ra có chứa thông tin chữ ký của người sở hữu con dấu, không được đăng ký hay công nhận ở bất cứ một cơ quan có thẩm quyền nào. Việc sử dụng con dấu chữ ký khá phổ biến hiện nay, dùng trong các văn bản, hợp đồng, chứng từ,… cho các chức vụ khác nhau. Với những người thường xuyên phải ký tên thì việc sử dụng con dấu chữ ký thay cho chữ ký tươi giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn rất nhiều cho công việc. Sử dụng dấu chữ ký được coi như là biện pháp tối ưu nhất.

3. Con dấu chữ ký có giá trị pháp lý không?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015, chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai và được ký trực tiếp lên văn bản, giấy tờ (trừ các trường hợp khác do pháp luật quy định).

“Điều 19. Ký chứng từ kế toán

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.”

Đồng thời, theo Khoản 8 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư thì bản gốc văn bản phải có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

"Điều 3. Giải thích từ ngữ ... 8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử."

Hiện nay, không có văn bản, quy định nào về con dấu chữ ký hay việc sử dụng, làm dấu chữ ký, có thể khẳng định con dấu chữ ký khắc sẵn không mang giá trị pháp lý.

Việc xử phạt hành chính đối với việc ký bằng dấu chữ ký khắc sẵn chỉ áp dụng đối với chứng từ kế toán. Như vậy, các cá nhân vẫn có thể linh động sử dụng con dấu chữ ký cho các tài liệu lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trên nguyên tắc để đảm bảo tính pháp lý, thì đối với các văn bản, hồ sơ, chứng từ,... đều yêu cầu chữ ký phải là chữ ký tươi - chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền (trừ trường hợp đối với các văn bản điện tử và các trường hợp khác do luật định).

4. Những điểm cần lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký:

- Mặc dù con dấu chữ ký chỉ nên sử dụng trong các văn bản nội bộ, nhưng khi giao con dấu chữ ký cho người khác sử dụng cũng cần phải có văn bản ủy quyền quy định rõ ràng phạm vi được đóng dấu chữ ký.

- Con dấu chữ ký chỉ nên được sử dụng trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp.

- Không được dùng dấu chữ ký khắc sẵn đóng vào chứng từ kế toán. Theo đó, nếu doanh nghiệp ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn sẽ bị xử lý theo quy định tại Khoản 2 Điều 6 (sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2022), Điểm d Khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập. Việc sử dụng con dấu tròn, dấu chức danh, và một số con dấu khác cùng với chữ ký trên các văn bản công ty như thế nào cho đúng ?

  • Đây là câu hỏi của rất nhiều người muốn biết để việc sử dụng con dấu và chữ ký đúng cách.
  • Trong quá trình làm việc của mình, đặc biệt là của những bạn mới ra trường, việc lúng túng trong việc sử dụng con dấu và chữ ký là khong trách khỏi.
  • Vậy Khắc dấu Vũ Lê đưa bài viết này để quý anh chị và các bạn có thể hiểu rõ hơn và ứng dụng tốt trong công việc hằng ngày.
  • Trước hết mình phải hiểu con dấu là gì? Con dấu tròn công ty thể hiện giá trị pháp lý với các văn bản của cơ quan, tổ chức. Rất quan trọng trong đóng hóa đơn, hợp đồng và các văn bản khác. Đối với dấu tròn công ty, điều bắt buộc quý cơ quan cần phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp Con dấu chức danh thể hiện chức vụ của người ký trên văn bản giấy tờ, có những giấy tờ , văn bản không phải ai cũng có quyền ký và đóng dấu. Vì vậy việc sử dụng con dấu chức danh đúng cách sẽ trách được mọi phiền phức sau này có thể phát sinh.

    Căn cứ: Trước ngày 01/7/2015, việc sử dụng con dấu phải tuân theo Luật doanh nghiệp 2005, – hình thức và nội dung con dấu phải theo quy định của Chính phủ (Nghị định 58/2001/NĐ-CP và Thông tư 21/2012/TT-BCA) Từ 01/7/2015, việc sử dụng con dấu thực hiện theo Luật doanh nghiệp 2014 – hình thức và nội dung, số lượng con dấu do doanh nghiệp tự quyết định nhưng phải đảm bảo các nội dung về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
  • Các hình thức đóng dấu trong doanh nghiệp Có 4 cách đóng dấu tròn ( Dấu pháp nhân) trên các văn bản giấy tờ, Mỗi hình thức đều có cách đóng dấu khác nhau:

    • Đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức:

      • Quý anh chị lưu ý, Văn bản được ký trước khi đóng dấu và đấu đóng bên trái chữ ký đề lên 1/3 chữ ký.
    • Đóng dấu treo:

      • Đóng dấu treo lên các tài liệu, văn bản nội bộ của đơn vị, vị trí đóng ở góc trên cùng, bên trái, đóng lên dòng ghi tên cơ quan, đơn vị
      • Bạn là kế toán bạn có thể gặp trường hợp này khi xuất hóa đơn mà người ký hóa đơn là người được thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho ký hóa đơn)
             ![](https://https://i0.wp.com/vaa.com.vn/wp-content/uploads/2016/07/C%C3%A1ch-%C4%91%C3%B3ng-d%E1%BA%A5u-treo.jpg)  
    • ## Đóng dấu giáp lai:
      • Dấu Giáp lai là đóng lên mép của tất cả các trang văn bản trong cùng một bộ/tập hồ sơ/văn bản không thể tách rời, để chứng minh sự nhất quán và liên tục, không tách rời của bộ/tập hồ sơ/văn bản, tránh bị đánh tráo các trang nội dung.
      • Dấu cần được đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của tất cả các trang, tờ tài liệu của bộ theo cách thức xếp (hình dẻ quạt) các trang tài liệu để một lần đóng dấu đè lên mép bộ tài liệu sẽ chèn hết hình con dấu lên tất cả các mép trang của bộ tài liệu. (Ví dụ: Khi bạn bán hàng hóa kèm theo bảng kê do lượng mặt hàng nhiều hơn số dòng trên hóa đơn.
      • Trường hợp này bạn cần đóng dấu giáp lai lên hóa đơn và các tờ của bảng kê hàng hóa).
    • Dấu correct hay dấu hiệu chỉnh:

      • Khi thông tin thay đổi, văn bản gốc mình vẫn còn nội dung cũ cần phải đóng dấu lên để thay đổi nội dung cũ.
      • Ví dụ, Công ty bạn thay đổi địa chỉ công ty, còn rất nhiều hóa đơn đã in ra theo địa chỉ cũ, mà thông tin mới là địa chỉ khác, bạn cần làm một con dấu địa chỉ mới và đóng lên hóa đơn để cơ quan thuế và đối tác biết đó là hóa đơn hợp lệ
      • Trong 4 cách đóng dấu trên thì 3 cách đầu là phổ biến nhất, tuy nhiên thì hầu hết các bạn nếu là sinh viên, hay mới ra trường thì chỉ biết mỗi cách đóng dấu thứ nhất. Bạn hãy cập nhật ngay.
      • Ngoài những hình thức đóng dấu trên thì hiện nay còn có nhiều hình thức khác như: Dấu địa chỉ (dấu hình chữ nhật, khắc tên, địa chỉ, mã số thuế), dấu “Đã thu tiền”, dấu “chữ ký”…
      • Những cách đóng dấu này thì không được nhà nước quản lý và hướng dẫn cụ thể, nhưng bạn cũng nên tìm hiểu xem nó được sử dụng trong những trường hợp nào nhé.
        Hướng dẫn chữ ký và con dấu năm 2024
  • Cách đóng dấu Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

    Hướng dẫn chữ ký và con dấu năm 2024
  • Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
  • Cách đóng dấu tròn cơ quan, tổ chức Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

    Quản lý và sử dụng con dấu

    Căn cứ (Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư), Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu

    • Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này.
    • Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
    • Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
    • Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
    • Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
    • Không được đóng dấu khống chỉ. 3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
    • Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;

    Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

    Những ai được đóng dấu lên chữ ký?

    Như vậy, theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì Văn thư của cơ quan, tổ chức được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đó giao trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu, do đó Văn thư cơ quan, tổ chức là người được quyền đóng dấu lên chữ ký trên văn bản hành chính theo quy định của pháp luật.

    Đóng dấu chữ ký như thế nào là đúng?

    Hướng dẫn đóng dấu chữ ký đúng quy định - Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký. - Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

    Ký tên giáp lai là gì?

    Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.

    Đóng dấu chức danh ở đâu?

    Thông thường dấu chức danh hay được sử dụng kèm theo con dấu tròn doanh nghiệp được đóng phía dưới chữ ký trên các giấy tờ, văn bản hay giao dịch hợp đồng.