Hướng dẫn khai báo cáo sử dụng hóa đơn năm 2024

Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đơn giản, nhanh chóng sẽ là bài viết hữu ích giúp những ai còn đang thắc mắc về vấn đề này.

Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy cực đơn giản.

1. Những điều cần lưu ý khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Ảnh minh họa.

Trước tiên, để lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sao cho đúng, hợp pháp thì bạn cần phải quan tâm đến các quy định của pháp luật liên quan đến vấn đề này.

Cụ thể, tại Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC, Bộ Tài chính đã đề cập đến việc phải ghi nhận về việc phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Theo đó, hàng tháng hoặc hàng quý, các tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, bao gồm cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, các doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế sẽ thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

Các tổ chức, doanh nghiệp bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

Thứ hai, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy theo quý quy định như sau:

- Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4.

- Quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7.

- Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10.

- Quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau .

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý được nộp theo mẫu số 3.9 trong Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).

Thứ ba, đối với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, thời hạn nộp chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo.

Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế.

Sau khi hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.

Ngoài ra, nếu sau 12 tháng mà chưa có thông báo của cơ quan thuế, các tổ chức, doanh nghiệp tiếp tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

2. Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy nhanh chóng, đơn giản nhất

Để lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đơn giản nhất thì bạn có thể làm theo hướng dẫn ngay dưới đây.

Ảnh minh họa.

Đối với trường hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy, bạn có thể lấy Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong mục 3.9, phần Phụ lục của Thông tư 39/2013/ TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Sau khi hoàn thành thì nộp báo cáo lên cơ quan thuế doanh nghiệp mình trực thuộc.

Hoặc một cách khác, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy vẫn có thể làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ngay trên phần mềm hỗ trợ kê khai (HKTT).

Đối với trường hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy theo quý (hoặc tháng) trên HTKK thì bạn làm theo các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống phần mềm hỗ trợ kê khai thuế

Bạn tiến hành mở và đăng nhập phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK).

Trường hợp nếu chưa có bạn có thể tải về.

Bước 2: Chọn chức năng “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”

Sau khi đã đăng nhập phần mềm HTKK, trên giao diện chính, bạn nhấn vào Menu, nhấn chọn “Hóa đơn” và chọn tiếp “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”. Sau đó, bạn có thể chọn báo cáo theo tháng hay theo quý tùy ý.

Lưu ý, trên đó sẽ có cả mục “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng (BC26/CA)”. Tuy nhiên phần này chỉ áp dụng với đối tượng đặc biệt, được chỉ định. Là doanh nghiệp thông thường, bạn không chọn mục này.

Bước 3: Chọn “Kỳ báo cáo”

Tiếp đó, cửa sổ để chọn kỳ báo cáo sẽ xuất hiện, bạn chọn các phụ lục cần kê khai “Kỳ báo cáo cuối cùng” hoặc “Chuyển địa điểm” rồi nhấn “Đồng ý” để bắt đầu điền báo cáo.

Bước 4: Hoàn tất báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Trên giao diện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần hoàn tất tất cả thông tin được yêu cầu.

Để điền vào các chỉ tiêu trên báo cáo, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau:

Cột 1: Bạn sẽ chọn loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo.

Cột 2: Cột này phần mềm sẽ tự động nhảy hiển thị theo mã loại hóa đơn của cột 1, bạn không cần điền.

Cột 3: Bạn nhập theo mẫu trên hóa đơn của doanh nghiệp bạn.

Cột 4: Bạn nhập ký hiệu trên hóa đơn của doanh nghiệp mình.

Cột 5: Cột này bạn không cần nhập, phần mềm tự tính.

Cột 6, 7: Bạn nhập dạng số liệu.

Cột 8, 9: Bạn cũng nhập vào dạng số (tương tự cột 6,7).

Cột 10, 11, 12: Phần mềm sẽ tự động cập nhật, bạn không cần nhập.

Cột 13: Lưu ý khi điền phần này vì số lượng này sẽ không bao gồm các hóa đơn đã xóa bỏ, mất, hủy.

Cột 14, 16,18: Phần này bạn không cần điền, hệ thống sẽ tự động cập nhật.

Cột 15, 17,19: Là cột “số hóa đơn” bị xóa bỏ, mất, hủy nằm trong khoảng của cột 10, 11 và không được trùng nhau, không được giao nhau.

Tới đây, sau khi điền xong các thông tin trên thì việc làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử tới đây coi như hoàn tất. Bạn cần nhấn nút Ghi để lưu lại. Trường hợp có lỗi sai sót gì khi điền báo cáo hệ thống sẽ tự động thông báo.

Kế đó, bạn nhất “Kết xuất XML” để có thể nộp cho cơ quan thuế doanh nghiệp trực thuộc.

3. Nên dùng hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy thì thuận tiện cho việc báo cáo hơn?

Nên dùng hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy thì thuận tiện cho việc báo cáo hơn?

Thực tế, việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trực tuyến sẽ nhanh chóng và đơn giản, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho các doanh nghiệp hơn nhiều. Và sẽ càng nhanh chóng, đơn giản, tiết kiệm hơn khi các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng loại hình hóa đơn điện tử.

Bởi, việc sử dụng hóa đơn giấy không chỉ tốn kém mà các nghiệp vụ quản lý, tổng hợp hóa đơn để báo cáo cũng là điều khiến kế toán các doanh nghiệp phải đau đầu, mất thời gian. Thậm chí, hóa đơn giấy cũng làm tăng khả năng xảy ra sai sót, chậm trễ trong báo cáo, khiến các doanh nghiệp còn phải nộp phạt.

.png)

Phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Trái lại, khi sử dụng hóa đơn điện tử thông qua các phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng như E-invoice thì các thao tác nghiệp vụ như: tạo lập, lưu trữ, kiểm tra, tổng hợp, thống kê hóa đơn,... được tiến hành rất đơn giản chỉ với vài cú click chuột. Không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà các sai sót gần như không thể xảy ra, giảm thiểu tối đa các rủi ro cho doanh nghiệp sử dụng.

Do đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử thay vì hóa đơn giấy được cho là giải pháp thông minh, tối ưu thời gian, chi phí cho mọi doanh nghiệp.

Trên đây, bài viết đã hướng dẫn bạn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đơn giản, nhanh chóng nhất.

Nếu vẫn còn thắc mắc các vấn đề liên quan đến báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy hay muốn được tư vấn thêm về phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ ngay: